The University of British Columbia

Biotechnology Laboratory
Room 237 - Westbrook Building
6174 University Boulvard
Vancouver, B.C.Canada V6T 1W5
Tel:[phone]
Fax:[phone]

Office of Director

November 20, 1990

Dear Sir/Madam.

Thank you for your letter enquiring about a position with the Biotechnology Laboratory at the University of British Columbia. I regret that we have no positions available which require your qualifications.

Yours sincerely,

David Grow
Administrator

В этом вежливом "от-ворот-повороте" классический полузакрытый тип делового письма весьма уместен потому, что мы имеем дело с престижным университетом Британской Колумбии (вот куда меня заносило в свое время!), где эдакий торжественный официоз никого не смутит. Адрес отправителя, как видим, и подпись сдвинуты вправо — как при "красной строке". Этот стиль оправдан в оформлении писем по поводу каких-либо значимых событий, соболезнований или же просто писем-поздравлений с днем рождения вашего партнера по бизнесу. Существуют и иные моменты, к которым мы еще будем обращаться, где полузакрытый тип письма так или иначе оправдан. Думаю, что суть его вам более или менее понятна.

Конечно, это не принципиально, где вы поставите дату отправления письма, в правом или в левом углу, в самом верху бланка или сразу под адресом, но тот вариант, что я привел первым, более стандартен и, согласитесь, прост при работе на компьютере. Он и используется чаще всего. Есть еще просто закрытый стиль оформления писем. Он отличается от полнозакрытого лишь тем, что дата и подпись сдвинуты вправо...

John McWillson - это адрес отправителя
Assistant Director
GML Office, West Str. 88, 38
New York 6787NY

Julia Hatch
High Str/ 84 24 а это адрес получателя, так называемый внутренний
Dublin 45773 JI адрес; такой же должен стоять и на конверте
Ireland

September 4, 1995

Dear Julia Hatch,

Our innovative course offers structured broad-based traiding in Management Research and Consultancy Methods.

It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.

It is twelve month programme leading to a Masters degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.

For further details please contact Dr Diana Person.

Sincerely Yours
John McWillson

... что не совсем удобно, правда?

Не имеет принципиального значения и то, что вы ставите после обращения Dear Sir (или Dear Mr Henry) — запятую или двоеточие. Англичане предпочитают первое, американцы — второе. Правда, это опять-таки перемешалось. Очень часто ставят запятую и американцы, ибо это проще. В классическом полнозакрытом письме вообще нет никаких знаков препинания ни после приветствия, ни после обращения, но на практике это правило не прижилось. Все предпочитают

после "Dear Sir" ставить либо запятую, либо двоеточие. Это как-то культурнее. Другое дело, что в упрощенном стиле вообще отсутствуют приветствие и подпись, что и является его главным недостатком:

NIRP

NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS

October 14, 1992

Ms. Iva Savitsky
Attorney-at-Law 200 Center Str.
Freeport, Vermount 66521

Guest Lecture

The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P. M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

HENRY PARSELL, PRESIDENT

HP: vt

К подобным упрощениям практически редко прибегают, ведь в таком письме отсутствует "демонстрация вежливости" — важнейшие атрибуты: '^дорогой, дорогая/сэр, мисс" и "искренне Ваш". Без них послание напоминает скорее памятку, чем обращение к кому-либо. Упрощенный стиль в чистом виде я пока не встречал. Элементарная культура общения заставляет людей писать в начале "Dear Sir" (если вы не знаете, к кому обращаться по имени) и "Sincerely Yours" в конце. Американец, как и англичанин, не станет жертвовать возможностью

произвести хорошее впечатление ради сомнительной выгоды упрощений и экономии.

