Организация информации в системе государственного управления

Известно, что в государственном управлении циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике информация. Одна ее часть носит непосредственно управленческий характер, связана с формированием и реализацией управляющих воздействий, другая — по масштабам, очевидно, значительно большая — выражает взаимосвязи государства с обществом, его многочисленными проявлениями, с потребностями и интересами миллионов граждан. В данном случае речь идет об организации управленческой информации, хотя сказанное может быть соотнесено и с информацией вообще.

Сейчас признано не только у нас, но и за рубежом, практически во всех развитых государствах, что существует очень сложная проблема упорядочения управленческой информации, которая для своего решения требует общенациональных усилий. В нескольких странах уже приняты законы о "борьбе с бумажной работой", но почти нет сдвигов к лучшему. Назову только несколько направлений совершенствования организации управлен-

 

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т249ческой информации, не требующих особых капиталовложений или сверхусилий и находящихся в пределах сегодняшних возможностей государственно-управляющей системы.

Прежде всего, речь идет о движении управленческой информации и ее параметрах. Как можно полагать, самым насущным вопросом движения управленческой информации является сжатие ее объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной. Здесь существуют, конечно, трудности, проистекающие из того, что непросто сказать о том, будто информации достаточно и она адекватно отражает определенные явления, отношения и процессы. Всегда есть желание что-то узнать побольше, откуда и идет стремление к получению избыточной информации. Надо бороться с такими "перестраховочными" настроениями.

Как уже отмечалось, необходимо исходить из одного принципа: характер и объем управленческой информации должен соответствовать компетенции государственных органов, функциям и полномочиям государственных должностей.

Важная роль в организации движения управленческой информации принадлежит обогащению содержания единицы информационных материалов: введению в них лишь тех сведений, данных, показателей, которые обладают информационными признаками, актуальными для управленческих решений и действий.

В принципе, для управления нужны данные, сведения, показатели, которые, во-первых, отражают качественные характеристики явлений, процессов, отношений, причем связанные, главным образом, с их сущностью, социальной ценностью, и, во-вторых, "снимают" (как бы фотографируют), непосредственно раскрывают конкретные явления, процессы, отношения. Это, бесспорно, не принижает роли статистики и статистических закономерностей, но еще раз подчеркивает, что и для статистики качественные данные гораздо надежнее и приемлемее, чем количественные. В настоящее время, несмотря на кризисную ситуацию в России, особое значение приобретает выработка показателей, признаков, характеризующих уровень и темпы научно-технического прогресса, рост производительности труда, снижение издержек, затрат, повышение качества продукции, социальное развитие. Россия открылась миру, и, следовательно, все критерии и показатели, применяемые в развитых странах, должны использоваться и у нас.

Необходимо далее четко структурировать управленческую информацию. Ведь информация должна двигаться таким образом и иметь такие параметры, чтобы ею удовлетворялись информаци-

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т250онные потребности государственных органов, должностных лиц, других участников управленческих процессов. Словом, управленческая информация должна иметь ту структуру, что и организационная структура государственного управления, и обслуживать последнюю.

С этой точки зрения следует различать информационные возможности (и проблемы) органов, действующих на принципе коллегиальности, и органов единоначальных. В первых каждый член коллегии может обрабатывать определенную информацию и выносить ее на обсуждение всей коллегии, отчего информационная емкость этих органов очень высока. В единоначальном же органе, если подходить к делу не формально, а по существу, всю входящую и выходящую информацию призван анализировать единолично руководитель (единоначальник). Между тем в такие разные органы, особенно находящиеся на одном уровне, часто поступает одинаковая по объему управленческая информация, с которой реально единоначальник не в состоянии ознакомиться. Дело поручается заместителям, помощникам, экспертам, аппарату, в результате чего руководитель не знает всей информации, она выходит из-под его контроля, а затем возникают сентенции о том, что, мол, аппарат "правит бал" и "подставляет" руководителей. На самом деле их "подставляет" несоответствие организации государственного управления и организации движения управленческой информации.

Совершенствование работы с информацией в указанном аспекте видится в том, чтобы сосредоточивать ее поток (входящий и исходящий) в руках руководящего звена и подчинять его исключительно реализации компетенции государственных органов. Тогда и руководители будут подходить к ней более избирательно, критически и ответственно.

Заслуживают внимания информационные аспекты принципов двойного подчинения и линейно-функционального. Достоинства названных принципов зависят от того, как они уравновешены в соответствующих направлениях. Отсюда актуальность анализа содержания, объема и целесообразности управленческой информации, идущей по указанным каналам. Каждый из них должен нести свою информацию, отражающую, с одной стороны, проблемы кооперации, горизонтальной концентрации, а с другой — специализацию, дифференциацию управления.

