Предмет і зміст курсу, методологічні особливості та зв’язок з іншими дисциплінами

Предмет і зміст курсу, методологічні особливості та зв’язок з іншими дисциплінами

 

Сучасний етап функціонування економічної системи характеризується зростанням інформаційного навантаження на управ­лінський персонал. Це й характеризує актуальність проблеми комплексної автоматизації управлінської діяльності на основі сучасних інформаційних технологій та засобів телекомуні-
кацій.

Автоматизація управлінської діяльності — це об’єктивний процес, який має охопити галузь у цілому, основою якої є створення високоорганізованого середовища, що має охоплювати та об’єднувати інформаційне, телекомунікаційне, програмне забезпечення, інформаційні технології, мережі, бази даних і знань, інші засоби інформації, що дасть можливість на якісно новому рівні проводити як повсякденну оперативну роботу, так і аналіз стану та перспектив діяльності в цілому, приймати науково-обґрунтовані управлінські рішення.

У результаті вивчення дисципліни студент має одержати потрібні знання з теорії та практики використання інформаційних технологій в обліку, має знати теорію економічної інформації, види діючих інформаційних систем, комп’ютерні технології оброблення економічної інформації, створення і впровадження інформаційних систем нового покоління — систем підтримки прийняття рішень (СППР).

 

Поняття та зміст інформаційного забезпечення (ІЗ) ІС обліку

Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.

Структуру інформаційного забезпечення наведено на рис. 1.3.

Основою інформаційного забезпечення ІС є інформаційна база (ІБ), що використовується у функціонуванні ІС. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, які розв’язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньомашинну ІБ.

Рис. 1.3. Структура інформаційного забезпечення

 

3.2. Характеристика позамашинної інформаційної бази

 

Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобів обчислювальної техніки. Основним носієм інформації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо).

Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).

Вхідна документація містить первинну, необроблену інформацію, що відображає стан об’єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення.

Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат.

Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.

 

3.3. Уніфікація та стандартизація документації

 

Постановою Держкомітету стандартів «Уніфіковані системи документації, які використовуються в АСУ» визначено вимоги до уніфікованої системи документації (УСД). Вона охоплює комплекс взаємопов’язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. До складу УСД входить облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунково-платіжна та інша інформація. Кожному документу присвоєно код відповідно до загальнодержавного класифікатора управлінської документації (ОКУД).

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

Ø стандартна форма побудови;

Ø пристосування до автоматизованого оброблення;

Ø мінімізація показників;

Ø крім дублювання;

Ø охоплення всіх складових для цілей управління показників.

Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах, є пов­ністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації на всіх ділянках поки що не можна з причин різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають мати стандартну форму побудови документів, що передбачає виокремлення в документі трьох частин: заголовкової, змістової, оформ­лювальної.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види і форми первинних документів, що використовуються для розв’язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з’ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосованими до автоматизованого оброблення. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами.

 

3.4. Машинна інформаційна база обліку. Особливості розміщення інформації
на машинних носіях

 

Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої інформації, представленої у вигляді, зручному для сприймання технічними засобами. Це файли (масиви), бази даних (БД), банки даних (БнД), бази знань, а також їх системи.

За змістом внутрішньомашинне інформаційне забезпечення — це сукупність фактичних зведень, що використовуються в господарській діяльності об’єкта.

Пофайлова організація ІЗ — це формування різних масивів. Класифікувати їх можна за різними ознаками: за змістом, способами використання, призначення, методом організації.

Файл — це сукупність однорідної інформації складу та послідов­ності полів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені.

Термінологічно поняття «масив» і «файл» близькі за змістом.
Це — сукупність однорідної жорстко організованої та пойменованої інформації. Для ідентифікації кожному файлу під час його запису присвоюється ім’я та розширення, що уточнює різновид­ність файла.

