Структура и динамика рабочей силы организации

 

Структура рабочей силы по категориям занятых.

Структура занятых завода «Карат» за 1990 — 1994 гг.

 

 

Многие производственные и сервисные организации используют приведенную в данном примере классификацию, подразделяя рабочую силу на три категории: производственный персонал (называемый также основными рабочими или производительными рабочими), непроизводственный персонал и административный персонал. К производственному персоналу относятся рабочие, непосредственно занятые в основном производстве компании (вступающие в прямой контакт с продукцией, производимой организацией, или клиентом, которому оказываются услуги). Для авиационной компании производственным персоналом являются рабочие, занятые сборкой, испытанием и обслуживанием самолетов, для организации по техническому обслуживанию автомобилей — слесари-ремонтники, для страховой компании — страховые агенты. К непроизводственному персоналу относятся вспомогательные рабочие (незанятые в основном производстве) и руководители первого звена в основном производстве — прорабы, бригадиры, начальники участков и цехов. К административному персоналу относятся все остальные сотрудники компании — руководители, технические сотрудники, специалисты по продажам. Существенное различие состоит в том, что издержки на производственный и непроизводственный персонал относятся на себестоимость продукции (услуг), в то время как затраты на административный персонал покрываются из валовой прибыли всей компании (до уплаты налогов).

Компании отслеживают следующие соотношения, характеризующие структуру рабочей силы:

1. число производственных работников на одного непроизводственного (рассчитывается как отношение производственных работников к непроизводственным работникам);

2. число производственных работников на одного административного (рассчитывается как отношение производственных работников к административным работникам);

3. доля административных работников в общей численности (рассчитывается как отношение административных работников к общей численности работников).

Естественно, что сами по себе эти соотношения не имеют никакого смысла, поэтому их нужно рассматривать либо в исторической динамике, либо в сравнении с показателями конкурентов (средним по отрасли).

Динамика показателей завода «Карат» 1990 — 1994 гг.

 

 

Динамика первого показателя (соотношения производственных и непроизводственных работников) демонстрирует тенденцию к увеличению доли вторых, что в самом общем виде нежелательно для организации. Динамика показателя складывается из сокращения производственных работников и увеличения непроизводственных. Оба эти явления могут быть вызваны рядом событий — внедрением новых технологий, требующих меньших затрат производственного труда и повышенных затрат труда на обслуживание и наладку, увеличением потребностей в вспомогательных операциях, снижением объемов производства. В данном конкретном случае снижение численности производственных рабочих вызвано увольнениями по собственному желанию, а возрастание численности непроизводственных — приобретением легковых автомобилей (шоферы) и увеличением потребности в обслуживании оборудования.

Доля административного персонала сокращалась в течение последних трех лет вследствие политики руководства завода не принимать новых сотрудников в административный аппарат, т. е. не заполнять освобождающиеся рабочие места.

Возрастная структура рабочей силы.

Традиционным показателем статистики человеческих ресурсов является средний возраст, рассчитываемый как сумма возрастов всех сотрудников, разделенная на число занятых в организации. Однако этот показатель не является достаточно информативным, поскольку средний возраст в 40 лет может получиться при наличии в компании десяти 20-летних и десяти 60-летних сотрудников.

Гораздо более продуктивным является представление возрастной структуры путем группировки.

Возрастная структура завода «Карат» 1990 — 1994 гг. (в % к численности)

 

 

Из таблицы видно, что хотя «Карат» имеет достаточное число сотрудников во всех возрастных группах, кроме первой (моложе 20 лет), на старшую возрастную группу приходится большая процентная доля, причем она продолжает увеличиваться за счет сокращения доли группы 20 — 30-летних.

Многие организации отслеживают динамику возрастной структуры по категориям сотрудников, отдельным подразделениям, специальностям. Знание этой динамики позволяет более эффективно управлять процессами планирования потребностей организации в рабочей силе, подготовки резерва, профессионального обучения, компенсации.

Образовательная структура.

Аналогично возрастной структуре организации анализируют состав рабочей силы по уровню полученного образования.

Образовательная структура персонала завода «Карат» 1990 — 1994 гг. (в % к численности)

 

 

Судя по данным, приведенным в таблице, уровень образования на заводе медленно, но постоянно растет за счет сокращения доли сотрудников, не имеющих среднего образования. В то же время доля работников с высшим образованием остается практически постоянной.

Стаж работы.

Важным показателем стабильности рабочей силы и преданности сотрудников организации является показатель продолжительности работы в компании (стаж). Для стажа средний показатель имеет больший смысл, чем для возрастной структуры, однако и в этом случае предпочтительнее использовать метод группировки.

Структура персонала завода «Карат» по продолжительности работы в организации за 1990 — 1994 гг. (в % к численности)

 

 

5. Соотношение полов — процентное соотношение мужчин и женщин — является еще одним традиционно отслеживаемым показателем статистики человеческих ресурсов. Однако практическая польза этого показателя ограничена теми случаями, когда по законодательству женщины пользуются определенными льготами, как то: дополнительная компенсация или укороченный рабочий день.

6. Текучесть кадров — важнейший показатель динамики рабочей силы организации. Существует несколько методов расчета текучести, наиболее распространенный — отношение числа покинувших организацию сотрудников (за исключением уволенных по сокращению штатов) к среднему числу занятых в течение года. Чем выше показатель текучести, тем ниже стабильность персонала организации. Для руководства организации важен не только сам показатель текучести кадров, но и причины, по которым люди покидают организацию — неудовлетворительные условия труда, неинтересная работа, отсутствие перспектив профессионального роста и т. д. Поэтому отдел человеческих ресурсов проводит анализ причин текучести и выявляет наиболее серьезные из них.

Анализ причин текучести кадров на заводе «Карат» 1993 г.

 

 

7. Показатель абсентеизма рассчитывается как отношение рабочего времени, пропущенного сотрудниками в течение периода (года), к общему балансу рабочего времени организации за период. В данном показателе учитываются все пропуски рабочего времени — по болезни, отгулы за свой счет, прогулы, кроме отпусков и вынужденных отгулов по инициативе организации. В 1994 г. общий годовой баланс рабочего времени завода «Карат» составил 798 000 часов, пропущено было 97 240 часов. Соответственно абсентеизм в 1994 г. составил 12 %. Коэффициент абсентеизма показывает, какой процент производительного времени теряется в течение периода из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте. Для снижения абсентеизма отдел человеческих ресурсов должен провести детальный анализ причин неявки сотрудников и может подсчитать отдельные коэффициенты абсентеизма по основным причинам — болезням, прогулам и т. д.

8. Коэффициент внутренней мобильности персонала рассчитывается как отношение числа сотрудников, сменивших должности в течение периода, к среднему числу сотрудников организации за период. Коэффициент мобильности рассчитывается за год, три года, пять лет. В 1994 году 5 сотрудников «Kapama» заняли новые должности внутри организации, следовательно, коэффициент мобильности составил 0,6 %.

При анализе показателей внутриорганизационной мобильности большое значение имеет историческая динамика и сравнение со средними показателями для отрасли. Помимо коэффициента мобильности, отделы человеческих ресурсов производят разбивку рабочей силы в соответствии с продолжительностью работы в данной должности — определяют, какой процент работает в настоящей должности менее 1 года, от 1 года до 3 лет, от 3 лет до 5, от 5 до 10 лет и т. д. Такой анализ позволяет лучше понять динамику внутриорганизационных перемещений и выявить узкие места, требующие вмешательства руководства.

Текучесть кадров, абсентеизм, внутриорганизационная мобильность завода «Карат» 1990 — 1994 гг. (в %)

 

Производительность.

 

Производительность труда является источником процветания любой организации и ее сотрудников, поэтому руководство уделяет повышенное внимание измерению и контролю динамики производительности. Используемые для анализа показатели производительности труда должны отражать специфику производственной деятельности организации, однако существует несколько наиболее общих показателей, применяемых практически во всех компаниях.

1. объем реализации на одного сотрудника. Рассчитывается как отношение объема реализации (продаж) компании за период к численности сотрудников. Банки используют вместо объема реализации суммарную величину активов или привлеченных средств, страховые компании — сумму страховых премий. В 1990 г. объем реализации завода «Карат» составил 5 100 000 рублей, на заводе работало 400 человек, следовательно, объем реализации на одного сотрудника составил 12 750 рублей. Показатель реализации на одного сотрудника является наиболее общим показателем производительности компании и имеет смысл исключительно в сравнении с историческими данными компании или со средними показателями по отрасли (см. таблицу Показатели производительности завода «Карат», с. 346).

2. объем прибыли до уплаты налогов на одного сотрудника. Данный показатель, в отличие от предыдущего, характеризует эффективность деятельности компании — сколько прибыли приносит каждый сотрудник, и рассчитывается как величина прибыли до уплаты налогов (прибыль до уплаты налогов используется для нейтрализации изменений в ставках налогов при проведении исторических сопоставлений), разделенная на число сотрудников. В 1990 г. «Kapam» получил прибыль в 645 000 рублей, показатель прибыли на одного сотрудника составил 645 000 / 400 = 1612 рублей. Величина прибыли на одного сотрудника представляет собой важнейший индикатор эффективности работы компании, поскольку получение прибыли является одной из основных целей функционирования большинства современных организаций. Так же, как показатель объема реализации, величину прибыли на одного сотрудника следует анализировать в сравнении с историческими данными компании или со средними показателями по отрасли, (см. таблицу Показатели производительности завода «Карат», с. 346).

3. Классическим показателем производительности является показатель производимой продукции за час производительного труда. Он может рассчитываться как в денежных, так и в натуральных единицах. В первом случае этот показатель определяется как результат деления себестоимости произведенной за период продукции (иногда используется показатель рыночной стоимости произведенной продукции) на общее число отработанных производительных часов за период. В последнее время популярным стал показатель добавленной стоимости за один производительный час, рассчитываемый как частное от деления разницы между рыночной стоимостью и издержками произведенной за период продукции и отработанными производительными часами. При использовании натуральных показателей — частное от деления единиц произведенной за период продукции на общее число отработанных за этот период производительных часов. В 1990 г. прямые издержки завода «Карат» составили 2,04 млн. руб. и объем реализации — 5,1 млн. руб. Всего было отработано 414,801 производительных часов. Добавленная стоимость на одни производительный час составила 4,91 руб. Организации, занимающиеся сервисом, используют показатель обслуживаемых в течение одного часа клиентов, рассчитываемый как отношение общего числа обслуженных в течение периода клиентов к производительным часам за период.

К производительным относятся те часы производственных работников, в течение которых они заняты непосредственной производственной деятельностью — изготовлением продукции или оказанием услуг. Производительными часами не считаются часы, потраченные на профессиональное обучение, простои, занятия по охране труда и т. п.

Показатель выпускаемой продукции за единицу времени является индикатором производительности основных сотрудников компании; его также следует рассматривать в исторической динамике или сравнении с конкурентами. Многие организации рассчитывают показатели производимой продукции за час отдельно по подразделениям и видам продукции, сопоставляя производительность различных участков и производства различных изделий.

4. Обратным показателю производительности за один час является показатель числа производительных часов, затрачиваемых на производство единицы продукции. Этот показатель является в определенной степени более наглядным и широко применяется компаниями, выпускающими однородную объемную продукцию — станки, экскаваторы, самолеты, корабли и т. д. В 1990 г. завод «Карат» произвел 3,319 станций управления, затраты производительных часов составили 414,801. Затраты часов на одну станцию составили — 125 часов. Сервисные организации используют показатель числа производительных часов, затрачиваемых на обслуживание одного клиента или единицы оборудования. Автомобильная мастерская за месяц провела техническое обслуживание 120 автомобилей, затратив на это 840 производительных часов. Показатель затраты часов на единицу обслуживания составил 7.

5. Потерянная производительность. Этот показатель рассчитывается как произведение добавленной стоимости в час производительного труда на число потерянных часов (абсентеизма) производственных рабочих и показывает, что теряет организация в виде недополученной стоимости от неявки сотрудников на рабочее место. В 1990 г. потери рабочего времени производственных рабочих завода «Карат» составили 74,665 часов, добавленная стоимость в час составляла 4,91 руб. Общие потери производительности составили 366,605 руб. Показатель потерянной производительности является очень наглядным и убедительным аргументом, который отдел человеческих ресурсов может эффективно использовать в борьбе с абсентеизмом.

Показатели производительности персонала завода «Карат» 1990 — 1994 гг. (в % к численности)

 

Издержки на рабочую силу.

