Занятие 4. Экстралингвистические и языковые особенности официально-делового стиля

Речи

Зад.1. Определите, какие слово и словосочетания относятся к официально-деловому стилю.

Вознаградить за труды, нетрудоспособность, жильё, приводить к общему знаменателю, принять к исполнению, жилищный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответственности, поставить на вид, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.

 

 

Зад.2. Прочитайте предложения, взятые из текстов документов. Найдите лексические ошибки, исправьте их.

1. Для проведения занятий по информатике временно привлекаются компьютерные классы кафкдр.2. Наши предприятия долгие годы состоят в добрых партнёрских отношениях.3. Полагаем, что результаты испытаний могут составлять взаимный интерес для наших фирм. 4. Прошу Вас сообщить стоимость 1 шт. кондиционера, необходимую для внедрения в калькуляцию заказчика. 5. Транспортные издержки при перевозках по железной дороге многократно меньше, чем при морских и авиационных. 6.Был провозглашён приговор суда. 7. На заводе возникло нестерпимое положение. 8.Мне было отказано под благоприятным предлогом. 9. Необходимо ещё раз обсчитать все данные. 10 Следует затвердить это на собрании.

Зад.3. Объясните характер допущенных ошибок в приведённых ниже предложениях. Отредактируйте предложения.

1.Изучая проблемы городского транспорта, комиссией были выдвинуты следующие предложения по улучшению его работы. 2. Это показывает о том, что ответчик, не выполнил свои обязательства. 3. Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия. 4. Выводы комиссии обоснованные и справедливые. 5. Гражданка Сидорова Н.Ф. обратилась с заявлением о разводе брака. 6. Согласно Вашей просьбы направляем Вам документы, необходимые для подписания договора.

 

 

Зад.4. Определите значение слов, называющих следующие виды документов.

 

Прейскурант, нота, патент, иск, рекламация, ведомость, указ, резюме.

 

Зад.5. Подберите к существительным данные в скобках глаголы, с которыми они сочетаются в деловой речи.

Приказ, выговор, служебное письмо, счёт, оклад, порицание, контроль, благодарность, апелляция (предъявить, осуществлять, направить, составить, устанавливать, объявить, вынести, издать, подать).

 

Занятие 5. Официально-деловая письменная речь. Понятие о документе и

документировании

Зад.1. Прочитайте текст. Озаглавьте его. Составьте и запишите тезисы по его содержанию (тезис- кратко сформулированная основная мысль смысловой части текста).

Слово документ происходит от латинского слова dokumentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные (заявление, доверенность, автобиография, резюме, объяснительная записка), директивные и распорядительные (постановление, распоряжение, приказ), административно-организационные (контракт, договор), информационно-справочные (справка, докладная записка, протокол и др.), деловые письма (сопроводительное письмо, письмо-приглашение, гарантийное письмо, письмо – запрос, письмо-ответ и др.), фининсовые и учетные документы (финансовая ведомость, личный листок по учету кадров и др.)

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различают пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учету кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.)

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. Набор и форма реквизитов определяется видом и назначением документа.

Таблица 1

 

Перечень реквизитов

Комментарий

Адресант Адресат     Дата   Наименование документа     Подпись

Наименование отправителя документа - наименование учреждения в форме именительного падежа (что?)   - указание должности лица в форме дательного падежа (кому?) - фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?) Записывается арабскими цифрами из 6 знаков: число, месяц, год (например: 03.13.11 г.)   Пишется посередине строки с прописной буквы на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки

В тексте документа обычно выделяется две смысловые части: в одной излагаются причины, основания, и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.

Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.

Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например паспорт, дипломы и аттестаты об окончании учебных заведений, бухгалтерские счета и под. Эти документы важны по содержанию и значению, имеют массовое распространение и длительное действие.

В другую группу входят документы более частного характера, с ограниченной областью применения и кратковременным действием. Эти документы имеют унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. могут значительно различаться по имеющейся в них информации.