За роллю оброблення й технології використання масиви класифікуються так:

Ø постійні масиви належать до категорії нормативно-довідкових, складають інформаційну базу АІТ та охоплюють відомості, які порівняно рідко змінюються. До їх складу входять масиви класифікаторів, довідників, каталогів та іншої умовно-постійної інформації.

Ø поточні масиви охоплюють змінну інформацію, що поступає в систему від об’єкта, який управляється, і характеризує стан зовніш­нього середовища, а також сам процес управління об’єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.

Ø проміжні масиви виникають на етапах розв’язання задач і виконують роль механізму, що передає інформацію від задачі до задачі або в середині задач.

Ø вихідні масиви зберігають інформацію, отриману в результаті оброблення вихідної інформації. Вони містять сукупність показників, потрібних для аналізу та прийняття управлінських рішень.

Ø зберігальні масиви найчастіше формуються на основі вихід­них і охоплюють інформацію, потрібну для оброблення в наступних звітних періодах.

Ø пошукові (інформаційні) масиви — це сукупність показників, записів, ключів пошуку, що характеризують або зміст певних документів, або конкретний об’єкт, систему, організацію тощо.

Ø службові масиви містять допоміжну інформацію, потрібну для оброблення всіх видів масивів.

3.5. Організація баз і банків даних автоматизованої інформаційної системи. Ресурси баз даних.

Система управління базами даних (СУБД) — це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, поповнювати їх та працювати з ними.

Банк даних (БнД) — це автоматизована система, сукупність інформаційних, програмних, технічних засобів і персоналу, що забезпечує зберігання, нагромадження, оновлення, пошук і видачу даних.

База даних (БД) — це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, що забезпечує зручну взаємодію між ними та швидкий доступ до даних.

Використання принципів бази та банку даних передбачає організацію зберігання інформації у вигляді БД, де всі дані зібрано в єдиному інтегрованому середовищі, і до інформації як важливого ресурсу забезпечено широкий доступ користувачів. Така організація даних усуває цілий ряд проблем:

Ø відпадає потреба в кожній прикладній програмі детально вирішувати питання організації файлів;

Ø усуває багаторазове введення й дублювання одних і тих самих даних;

Ø не виникає проблеми зміни прикладних програм у зв’язку із заміною фізичних пристроїв або зміни структури даних;

Ø підвищує рівень надійності та захищеності інформації;

Ø зменшує надлишок даних.

Технологія баз і банків — провідний напрям організації внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій баз і банків даних визначається рядом чинників: ростом інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам’яті, збільшенням її об’ємів, новими засобами та можливостями в галузі комунікації.

База даних — це динамічний об’єкт, який змінює значення зі зміною стану предметної сфери, яка відображається (зовнішніх умов стосовно бази).

 

5.1. Принципи створення та функціонування ІСО

 

У теорії та практиці створення інформаційних систем виокремлюють три підходи: локальний, глобальний та системний.

Суть локального підходу полягає в тому, що інформаційні сис­теми створюють послідовним нарощуванням задач. Проект на предмет його повноти взагалі не розглядається, і втрачається можливість науково обґрунтувати вибір і оцінити напрями розвитку інформаційної системи, комплекс технічних засобів, а також побудувати її модель.

Переваги: відносно швидка віддача, наочність задач, розроблення невеликими «замкнутими» групами, простота керування системи.

Недоліки: не можна забезпечити організацію комплексів задач, дублювання, постійну перебудову програм та організацію задач. За глобального підходу розробляють проект, а потім запровад­жують.

Системний (комплексний) підхід щодо створення інформаційної системи — це комплексне вивчення економічного об’єкта як одного цілого з представленням його частин як цілеспрямованих систем і вивчення цих систем та взаємовідносин між ними.

За системного підходу економічний об’єкт розглядають як сукупність взаємопов’язаних елементів однієї складної динамічної системи, що перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх чинників, пов’язаних процесами перетворення вхідної інформації в іншу вихідну інформацію.

