Диагностика проблем организации

В пенсионном фонде российской федерации мы выявили несколько проблем:

Автаркия подразделений;

Бессубъектность;

Преобладание личных отношений над служебными;

Патологии строения организации:

Автаркия подразделений — замкнутость отделов на собственных задачах сосредоточенность на внутренних проблемах причём в отрыве от целей, интересов смежных подразделений и организации в целом.

Патология в организационных отношениях:

Бессубъектность — сотрудники либо не хотят либо не могут делать что-то за пределами предписанного.

Преобладание личных отношений над служебными. Возникает при включение в организацию дружеских или родственных отношений.

Отдел персонифицированного учёта мало взаимодействует с другими отделами, так как в этом отделе существует задача немного отличающаяся от других.

Так как цель наблюдаемого отдела отлична от других, то сотрудники не могут выполнять просьбы коллег с других отделов, это может способствовать конфликтной ситуации между ними.

В каждой организации работают люди у которых существуют свои личные проблемы и заботы которые могут «выплескиваться» на окружающих. Это всегда мешает отношениям в коллективе и отражается на работоспособности служащих, приводит к разногласиям. В отделе персонифицированного учёта данная проблема не столь ярко выражена, так как начальник отдела «сглаживает угловатости» в отношениях сотрудников, но все-таки она существует, и в данном курсовом проекте мы попробуем предложить решение этой проблемы.

Наше предложение для решения проблемы, преобладания личных отношений над служебными — полная автоматизация приема граждан.

Глава 2. Проектная разработка

В данном проекте мы ставим задачу реализовать такие цели как:

Устранить проблему преобладания межличностных отношений над служебными;

Упростить процесс принятия и обработки документации;

Сократить время приема клиентов;

Ускорить документооборот между центром и периферией.

Добиться этой цели мы предлагаем полностью автоматизировав процесс принятия, обработки и передачи сведений об индивидуальных предпринимателей.

Для реализации нашего проекта потребуется закупить технику, сократить штат работников, написать программное обеспечение, перепланировать помещение. Со стороны может показаться что проект требует много затрат и вообще создает больше проблем чем решает. Например проблема сокращения штата сотрудников (сейчас в отделе работает 12 сотрудников, а в соответствии с нашем проектом требуются только 6), она заключается в том что уволенных сотрудников во-первых нужно уволить, а во-вторых сложность с последующем их трудоустройстве. Что бы избежать эту проблему мы предлагаем реализовать наш проект постепенно в течение трех лет. Проблема решится вследствие того что у сокращаемых работников в течение рассматриваемого периода наступает пенсионный возраст. Теперь мы расскажем как по нашему мнению лучше реализовать наш проект с наименьшими потерями и в заявленные выше сроки.

Сроки реализации.

Год	Сокращение работников	Найм работников	Процессы
	3 сотрудника	3 сотрудника	Закупка необходимого оборудования. Написание программного обеспечения
	3 сотрудника	Внедрение 3 компьютеров	Тестирование программного обеспечения, выявление и исправление ошибок в программном обеспечение.
	3 сотрудника	Полная компьютеризация отдела	Перепланировка помещения, полная автоматизация процесса приема сведений, переведение письменного архива в электронный и ликвидация письменного, разделение обязанностей сотрудникам.

1 год три сотрудника уходят на пенсию в связи с пенсионным возрастом. Нанимаем на работу трёх программистов, которые пишут программное обеспечение. Закупаем необходимое оборудования.

2 год три сотрудника уходят на пенсию в связи с пенсионным возрастом. На их место внедряется три компьютера. Проходят тестирование программного обеспечения. Выявляют и исправляют ошибки программного обеспечения.

3 год три сотрудника уходят на пенсию в связи с пенсионным возрастом. Перепланировка помещения, ломаем перегородку смежных двух кабинетов. Освобождаем один кабинет. Полная компьютеризация отдела. Полная автоматизация процесса приёма сведений от индивидуальных предпринимателей. Перевод письменного архива в электронный и ликвидация письменного архива. Разделение и объединение обязанностей сотрудников, по мере надобности обучение сотрудников. Внедрение разработанных технологий по проекту закончилась — полной автоматизацией отдела.

