Вимоги до нотаріальних документів

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати через пошкодження, а також написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (або уповноваженої на те) особи і пе­чаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких неможливо прочитати все написане в них у первісному написанні, наприклад документи, залиті чорнилом, потерті тощо.

На нотаріально оформлюваних документах незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються нотаріусом, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, де прокреслення не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву тощо) і повторені в посвідчувально-му написі. При цьому виправлення повинні бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, що не потребує підпису особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису.

Якщо документи, які посвідчуються, видаються або посвідчу-ються, викладені на двох і більше аркушах, вони повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані й скріплені підписом і печаткою но­таріуса.

Нотаріальні акти

При вчиненні кожної нотаріальної дії нотаріус видає певні документи або посвідчує документи, що підтверджують вчинення конкретної нотаріальної дії. Документ або його посвідчення, які вказують на те, що нотаріальну дію було вчинено, називають нотаріальними актами.

Законодавством передбачаються різні форми вчинення нотаріальної дії (ст. 48 Закону). На підтвердження права на спадщину, права власності на частку у спільному майні подружжя, придбання жи­лого будинку з прилюдних торгів, а також посвідчення фактів, що громадянин живий, про перебування його в певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прий­няття на зберігання документів або передавання заяв від одних юридичних та фізичних осіб іншим видаються свідоцтва. Видача свідоцтва свідчить про вчинення зазначених нотаріальних дій. Форми перелічених свідоцтв затверджені наказом Міністерства юстиції України "Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і зас-відчувальних документах" від 07.02.94 № 7/5.

При посвідченні угод, засвідченні правильності копій документів і виписок з них, справжності підписів на документах, правильності перекладу документів з однієї мови на іншу, посвідченні часу пред'явлення документа, видачі дублікатів на відповідних документах вчиняється посвідчувальний напис за формами, затвердженими зазначеним наказом Міністерства юстиції України.

Посвідчувальний напис повинен бути написаний розбірливо, чітко, без підчисток, вільні місця необхідно прокреслювати, дописки та інші виправлення мають бути застережені.

Для вчинення посвідчувальних написів допускається застосування штампів з текстом відповідного напису.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформленому документі, він може бути продовжений або викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому разі аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з по-свідчувальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса з його печаткою.

Прийняття в депозит грошових сум або цінних паперів підтверджується видачею квитанції. Про вчинення морського протесту свідчить акт про морський протест. Протест векселів підтверджується актом про протест векселя про несплату. У разі пред'явлення чеків до платежу і посвідчення несплати чеків вчиняють посвідчувальний напис.

При вжитті заходів охорони спадкового майна складається опис цього майна, що свідчить про вчинення цієї нотаріальної дії. Про вчинення виконавчого напису свідчить власне вчинення виконавчого напису.

Накладаючи заборону на відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки та іншого нерухомого майна, нотаріус вчиняє напис на відповідних документах і реєструє заборону в реєстрі заборони чи арештів.

При видачі дубліката документа на ньому робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Для підтвердження вчинення цієї нотаріальної дії робиться відмітка на примірнику документа, що зберігається у справах державного нотаріального архіву, державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса.

Нотаріальне діловодство

Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 № 45. Ці правила встановлюють єдиний для держав­них і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів. Мова нотаріального діловодства визначається ст. 20 Закону УРСР "Про мови в Ук­раїнській РСР" від 28.10.89. Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальних дій, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлених документів повинен перекласти нотаріус або перекладач.

Нотаріальне діловодство охоплює ведення документування управлінської діяльності установ державного нотаріату, приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції, складання і оформлення служ­бових документів, контроль за виконанням документів, складанням номенклатури і формуванням справ.

Згідно з Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документального забезпечення нотаріальної діяльності. Ці бланки використовують тільки нотаріуси і тільки для виготовлення нотаріальних документів. Бланки призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також з метою запобігання їх підробки. На спеціальних бланках виготовляються всі примірники нотаріальних документів, за винятком примірника, який залишається у справах державної нотаріальної контори чи у приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає серію і номер використаного для вчинення нотаріальної дії спеціального бланку. Серію і номер використаного бланку нотаріус зазначає також у реєстрі реєстрації нотаріальних дій.

Усі вчинені нотаріальні дії нотаріус реєструє в реєстрі нотаріальних дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій затверджені наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.

Розрізняють два види нотаріальних реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (форма № 1) і реєстрації заборони відчуження жилих будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, a також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (форма № 2).

Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюють індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса.

Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від початку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім числом. З метою додержання таємниці нотаріальних дій згідно зі ст. 8 Закону нотаріуси можуть видавати виписки з реєстрів лише за письмовою заявою громадян чи організацій, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, господарського суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв'язку зі справами, що перебувають в їх провадженні. Виписки з реєстрів нотарі­альних дій про заповіти видаються лише після смерті заповідача.

Реєстри мають бути прошнуровані, їх аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи, уповноваженої на те начальником відповідного управління юстиції. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою управління юстиції.