Характерні ознаки системного підходу: одночасне охоплення проектуванням великої кількості задач; типізація та стандартизація рішень; ключова роль баз даних; локальне впровадження; збіль­шення функціональних задач.

Із цього випливає, що згідно з нормативними документами під час створення автоматизованих інформаційних систем (АІС) потрібно керуватися принципами системності, розвитку, сумісності, стандартизації та ефективності.

Принцип системності. Потрібно встановити такі зв’язки між структурними елементами системи, які забезпечували б її сумісність і взаємодію з іншими системами. Принцип розвитку (відкритості). Автоматизована інформаційна система повинна створюватися з урахуванням можливості поповнення й оновлення її функцій та складу без порушення функціонування АІС.

Принцип стандартизації. Під час створення систем має бути раціонально застосовано типові, уніфіковані й стандартизовані елементи, проектні рішення, пакети прикладних програм тощо.

Принцип ефективності. Досягнення раціонального співвідношення між витратами на створення АІС та кінцевим результатом.

Принцип безпеки даних. Інформація має бути захищеною від несанкціонованого доступу, будь-яке порушення в системі має бути виявленим.

Принцип надійності. Програмне та апаратне забезпечення має бути високо надійним. Інформація має бути точною, доступною та надаватися без затримок.

Принцип продуктивності. Жорсткі вимоги до термінів оброблення інформації, оперативне надання інформації.

Принцип пристосування. Наявні інформаційні системи мають бути придатними для модифікації та розширення, навіть за умови повної модифікації системи інформація має бути збереженою.

Зауважимо, що розглянуті вимоги до АІС є загальними. У процесі створення системи завжди існують індивідуальні вимоги до її проектування.

 

5.2. Організація робіт зі створення інформаційних систем обліку. Стадії та етапи робіт зі створення та впровадження ІСО

 

Зведений синтетичний облік.

Призначення комплексу задач: рознесення за рахунками, субрахунками господарських операцій, складання зведених звітних документів, «Головної книги», «Сальдово-обігової відомості», бухгалтерського балансу.

Вихідна інформація: баланс, сальдо за рахунками на кінець звітного періоду, обороти за дебетом і кредитом рахунків.

Вхідна інформація: сальдо за рахунками на початок звітного періоду, рух засобів на рахунках.

Детально автоматизацію розв’язання облікових задач ми розглянемо в наступних темах.

 

 

5.4. Постановка задач, розроблення алгоритмів, одержання вихідної інформації

 

Одним із найважливіших етапів, який виконується з активною участю користувача, є постановка та алгоритмізація задачі для автоматизованого розв’язання. Постановка задачі інформаційної системи — це важлива та достатня сукупність знань із конкретної задачі інформаційної системи. Результати подаються у вигляді документа «Опис постановки задачі». Відповідно до держстандарту РД 50 — 34. 698 — 90 цей документ уміщує такі розділи:

Вихідна інформація.

2.1. Перелік та опис вихідних повідомлень. У табл. описують вихідні повідомлення та масиви, що формуються під час рішення задач. Приклад наведено в табл. 5.1.

Таблиця 5.1

Вхідна інформація.

3.1. Перелік та опис вхідних повідомлень. Приклад наведено в табл. 5.2.

Таблиця 5.2

Таблиця 5.3

ПЕРЕЛІК МАСИВІВ ІНФОРМАЦІЇ

 

Назва реквізиту	Ідентифікатор реквізиту	Тип поля	Значність
1	2	3	4

3.2.3. Алгоритм розв’язання. У цьому підрозділі дається структурна схема алгоритму з посиланням на послідовність етапів обчислень.