Как показали наши расчеты внедрение нашего проекта добиться следующих результатов:

1. За счет того, что прием сведений будет полностью автоматизированный сократиться:

Время приема клиентов,

Упростится процесс составления отчетности.

2. Так как сократится число работников, то:

Четко разделится «сфера влияния» каждого работника;

Можно будет повысить заработную плату работникам;

Финансовых затрат у организации станет меньше;

По данному проекту площадь занимаемая отделом сократится;

Повысится профессионализм работников

3. Появится безбумажная технология.

4. Простота прочтения документации.

5. Благодаря автоматизации ускорится документооборот между центром и периферией.

С внедрением компьютерных технологий может столкнуться со следующими проблемами:

Хакерские атаки

Вирусы

Неполадки в системе.

Хакерство

ХАКЕР — квалифицированный компьютерный взломщик, злоумышленник, специализирующийся на поиске и использовании несанкционированного доступа в вычислительные сети или другое компьютеризированное оборудование для незаконного получения информации, извлечения выгоды, нанесения ущерба.

Несмотря на то, что хакерами называют всех виновников компьютерных атак, хакеры бывают разные, они обладают разными возможностями и ущерб от их деятельности также различный. Специалист в сфере компьютерной безопасности Нил Дэвис\Neil Davis считает, что наиболее многочисленны, но наименее опасны хакеры-любители. На их долю приходится до 80% всех компьютерных атак. Но этих людей интересует не некая цель, а сам процесс атаки. Они испытывают удовольствие от преодоления систем защиты. Чаще всего их действия удается легко пресечь, поскольку хакеры-любители предпочитают не рисковать и не вступать в конфликт с законом.

Более опасны «хакеры-изменники», которые выдают себя за лояльных сотрудников организации. На их долю приходится примерно 3-5% компьютерных атак. По данным консалтинговой фирмы PricewaterhouseCoopers, 58% компаний мира сталкивались с тем, что их сотрудники, в большей или меньшей степени, способствовали проникновению посторонних в их компьютерные сети. «Изменники» обычно идут на совершение подобных преступлений, побуждаемые обидой на свою фирму, которая не способна оценить их выдающиеся способности, или из банального материального расчета. «Изменники» обычно похищают или продают право доступа к ценной информации (номера кредитных карточек, базы данных и т.д.) или ограничиваются актами вандализма. К примеру, муниципальный служащий австралийского города Брисбена повздорил с начальником и был уволен. В отместку он взломал городскую базу данных, содержавшую информацию о городской инфраструктуре, подрядчиках, пенсионерах и т.д. и привел ее в полную негодность.

Вирусы

Вирус — это «саморазмножающаяся» программа, которая будучи однажды запущенной старается заразить другие программы. После того как программа была заражена, она сама становится «вирусоносителем», то есть вирус запускается каждый раз вместе с самой программой и продолжает заражать другие, еще не зараженные файлы. Встречаются безвредные вирусы, которые не делают ничего кроме заражения других программ, но чаще встречаются вирусы-вредители, которые в определенный момент могут стереть какие-то нужные Вам файлы или даже нарушить функционирование всей системы.

Первый компьютерный вирус появился более двадцати лет назад. С тех пор информационные угрозы постоянно менялись, становясь все сложнее. Сегодня большая часть вредоносного кода, в том числе разнообразные троянские программы, эксплойты, руткиты, спам и шпионское ПО, классические вирусы и черви, а также методы фишинговых атак разрабатываются специально для «захвата» компьютеров пользователей в целях получения денег незаконным путем. Возможности Интернета позволяют осуществлять атаки очень быстро, широкомасштабно или избирательно — в зависимости от желания авторов вредоносных программ или представителей криминального андеграунда, финансирующих их деятельность. Вредоносный код может быть вложен в почтовые сообщения, внедрен в пиратское программное обеспечение, размещен на веб-страницах, откуда он загружается троянскими программами, предварительно установленными на зараженных машинах. Масштаб проблемы неуклонно растет: сейчас антивирусные базы «Лаборатории Касперского» насчитывают более 570 500 записей, и каждую неделю эта цифра увеличивается на 3 500 записей.