Зад.2. Какие виды документов вам приходилось составлять, заполнять? Какие затруднения вы испытывали при работе с данными документами?

Зад.3. Выберите соответствующий вариант ответа

1. Интернациональные свойства делового текста проявляются:

а) в использовании французского или английского языка при составлении документов; сближении этикетных языковых формул; использовании речевого этикета, характерного для зарубежной деловой корреспонденции и др.;

б) в увеличении количества заимствований; сближении этикетных языковых формул; смешении латиницы и кириллицы; использовании речевого этикета и др.;

в) в увеличении количества заимствований; сближении этикетных языковых формул; использовании речевого этикета, характерного для зарубежной деловой корреспонденции; унификации делового текста в результате использования электронных средств создания и ведения документации и др.;

г) в унификации делового текста в результате использования электронных средств создания и ведения документации; привлечении зарубежных специалистов к созданию деловых документов и др.

2. Агнонимы – это:

а) слова, пришедшие в русский язык из других языков;

б) авторы сочинения, письма, скрывшие своё имя;

в) слова, противоположные по значению;

г) единицы родного языка, непонятные или малопонятные его носителям

3. Универсальные слова – это:

а) слова, которые могут быть использованы в тексте любого жанра;

б) слова со стёртым, неопределённым значением;

в) заимствования из латыни и греческого;

г) слова, используемые в рекламе универсальных организаций торговли.

4. Проблема агнонимов и заимствований стала актуальной для составления и понимания русской деловой документации:

а) в связи с татаро-монгольским нашествием;

б) в 40-е гг. XX века;

в) во время реформ Петра Великого;

г) в последние десятилетия XX в.

 

Занятие 6. Назначение, элементы содержания и языковое оформление некоторых видов

личных документов

Зад.1. Познакомьтесь с правилами оформления заявления.

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Заявление – документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения

Заявление пишется по следующей форме:

• наименование адресата (кому); оно занимает правую половину первой строки;
• имя, отчество и фамилия подавшего заявление (кого);
• если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает, кроме того, свой адрес;
• вся заголовочная часть: кому-кого-что (заявление) – составляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата не ставится и слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа прописными (заглавными) буквами;
• далее следует сам текст заявления, содержащий точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость;
• подпись заявителя ставится внизу справа;
• ниже подписи и слева листа должна быть проставлена дата подачи заявления;
• подпись должна быть разборчивой, а не сложной и витиеватой;
• число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (10 сентября 2007 г.);
• в заявлении недопустимы слова «с уважением», «уважаемому» и подобные.

 

Образцы написания заявлений

Ректору Тверского государственного

технического университета

проф. Б.В.Палюху

Ивановой А.П.,

проживающей по адресу:

17005, г. Тверь, ул. Горького, д.2, кв.8

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу принять меня на работу с 01.12.10 г. на должность бухгалтера расчетной части.

 

 

_________________________Иванова А.П.

12 ноября 2010 г.

 

Ректору ТвГТУ

проф. Б.В. Палюху

Петровой И.К., студентки

гуманитарного факультета,

гр. ИСТ –0707

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне академический отпуск сроком на 1 год с -1.10.10 на основании справки № 123654 от 30.09.10 г., выданной поликлиникой № 34 г. Твери. Справка прилагается.

__________________ Петрова И.К.

 

30 сентября 2010 г.

________________________________________________________________________________

 

 

Ректору ТГТУ

проф. Б.В. Палюху

Сидоровой А.В., студентки

гуманитарного факультета,

гр. БУ –0507

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу Вас разрешить перевод на заочный факультет II курса по специальности «Бухгалтерский учет» в связи с устройством на работу в «Тверьуниверсалбанк» на должность технического секретаря и невозможностью продолжать учебу в дневное время.

 

_________________ Сидорова А.В.

 

15 ноября 2010 г.

 

 

Зад. 2. Обратите внимание на содержание данной ниже таблицы.

