Визуальные средства создания запросов.

Определяющим моментом формированием запросов является связь между таблицами. Связи в информационных технологиях показывают, какие поля, из каких таблиц связанны и каким образом. Синонимом слова Связь является слово Отношение.

В системе управления базы данных рассматриваются три типа отношений:

• «Один-к-одному». При данном типе отношения в запросе по образцу происходит объединение только совпадающих записей.

Рисунок 8

• «Один-ко-многим». При данном типе отношения происходит объединение всех записей из одной таблицы, с совпадающими записями из другой.нные запрос

Рисунок 9

• «Многие-ко-многим».

Особенности запросов

Особенность запроса состоит в том, что по запросу выбираются данные из базовых таблиц, и на их основе создаются временные результирующие таблицы.

Эти временные таблицы находятся в оперативной памяти. При запросе пользователь имеет дело с отражением требуемых полей оперативной памяти, потому что работы с запросами происходит гораздо эффективнее, так как время доступа к базе данных, хранящейся на винчестере гораздо больше времени доступа к запросам в оперативной памяти.

В запрос заносятся только требуемые поля из общей таблицы, поэтому просмотр результата в значительной мере упрощается.

Безопасность хранения данных в базе данных.

При обращении к винчестеру могут возникнуть ситуации, приводящие к разрушению структуры базы данных:

• Неопытность пользователя.

• Хакерство.

• Выключение электричества.

• Повреждение вычислительной системы.

• Повреждение программного обеспечения (вирус).

7. Виды запросов, применяемых в рекламной практике

Запрос по образцу

Этот запрос может быть разработан с помощью специального языка SQL (Structured Query Language). Однако пользователям MS Access изучать данный язык программирования необязательно, а большинство операций можно выполнить щелчками кнопок мыши и приёмом перетаскивания в бланке, так как пакет MS Access имеет визуальные средства разработки запроса по образцу.

Пример: Рекламному агентству по производству сувенирной продукции необходимо закупить партию ручек для нанесения логотипа фирмы. Стоимость данных ручек не должна превышать пять рублей за единицу продукции.

Технология разработки запроса по образцу в MS Access:

• Запуск программы MS Access (Пуск-->Программы-->MS Access).

• В окне MS Access включите переключатель открыть базу данных, выберете раннее созданную базу Сувенирная продукция и щёлкните на кнопку ОК.

• В окне Сувенирная продукция: База данных откройте панель Запросы. Дважды щёлкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора - откроется бланк запроса по образцу.

• Добавьте в созданный запрос таблицу Поставщики.

• В строке Условие отбора поле Наименование введите: Ручка.

• Строку Условие отбора для поля Цена оптовая надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса выдавались данные о ручках стоимостью до пяти рублей. Для этого необходимо в строке Условие отбора для поля Цена оптовая написать: <=5

Рисунок 10

• Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Отбор ручек стоимостью до пяти рублей.

• В окне Сувенирная продукция: База данных откройте панель Запросы и запустите запрос Отбор ручек стоимостью до пяти рублей. На экране появится результирующая таблица, которая содержит информацию о ручках стоимостью до пяти рублей.

• Закройте все объекты базы данных. Закройте программу MS Access.

Запрос с параметрами

Специальный тип запросов, называемый запросами с параметрами, позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приёмом обеспечивается гибкость работы с базой.

Пример: Рекламному агентству по производству печатной рекламы необходимо выбрать информацию из ранее созданной базы данных о поставщиках цветных принтеров для выпуска новой партии рекламных буклетов.

Технология разработки запроса с параметрами MS Access:

• Запуск программы MS Access (Пуск->Программы->MS Access).

• В окне MS Access включите переключатель открыть базу данных, выберете раннее созданную базу печатная техника и щёлкните на кнопку ОК.

• В окне Печатная техника: База данных откройте панель Запросы. Дважды щёлкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора - откроется бланк запроса по образцу.