Этих проблем можно избежать следуя следующим советам:

Не доверяйте спаму. Большинство червей распространяются через электронную почту, а точнее через спам. Поэтому рекомендую удалять все спамерские послания, не вникая особо в подробности написанного. Ну, а скачивать прикреплённые спамерами файлы — это верх глупости.

Обновляйте программное обеспечение. Частенько хакерами используются дыры во всяких браузерах или офисах. Не без дыр наш любимый Windows. Компания, писавшая всё это, спешно выпускает обновления, в котором уязвимость закрывается. Но есть пользователи, которые не очень-то заботятся о скачивании обновлений, поэтому хакеры успешно используют их для своих атак. Но мы с вами не относимся к их числу — поэтому устанавливаем весь свежий софт и обновления.

Всегда иметь на компьютере антивирус и файервол с обновленными базами. МирСоветов настоятельно рекомендует использовать файервол, т.к антивирус не сможет засечь свежий, только что написанный троян, а файервол засечет попытку отправки данных с вашего компьютера.

Так же ваш компьютер могут атаковать без использования вышеописанных программ прямо через Интернет. Хакер вручную проникнет на ваш компьютер и произведёт с ним необходимые ему действия. Поэтому без файервола никуда не деться.

Будьте осторожны с тем, что попадает на ваш компьютер. Не желательно без обновлённого хорошего антивируса подключать к своему компьютеру устройства хранения информации. В наше время вирусы на CD или DVD дисках попадаются очень редко, практически никогда. Даже на пиратских. Хотя несколько лет назад тенденция была совсем другая.

Чаще всего вирусы переносятся вместе с дискетами, на которых хранятся текстовые файлы, на флешках и на винчестерах. Никто не может гарантировать, что если правила безопасности соблюдаете вы, ваш знакомый тоже соблюдает эти правила.

Однако существует и еще одна проблема — финансирование. Мы рассчитали сумму которая понадобиться для реализации нашего проекта.

№	Наименование	Количество	Стоимость 1шт.	Общая стоимость
	Сервер	1 шт.	50 тыс. руб.	50 тыс. руб.
	Модем	2 шт.	4 тыс. руб.	8 тыс. руб.
	Системный блок	4 шт.	11 тыс. руб.	44 тыс. руб.
	Кабель	34 метра	20 руб.	680 руб.
	Бесперебойник «Пилот»	12 шт.	5 тыс. руб.	60 тыс. руб.
Итого:	162 680 руб.

Если считать что заработная плата работников составляет 10 тыс. руб. то на заработную плату в месяц на всех работников (12 человек) составит 120 тыс. рублей. Так у нас сократится число работников то мы можем поднять заработную плату на 5 тысяч 15 тыс. руб. заработную плату в месяц на всех работников (6 человек) составит 90 тыс. руб. Получается экономия в размере (120-90=30) 30 тыс. руб. в месяц.

По нашим расчетам все затраты на реализацию нашего проекта окупятся за 6 месяцев: 162680руб. /30000руб. =5.4~ 6 месяцев.

Так как в соответствии с проектом планируется сократить штат сотрудников, то следует описать обязанности каждого из планируемых сотрудников.

Обязанности сотрудника №1:

Составление отчетности;

Проведение работы с внутренним и внешним резервом отдела;

Осуществление взаимодействия с внешней средой (прокуратурой, администрацией района, разъяснение пенсионной реформы);

Работа с должниками.

Обязанности сотрудника№2:

Составление отчетности;

Выдача страховых пенсионных свидетельств;

Проводить проверки и выездные рейды по рабочим местам страхователей и застрахованных лиц;

Представлять информацию для подготовки ответов на письменные обращения граждан по вопросам пенсионного страхования;

Проверка достоверности представленных данных.

Обязанности тех. Рабочий №1:

Отвечает за корректную работу машин №1,№4;

Отвечает за программное обеспечение машин №1,№4;

Осуществляет помощь и консультацию по вопросам клиентов.

Обязанности тех. Рабочий №2:

Отвечает за корректную работу машин №2,№3;

Отвечает за программное обеспечение машин №2,№3;

Осуществляет помощь и консультацию по вопросам клиентов.