 

5.5. Організація діяльності облікового апарата в умовах функціонування автоматизованого оброблення даних

 

В умовах автоматизованого оброблення облікових даних організаційно-методичні функції бухгалтерського обліку передбачають виконання таких робіт:

Ø розроблення та впровадження заходів удосконалення організації облікового процесу та ведення бухгалтерського обліку;

Ø методичне керівництво та контроль за діяльністю посадових осіб структурних підрозділів, пов’язаних з організацією та веденням бухгалтерського обліку;

Ø методичне керівництво з організації та ведення бухгалтерського обліку у виробничих (структурних) підрозділах;

Ø методичне керівництво з організації внутрішньогосподарського обліку в межах підприємства;

Ø забезпечення контролю терміну надання відповідної інфор­мації структурними підрозділами;

Ø методичне керівництво організацією внутрішнього аудиту в конкретних підрозділах та на підприємстві в цілому;

Ø організація підготовки та проведення інвентаризації;

Ø методичне керівництво організацією моделювання облікових даних для забезпечення управлінських функцій;

Ø методичне керівництво організацією аналізу фінансово-господарської діяльності в цілому на підприємстві та в окремих підрозділах.

В умовах автоматизованого оброблення даних інформаційні функції бухгалтерського обліку забезпечують облікові працівники завдяки виконанню таких робіт:

Ø збирання, реєстрація та передавання даних первинного обліку здійснених господарських операцій;

Ø участь у збиранні, реєстрації та передаванні даних первинного обліку господарських операцій, що здійснюються та оформляються окремими структурними одиницями підприємства;

Ø аналіз та коригування первинної інформації;

Ø формування електронної нормативно-довідкової інформації та її коригування;

Ø автоматизований контроль введеної інформації;

Ø формування інформації в регламентному режимі та режимі запиту;

Ø контроль та аудит результатної інформації на предмет її повноти та достовірності;

Ø пошук помилок і неточностей в обліковій інформації, їх усунення;

Ø аудит правильності складання періодичної та річної звітності;

Ø використання наявної інформаційної бази обліку для надання працівникам підприємства довідок та пояснень за розрахун­ками господарських операцій;

Ø архівування облікової інформації.

 

5.6. Основні види ризику, пов’язані з автоматизацією обліку

 

Ризик — це ймовірність виникнення збитків або недоодержання прибутку від фінансово-господарської діяльності. Ризик автоматизованих систем бухгалтерського обліку випливає з можливості припущення похибок або перекручень під час документування господарських операцій, неправильного відображення їх у реєстрах бухгалтерського обліку. Це означає, що система бухгалтерського обліку буде малоефективною, не повністю надійною.

Розроблення та впровадження автоматизованого оброблення облікових даних мають забезпечувати зменшення ризику обліку.

Розрізняють такі основні види ризику автоматизованого оброблення облікових даних, пов’язані з:

Ø помилками під час уведення даних (неперевірене поход­ження даних, неправильна форма запису даних під час підготовки бухгалтерської проводки; зроблені помилки під час перенесення даних на машинні носії або перезапису даних);

Ø хибним кодом (найменування виробів, клієнтів, постачальників тощо в системі відображаються у вигляді кодів, тому введення помилкового коду стає причиною помилок в обробленні даних);

Ø невизначеними даними (невідомо: кому, від кого та мета перерахування грошей; наявність помилкових реквізитів у записі; неможливість ідентифікації інформації, яку вводять в ЕОМ, через те, що дані записано до введення ідентифікатора);

Ø недозволеними операціями (виконані облікові операції (випадково або навмисно) не відповідають вимогам керівництва);

Ø порушенням контрольного ліміту (порушення ліміту на повноваження окремих виконавців підприємства або на обсяг операцій);

Ø порушенням (втратою) записів (втрата інформації до введення в ЕОМ, під час оброблення або після їх виклику з системи для коригування);

Ø зробленими помилками під час виведення даних (дані у звіті помилкові, інформація запізнилася та втратила свою цінність, користувач не зрозумів представлених даних, звіт надійшов не за призначенням);

Ø зробленими помилками під час оброблення даних (обробляються хибні вхідні дані);

Ø розбіжністю підсумків (невідповідність окремої інформації контрольним сумам через помилки в програмуванні, брак стандартних програм для перевірки збалансованості даних, неповні або неточні дані, що вводяться до системи, проміжок у часі між ручним та автоматизованим обробленням даних);

