Заполняемые формы документов

С формами документов, требующими заполнения, можно работать в форматах MS Word, MS Excel и Adobe Reader. К таким формам относятся, например, налоговые деклара­ции, документы бухгалтерской отчетности, справки и т. п. Открыть форму в популярных редакторах можно с помо­щью гипертекстовой ссылки из комментария экспертов компании «Гарант», расположенного в тексте документа рядом с названием заполняемой формы.

Пример 3

Найдем форму заявления о выдаче заграничного паспор­та нового поколения.

► В поле Базового поиска введем запрос новый загранпас порт, построим список. Из списка откроем приказ ФМС от 26 марта 2014 г. № 211.На панели навигации перейдем к разделу Встроенные объекты и выберем Заявление о выдаче паспорта ново го поколения.

►Перейдем по ссылке См. данную форму в редакторе

Adobe Reader и загрузим форму заявления в редактор Adobe Reader.

► Заполним графу «Фамилия, имя, отчество» и сохраним этот документ в файл Паспорт.

СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА В ФАЙЛ

При сохранении документа или списка предусмотрена возможность выбора одного из следующих форматов: Документ RTF, Документ PDF, Только текст, Документ HTML, XML.

Сохранить графику и внутренние гиперссылки позволяют форматы Документ RTF и Документ HTML. Первый из них предназначен для работы в редакторе MS Word, вто­рой - в интернет - браузерах.

При выборе формата Только текст дальнейшая работа с документом будет возможна в программе Блокнот.

Пример 4

Сохраним текст Конституции Российской Федерации в файл.

►Найдем и откроем Конституцию Российской Федерации. Нажмем кнопку

►В поле Имя файла введем Конституция. В поле Тип файла укажем Только текст.

►Сохраним документ в файл Конституция.

ГРАФИКА В ТЕКСТЕ

Содержащиеся в документах графические изображения можно просматривать непосредственно как в тексте, так и в отдельном окне. Достаточно щелкнуть по изображению, и оно загрузится в отдельном окне, где доступен расширен­ный набор операций, позволяющих масштабировать, сохра­нять или распечатывать изображение.

Пример 5.

Изучим возможности работы с графикой на примере информационного сообщения ЦБР № 15/01 «Описание и технические характеристики банкнот и монет евро».

►Найдем и откроем информационное сообщение ЦБР № 15/01 «Описание и технические характеристики банк­нот и монет евро».

►В Структуре документа найдем раздел Встроенные объ­ екты.

►Перейдем к рисунку 100 евро (лицевая сторона).

►Двойным щелчком откроем в специальном окне рисунок 100 евро (лицевая сторона).

►Увеличим изображение, используя кнопкупанели инструментов.

►Какой цвет банкноты 100 евро? _

КОММЕНТАРИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

При работе с документами вы можете сопровождать текст своими комментариями. Для удобства они будут выделены специальным шрифтом и полем.

Пример 6.

Добавим комментарий в главу 11 «Заключение трудового договора» Трудового кодекса Российской Федерации.

► Найдем и откроем Трудовой кодекс Российской Федерации (для поиска документа воспользуемся ссыл­кой Кодексы Российской Федерации в разделе Бизнес-справки Основного меню).

►С помощью Контекстного фильтра Структуры докумен­ та найдем главу 11 «Заключение трудового договора». Установим курсор после заголовка главы.

►Для ввода комментария нажмем клавишу В поя­вившееся поле введем текст, например Изучить судебную практику о порядке заключения трудового договора.

►Комментарий сохраняется автоматически. Обратите вни­мание: на вкладке Структура документа после папки Оглавление появилась папка Мои комментарии. Список всех документов, содержащих ваши комментарии, можно построить с помощью ссылки Документы с комментари­ ями пользователя, которая находится в папке Мои ком­ ментарии на вкладке Мои документы панели навигации.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР И ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА

Чтобы распечатать размещенный в основном окне систе­мы список документов, текст отдельного документа или Обзор изменений документа, необходимо нажать кнопку Печать панели инструментов или выбрать соответству­ющую команду в разделе Файл командного меню. Перед началом печати вы можете воспользоваться функцией предварительного просмотра документа, которая позволяет увидеть макет страницы, например расположение текста, таблиц, состав колонтитулов, а также общее количество страниц в распечатке.

Пример 7.

► Осуществим предварительный просмотр печати текста Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О госу­дарственном языке Российской Федерации».

Найдем и откроем Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

С помощью кнопки посмотрим, как будет выглядеть

документ на печати. ► В левой нижней части экрана найдем информацию о количестве страниц, необходимых для распечатки документа: _

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Результатом поиска является список документов. Списки документов, полученные с помощью Базового поиска, Поиска по реквизитам с применением полей контекст­ного поиска, а также списки ссылок на документ сорти­руются по степени соответствия запросу. В остальных случаях по умолчанию списки сортируются по юридиче­ской силе документов. Кроме того, возможна сортировка по дате издания и дате последнего изменения.

• Списки можно уточнить с помощью Базового поиска или Поиска по реквизитам, а также с помощью фильтров или Анализа списка.

• Список документов можно сохранить для дальней­шей работы как на жестком диске, так и в папку Мои документы системы ГАРАНТ.

• Все документы в системе ГАРАНТ проходят юридиче­скую обработку, в процессе которой:

- расставляются гиперссылки;

- документы со сложной внутренней структурой снаб­жаются оглавлением;

- добавляются юридические комментарии, облегчающие изучение документа;

- материалы сопровождаются исчерпывающей справоч­ной информацией (вкладка Справка);

- составляется краткий обзор  документа (вкладка Аннотация).

 

• В текст любого открытого документа можно добавить собственные комментарии, установив курсор и нажав клавишу

• Любой документ или его часть можно сохранить в файл, переслать по электронной почте, экспортировать в MS Word или распечатать. При этом в MS Word переносятся в том числе и внешние ссылки документа.