А вот квадратный стиль делового письма:

NIRP

NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS

Ms. Iva Savitsky

October 14, 1992

Attorney-at-Law
200 Center Str.
Freeport, Vermount 66521

Dear Ms. Savitsky:

SUBJECT:Guest Lecture

The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P. M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

Sincerely Yours,
National Institution Of Retired Persons

Henry Parsell
President HP/vt

Внутренний адрес, дата, подпись президента компании и инициалы отправителя письма составляют как бы квадрат. Но у этого стиля тот недостаток, что письмо неудобно набирать на компьютере — вон куда нужно загонять и.дату, и инициалы составителя — и так же неудобно быстро просматривать текст сверху вниз. Приходится "стрелять" глазами то влево, то вправо. На практике этот стиль если и встречается, то в урезанном виде: в правом верхнем углу оставляют лишь дату, а все остальное — как в упрощенном или полнозакрытом письме. Или лишь инициалы секретаря остаются в правом нижнем углу.

Как видим из примеров, полнозакрытый побеждает все прочие стили, так как является самым удобным и практичным.

А сейчас пройдемся по "скелету" делового письма.

Первое. Письмо печатается без всяких исправлений (оставьте их в черновом варианте). Можно, а иногда и нужно из чисто психологических соображений писать и от руки. Но об этом важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже.

Второе. Текст необходимо разбивать на "смысловые параграфы". Делается это для того, чтобы облегчить чтение. И для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, то разбейте его на два-три абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести-семистрочный. Это будет тяжело смотреться.

Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать ваш текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху; найдите для этого "золотую середину". Если вам не хватает одного листа (правда, лучше все же уместиться на одной странице, чему я вас попытаюсь научить), то используйте второй, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.

СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА

Первое — это "шапка", т.е. то, что уже отпечатано в верхней части бланка — данные вашей фирмы (если вы, конечно, пишете от ее лица;

а если от себя лично, то можете обойтись без "шапки").

MAGATON^/S Department Store
12745 Bulset Strip
Los Angeles, California 941474

Второе — это- дата (например, December 21, 1996), которая ставится несколькими строчками ниже "шапки" (ее, впрочем, ставят иногда сверху).

Третье — это внутренний адрес. Хотя адрес вашего партнера уже есть на конверте, тем не менее он обязательно указывается и в письме. Точнее, перед письмом после даты:

Cetrum Collection Agency
4376 Hollywood Boulevard.
Los Angeles, California 947651

Четвертое — это приветствие. "Dear Sir" — если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо там, куда вы его посылаете; обращение "Gentlemen/Gentlemen and Ladies" приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше.письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер, а в нашем случае это не годится.

Пятое — это сам текст.

Шестое — это подпись. Сюда входят: пара теплых слов Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best Regards, ваши имя и фамилия плюс должность: Sergey Ivanov, the Executive Director. В подписи, как это ни парадоксально, главное — ваша роспись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое важное — подписаться под всем тем, что было написано выше. Ваш автограф и ваши краткие данные, телефон или некий адрес у них ценятся повыше всех наших печатей, за которыми часто не видно самого человека.

И, наконец, седьмое — это инициалы того, кто это письмо отправлял и писал: MG/vr. Прописные буквы — это ваши инициалы, а вторые две буквочки, строчные,— это инициалы, к примеру, вашей секретарши, которая набирала текст. Вместо "дэш", что идет после ваших инициалов, можно ставить и двоеточие: MG:vr, это большого значения не имеет. Седьмой пункт кому-то покажется не особо существенным, но для щепетильного американского бизнесмена тем не менее он является важным. Это дань уважения — напомнить, кто работал над составлением документа.

Я обещал рассказать, когда можно и нужно писать письма от руки. Видите, не забыл. В принципе от руки можно писать всегда, если у вас черный стержень. При этом вы должны писать разборчиво, печатными буквами. Последнее особенно важно, когда вы пишете от себя лично. Тогда ваше письмо получается более интимным, более доверительным, что ли. Вы демонстрируете этим, что повод, по которому вы пишете, вас волнует. Это особенно важно учитывать, если вы — студент из малообеспеченной семьи или, к примеру, чернобылец и у вас есть шанс поехать на стажировку, принять участие в благотворительной акции или просто отдохнуть в молодежном лагере. Тогда ваш "Reference" даже желательно писать от руки примерно в таком духе:

Dear Sir,

I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends...

