Протокольная визитная карточка

Требования к протокольной визитной карточке государственного служащего во многом аналогичны требованиям к деловой личной карточке, но отличаются от них в сторону большей строгости и лаконичности. Протокольная визитка может быть только классической и должна содержать минимальный объем сведений: организация, в которой работает владелец и ее адрес, имя и должность владельца, телефон и факс. Иногда указывается номер мобильного телефона или пейджера.

У государственных служащих высокого ранга, дипломатов, депутатов на визитной карточке может находиться изображение государственного флага или герба.

Использование государственной символики на визитных карточках других граждан является недопустимым, т. к. они выступают в личном качестве, а не как представители государства.

Фирменная визитная карточка

Указывается адрес, телефон, факс и любые другие сведения, необходимые для осуществления контактов с фирмой. Обязательно наличие эмблемы или логотипа, т. к. карточка с изображением несет более емкую информацию, откладывающуюся в подсознании. В последнее время добавилось правило размещать адрес электронной почты и адрес web-сайта компании – отсутствие этих атрибутов воспринимается как неиспользование компанией Интернет-технологий, что влечет вывод о ее недостаточной серьезности.

Комбинированная визитная карточка

Выше уже отмечалось, что комбинированная карточка содержит сведения как служебного плана, так и личного. Размещение сведений на ней подчиняется общим правилам. В частности, служебный адрес помещается в левом нижнем углу. Если же вы хотите привести и домашний адрес, то его следует напечатать в правом нижнем углу. Женщины, как правило, не указывают на таких карточках свой домашний адрес, ограничиваясь номером телефона.

Шрифт визитной карточки

Общее требование к шрифту визитных карточек заключается в том, что он должен быть легко читаем. Шрифт зависит от местной практики и строго не регламентируется. Имя обычно выделяется легко читаемым полужирным шрифтом и/или большим размером кегля.

Как правило, имя набирается прописным шрифтом, а остальные сведения – строчными буквами. Обычно не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты, с чтением которых могут возникнуть проблемы.

Визитная карточка должна быть оформлена с применением не более чем двух типов шрифтов. Чаще всего используют шрифт с засечками (с маленькими поперечными штрихами или уголками в конце штрихов отдельных букв-типа Times New Roman) или без засечек (типа Arial).

Обычно более крупным полужирным шрифтом – до 12 пунктов и даже более – обозначается имя, отчество и фамилия владельца визитной карточки. При этом используется прямой шрифт, поскольку курсив воспринимается несколько хуже. Особенно важно это, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия либо карточка изготавливается на иностранном языке. Профессия или должность набирается обычно (но не обязательно) тем же шрифтом, но меньшего размера (8-10 пунктов). Другим, но схожим по начертанию шрифтом, впечатывается вся необходимая информация – названия организации и подразделения, адрес, номера телефонов, пейджера, адреса электронной почты и пр. Если информации много, можно напечатать ее более мелким шрифтом, но не меньше, чем в 6 пунктов, иначе карточка будет плохо читаться. В целом принято, чтобы размер шрифта уменьшался к низу визитной карточки. Исключением является только название организации, которое печатается вверху. Здесь шрифт должен быть меньше, чем шрифт имени, – ведь визитная карточка представляет лично вас, а не фирму, в которой вы работаете.

Один пункт составляет 0,351 мм. Под размером (кеглем) шрифта понимается высота прописной (заглавной) буквы.

Размещение сведений на визитной карточке

Правила оформления визитных карточек неукоснительно соблюдаются только в дипломатической практике. В то же время требования к оформлению визиток для частных лиц и бизнесменов не так строги.

Текст визитки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой чистой стороне можно было сделать какие-либо записи. В деловых визитках рекламного направления допускается частично занимать оборотную сторону для размещения дополнительной информации, но и в этом случае все-таки лучше оставить клочок чистого пространства.

Двусторонняя визитка на двух языках в наших условиях не принята, т. к. свидетельствует скорее не о «крутизне» фирмы, а об отсутствии денег на два комплекта визиток – раздельных для отечественных и зарубежных партнеров. В Европе двусторонние визитные карточки также не приняты.

