Доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Реквізити документів

Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Директорові ЗАТ «Ялинка»

Карпенко В.А.

начальника дільниці № 4

Прокопенка В.Ю.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

про порушення трудової дисципліни

15 червня 2012 року о 22 годині я здійснював перевірку охорони дільниці № 4. У ході перевірки було виявлено, що охоронець Борзенко Петро Сергійович перебував на вахті разом зі сторонньою особою, обоє були напідпитку. На зроблені Борзенку П.С. зауваження щодо невиконання ним службових обов'язків він відповів мені брутальною лайкою. Вважаю, що охоронець Борзенко П.С. грубо порушив вимоги інструкції з охорони об'єкта і заслуговує на суворе покарання.

16.06.2012р. Підпис

Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

За формою доповідна і пояснювальна записки близькі й містять такі реквізити:

1) посаду, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка;

2) назва документа;

3) заголовок;

4) зміст записки;

5) посаду, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

6) дату складання записки.

 

Директорові Центру здоров'я

Московського району м. Харкова

Курносому О. І.

лікаря Фоменка М. Ю.

 

Пояснювальна записка

про порушення трудової дисципліни

27 травня 2012 р. я спізнився на роботу на 1 годину у зв'язку з тим, що на трамвайній лінії маршруту № 5 трапилася аварія і було припинено рух трамваїв. Іншого транспорту, що дублює цей маршрут, у моєму районі немає. Прошу причину запізнення вважати поважною.

28.05.2012 Підпис

 

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.

Звіт — службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Поняття про протоколи, витяг з протоколу

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах.

Класифікуються:

За обсягом фіксованих даних:

Скорочені (містять назви обговорюваних питань, ПІБ доповідачів та виступаючих, прийняті рішення).

Повні (короткий запис виступів доповідачів і інших учасників зборів).

В залежності від способу фіксації: рукописні, машинописні, стенографічні, фонографічні.

Текст протоколу складається з двох частин:

Вступна:

вказується дата проведення зборів;

ПІБ присутніх, якщо присутніх велика кількість, то складається їх список як додаток до протоколу;

порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.

Основна:

поділяється на розділи до питань порядку денного;

кожен розділ містить частини, прописані великими літерами "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ".

При проведенні таємного голосування, результати оформляються окремим протоколом, де зазначається склад лічильної комісії і результати голосування.

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Документи підлягають завіренню.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

Реквізити:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6. Підписи голови й секретаря

У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи.

ЗРАЗОК

Протокол №17

загальних зборів студентів ІІ курсу

природничо - географічного факультету

Кіровоградського державного педагогічного

університету ім.В.Винниченка

12.05.2008 року

Голова - Мойсеєнко Л.Д.

Секретар – Доценко В.О.

Присутні: декан факультету доц.Кулик В.П., доц..КуценкоР.В. асистенти: ЗазиленкоБ.М., Литвин Ф.С., студенти ІІ курсу-54 чол. (список додається).

Порядок денний:

1.Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

2.Робота з упорядкування навколишньої території.

1. СЛУХАЛИ:

Куценко Р.В.- інформація керівника виробничо – польової практики про умови, місце й термін її проведення.Текст виступу додається.

УХВАЛИЛИ:

1.Практику розпочати з 15.05.2008року.

2. Усім студентам взяти участь у виробничо – польовій практиці.

2. СЛУХАЛИ:

Кулик В.П. – інформація щодо упорядкування навколишньої території.Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

Зазиленко Б.М.- вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи,визначити кожному завдання ій години роботи на ділянці.

Литвин Ф.С. – відзначив, що до початку практики потрібно підготувати рослини, реактиви.

УХВАЛИЛИ:

1. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

2.Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

 

Голова зборів (підпис) Л.Д. Мойсеєнко

Секретар (підпис) В.О.Доценко

 

5. Оголошення, запрошення

Оголошення - документ, уякому міститься необхідна інформація.

- За формою бувають: писані, мальовані, друковані.

- Дата виділяється іншим шрифтом.

- Об'ява містить інформацію, яка цікавить не окремих осіб, а певну кількість.

- За місцем виникнення поділяються на внутрішні і зовнішні.

- За змістом поділяються на два види:

1. Організаційні – оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні – оголошення про навчання, роботу, послуги тощо.

- Розрізняють оголошення:

· службові – підприємств,навчальних закладів,державних установ, організацій, фірм тощо;

· особисті - приватної особи чи групи осіб.

Зразок:

Оголошення

10.10.2010 р. о 16 год в приміщенні актового залу відбудуться загальношкільні батьківські збори.

Адміністрація

 

Запрошення - це документ, що містить коротку інформацію про подію або захід і запрошення взяти участь у ньому.

Зразок:

Вельмишановні пані Ольго та пане Гордію!

Запрошуємо вас на ювілейні урочистості, присвячені 70-річчю від дня народження та 50-річчю творчої діяльності народного артиста України Борейка Леоніда Семеновича, що відбудуться 4 квітня 2010 р. в Будинку актора (вул. Красіна, 3) о 17.00.

Голова Харківського

театрального товариства (підпис) В.М. Гра