Такое послание выглядит более сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении, скорее, преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что все каноны и форма построения делового письма '-— “шапка”, дата, приветствие, сам текст и подпись — сохраняются. Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется так, как в русском, пропись с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. На Западе все больше пишут прямо, печатно, без наклона, а если и с наклоном, то в левую сторону. Пропись с правым наклоном тем не менее существует. Ее используют в каких-либо особых, торжественных случаях: при поздравлениях с юбилеем, свадьбой или с наградой английской королевы...

На Западе (да и на Востоке) к компьютерам уже настолько привыкли, что даже друзья пишут друг другу письма на компьютере, что для них (и для многих из нас) привычней и быстрей, чем отыскать авторучку, лист бумаги и черкануть несколько строк. Даже если вы переписываетесь с человеком, с которым у вас достаточно добрые и дружественные отношения, то и тогда соблюдайте все принципы деловой переписки. Вот почитайте письмо директора американского лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну:

October 8, 1992

Hi, Michael,

I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed to same name, same address, and instead of "Bellorussia" Byelarus, Russia.

Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the date received. We were told that if the address is not the current, correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but we do not -want to lose it or not have you receive it.

Our best to you and much love from all at Camp Alder-sgate and especially the Thomas Family.

Jeffrey C. Thomas
Director

JCT: v

Как видите — вполне дружеское письмо; тем не менее оно выдержано в канонах деловой переписки. Лишь только "Hi" вместо официального приветствия.

Вернемся к традиционному деловому письму.

Следующее, что надо сделать при составлении делового письма,— это избавиться от желания "звучать" слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза:

As per you request, please find eclosed herewith a check in the amount of $16. 49.

Такие выражения, как "herewith" и "as per", не создают ничего, кроме излишней чопорности. А вам просто надо найти нечто среднее между дружеским и официальным тоном.

As you requested. I am enclosing a check for $16. 49.

Второй пример более прост, понятен и продуктивен. Да и более лаконичен. И еще. Забудьте в деловой переписке про все разговорные сокращения. Пишите не "don't", a " do not ", не "isn't", a " is not ", не "haven't", a "have not" и т.д.

Учитывая все сказанное, просмотрите список словосочетаний, которых лучше избегать в деловом письме: хотя эти выражения и часто встречаются у американцев, янки не считают их подходящими для деловых писем. Они слишком громоздкие и официозные.

according to our records acknowledge receipt of as to with reference to

with regard to at hand on hand

attached please find enclosed please find

attached hereto enclosed herewith enclosed please find

beg to inform

beg to tell

for your information

hereby

heretofore

herewith

I have your letter I wish to thank may I ask

in due course of time in receipt of in the near future in view of

our Mrs Johnson permit me to say pursuant to

thank you again thank you in advance thereon

Все эти слова и словосочетания взяты из архивов американской деловой переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот еще список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике:

Вместо	Пишите
advice/ inform	say/ tell/ let us know
along these lines	like
on the order of	as/ according to
at an early date/ at your earliest convenience	soon/ today/ next week/ a specific date
at this. time/ at the present time/ at this writing	now/ at present
check to cover	check for
due to the fact that	because
for the purpose of	for
forward	send
free of charge	free
in accordance with	according to
in advance of/ prior to	before
in compliance with	as you requested
in the amount of	for
in the event that	if/ in case

kindly	please
of recent date	recent
partly	person/ a specific name
subsequent to	after/ since
the writer/ the undersigned	I/ me
up to this writing	untill now

А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант отличается от первого.

Dear Mr Fergusson,

With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.

I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.

For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.

Hoping you understand.

Yours truly...

Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова "said" (здесь: "упомянутые") и "same" ("его же"), которых вообще нужно избегать, а вместо "deem" лучше писать "believe". Причастные обороты looking forward to your early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply: I hope to hear from you soon: Thank you for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.

Dear Mr Fergusson,

We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.

As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.

Sincerely yours...

Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: "your error/your failure". Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating is in jeopardy.

Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)

Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное "please" или "thank you". Вместо We have received your order лучше написать Thank you for your recent order, вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill — Please accept our sincere apologies for the error in your September hill.

Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость — это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.

Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.

Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений "I" и "we", но уж если вы их употребляете, то учтите следующее:

пишите "1" — когда говорите от себя лично, a "we" — когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения "our company" — все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо "я" постоянно называл себя полным именем...

Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным.

Теперь сравните еще два письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.

Вариант первый:

Dear Ms Mitchell,

Having conducted our standard credit- investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.

We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.

As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.

Please accept our sencere regrets and feel to continue to shop at Alien's on a cash basis.

Вариант второй:

Dear Miss Mitchell,

I am sorry to inform you that your application for an Alien's charge account has been turned down.

Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.

Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be reduced.

Untill then we hope you will continue to shop at Alien's where EVERY customer is our prime concern.

Sincerely Yours...

ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА

Хорошее деловое письмо должно быть хорошо спланировано и построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее определить все, что вы хотите сказать, отметить самое важное, чтобы письмо было предельно логичным, законченным и доступным. Набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Проверьте свой черновик: все ли к месту? Ведь адресат должен получить только необходимую информацию. Для лучшего понимания фактов, причин и пояснений, а также для усиления эмоциональности можно воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Иными словами, говорите все, что поможет вам получить желаемый ответ. Только не переборщите! Старайтесь быть немногословным. Вы должны чувствовать, когда надо закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, получилось слишком уж коротким, не поддавайтесь искушению заполнить чистое пространство листа или Дополнить предложения. Ошибкой является также повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.

Если вы уже поблагодарили своего адресата, то можете испортить логический строй письма, написав в конце "Thank you again". Хотя могут быть и исключения. Вот как, к примеру, вполне вежливо,

тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, в которую я, четверокурсник иняза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.

Dear Mr. Goldencov,

Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.

Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will however, keep your name on file for future reference.

Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.

Kindest regards,

Pamela Young
Office Coordinator

Здесь, как видим, "thank you" повторяется два раза, но, на мой взгляд, письмо от этого не пострадало. Просто Памела Янг в вежливой манере подчеркивает: ей, действительно, было приятно, что на какой-то там французский филиал "Дисней Компани" обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году) студент.

Я упоминал о том, что иногда не повредит некая дополнительная информация. Но тут нужно действовать'осторожно, чтобы только лишь подчеркнуть, но не ослабить главную мысль. Иначе приложение некой дополнительной самостоятельной информации может сбить с толку и увести в сторону. Вот представьте, что вы получаете письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:

Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.

Избегайте различных излишеств. К примеру:

Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall catalog.

В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:

I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.

Так как пригласительные письма для того и посылают, чтобы кого-то пригласить, то слова inviting me явно лишние. Так же ошибочно писать the green-colored carpet или the carpet that is green in color. -Зеленый — это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.

А теперь посмотрите на следующий образец.

If we cooperate together the project will be finished quickly.

"Cooperate" уже означает "вместе", поэтому слово "together" не нужно. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его и пишите. Так, вместо "as a result" можно написать "because", a вместо "as otherwise" — "otherwise".

"Разговорные" приставки "up/on/off..." не употребляются в деловых письмах. Пишите не connect up/continue on, но connect/continue... Не Mr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее.

Сравните два следующих письма. Обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и на то, как просто избавились от них во втором.

Вариант первый:

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation that'I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.

Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.

Yours truly...

Вариант второй:

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation to speak to the

National Association of Secretaries.

Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.

I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.

Sincerely Yours

Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть предельно краткими опускают артикли "the", "a", "an" и предлоги, а получается вот что: Please send order special delivery.

Единственное, чего здесь добился приверженец "телеграфного" стиля, опустивший артикль "the" и предлог "by" (что, увы, можно часто встретить в заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного обращения. А правильнее было бы написать: Please send the order by special delivery.

Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью.было перед глазами клиента. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы деловой переписки те же.

НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит "два ядра", то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными "да"или "нет").

Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть "одноядерным". Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной. Лучше напишите позже еще одно письмо.