Таблица 2

Типичные языковые конструкции заявления

Конструкции	Пример употребления
Ввиду (чего)	Ввиду срочного отъезда из города
В силу (чего)	В силу отсутствия средств
Вследствие (чего)	Вследствие изменения расписания
За неимением (чего)	За неимением средств на покупку аппаратуры
По причине (чего)	По причине болезни
Согласно (чему)	Согласно утвержденному плану
В связи с (чем)	В связи с отсутствием
Благодаря (чему)	Благодаря помощи коллег
За недостатком (чего)	За недостатком средств

Зад. 3. Отредактируйте фрагменты заявлений, используя языковые конструкции из таблицы 2.

Образец: В связи с тем что я должен срочно уехать в Москву… В связи со срочным отъездом в Москву …

1. Из-за того что я должен срочно уехать на родину … -
2. В силу того что у меня нет достаточного количества денег … -
3. Вследствие того что изменилось расписание движения поездов … -
4. Из-за того что я не имею денег на покупку билетов на самолет … -
5. Так как я болел в течение целого семестра … -
6. Вследствие того что я опоздал на вокзал … -
7. Поскольку расписание движения поездов было изменено … -

Зад. 4. Найдите 6 ошибок в данном заявлении. Отредактируйте текст.

Декану экономического факультета

Технологического университета

проф. С.С. Инину

от Иванцова Н.Ю.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

В связи с тем что я устроился на работу в филиал фирмы «Стронг», прошу перевести меня на вечернее отделение, так как я не могу учиться в дневное время.

С уважением

____________ Н.Ю. Иванцов

11 сентября 2009 г.

 

Зад. 5. Напишите заявления с просьбой: 1) оказать вам материальную помощь; 2) перевести вас с одного факультета на другой;3) продлить вам экзаменационную сессию.

 

Зад. 6. Познакомьтесь с правилами оформления доверенности.

 

ДОВЕРЕННОСТЬ

Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность

Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого – либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

Весьма распространенным документом является доверенность на получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или учится доверитель, или администрацией лечебного учреждения, в котором лицо, доверяющее получить деньги, находится на лечении. Составляется такая доверенность по следующей форме:

· наименование документа;

· фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя;

· фамилия, имя, имя, отчество (иногда должность), адрес, паспортные данные доверенного лица;

· содержание доверенности (должна быть точная, исчерпывающая формулировка доверяемой функции, что конкретно доверяется); сумма пишется прописью и в скобках цифрами;

· подпись доверителя;

· дата выдачи доверенности;

· наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

· дата удостоверения подписи и печать.

Помните, что подпись доверителя должна быть обязательно заверена: «подпись такого-то удостоверяется», подпись должностного лица, заверившего подпись и печать организации. Без этого доверенность не является документом.

Обратите внимание на расположение частей доверенности:

1) наименование документа пишется в центре строки и заглавными буквами;

2) текст начинается с красной строки;

3) дата – слева, подпись – справа;

4) под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы можно было заверить документ.

При написании доверенности используются клишированные формы:

Кто - доверяю - кому - что сделать

Образец:

 

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Иванова Анна Сергеевна, студентка гуманитарного факультета Тверского государственного технического университета, доверяю Петровой Александре Ивановне, проживающей по адресу: г.Тверь, ул. Трехсвятская, д 5, кв.53, паспорт № 73 56 4432, выдан Центральным РОВД г. Твери 5 декабря 2003 г., получить мою стипендию за июнь, июль, август 2011 г. (сумма прописью и рядом в скобках цифрами) рублей.

________________ Иванова А.С.

 

10. 09. 2011 г.

Подпись Ивановой А.С. удостоверяю.

Декан гуманитарного факультета ___________Павлов И.И.

10.09. 2011 г.

Печать

 

Зад. 7. Найдите 5 ошибок в приведенной ниже доверенности. Исправьте их Отредактированный вариант запишите.

