Класифікація документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі

Спільною ознакою класифікації, що не відноситься ні до змісту, ні до форми документа, є ознака поділу сукупності документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі, тобто в часі й просторі.

 

3.4.1. Класифікація документів по регулярностю виходу у світ

За регулярністю виходу у світ виділяють періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками, і неперіодичні документи, що виходять в світ через не чітко визначені проміжки часу.

За регулярністю виходу у світ розрізняють щорічник, щоквартальник, щомісячник, тижневик й ін. До періодичних документів відносяться газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація та ін. Неперіодичні документи складають книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки тощо.

 

3.4.2. Класифікація документів за часом

За часом появи документа в зовнішньому середовищі розрізняють оригінал і копію.

• Оригінал – це справжній документ.
• Копія документа – документ, що відтворює інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.

 

3.4.3. Класифікація документів за місцем походження

За місцем походження розрізняють:

місцевий документ – вийшов і поширений у межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи, господарства або навчального закладу;

регіональний документ – вийшов і поширений у межах кількох областей або автономної республіки (Крим);

національний або загальнодержавний – у масштабах України – всеукраїнський;

зарубіжний або іноземний – надрукований надрукований за кордоном).

28. Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб;

2 - емблема організації;

3 - зображення нагород;

4 - код організації;

5 - код документа;

6 - назва міністерства чи відомства;

7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 - назва структурного підрозділу;,

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс (вихідний номер документа);

13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - відбиток печатки;

27 - позначка про завірення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 - позначка про надходження.

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

29. Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об 'єктивність.

2. Стандартність.

3. Логічна послідовність через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не... а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).

4. Ясність викладу, точність опису

5. Свобода від суперечностей. Дозвольте повернутися до виконання своїх обоє 'язків!

6. Переконливість.

7. Лаконічність,

30. До складу документів по особовому складу належать:

v заяви;

v накази по особовому складу;

v характеристики;

v автобіографії;

v резюме;

v анкети;

v доручення;

v розписки;

v особові справи;

v трудові книжки.

Ра́порт ^[1] (от фр. rapport ^[2], rapporter — доносить, докладывать) — донесение^[3], официальный устный или письменный доклад(сообщение) от нижестоящего к вышестоящему, преимущественно в военном деле, при обращении к начальникам (командирам) в процессе служебной деятельности о чём либо, а также о выполнении взятых на себя обязательствах.

До реквізитів рапорту належать:
- адресат;
- адресант;
- назва виду документа;
- текст;
- дата;
- підпис.

Командирові військової частини №1895 майорові Сергієнку Олегу Петровичу сержанта Токаренка Романа Павловича Рапорт

Прошу Вас надати мені відпустку з 05.02.03 по 10.02.03 у зв’язку з сімейними обставинами (одруженням сестри).З правилами поведінки за межами військової частини ознайомлений.Буду перебувати за адресою: 76000, м. Iвано-Франківськ, вул.Галицька, 165/72. Домашній телефон: [phone] (підпис) Р.П.Токаренко

 

31. Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово з а я в а з великої літери й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чптко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

 

Гэнеральному директорові МІМ-Київ Коваленку В. П. Ткаченко Надїі Іванівни

Заява

Прошу зарахувати мене слухачем програми "Магістр бізнес-адмі-ністрування" з 01 вересня 2011 року на денну форму навчання. З умовами вступу та навчання ознайомлена.

23.08.2011 Підпис

32. Резюмé (фр. résumé), CV (лат. curriculum vitæ вимовляють курíкулюм вíте, що перекладається як «життєвий шлях») — це вид документа, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконічність викладу.

Найчастіше використовується під час прийому на роботу. Мета резюме — зацікавити роботодавця своєю кандидатурою. Подається він із супровідним листом, де висловлюється бажання отримати те чи інше місце та пояснюється, чому саме ви підходите на цю вакансію.

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.

3. Контакти.

4. Мета складання резюме.

5. Досвід роботи.

6. Освіта.

7. Знання мов.

8. Дата, підпис.

МЕТА	Заміщення вакантної посади менеджер продажу.
ДОСВІД РОБОТИ	ТОВ “Назва останньої компанії” жовтень 2004 – Менеджер продажу спілкування з клієнтами пошук нових клієнтів супровід продажів   березень 2002 – вересень 2004 Помічник менеджера з продажу спілкування з клієнтами по телефону підготовка документів зустріч клієнтів в офісі   жовтень 2001 – березень 2002 Кур’єр доставка документів клієнтам компанії виконання дрібних доручень   ТОВ “Назва передостанньої компанія” червень 2000 – жовтень 2001 Секретар на телефоні спілкування по телефону з клієнтами компанії приймання факсів і т.п.
ОСВІТА	вересень 1998 – липень 2002 Київський Державний Університет ім. Т.Шевченка факультет “грунтознавства” червоний диплом
ПРОФЕСІЙНІ НАВИЧКИ І ЗНАННЯ	Windows, MS Office, Internet – досвідчений користувач великий досвід продажів, супроводу угод, підготовки документів знання програм 1С, “Парус”
СЕРТИФІКАТИ	сертифікат MSCE (виданий 02.02.2004) спеціаліст по роботі з програмою “1С-Бухгалтерія”
ПУБЛІКАЦІЇ	ряд статей в журналі “Гроші” участь в підготовці збірника
ЗНАННЯ МОВ	Українська - рідна, російська - вільно, англійська нище середнього.
НАГОРОДИ	переможець конкурсу “Кращий менеджер з продажу 2009?
ІНШЕ	Не палю, одружений, двоє дітей, є водійські права, можливі відрядження. Хобі – спорт, фото, музика

33. Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Автобіографія характеризується незначним рівнем стандартизації. Основні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

1. Назва виду документа (Автобіографія).

2. Прізвище, ім'я, по батькові автора.

3. Дата народження (число, місяць, рік).

4. Місце народження.

5. Відомості про освіту (повна назва всіх навчальних закладів).

6. Відомості про трудову діяльність.

7. Відомості про громадську роботу.

8. Сімейний стан і склад сім'ї (батьки, дружина/ чоловік, діти).

9. Домашня адреса і номер телефону,

10.Дата складання.

11. Підпис.

 

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Луценко Іван Петрович, народився 15 червня 1988 року в м. Кременчук Полтавської області.

З 1995 до 2005 р. навчався в міській школі № 7, 11 класів якої закінчив з відзнакою.

З 2005 р. — студент соціологічного факультету Харківського національного університету ім. В. Н. Каразіна, на 3 курсі якого я зараз навчаюся.

Родинний склад:

батько — Луценко Леонід Олегович, слюсар Кременчуцького АТП-01811;

мати — Луценко Любов Василівна, домогосподарка.

Місце проживання: 61049, м. Харків-49, прав. Вишневий, 11, гурт. № 4, кімн. 904.

19 жовтня 2008 р. (підпис) І. П. Луценко