Обязанности тех. Рабочий № 3:

Отвечает за корректную работу машин №5,№6;

Отвечает за программное обеспечение машин №5,№6;

Осуществляет помощь и консультацию по вопросам клиентов.

Обязанности архиватора:

Отвечает за корректную работу машин №9,№10;

Проведение работы с внутренним резервом отдела;

Отвечает за работу архива.

Заключение

В данном курсовом проекте представлен способ решения таких проблем как:

преобладание межличностных отношений над служебными;

сложный процесс принятия и обработки документации;

на прием сведений уходит много времени;

низкая заработная плата сотрудников;

неэффективный, сложный и длительный по времени процесс документооборота между центром и периферией.

Эти проблемы мы предложили решить методом автоматизации процесса приема сведений. После внедрения нашей разработки так же решились другие немаловажные проблемы и облегчился процесс приема, обработки и передачи данных в организации.

С компьютеризацией отдела также существуют некоторые риски, ликвидация или сведения к минимуму которых можно добиться следующими способами:

удалять все спамерские послания, не вникая особо в подробности написанного.

обновляйте программное обеспечение.

всегда иметь на компьютере антивирус и файервол с обновленными базами.

Предлагаемая программа автоматизации требует затрат, которые очень быстро окупятся и в последствии будут приносить прибыль по истечению полугода, что, как мы считаем хороший результат в короткие сроки.

Процесс внедрения компьютеризации отдела по нашим расчетам займет три года, и организация не понесет больших потерь таких как например резкое сокращение штата (в следствии того что у большинства сотрудников пенсионный или предпенсионный возраст).

Мы считаем что наш проект имеет место к реализации еще потому что в век компьютерных технологий он не займет много средств на его реализацию и в последствии не претерпит больших изменений если только технические аспекты, так как компьютерные технологии стремительно развиваются и совершенствуются, или совершенствование программного обеспечения.

Поставленные в начале проектной разработки цели соответствуют поставленным задачам и полученным результатам, результаты даже превосходят.

В ходе выполнения проекта мы научились выявлять проблемы организаций находить способы их решения методом введения инновационных технологий. Также мы освоили основные положения теории организации через изучение государственного учреждения — Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Балашовском районе Саратовской области. Приобрели умение анализировать и понимать основные организационные структуры и процессы; видеть недостатки организации и резервы развития. Овладели навыками проектного подхода к осуществлению эффективных перемен (инноваций) в организации. Овладели навыками оформления проектной работы, участия в публичной защите и экспертизе проектов в соответствии с требованиями к проектным разработкам.

Данная работа вызвала большой интерес и энтузиазм в разработке методов решения проблем организации. Проект оказался очень познавательным и поучительным, он помог раскрыть наши способности в решении поставленных задач. Все намеченные цели выполнены.

Библиографический список

1. Мильнер Б.З. Тория организации: Учебник. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2006. — 720с. — (Высшее образование)

2. www.pfrf.ru/

3. www.crime-research.ru/library/virus. htm

4. security. diwaxx.ru/

5. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации: Учебное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Экзамен, 2006 — 320с. — (Учебник для вузов)

6. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебник, перераб. и доп. — М: ИНФРА-М, 2003. — 248с.

7. Смолкин А.М. Менеджмент: Основы организации: Учебник, перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2000. — 248с. — (Высшее образование)

8. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для вузов: издательство Питер-Юг, 2008. — 395с.

9. www.ljpoisk.ru/archive/852446.html

10. www.xakep.ru/post/14067/default. asp

Приложение

Положение о государственном учреждении — Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Балашовском районе Саратовской области. (5 стр)

Должностная инструкция на старшего специалиста отдела Организации Персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами, взыскание недоимки. (4 стр)

Должностная инструкция начальника отдела Организации Персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами, взыскание недоимки. (4 стр)

Должностная инструкция специалиста — эксперта отдела Организации Персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами, взыскание недоимки. (4 стр)

Должностная инструкция на специалиста отдела Организации Персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами, взыскание недоимки. (4 стр)

План перепланировки помещения. (2 стр)