Я, Васильева Ольга Владимировна, доверяю получить мою стипендию студентке инженерно-строительного факультета Симоновой Алле, паспорт 40 02 173511, выдан 70 отделом милиции, получить мою стипендию за январь в связи с моей поездкой в Финляндию.

Васильева

Зад. 8. Напишите доверенность: а) на получение посылки на почте; б) на получение 10 000 рублей с вашего вклада в банке каким-либо лицом.

Зад. 9. Познакомьтесь с правилами оформления расписки.

 

 

РАСПИСКА

Расписка – это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т. д.), заверенный подписью получателя.

Расписка составляется по следующей форме:

1) наименование документа;

2) фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;

3) наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо;

4) полное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью);

5) подпись получателя (справа);

6) дата составления расписки (слева);

7) если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

 

Образец

 

РАСПИСКА

Я, Сидорова Алла Георгиевна, лаборант кафедры русского языка ТГТУ, получила в отделе эксплуатации радиоэлектронной техники 1 (один) цветной телевизор марки PHILIPS, экран – 51 см по диагонали, для использования его в учебных целях.

Дата Подпись

 

Зад. 10. Напишите расписку в получении: а) мультимедийного проектора для проведения студенческой научной конференции; б) спортивного инвентаря.

Зад. 11. Познакомьтесь с правилами оформления докладной записки.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя

Докладная записка составляется при необходимости уведомить руководителя данного или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения по излагаемому вопросу.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки (констатирующая часть). Во второй части могут содержаться выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Итак, докладная записка составляется по следующей форме:

1) должностное лицо или учреждение, которому адресуется докладная записка;

2) фамилия, имя, отчество, должность того, кто подает докладную записку;

3) наименование документа (пишется в середине листа прописными (заглавными) буквами;

4) изложение фактов (констатирующая часть);

5) выводы и предложения;

6) подпись и дата

 

Образец

Ректору ТГТУ

проф. Б. В. Палюху

доц. каф. русск. яз.

Петровой Н.Ю.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до вашего сведения, что мною проведена проверка книжного фонда библиотеки ТГТУ. На 5.11.10 г. в библиотеке насчитывается 2786 тыс. книг, в их число входит ряд устаревших изданий.

Предлагаю:

1. В течение ноября 2010 г. провести инвентаризацию книжного фонда библиотеки.

2. Списать устаревшие издания.

3. Пополнить фонд библиотеки научной и учебно-научной литературой по гуманитарным дисциплинам, в том числе по деловому общению и речевой коммуникации.

5.11.10 г. Петрова Н.Ю.

 

Зад. 12. Сравните реквизиты докладной записки с реквизитами заявления, расписки и доверенности. Назовите реквизиты, которые совпадают в этих документах.

Зад. 13. Познакомьтесь с правилами оформления объяснительной записки.

 

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Такие объяснительные записки пишутся обычно по требованию администрации. В них излагаются причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения задания и т.п. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Объяснительные записки оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.

Объяснительная записка составляется по следующей форме:

1) наименование должностного лица и учреждения, которому направляется записка (в дательном падеже);

2) наименование должности, фамилия и инициалы составителя объяснительной записки (в родительном падеже без предлога);

3) наименование документа;

4) текст объяснительной записки;

5) подпись составителя (справа);

6) дата составления документа (слева).

 

Образец

Председателю профкома ТГТУ

Коротковой О. П.

профорга группы АУП –35

Сидоровой А.И.

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Мною не были вовремя собраны со всей группы профсоюзные билеты, т.к. я не была точно проинформирована о сроке их сдачи.

Сидорова

10.12. 2009 г.

 

Зад. 14. Напишите объяснительную записку, необходимую в следующих ситуациях: а) вы не явились на экзамен; б) вы не выполнили распоряжение руководства (например, не подготовили офисную технику к презентации); в)вы опоздали на работу.

 

Зад. 15. Познакомьтесь с правилами оформления резюме.

 

РЕЗЮМЕ

Резюме – краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы и образования.