Самые почетные места на визитке – левый верхний угол и центр. Размещение текста строго не регламентируется, но наиболее распространен следующий классический вариант: наверху по центру – название фирмы (организации, учреждения), в которой работает владелец визитной карточки, ниже по центру – фамилия, имя и отчество, еще ниже – занимаемая должность, а также звание или ученая степень. В левом нижнем углу печатается адрес учреждения, в котором работает владелец карточки. Остальные сведения – номер служебного телефона, факса, пейджера, адрес электронной почты, адрес web-сайта фирмы – размещаются в правом нижнем углу (обычно каждый элемент в отдельной строке). В пользу размещения номера телефона в правом углу говорит, в частности, следующее соображение: при наборе номера обычно визитку держат левой рукой, и если номер напечатан слева, то держать карточку становится неудобно. В то же время для «уравновешивания» размещения элементов на поверхности визитной карточки допускается часть сведений располагать также в левом нижнем углу.

Если на карточке присутствует графический элемент, например, логотип фирмы, то он обычно располагается слева посредине высоты карточки или несколько выше. Имя при этом помещается справа от логотипа, а остальные сведения – ниже логотипа и имени (если места остается мало, то все остальные сведения могут быть расположены в одну или две строки).

Цветовая гамма

При типографской печати визитных карточек используется от одного до четырех цветов. В большинстве случаев визитные карточки печатаются не принятыми в полиграфии триадными красками, а так называемыми смесевыми или специализированными.

Общее правило состоит в том, что цветовая гамма не должна далеко уходить от черно-белой, иначе визитка воспринимается как вызывающая и экстравагантная. Лучше всего выбрать спокойные солидные цвета и тона: синий, темно-фиолетовый, темно-оранжевый, коричневый (европейская традиция подразумевает использование для текста темно-синего, темно-коричневого и черного цветов). Обратите внимание также на сочетания цветов. Так, хорошо сочетаются цвета красный и черный, темно-коричневый и зеленый, светло-коричневый и желтый, голубой и белый, голубой и «морская волна», темно-серый и зеленый и др. В то же время, например, красный и голубой, зеленый и розовый цвета сочетаются плохо. Что же касается количества цветов, то совсем неплохо, если на белом фоне вы выберете один цвет. Это и выгодно, ибо чем больше цветов, тем дороже визитка, и характеризует вас как бережливого человека и бизнесмена. На практике чаще всего встречаются одно– и двухцветные визитные карточки.

К настоящему времени сложились общепринятые нормы применения визитных карточек. Они существенно отличаются в личном и деловом общении. Поэтому солидному человеку рекомендуется иметь при себе как деловые, так и представительские визитные карточки. Это поможет вам в зависимости от ситуации без лишних эмоциональных затрат подчеркнуть официальность отношений либо выразить свое дружеское расположение.

Однако вручение визитных карточек подчиняется общим правилам.

Вручение визитных карточек

Визитная карточка вручается при первой встрече (знакомстве). Вручение производится после слов представления и (обычно) рукопожатия. Первым протягивает свою карточку гость, если это визит, или (при знакомстве) лицо, чей ранг ниже или кто по возрасту моложе. При личном знакомстве мужчины и женщины первым вручает свою карточку мужчина. Если должностное положение и возраст партнеров одинаковы, первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.

Вручать визитную карточку следует правой рукой, причем карточка должна быть повернута так, чтобы партнер смог сразу прочитать текст. Вручая визитку, необходимо назвать свою фамилию, особенно если ее произношение вызывает сложности. При вручении визитной карточки принято смотреть в лицо друг другу; вручение визитной карточки сопровождается взаимным легким поклоном или кивком головы.

Визитная карточка никогда не подписывается. Дата на ней также не проставляется.

Приняв визитку, нужно прочитать (можно даже вслух, если вручающий визитку не сделал это сам) фамилию партнера и уяснить его должностное положение. Получив визитку, необходимо вручить свою (даже если это произошло при незапланированной встрече).

Однако если при неделовом знакомстве мужчина вручает свою личную карточку женщине, она не обязана ответить своей визиткой.

Пространные благодарности при получении визитной карточки не приняты.