 

Показатели производительности дают представление о вкладе, который сотрудники организации вносят в достижение стоящих перед ней целей. Не менее важно детально знать и контролировать другую сторону процесса — во что обходятся организации ее сотрудники. Существует несколько широко используемых сегодня показателей статистики издержек на рабочую силу.

1. Общие издержки организации на рабочую силу за период. Каждая компания должна с максимальной точностью знать размер своих расходов на рабочую силу. Как это ни парадоксально, определение общей величины издержек является достаточно сложным делом. Они складываются из множества статей, которые не всегда на первый взгляд связаны с наймом рабочей силы. Основными составляющими издержек на рабочую силу являются:

• базовая заработная плата. Эта категория включает должностные оклады и выплаты по часовым тарифным ставкам;

• переменная заработная плата. К этой категории относятся выплаты рабочим-сдельщикам, комиссионные, аккордная заработная плата;

• все виды премиальных выплат, включая премии по итогам года, квартала, месяца, разовые премии за выполнение отдельных заданий;

• выплаты по участию в прибыли и сокращению издержек, издержки организации на предоставление сотрудникам права приобретения акций;

• стоимость социальных льгот, включая взносы организации в страховые фонды, затраты на медицинское обслуживание, бесплатное питание, предоставление бесплатных услуг работникам и т. д. К данной категории относятся издержки на все льготы как установленные законодательством, так и предоставляемые организацией в дополнение к требованиям закона;

• издержки на спецодежду, обувь, оборудование бытовых помещений;

• взносы организации в фонды государственного социального страхования;

• издержки организации на уплату государственных и местных налогов на заработную плату и занятость.

2. Доля издержек на рабочую силу в объеме реализации. Показатель величины издержек на рабочую силу является абсолютным, поэтому его использование в управленческом анализе и при принятии решений достаточно ограничено. Более информативным является показатель доли издержек на рабочую силу в объеме реализации компании, дающий представление о том, какая часть валовой выручки расходуется на персонал. Этот показатель рассчитывается как частное от деления общей величины издержек на рабочую силу на объем реализации за период. В 1994 г. издержки завода «Карат» на рабочую силу составили 1,05 млн. руб. (в ценах 1990 г.), объем, реализации 5,7 млн. руб. Доля издержек на рабочую силу составила 18 % объема реализации. Другими словами, из каждого заработанного заводом рубля 18 копеек расходовалось на рабочую силу.

Показатель доли издержек на рабочую силу следует анализировать в исторической динамике и в сравнении со средними данными по отрасли. Рост этого показателя является негативной тенденцией, поскольку означает сокращение доли средств, которые организация может потратить на покрытие других видов издержек и реализовать в качестве прибыли.

3. Издержки на одного сотрудника. Этот показатель рассчитывается путем деления общей величины издержек на рабочую силу за период на численность сотрудников организации. В 1994 г. издержки завода «Карат» на рабочую силу составили 1,05 млн. руб. (в ценах 1990 г.), численность сотрудников — 399 чел. Издержки на одного сотрудника — 2 631 руб. в год. Показатель издержек на одного сотрудника дает представление о том, во сколько в среднем обходится один сотрудник в течение периода. Многие организации рассчитывают подобные показатели для различных категорий занятых.

4. Издержки на один производительный час. Этот показатель, применяемый производственными компаниями, дает представление о том, во сколько организации в среднем обходится один час производительного труда с точки зрения расходов на рабочую силу. Он рассчитывается как общие издержки на рабочую силу, деленные на общее число производительных часов за период. В 1994 г. издержки завода «Карат» на рабочую силу составили 1,05 млн. руб. (в ценах 1990 г.) и было отработано 418,795 производительных часов. Издержки на один час производительного труда составили 2,5 руб.

Необходимо подчеркнуть, что в данном показателе учитываются все издержки, но только производительные, а не все отработанные часы. Это является отражением того факта, что добавленная стоимость создается только в течение производительных часов, однако из нее покрываются все издержки организации.

Показатель издержек на один час производительного труда широко используется не только для анализа эффективности использования рабочей силы, но и при планировании, например, определении издержек на выпуск нового вида продукции или оказание нового вида услуг.

Динамика издержек на рабочую силу завода «Карат» 1990–1994 гг.