Начало работы c Microsoft Access 97

 

Сразу после запуска программы MicroSoft Access 97 на экране появится диалоговое окно «Microsoft Access» (рис. 2), содержащее следующие опции:

рис. 2

Опция	Назначение
Новая база данных	Создание новой базы данных самостоятельно
Запуск мастера	Создание новой базы данных с использованием мастера построения стандартных баз данных
Открыть базу данных	Открыть для работы созданную ранее базу данных (в списке приведено несколько имен баз данных, с которыми работали в последнее время)

 

При выборе опции «Новая база данных» пользователь должен будет ввести имя файла. Затем на экране появится рабочее окно «db1: база данных» (рис. 3), содержащее вкладки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули.

 

рис. 3

Проектирование таблиц

 

Для создания новой таблицы следует в меню Вставка выбрать режим Таблица. В появившемся окне «Новая таблица» требуется выбрать строку Конструктор и нажать кнопку «ОК». Затем пользователю в окне «Таблица1: таблица» требуется заполнить графы: Имя поля; Тип данных; Описание. В нижней части окна заполняются свойства поля с помощью вкладок: Общие; Подстановка.

Для создания ключевого поля при помощи «мыши» выделяют строку (или строки) с требуемыми полями и в меню Правка выбирают режим Ключевое поле.

Для создания условия по требуемому полю в окне «Свойства поля» в строке Условие на значение вводят необходимое условие, например: >1000

Для создания маски ввода значений в окне «Свойства поля» в строке Маска ввода вводят маску, например: “(095)”###”-“#### или “(“000”)”000”-“0000

В СУБД ACCESS 97 существует возможность задавать значение поля по умолчанию, когда значению поля заранее присваивается определенное выражение (чаще всего повторяющееся в таблице). По желанию значение поля можно изменить.

Для создания значения поля по умолчанию в окне «Свойства поля» в строке Значение по умолчанию вводят необходимое выражение, например: г.Москва или АКБ Сбербанк РФ

 

Для создания индексированного поля в окне «Свойства поля» в строке Индексированное поле из раскрывающегося списка требуется выбрать требуемую строку: Да (Допускаются совпадения); Да (Совпадения не допускаются).

 

Формирование схемы данных

 

Для создания схемы данных, то есть связей таблиц, в меню Сервис следует выбрать режим Схема данных. Затем в окне «Добавление таблицы» (рис. 4) требуется выделить те таблицы, для которых будет установлена связь и нажать кнопку Добавить.

рис. 4

 

В окне «Схема данных» для создания связи между двумя таблицами следует с помощью «мыши» перетащить поле (чаще всего ключевое) одной таблицы на другое поле (чаще всего индексированное) другой таблицы и отпустить клавиши «мыши».

В СУБД ACCESS 97 существует понятие целостности данных, то есть приема, который повышает надежность и достоверность информации.

Для создания связи между таблицами с сохранением целостности данных требуется установить флажки: Обеспечение целостности данных; Каскадное обновление связанных полей; Каскадное удаление связанных полей. В случае правильного выполнения данного действия появится окно «Связи» (рис. 5). Нажатием кнопки «Создать» выполняется закрепление выбранных действий.

рис. 5

 

Конструирование запросов

 

В СУБД ACCESS 97 существует два вида запросов: просмотра и действия. К запросам просмотра относят запросы: Выборка, Перекрестный. К запросам действия относят запросы: Обновление, Добавление, Удаление, Создание таблицы.

Для создания нового запроса следует в меню Вставка выбрать режим Запрос. В появившемся окне «Новый запрос» требуется выбрать строку Конструктор и нажать кнопку «ОК». Затем пользователь в окне «Запрос 1: запрос на выборку» (рис. 6) может: переместить требуемые поля таблиц в строку Поле запроса; добавить существующую таблицу в запрос с помощью меню Запрос и режима Добавить таблицу; изменить тип запроса в помощью меню Запрос и соответствующего режима (Выборка, Перекрестный, Создание таблицы, Обновление, Добавление, Удаление); перейти в режим SQL для ручной правки текста запроса с помощью меню Вид и режима Режим SQL.

Для ввода запроса с параметром необходимо на пересечении графы с названием поля таблицы и строки Условие отбора ввести в квадратных скобках текст, например: [Введите число] (рис. 6).

рис. 6

 

Создание форм

 

Для создания новой формы следует в меню Вставка выбрать режим Форма. В появившемся окне «Новая форма» пользователь может выбрать требуемую строку: Конструктор (ручное создание формы, удобное для опытных проектировщиков, а также для создания собственной кнопочной формы); Мастерформ (для удобного построения формы); Автоформа: в столбец (для автоматического построения формы); Автоформа: ленточная (автоматического построение); Автоформа: табличная (автоматическое построение); Диаграмма (для построения формы в виде диаграмм с помощью мастера); Сводная таблица (для создания таблицы со сводной таблицей Excel). По завершению выбора требуется нажать кнопку «ОК».

Для создания поля со списком в конструкторе формы следует на Панелиинструментов выбрать кнопку «Поле со списком». Затем с помощью мастера выполняется создание выбранного элемента. В случае правильного выполнения всех действий появится следующее окно (см. рис. 7).

 

рис. 7

 

Создание отчетов

 

Для создания нового отчета следует в меню Вставка выбрать режим Отчет. В появившемся окне «Новый отчет» пользователь может выбрать требуемую строку: Конструктор (для ручного построения отчета); Мастер отчетов (для построения отчета с помощью мастера); Автоотчет: в столбец (для автоматического создания отчета); Автоотчет: ленточный (автоматическое построение); Мастер диаграмм (для построения отчета в виде диаграммы с помощью мастера); Почтовые наклейки (для создания отчета с почтовыми наклейками). По завершению выбора требуется нажать кнопку «ОК».

При правильном создании, например, автоотчета в столбец появится следующее окно (см. рис. 8).

рис. 8

Создание макросов

 

Для создания нового макроса следует в меню Вставка выбрать режим Макрос. В появившемся окне «Макрос 1: макрос» (рис. 9) пользователю требуется заполнить графы: Макрокоманда (заполняется с помощью раскрывающегося списка) и Примечание (комментарий по макрокоманде).

рис. 9

 

Для создания нового меню пользователя следует создать макрос (например, Макрос2) с макрокомандой Добавить меню. В качестве свойства поля необходимо ввести имя название меню и имя макроса (см. рис. 10).

рис. 10

 

В данному случае следует создать макрос с именем Макрос1 (например, макрокоманда Выполнить команду; команда About Microsoft Access).

Непосредственное создание меню выполняется после установки курсора на имени макроса (например, Макрос2) и выбора в меню Сервис в режиме Макрос пункта Создать меню из макроса. На экране появится строка нового меню с ниспадающим списком. С помощью настройки панели управления из вкладки Команды следует перетащить требуемые таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы в строку нового меню. Для создания нового пункта меню с ниспадающим списком используется команда Новое меню. Для изменения названия пункта используется кнопка «Изменить выделенный объект». Если в названии пункта меню перед каким-либо символом вставить знак & (например, &3. Выход), то этот символ может быть использован в качестве горячей клавиши для быстрого входа в данный пункт (например, здесь «Alt» + «3»).

 

Задания к лабораторным работам (Access)

 

Задание 1. Создание новой базы данных.

 

 

1. Создайте новую Базу данных и присвойте имени файла Вашу фамилию, набранную английскими буквами (длиной до восьми символов).

2. Создайте структуру следующей таблицы (кнопка СОЗДАТЬ, затем режим КОНСТРУКТОР):