• Добавьте таблицу Поставщики, из которой выберите поля: Компонент, Модель, Цена оптовая, Поставщик, Телефон.

• В строке Условие отбора поля Компонент введите: Принтер.

• Строку Условие отбора для поля Цена оптовая надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса пользователь получал предложении ввести нужное значение. Текст, обращённый к пользователю, должен быть заключён в квадратные скобки. Если бы хотели отобрать принтеры, цена которых более 200 у.е., мы бы написали: >200. если бы нам нужны были принтеры дешевле 200 у.е., мы бы написали: <200. но если мы хотим дать пользователю возможность выбора, мы должны написать «Введите цену».

Рисунок 11

• Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Отбор принтера.

• В окне Печатная техника: База данных откройте панель Запросы и запустите запрос Отбор принтера – на экране появится диалоговое окно Введите значение параметра.

• Введите какое-либо число и щёлкните по кнопке ОК. В зависимости оттого, что реально содержится в таблице Поставщики, по результатам запросам будит, сформирована результирующая таблица.

Рисунок 12

• Закройте все объекты базы данных. Закройте программу MS Access.

Итоговый запрос

Запрос, выполняющий вычисление по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может, так же исполнятся иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.

Пример: Полно профильному рекламному агентству необходимо определить наиболее востребованный вид услуг за прошедший период времени, для того чтобы выявить сильные и слабые стороны своей деятельности. Рекламное агентство оказывает следующие виды услуг:

• Создание видеороликов.

• Создание аудио роликов.

• Наружная реклама.

• Неоновая реклама.

• Планирование и реализация рекламных кампаний.

• Реклама в прессе.

• Реклама на транспорте.

• Изготовление сувенирной продукции с нанесением логотипа фирмы.

Технология создания итогового запроса в MS Access:

• Запустите программу MS Access (Пуск--> Программы --> MS Access).

• В окне MS Access включите переключатель открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Рекламное агентство и щёлкните на кнопку ОК.

• Щёлкните откройте панель Запросы щелчком на одноимённой кнопке окна Рекламное агентство: База данных.

• Выполните двойной щелчок на значке Создание запросов в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Виды услуг и заказы, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

• В бланке запроса по образцу введете следующие поля таблицы Виды услуг и заказы: Виды услуг, Количество заказов, Общая прибыль.

• На панели инструментов MS Access щёлкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид--> Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на её базе создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

• Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – Вид услуг), оставьте в строке Групповые операции значения Группировка. Для остальных полей щёлкните в этой строке – появится кнопка раскрывающего списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчёта значений в данном поле.

• Для поля Количество заказов выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество заказов на конкретный вид услуг.

• Для поля Общая прибыль выберите итоговую функцию Sum для определения общей прибыли по конкретному виду услуг.

Рисунок 13

• Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя Расчёт общей прибыли по различным видам услуг.

• Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

Перекрёстный запрос

Он позволяет создать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц.

В перекрёстном запросе отображаются результаты расчетов (таких как суммы, количество записей и среднее значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй в верхней строке. Для примера, при создании перекрёстного запроса мы используем таблицу Код газеты и Запрос на вычисление. Запрос на вычисление был создан на основе таблиц Вспомогательная 1 и Код газеты.

Рисунок 14

Для строк перекрёстного запроса выберем поле Наименование изделия из таблицы Код газеты, а так же поле Рекламодатель из Запроса на вычисления. Для вывода расчетов используем поле Наименование изделия.

Рисунок 15

В данном перекрёстном запросе отражена стоимость объявления в различных газетах города Ростова – на – Дону по отдельно взятым рекламодателям.

Запрос на изменение

Это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Запрос на изменения бывают четырёх типов:

Запрос на удаление

Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

В рекламной практике запрос на удаление позволяет удалить записи о рекламодателях, которые не делали долгое время заказов в рекламном агентстве.