Цель составления резюме – представить свою рабочую биографию наиболее выйгрышно (и в то же время объективно), для того чтобы получить желаемую работу.

Международный стандарт предписывает набрать текст резюме на компьютере, распечатать его на хорошей бумаге и красиво оформить. Разумеется, если вы направляете бумаги в иностранную фирму, то текст должен быть составлен на иностранном языке. Слово «резюме» писать не принято, заглавием документа являются фамилия, имя, отчество, выделенные шрифтом.

Резюме составляется по следующей форме:

1. Фамилия, имя, отчество.

2. Дата и место рождения.

3. Семейное положение; если есть дети, указать дату их рождения,

4. Гражданство.

5. Адрес и телефон (домашний и служебный).

6. Должность, которую хочет получить соискатель.

7. Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое закончил соискатель, далее перечисление идет в обратном порядке).

8. Опыт работы (где и кем работал, перечисление идет в обратном хронологическом порядке.

9. Профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером и прочее).

10. Возможные командировки.

11. Личные качества (например: «Ответственна, коммуникабельна, доброжелательна»).

12. Ваши увлечения (например: «Увлекаюсь нумизматикой»).

13. Дата составления.

Образец

КАЛАШНИКОВА СВЕТЛАНА ПЕТРОВНА

5 марта 1980 г., г. Москва

Замужем, сын 2003 г. рождения.

Гражданка РФ

Москва, ул. Валовая, д. 81, кв. 470,

Телефоны: 951-34-78 (дом.)

545-36-78 (служ.)

Получение должности заведующего отделом ценных бумаг банка «Московский кредит»

 

2002-2005 гг. Юридический факультет Института информатики, финансов, права,

управления (г. Москва, ул. Плещеева, 16А)

1997-2002 гг. Кредитный институт Государственной финансовой академии,

специальность – финансы и кредит (г. Москва, ул. Кибальчича,д.1)

2005-2009 гг. Главный специалист отдела «Ценные бумаги» Мосбизнесбанка.

 

Владею компьютером, свободно владею английским языком.

Возможны командировки.

Ответственна, доброжелательна, коммуникабельна.

Увлекаюсь театром.

 

14 мая 2009 г.

 

Некоторые рекомендации по составлению резюме

1. В ряде случаев полезно привести краткое описание опыта работы и ваших достижений.

Не рассказывайте в резюме всю правду о себе. Упоминайте только ту информацию, которая поможет вам получить желаемое место работы.

2. Резюме должно быть составлено кратко (лучше на одной странице), четко, без ошибок.

Помните, что резюме – ваша визитная карточка.

3. Заполняя графу «ваши увлечения», будьте искренни, чтобы не пришлось краснеть при

собеседовании.

4. К резюме можно приложить письмо, в котором должны быть изложены аргументы в

пользу выбора вами именно этой фирмы, а также доказательство того, почему именно

вы им нужны, копии статей о вас и вашей деятельности, отзывы о вашей работе.

 

 

Зад. 16. Прочитайте образцы объявлений центра занятости. Составьте резюме, соответствующие данным вакансиям.

 

1. Торговый представитель (торговая компания, продажа продуктов питания, бакалейная группа); работа с розничной сетью по сбыту продуктов питания, поиск клиентов, заключение договоров, контроль за исполнением, до 30 лет, желательно опыт продаж любых продуктов питания, з/п от 20 000 руб.
2. Руководитель отдела (жилой сектор) в агентство недвижимости; участие в формировании отдела (15-18 чел.), организация работы, повышение квалификации сотрудников, муж./жен., высшее образование (желательно экономическое или юридическое), опыт аналогичной работы от 2 лет; з/п на испытательный срок – 20 000 руб.

Зад. 17. Напишите резюме, предполагая, что вы являетесь соискателем на должность:

• экономиста торгового предприятия;
• начальника конструкторского бюро завода;
• программиста крупной фирмы;
• менеджера по продажам коммерческой фирмы.