Лекция 5 « Учет расчетов с подотчетными лицами»

Лекция 5 «Учет расчетов с подотчетными лицами»

План

1. Суть понятия «подотчетные лица».

2. Порядок оформления и оплаты служебных командировок.

3. Порядок выдачи наличности под отчет

4. Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных денежных средств.

5. Порядок составления, проверки, обработки отчетов об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет

6. Отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами и особенности налогообложения.

 

Нормативная база:

1. Положение №637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.
2. Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59

Вопрос 1 Суть понятия «подотчетные лица».

На каждом предприятии могут быть такие расходы, которые невозможно оплатить по безналичному расчету с текущего счета в банке или наличными деньгами через кассу предприятия.

Это могут быть расходы связанные:

1. со служебными командировками работников предприятия;

2. с приобретением сырья, материалов, бензина, запчастей, с/х продуктов, скупкой стеклотары;

3. с хозяйственными нуждами предприятия (отправка почтой корреспонденции, подписка, оплата почтово-телеграфных услуг, оплата пошлины и сборов и т.д.)

4. Автотранспортные предприятия, которые осуществляют межобластные перевозки выдают деньги подотчет на оплату стоимости бензина или дизельного топлива, для закупки за пределами области.

Для оплаты таких расходов выдаются денежные авансы из кассы предприятия. Лица, которым выдаются денежные авансы на вышеперечисленные расходы, называются подотчетными.

Определение термина "подотчетное лицо" в действующем законодательстве отсутствует. Единственный документ, содержащий это понятие «Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений» утвержденная приказом Госказначейства от 26.12.2003 г. № 242, действие которой распространяется исключительно на бюджетные организации.

Согласно этому документу подотчетное лицо - это работник учреждения, который получил под отчет средства для будущих расходов. При этом подотчетная сумма - это средства, выданные работнику учреждения на расходы, связанные со служебными командировками и/или на административно-хозяйственные расходы. Подчеркнем, что средства выдаются именно работнику.

Исходя из приведенных терминов, а также, принимая во внимание соответствующие нормы КЗоТ и п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение № 637), можно сделать вывод, что подотчетным лицом является работник предприятия, которому поручено выполнить определенное задание (покупка материальных ценностей, заказ (оплата) услуг, командировка и т. п.). На эти цели выдается определенная сумма денежных средств (аванс), за которую работник обязан отчитаться, представив в бухгалтерию предприятия документальное подтверждение потраченных средств, оформленное отчетом об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее - авансовый отчет).

Таким образом, выдача предприятием наличных средств под отчет на осуществление расходов, связанных с хозяйственными нуждами предприятия и на командировку, возможна только физическому лицу - работнику, который находится в трудовых отношениях с таким предприятием. На это также указывает НБУ в письме от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871.

Если же у предприятия возникает необходимость в выдаче денежных средств лицу, не находящемуся в трудовых отношениях с этим предприятием, в этих случаях можно поступать только в рамках гражданско-правового законодательства путем заключения, например, договора поручения. Такие правоотношения регулируются нормами ГКУ и условиями заключенного договора поручения и никакого отношения к подотчету не имеют.

Список лиц, имеющих право получать в кассе предприятия наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия (Приложение к Приказу об учетной политике и организации бухгалтерского учета на предприятии).

На хозяйственные, операционные цели и командировочные расходы под отчет выдаются наличные ДС на определенные цели и сроки.

Выдаваемая денежная наличность подотчет должна быть израсходована только на те цели, на которые была получена.

Подотчетное лицо, по истечении установленного срока, обязано предоставить отчет об использовании денежных средств по назначению и предъявить оправдательные документы, а также внести в кассу недоиспользованную сумму.

Вопрос 2. Порядок оформления и оплаты служебных командировок

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места работы.

Командировка по распоряжению руководителя за счет предприятия для выполнения задач, обусловленных трудовым договором, относится к трудовым обязанностям работников. Отказ без уважительных причин от выполнения таких обязанностей считается нарушением трудовой дисциплины, за которое может быть применено дисциплинарное взыскание.

При этом следует учитывать, что КЗоТ запрещает направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ). Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей-инвалидов, могут направляться в командировку только с их согласия (ст. 177 КЗоТ).

