Группировка записей в отчете

 

В отчетах допускается группировка по 10 и менее полям или выражениям.

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку «Сортировка и группировка» на панели инструментов, чтобы открыть окно «Сортировка и группировка».

3. Укажите порядок сортировки данных в отчете.

4. Выберите поле или выражение, для которого задаются параметры группировки.

5. Задайте значения свойств группы, перечисленных в следующем списке. Чтобы создать уровень группировки и определить другие свойства группы, необходимо задать значение «Да» по крайней мере для одного из свойств «Заголовок группы» (GroupHeader) или «Примечание группы» (GroupFooter).

· Заголовок группы (GroupHeader). Добавляет или удаляет заголовок группы, определяемой полем или выражением.

· Примечание группы (GroupFooter). Добавляет или удаляет область примечаний группы, определяемой полем или выражением.

· Группировка (GroupOn). Определяет способ группировки значений. Список доступных значений этого свойства зависит от типа данных поля, по которому проводится группировка. При группировке по выражению выводится полный список значений данного свойства.

· Интервал (GroupInterval). Определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка.

· Не разрывать (KeepTogether). Задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.

 

Изменение порядка сортировки и группировки в отчете

 

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3. В окне Сортировка и группировка выберите область выделения строки для поля или выражения, положение которого в бланке требуется изменить.

4. Снова нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите строку на новую позицию в бланке.

Если перемещаемые группы имеют заголовки или примечания, то на новую позицию будут перемещены заголовки, области примечаний и все созданные в них элементы управления. Однако при этом может оказаться необходимым уточнение положения элементов управления в областях заголовка и примечаний.

 

Изменение порядка сортировки и группировки в отчете

 

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3. В окне Сортировка и группировка выберите область выделения строки для поля или выражения, положение которого в бланке требуется изменить.

4. Снова нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите строку на новую позицию в бланке.

 

Если перемещаемые группы имеют заголовки или примечания, то на новую позицию будут перемещены заголовки, области примечаний и все созданные в них элементы управления. Однако при этом может оказаться необходимым уточнение положения элементов управления в областях заголовка и примечаний.

 

Указание дополнительного поля или выражения для сортировки или группировки в отчете

 

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3. В окне Сортировка и группировка выберите область выделения строки, в которую требуется вставить новое поле или выражение, и нажмите клавишу INS.

4. В ячейке столбца Поле/выражение вставленной пустой строки выберите имя поля, по которому проводится сортировка, или введите выражение.

При заполнении ячейки столбца Поле/выражение в ячейку столбца Порядок сортировки автоматически вводится значение По возрастанию.

5. Для изменения порядка сортировки выберите По убыванию в ячейке Порядок сортировки.

 

Вывод группы в отчете на одной странице или в одном столбце

 

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3. Укажите уровни группировки в отчете.

4. Выберите поле или выражение, определяющее группу, которую требуется удерживать на одной странице.

5. В окне Сортировка и группировка выберите в бланке свойств группы значение свойства Не разрывать (KeepTogether).

· Полную группу. Заголовок группы, все записи в области данных и область примечаний группы печатаются на одной странице или в одном столбце.

· Первую область данных. Заголовок группы печатается на странице или в столбце только в том случае, если удается напечатать на той же странице первую запись из области данных.

6. Откройте окно свойств отчета.

7. Выберите значение свойства Неразрывная группа (GroupKeepTogether).

· На страницу. Группа помещается на одну страницу.

· На столбец/ряд. Группа помещается в один столбец или ряд.

 

Примечания. Если необходимо удерживать вместе данные из конкретного раздела отчета, например, записи в области данных, следует задать для свойства Не разрывать (KeepTogether) этого раздела значение «Да».

 

Скрытие повторяющихся данных в отчете

 

Скрыть повторяющиеся данные можно в отчете с либо отсортированными, либо сгруппированными записями.

 

Скрытие повторяющихся данных в отчете с отсортированными записями

1. Создайте отчет, сортирующий записи по одному или нескольким полям, которые могут содержать повторяющиеся значения.

2. В режиме конструктора отчета поместите в отчет поле для всех полей в области данных.

3. Для отображения окна свойств элемента управления Поле, который может содержать повторяющиеся записи, убедитесь, что он выделен, и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов.

4. Задайте для свойства Не выводить повторы (HideDuplicates) значение «Да».

Примечание. Если для элемента управления Поле свойство «Не выводить повторы» (HideDuplicates) имеет значение «Да», Microsoft Access печатает встретившееся значение в первой записи, в которой оно появляется, а если значение повторяется в записях на другой странице, то в начале новой страницы.

Скрытие повторяющихся данных в отчете со сгруппированными записями

 

1. Создайте отчет с одним или несколькими уровнями группировки.

2. В режиме конструктора отчета переместите элемент управления Поле для поля, по которому проводится группировка, из заголовка группы в область данных.

3. Для отображения окна свойств элемента управления Поле, который может содержать повторяющиеся записи, убедитесь, что он выделен, и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов.

4. Задайте для свойства «Не выводить повторы (HideDuplicates) значение «Да».

5. Удалите линии и все остальные элементы управления из заголовка группы.

6. Откройте окно свойств группы двойным нажатием кнопки мыши на области выделения раздела.

7. Задайте значение 0 для свойства Высота (Height) заголовка группы.

Примечание. Имя группы будет выводиться только в начале группы или в начале новой страницы при продолжении группы на новой странице.

 

Создание вычисляемого элемента управления

 

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите на панели элементов инструмент для создания элемента управления, который будет использоваться как вычисляемый.

Примечание. Обычно элементом управления, используемым для вывода рассчитанного значения, является поле, но допускается использование любого элемента управления, имеющего свойство Данные (ControlSource).

3. В форме или отчете выберите место, в которое следует поместить элемент управления.

4. Выполните одно из следующих действий.

· Для поля допускается ввод выражения прямо в элемент управления.

· Если элемент управления не является полем или если требуется ввести выражение в поле с помощью построителя выражений, убедитесь, что нужный элемент управления выделен, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов и введите выражение в ячейку свойства Данные (ControlSource) или нажмите кнопку построителя, чтобы открыть построитель выражений.

Примечания

· В вычисляемом элементе управления перед каждым выражением следует помещать знак равенства (=).

· Если требуется больше места ввода выражения в ячейку свойства Данные (ControlSource), нажмите клавиши SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.

· Если форма имеет базовый запрос, допускается ввод выражения в запрос вместо того, чтобы вводить его в вычисляемый элемент управления.