Новые информационные проблемы порождает реализация в управлении принципа федерализма и становление местного самоуправления. Ведь при всей самостоятельности государственных органов субъектов Федерации и органов местного самоуправле-

 

z:\zavalny\Books\temp\Kons1.htm - т251

ния все они функционируют в едином информационном "поле" и должны знать о том, что и как делают другие. Предстоит еще разобраться в потоках и каналах циркулирующей здесь управленческой информации, с тем чтобы придать всему российскому обществу необходимую управляемость.

Свои нюансы, требующие анализа, существуют в информационном обеспечении законности в государственном управлении. Это входы и выходы и внутреннее движение управленческой информации по подсистемам государственных органов, по структурным подразделениям и должностям того или иного органа, распределение информации между руководителями и исполнительским персоналом, доступ к информации различных категорий государственных служащих и другие моменты, фиксирующие и характеризующие законность управленческих решений и действий. Все должно вершиться в правовых рамках со строгим соблюдением правового статуса государственных органов и действующих должностных инструкций.

Практика подсказывает также актуальность того, чтобы правовые нормы, их изменения и дополнения знали все государственные служащие, в той или иной мере связанные с реализацией компетенции соответствующего органа. Весьма желательно, кроме того, чтобы с основными, принципиальными актами, принимаемыми руководителями, служащие аппарата тоже были своевременно и сполна информированы. Значимость обеспечения законности в государственном управлении требует не только контроля "сверху", со стороны руководителей, но и контроля "снизу", со стороны исполнительского персонала. Демократическое государство тем и отличается от тоталитарного, что в нем управленческие решения принимаются, а управленческие действия совершаются не в узком кругу, не келейно, а в условиях открытости, гласности, свободного сопоставления мнений, суждений, предложений, равной подчиненности всех закону.

В структурализации управленческой информации в последнее время заслуженное значение отводится независимой и объективной экспертизе. Именно она призвана определять качество и актуальность информации, сужать и преодолевать информационные "шумы". Сегодня, когда государственному управлению необходимо придать подлинную рациональность, надо укреплять социальный и правовой статус экспертизы управления, передавать ее обществу, его научным учреждениям, союзам и ассоциациям специалистов, средствам массовой информации, общественным организациям и общественному мнению. Экспертиза мыслится как явление, которое формируется за пределами субъекта государственного управления и затем вводится в управлен-

 

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т252

ческие процессы, начинает здесь "взвешиваться", вписываться в систему целей и соответствующих информационных потоков.

В овладении управленческой информацией большое место занимает также ее формализация в позитивном понимании этого слова.

Множественность повторяющейся, тождественной информации, необходимость правильной передачи и адекватного восприятия ее смысла, актуальность быстрого поиска нужной информации и другие причины обусловливают целесообразность унифицированных, стандартных форм ее выражения и закрепления, широкого использования типовой документации, повышения качественного уровня и уплотнения содержания информации в каждом ее носителе. Образцы, эталоны различных документов, в том числе и управленческих решений, особенно связанных с разрешением определенного класса задач, ситуаций, вопросов, существенно помогают в работе над информацией и повышают ее качество. Поэтому всем государственным служащим целесообразно хорошо знать документоведение.

Формализация работы с управленческой информацией создает предпосылки для более обоснованного распределения компетенции государственных органов. Ведь очевидно, что если какому-либо органу приходится обрабатывать много стандартной, однообразной, рутинной информации, то это означает не что иное, как завышение уровня решения данного вопроса (или вопросов) и необходимость его передачи на нижестоящий уровень. При правильном распределении компетенции не может быть такого положения, при котором орган решает тот или иной вопрос по заведенному шаблону.

Обоснованной формализации работы с управленческой информацией благоприятствует использование научных процедур и правил отбора, анализа и оценки информации. Особо актуальна методология системного подхода, обеспечивающая согласованное познание многих явлений и процессов, их классификацию и субординацию, выявление в них определенных объективных закономерностей и отношений. Практически все процедуры, правила, операции, ведущие к познанию истины и ее доказательству, применимы в работе с управленческой информацией. К примеру, конкретные социологические исследования, сбор и анализ информации несколькими, условно говоря, "конкурирующими" группами, экспертная проверка информации соответствующими специалистами, вероятностно-статистические процедуры и т.д.

Состояние информационного обеспечения государственного управления во многом зависит от распределения информации внутри государственного органа и ее качества. На первом месте здесь

 

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т253стоит информационное обслуживание руководителей или руководящего звена. Эта категория должна очень хорошо владеть информацией, входящей и исходящей. На второе место можно поставить вопрос о распределении информации между должностными лицами, в частности, о том, должен ли кто-либо еще, кроме непосредственного исполнителя, знакомиться с соответствующей информацией. Руководитель может и должен маневрировать движением информации в возглавляемом государственном органе, не допускать, чтобы кто-либо монопольно владел какой-то частью информации, так распределять информацию, чтобы она всегда рассматривалась объективно. Необходимо также добиваться доступности информации для всех должностных лиц этого органа, ибо подобное способствует лучшему исполнению служебных функций.