Вопрос 3 Порядок выдачи наличности под отчет

Выдача денежного аванса подотчетному лицу осуществляется на основании соответствующего распоряжения руководителя. Например, при направлении работника в командировку издается соответствующий приказ (о служебной командировке).

Выдача аванса подотчетному лицу может осуществляться через кассу предприятия путем оформления расходного кассового ордера или перечисления средств на выданную корпоративную банковскую карточку. При этом необходимо учитывать следующее:

- выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет может осуществляться только при условии представления им авансового отчета по ранее полученному авансу (п. 2.11 Положения № 637);

- предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня не может превышать 10 000 грн. (п. 2.3 Положения № 637 и постановление Правления НБУ от 09.02.2005 г. № 32). Платежи свыше указанной суммы проводятся исключительно в безналичной форме;

- денежные средства выдаются работникам под отчет на срок, определенный п. 2.11 Положения № 637. Нарушение этих сроков влечет за собой применение к работодателю штрафных санкций в размере 25 % от выданной суммы в соответствии с Указом Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" (далее - Указ № 436)

- нарушение сроков возврата выданных под отчет сумм, установленных п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ, влечет за собой обложение налогом на доходы невозвращенной суммы, взимаемой с дохода подотчетного лица, нарушившего срок возврата денежных средств и представления авансового отчета (см. также письма ГНАУ от 12.05.2011 г. № 8882/6/17-0215).

Примеры отражения в учете расчетов с подотчетными лицами

Пример 1. 5 сентября 2012 года работнику предприятия был выдан аванс в сумме 3 000 грн. на приобретение материалов. На следующий день (6 сентября) этот работник как подотчетное лицо предоставил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, документы, подтверждающие приобретение материалов на сумму 2 400 грн. (в т. ч. НДС 20 % - 400 грн.), и налоговую накладную, а также внес в кассу предприятия неиспользованную сумму денежных средств (600 грн.).

 

 

Учет расчетов с подотчетными лицами
№ п/п	Дата	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет	Налоговый учет
Дебет	Кредит	Сумма	Доход	Расход
	05.09.2012	Выдан под отчет аванс на покупку материалов			3 000	–	–
	06.09.2012	Оприходованы материалы на склад на основании авансового отчета и подтверждающих документов			2 000	–	–
	06.09.2012	Отражена сумма налогового кредита по НДС на основании налоговой накладной				–	–
	06.09.2012	Неиспользованная сумма возвращена подотчетным лицом в кассу				–	–

Пример 2. 26 сентября 2012 года работнику предприятия был выдан аванс в сумме 3 000 грн. на приобретение материалов. Работник приобрел материалы на сумму 2 400 грн. (в т. ч. НДС 20 % - 400 грн.), однако авансовый отчет с подтверждающими документами предоставил в бухгалтерию только 3 октября 2012 года. В этот же день была возвращена в кассу неиспользованная сумма денежных средств (600 грн.).

Учет расчетов с подотчетными лицами
№ п/п	Дата	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет	Налоговый учет
Дебет	Кредит	Сумма	Доход	Расход
	26.09.2012	Выдан под отчет аванс на покупку материалов			3 000	–	–
	03.10.2012	Оприходованы материалы на склад на основании авансового отчета и подтверждающих документов			2 000	–	–
	03.10.2012	Отражена сумма налогового кредита по НДС на основании налоговой накладной				–	–
	03.10.2012	Неиспользованная сумма возвращена подотчетным лицом в кассу*				–	–
* В данном случае работник нарушил срок, предусмотренный п. 2.11 Положения № 637 для использования выданных под отчет сумм на покупку ТМЦ для хозяйственных нужд предприятия. В связи с этим на предприятие как на работодателя будет наложен штраф в размере 25 % от выданной суммы в соответствии с Указом № 436. При этом налог на доход работника начислен не будет, так как им соблюден пятидневный срок, предусмотренный п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ.

 

 

.

 

Лекция 5 «Учет расчетов с подотчетными лицами»

План

1. Суть понятия «подотчетные лица».

2. Порядок оформления и оплаты служебных командировок.

3. Порядок выдачи наличности под отчет

4. Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных денежных средств.

5. Порядок составления, проверки, обработки отчетов об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет

6. Отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами и особенности налогообложения.

 

Нормативная база: