Використання форми для фільтрування даних

Форма - це діалогове вікно користувача, створене на основі заголовків і даних активного робочого листа. У формі відображається лише один запис списку. Форма використовується для редагування даних списку, а також для відображення заголовків в тих випадках, коли всі заголовки списку не вміщаються на екрані синхронно.

Щоб, встановити фільтр для інформації, яка буде відображена| у формі, необхідно:

٧ у вікні форми клацнути мишею по кнопці Критерії для очищення полів

٧ введення форми. При цьому кнопка Видалити перетвориться на кнопку Очистити, акнопка Критерії - в кнопку Правка;

٧ клацнути мишею в полі, в якому потрібно ввести критерії, або перейти в це поле за допомогою клавіші Tab. Після цього необхідно ввести в це поле критерій фільтрування;

٧ скористатися кнопкою Далі для проглядання записів, які задовольняють введеним критеріям;

٧ клацнути по кнопці Правка або натиснути Enter для повернення в режим проглядання всіх записів списку.

 

Використання розширених фільтрів

Розширені фільтри дозволяють знаходити записи, які задовольняють декільком умовам, сполученим логічними операторами И та ИЛИ. Порівняно з Автофільтром і Формою, Розширений фільтр має наступні переваги:

٧ у розширеному фільтрі можна задавати декількох допустимих діапазонів значень, сполучених умовою з оператором ИЛИ, причому різні діапазони можна встановлювати як для одного, так і для декількох стовпців;

٧ результати застосування фільтру можна скопіювати в інше місце;

٧ можна накласти умови на основі результатів обчислень.

 

Перед використанням розширеного фільтру необхідно реорганізувати робочий лист, додавши до списку область умов і, при необхідності, область висновку (якщо відфільтровані дані копіюватимуться в інше місце робочого листа).

Область умов - це діапазон комірок, який містить заголовки стовпців списку і не менше одного порожнього рядка під рядком заголовків для введення критеріїв фільтрування. Область висновку - це діапазон комірок, що містить заголовки стовпців списку, використовуваний для виведення відфільтрованих даних.

При створенні області умов слід дотримуватися наступних рекомендацій:

٧ скопіювати заголовки стовпців списку в перший рядок області умов, причому не обов'язково вводити заголовки всіх стовпців, досить вказати лише ті, які використовуються для завдання критеріїв;

٧ друга і наступні рядки області умов використовуються для введення критеріїв;

٧ критерії, вказані для різних стовпців в одному і тому ж рядку з'єднуються між собою оператором И;

٧ критерії, записані в різних рядках і вказані для одного і того ж або різних стовпців області умов, з'єднуються оператором ИЛИ;

٧ при скріпленні декількох стовпців оператором ИЛИ для кожної умови належить використовувати окремий рядок.

 

Для застосування розширеного фільтру необхідно виконати наступні дії:

1) створити область умов;

2) ввести критерії в другу і наступні рядки області умов:

3) виділити комірку в списку вхідних даних;

4) виконати команду Дані> Фільтр> Розширений фільтр;

5) у відкритому вікні Розширений фільтр в полі Початковий діапазон Excel автоматично вкаже діапазон комірок списку, якщо вказані комірки знаходяться у межах списку; у це поле можна ввести інший діапазон комірок;

6) у полі Діапазон умов ввести діапазон комірок, в яких знаходиться область умов;

7) у розділі Обробка встановити перемикач Фільтрувати список на місці для відображення на екрані лише тих записів, які задовольняють заданим критеріям, чи ж встановити перемикач Скопіювати результат в інше місце, і в полі Помістити результат в діапазон вказати діапазон, в якому потрібно розмістити відфільтровані дані:

8) для відображення на екрані тільки першого з декількох однакових записів належить встановити прапорець Тільки унікальні записи;

9) клацнути по кнопці ОК.

В результаті на екрані відобразяться ті записи, які задовольняють заданим критеріям.

Вставка і видалення проміжних підсумків

Після проведення сортування списку можна підсумовувати дані і підвести проміжні підсумки і загальні підсумки.

Щоб додати проміжні підсумки в список необхідно:

1. Провести сортування даних відповідно до того, по якому полю слід проводити проміжні підсумки.

2. Виділити комірку в стовпець, дані якого підсумовуватимуться.

3. Дані — Підсумки(Итоги).

4. У діалоговому вікні, що відкрилося, виділити групу, по якій проводяться проміжні підсумки (При кожній зміні в:).

5. Вибрати функцію із списку Операція.

6. У текстовому вікні Додати підсумки вибрати дані, по яких потрібно провести підсумки (вибрати поля списку).

7. Натиснути кнопку ОК або Enter.

 

Якщо в список додані проміжні підсумки, програма Excel відобразить їх в режимі проглядання структури. Користувач може розширити або звузити будь-який з рівнів списку, відображаючи або приховуючи його деталі. Можна відобразити весь список цілком або тільки проміжні і загальні підсумки.

Щоб приховати деталі рівня слід виділити комірку проміжного підсумку і натиснути кнопку Приховати деталі рівня (+).

Щоб показати деталі рівня слід виділити комірку проміжного підсумку і натиснути кнопку Показати деталі рівня (-).

Для видалення проміжних підсумків із списку необхідно виділити в ньому комірку і вибрати команду Дані> Підсумки > Прибрати все

Використання зведених таблиць

Зведені таблиці призначені для організації, аналізу і представлення інформації, вибраної з робочих листів. Складні дані громіздкого робочого листа можна перетворити в компактну і зручну зведену таблицю. При цьому одні стовпці початкового листа можуть бути трансформовані в рядки зведеної таблиці, а інші в її стовпці. Потім при необхідності можна перевернути таблицю, помінявши місцями заголовок рядку і заголовок стовпця, перевернути таблицю набік і т.д. Саме в цьому полягає властива зведеним таблицям гнучкість - вони надають можливість відображати одну і ту ж інформацію різними способами, залежно від того, на якому аспекті даних необхідно зосередити увагу. Для створення і модифікації зведених таблиць Excel надає дуже зручний інструмент - Майстер зведених таблиць.

Створення зведених таблиць

1). Виділити будь-який комірку списку і вибрати команду Дані>Зведена таблиця.

Майстер запрошує розташування даних, необхідних для створення зведеної таблиці:

Створювати таблицю на основі даних, що знаходяться:

· у списку або базі даних Microsoft Excel;

· у зовнішньому джерелі даних;

· у декількох діапазонах консолідації;

· у іншій зведеній таблиці.

 

Якщо передбачається використовувати список, розташований на робочому листі Excel, слід прийняти встановлюване за умовчанням положення перемикача " в списку або базі даних Microsoft Excel". Нажати кнопку Далі та вказати в полі Діапазон (опреділити) діапазон даних БД.

 

2). Після того, як діапазон комірок визначений, натиснути кнопку Далі. З'явиться діалогове вікно Майстра. У цьому діалоговому вікні необхідно визначити формат створюваної зведеної таблиці (кнопка Макет). У зведених таблицях використовується технологія перетягання, характерна для Windows-програм. Її можна застосовувати для визначення заголовків рядків і стовпців, а також полів даних, як при створенні таблиці, так і в майбутньому, при модифікації вже створеної таблиці.

 

Діалогове вікно третього кроку майстра містить два основні поля. Справа знаходиться серія кнопок, що містить заголовки полів із списку з вхідними даними. У лівій частині вікна розташована схема проектованої таблиці, призначена для вказівки складу і взаємного розташування її елементів щодо один одного.

3,4). Перетягнути потрібні кнопки полів в область Стовпець Рядок.

5). Перетягнути кнопки полів, по яких потрібно проводити розрахунки в область Дані. Після приміщення цих кнопок в область Дані, майстер зведених таблиць змінить їх назву на Сума по полю (функція по замовчуванню).

6). Натиснути кнопку Далі. Встановити в цьому вікні перемикач Помістити таблицю в положення новий лист і натиснути кнопку Готово.

Окрім таблиці на екран буде виведена панель інструментів Зведені таблиці.

Оскільки інформація в списку, на основі якого була створена зведена таблиця, може змінюватися, необхідно періодично виконувати оновлення її даних. Хоча зведена таблиця завжди пов'язана з джерелом даних, цей зв'язок не забезпечує автоматичного оновлення. Відновити дані в зведеній таблиці можна двома способами: або вибрати команду Дані > Відновити, дані, або клацнути па кнопці Відновити дані в панелі інструментів Зведені таблиці.