Доставаться карточки должны легко и непринужденно, не создавая неприятных пауз в разговоре. У делового человека визитные карточки должны быть всегда под рукой. Поэтому хранить собственные визитки следует не в портфеле или органайзере, а в кармане – в портмоне или специальной коробочке (визитнице). Визитницы бывают пластиковыми или кожаными, но лучше, если они металлические, так как в них карточки не мнутся. Бизнесмену рекомендуется всегда иметь при себе не менее 10 своих визитных карточек. Если все же случилась такая незадача, что при встрече у вас не оказалось с собой визитной карточки, обязательно постарайтесь послать или передать ее собеседнику позже.

Если вы заинтересованы в том, чтобы вручить кому-то свою визитку при незапланированной встрече, используйте изящный прием: попросите его визитную карточку. После этого обычно следует обмен визитными карточками.

В отличие от деловых визитных карточек обмен личными карточками может происходить и в конце знакомства. Договариваясь о дальнейших контактах, вполне уместно обменяться карточками.

Получив визитку, никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит. Также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее – это воспринимается как неуважение. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это. Вообще отношение к чужим визиткам дополняет, «дорисовывает» ваш облик перед партнерами. Недопустимо, чтобы чужие визитные карточки терялись между страниц записных книжек или болтались на дне портфеля. Их место должно быть только в специальных визитницах или футлярах.

С другой стороны, нельзя использовать свои собственные визитки для различных заметок. Если вы сами их не уважаете и используете как клочки бумаги, не будет их ценить и ваш партнер.

Визитные карточки могут быть вручены не только лично, но и заочно с помощью курьера или шофера. Иногда визитные карточки посылаются почтой, но это, вообще говоря, не принято. Посылая визитные карточки курьером, вкладывайте их в специальный конверт, на котором чернилами или на пишущей машинке указывайте имя, фамилию и должность адресата. При отправке в общем конверте ряда визиток в ассоциацию или на фирму в верхнем левом углу каждой визитки помечается, кому она адресована.

Свою визитную карточку можно прикрепить скрепкой к официальному письму человеку, с которым вы ведете или надеетесь вести дела. Это позволит ему положить вашу визитку вместе с карточками других деловых партнеров и в случае необходимости взять ее с собой на встречу.

Благодаря некоторым пометкам и надписям визитные карточки можно использовать в различных целях. Например, вполне уместно использовать визитную карточку для поздравления с тем или иным событием – праздником, днем рождения, повышением в должности либо семейным событием. Можно также вложить в конверт визитную карточку вместе с поздравительной открыткой или небольшим письмом. На карточке, как правило, простым карандашом можно приписать несколько слов, обязательно в третьем лице: «Поздравляет с юбилеем», «Благодарит за внимание» или «Желает скорого выздоровления» (разумеется, приведенные здесь кавычки на самой визитке не ставятся). Визитная карточка с парой теплых слов, приложенная к букету цветов, – это высокоценимый жест признательности артисту, художнику или просто доброму знакомому в особый для него день. Здесь будут уместны приписки: «С искренней симпатией», «С любовью и наилучшими пожеланиями» и т. п. С визитной карточкой удобно послать не только цветы, но и сувенир или книгу. Тогда будет уместной, например, такая надпись: «С наилучшими пожеланиями посылает книгу на память».

Карточка с приписанным от руки телефоном или адресом означает просьбу ответного звонка или визита. Визитная карточка, присланная в ответ на какое-либо приглашение, означает невозможность быть лично. Посылая карточку близким друзьям, можно зачеркнуть в ней фамилию и отчество. Это лишний раз подчеркнет теплоту ваших отношений.

При перемене адреса обязательно со старой визитной карточкой посылается новая, на которой сообщаются новые реквизиты.

Деловые визитные карточки – это необходимый атрибут современного делового общения и неотъемлемая составляющая бизнеса. Это также наиболее эффективная форма рекламы, причем довольно недорогая.

В отличие от записей на бумажках, визитки хранятся долго и помогают быстро восстанавливать в памяти информацию о человеке и обстоятельствах встречи с ним. Однако если при общении с клиентами вручением карточки ваша роль и ограничивается, то в работе с партнерами визитная карточка используется значительно шире. Основное назначение визитной карточки в этой ситуации – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитная карточка позволяет избежать неловкости, если один из собеседников забывает имя другого.