Ø недоречним способом контролю (спосіб контролю не дає можливості відтворити процес оброблення даних);

Ø ланцюжком помилок (невиявлена помилка на одній ділянці обліку дає хибні результати на іншій ділянці, яка використовує неякісні дані);

Ø неповними обліковими записами (інформація, яка вводиться до ЕОМ, містить неповні облікові записи);

Ø повторенням помилок (під час постійного оброблення даних помилки можуть повторюватися через неякісне розроблення програми, через багаторазовий запис однієї й тієї самої операції, через введення хибної змінної інформації або хибної постійної інформації, через недостатність технічних засобів у прикладному програмному забезпеченні);

Ø хибним розподілом на періоди (інформацію віднесено не до того облікового періоду);

Ø підтасуванням даних (програма уможливлює крадіжку коштів підприємства);

Ø невідповідністю нормативним актам (порядок уведення даних не відповідає вимогам нормативних актів);

Ø неузгодженістю з політикою адміністрації (політику та методи керівництва неузгоджено з системою оброблення даних на ЕОМ);

Ø невідповідністю якості послуг вимогам користувачів (користувачі не отримують вчасно потрібних результатів через: недостаню потужність ЕОМ, споживання окремими користувачами більшої частки послуг, ніж їм належить, неефективність автоматизованих систем і методів, неточне визначення першочергових робіт, застаріла техніка або програмне забезпечення, брак взаємо­розуміння між користувачами та персоналом, який обслуговує ЕОМ);

Ø хибним обліком (облікова інформація обробляється не за діючою методикою обліку).

Для зменшення ризику автоматизованого оброблення даних потрібно:

Ø покласти відповідальність на працівників за використовувані ресурси (фізичні засоби, інформаційні масиви, лінії зв’язку, документацію тощо);

Ø забезпечувати постійну перевірку якості заходів захисту даних;

Ø використовувати криптографію;

Ø користувачам відповідати за застосування за призначенням наданої їм інформації;

Ø внести до файлу «запис-живця» (назву неіснуючого підприємства, зайву літеру у прізвищі покупця тощо) для виявлення протизаконного використання інформації;

Ø контролювати знищення непотрібної інформації;

Ø забезпечити правову охорону заходів захисту даних (переслідування порушників порядку користування інформацією, установленого підприємством);

Ø класифікувати інформацію за її значенням (наприклад, секретні дані про комерційну діяльність, секретні дані про виробничу діяльність, секретна інформація про персонал, секретна бухгалтерська інформація тощо);

Ø ознайомити персонал підприємства з проблемами захисту даних та з потребою виконувати заходи захисту інформації;

Ø фізично захистити важливі форми та бланки.

 

Предмет і зміст курсу, методологічні особливості та зв’язок з іншими дисциплінами

 

Сучасний етап функціонування економічної системи характеризується зростанням інформаційного навантаження на управ­лінський персонал. Це й характеризує актуальність проблеми комплексної автоматизації управлінської діяльності на основі сучасних інформаційних технологій та засобів телекомуні-
кацій.

Автоматизація управлінської діяльності — це об’єктивний процес, який має охопити галузь у цілому, основою якої є створення високоорганізованого середовища, що має охоплювати та об’єднувати інформаційне, телекомунікаційне, програмне забезпечення, інформаційні технології, мережі, бази даних і знань, інші засоби інформації, що дасть можливість на якісно новому рівні проводити як повсякденну оперативну роботу, так і аналіз стану та перспектив діяльності в цілому, приймати науково-обґрунтовані управлінські рішення.

У результаті вивчення дисципліни студент має одержати потрібні знання з теорії та практики використання інформаційних технологій в обліку, має знати теорію економічної інформації, види діючих інформаційних систем, комп’ютерні технології оброблення економічної інформації, створення і впровадження інформаційних систем нового покоління — систем підтримки прийняття рішень (СППР).