В информационной работе весомое место принадлежит контролю за информацией, точнее, контролю за воплощением в жизнь тех интересов, запросов, требований, задач и т.д., которые выражены и закреплены в информации. Можно назвать такие направления контроля информации: контроль за аутентичностью понимания содержания информации; контроль за соответствующим (по принадлежности, назначению и т.п.) движением информации; контроль за превращением содержания информации в социальную практику: конкретные поступки, действия, преобразования; контроль за соответствием отчетной информации директивной. Руководители государственных органов, специальные контрольные подразделения последних должны придавать контролю информации непрерывный характер, внимательно следить за передатчиками, приемниками и каналами связи информации, четко представлять контролируемые параметры информации и критические точки в ее реализации, уметь не только своевременно улавливать, но и предупреждать возможные отклонения, неувязки или ошибки в информационной работе. Особо важно, чтобы в центре контроля находились обратные связи в информационных потоках.

13.4. Информационная система ^f государственного управления

В обществе в целом и в государственном управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию (ее совокупный массив), формы, методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому когда говорится о создании и совершенствовании информационной системы (или систем) государственного

 

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т254

управления, то имеется в виду не просто система, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающей состояние определенных объектов (и субъектов) в их динамике, а качественно и принципиально новое явление. Проблема не сводится к простому внедрению в управление новейшей вычислительной техники, создания сетей и программ ЭВМ, как это полагали многие ученые и практики в 60-х годах. Она гораздо объемнее, сложнее, глубже и труднее в разрешении. Применение микроэлектроники, информатики, микропроцессоров, роботов и других современных обслуживающих средств открывает возможности перевода всей работы с информацией на новые научные и технические уровни, создания рациональных и эффективных информационных технологий.

Как удачно подметил Г.Л. Смолян, "автоматизация есть новая, интеллектуальная "технология", охватывающая все в принципе возможные объекты управления — операции, ресурсы, оценки. Переход к этой новой "технологии", использующей компьютеры, в историческом плане, по-видимому, является куда более революционным, чем появление поточного производства, конвейерных линий и систем автоматического регулирования'" "Нетрадиционность" проблемы состоит в том, что посредством ее решения закладываются предпосылки, основа того будущего общества, которое обозначено понятием "информационного". Без соотнесения сути этого (предполагаемого) общества и информационной системы государственного управления нельзя понять и сформулировать концепции последней.

Создание информационной системы государственного управления — это не приложение новых технических средств к разбухшей и бюрократизированной государственной машине, а построение новой системы государственного управления, основанной на плюрализме форм собственности, гражданском обществе, широком развитии самоуправленческих механизмов, полноте прав и свобод личности, торжестве закона и других демократических принципах и ценностях. В то же время современная организация управляемых объектов и их взаимодействий, характер информационно-обрабатывающей техники, возможности новейших средств связи (спутники, лазеры, световоды и т.д.) и другие факторы обусловливают единство и всеохватываемость информационной системы государственного управления. Нельзя ограничиваться региональными и отраслевыми, кустовыми и иными локальными информационными системами в управлении. В го-

¹ Смолян Г.Л. Человек и компьютер. М., 1981. С. 35.

 

 

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т255сударстве должна быть общая система государственного управления с построенной внутри нее единой информационной системой. Тогда можно надеяться на рациональность и эффективность государственного управления.

В Российской Федерации приняты нормативные правовые акты и заложены организационные структуры, которые призваны создать информационную систему государственного управления. В этой связи хотелось бы высказать некоторые теоретические соображения, учет которых полезен при проведении соответствующей работы.

Информационно-технологические нововведения в государственном управлении имеют комплексный характер, связаны с одновременным и согласованным использованием информационных, организационных, правовых, социально-психологических, кадровых, технических, логико-семантических и многих других факторов. Все это требует комплексного подхода, качественного изменения как системы работы с информацией, так и функциональной и организационной структур управления, состава и структуры всей управленческой деятельности, характера и построения управленческих отношений, да и иных управленческих явлений.

Особенно актуально формирование системы содержания информации, нужной для рационального и эффективного государственного управления. В числе единиц такой информации следует выделить: а) сведения, отражающие материальные, производственные, социальные, технические и технологические параметры управляемых объектов; б) данные о нормах, нормативах, стимулах, регулирующих производственную, социально-обслуживающую, духовно-культурную и иную, имеющую потребительский характер, деятельность управляемых объектов; в) материалы, определяющие деятельность государственных органов в сфере управления (законодательные и иные нормативные правовые акты, договорные обязательства и плановые задания, указания вышестоящих органов, результаты контрольных актов и т.д.); г) сведения о количественном и качественном составе, уровне подготовки и квалификационном росте персонала государственных органов и органов местного самоуправления (совокупность всех данных, характеризующих человеческий потенциал субъекта государственного управления).

Такие единицы информации должны соответствовать уровню и масштабам управляющих подсистем и их звеньев, закладывать-

 

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т256ся в первую очередь в действующие в их рамках информационные системы. В них нужны и данные о развитии научно-технической мысли и ее новейших достижениях, о передовом управленческом (организационном) опыте в стране и за рубежом.

Важный аспект создания информационной системы государственного управления связан с развитием ее технической базы. В зависимости от возможностей технических средств выделяют механизированные, автоматические и автоматизированные информационные системы в управлении. Распространение получают комбинированные информационные системы, сочетающие механические средства ручного обращения с информацией, электронно-вычислительную технику и человеческий разум.

Есть несколько направлений деятельности по формированию таких систем. Одно — чисто технико-технологическое, решаемое кибернетиками и другими специалистами в области электронно-вычислительной техники и информатики. Другое — непосредственно управленческое — состоит в стандартизации и унификации управленческой информации, и продвижение по нему идет пока медленно. В результате сосуществуют как бы две информационные подсистемы в управлении, недостаточно связанные между собой: подсистема управленческой информации, которая обрабатывается вручную, передается обычными почтовыми, телеграфными и телефонными средствами, выражается часто в произвольной форме и субъективистски ориентированным содержанием; другая же приспособлена к условиям и требованиям электронно-вычислительной техники, обрабатывается и передается ею. Информатика как новая механизированная технология сбора, передачи, переработки и использования информации, основанная на новейших ЭВМ и периферийных устройствах, средствах коммуникации и взаимосвязях человека с информацией, занимает незначительное место в информационном обеспечении государственного управления.

Третье направление определяется развитием профессиональной и психологической подготовки персонала управления. Надо обучать государственных служащих обращению с информативной техникой и устройствами, психологически готовить их к работе в условиях машинной обработки информации, приучать чувствовать себя свободно, "комфортно" в окружении современных технических средств.

Четвертое направление связано с тем, что информация в государственном управлении при обработке и хранении ее любыми средствами во многом имеет правовой характер, основана на правовых нормах и часто служит юридическим основанием для принятия управленческих решений. Сегодня имеется возможность не только давать информацию на обработку машинам и потом поль-

9 Теория государственного управления

 

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т257зоваться подготовленными ими материалами, а через информационную систему (подсистемы), точнее, через средства информатики вырабатывать и реализовывать целеполагающие, организующие и регулирующие воздействия, получать и оценивать отчетную, учетную и контрольную информацию, вести прямой разговор с иными управляющими и управляемыми компонентами. Для этого надо юридически решить вопросы о непосредственном сочленении информационной системы и системы государственного управления, а также о полномочиях должностных лиц совершать юридически значимые действия путем введения соответствующей информации в информационную систему.

В заключение следует знать некоторые основания, определяющие развитие информационного обеспечения государственного управления.

Поскольку система государственного управления выступает в динамическом единстве иерархической управляющей и сложноорганизованной управляемой подсистем, постольку и информационная система, их обслуживающая, должна быть способной, с одной стороны, брать необходимые данные о функционировании управляемых объектов и доносить их до компетентных органов и, с другой — помогать в выработке рациональных управляющих воздействий, дифференцировать их по всей управляемой подсистеме и доводить до каждого исполнителя. Следовательно, информация призвана обеспечивать демократизм государственного управления.

Следующее основание обусловлено тем, что ЭВМ — техника коллективного пользования, обладающая все возрастающей емкостью и быстротой работы и, соответственно, возможностью удовлетворять запросы многих государственных органов. Новые горизонты открывает био- или нейрокомпьютер. Значит, есть смысл в составе информационной системы государственного управления иметь крупные и информационно специализированные центры, оснащенные современными ЭВМ с емкостью одновременного и качественного обслуживания десятков государственных органов.

Одно из оснований можно обозначить как комплексный подход в реализдрии взаимодействия человека и машины в информационной работе. Ведь смысл информационного обеспечения государственного управления в конечном счете заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы. Логично, что информационные преобразования сегодняшних дней выдвигают на первый план человека, от развитости и действий которого зависит успех в использовании новых возможностей.

 

 

z:\zavalny\Books\temp\kons1.htm - т258 Вопросы для размышления и дискуссии: 1. Понятие управленческой информации.

2. Что такое информационные качества управленческих решений?

3. Основные принципы организации информации в системе государственного управления.

4. В чем суть информационной системы государственного управления?

z:\zavalny\Books\temp\00.htm - glava18