Обобщенная схема процесса консолидации

Место консолидации в общем процессе анализа данных может быть представлено в виде структурной схемы (рис. 1).

 

Рис. 1. Процесс консолидации данных

 

В основе процедуры консолидации лежит процесс ETL (extraction, transformation, loading). Процесс ETL решает задачи извлечения данных из разнотипных источников, их преобразования к виду, пригодному для хранения в определенной структуре, а также загрузки в соответствующую базу или хранилище данных. Если у аналитика возникают сомнения в качестве и информативности исходных данных, то при необходимости он может задействовать процедуры оценки их качества, очистки или обогащения, которые также являются составными частями процесса консолидации данных.

Процесс консолидации в Exel предполагает обязательное указание:

- диапазона назначения;

- источников данных;

- способа консолидации;

- наличия связи между объектами консолидации;

- типа (функции) консолидации.

Последние четыре действия выполняются с помощью диалогового окна Консолидация, которое вызывается по команде Данные - Консолидация.

Диапазон назначения указывается с помощью выделения на рабочем:

- отдельной ячейки;

- строки ячеек;

- столбца ячеек;

- диапазона ячеек, куда необходимо поместить обобщенные данные.

Стоит также упомянуть, что:

§ Если в качестве области назначения выделена одна ячейка, проверьте, не наложатся ли консолидированные данные на необходимую информацию, расположенную тут же на листе.

§ Текст и формулы не переносятся с исходных листов в область назначения. Их необходимо создать вручную перед консолидацией.

Работа в Exel

Источники данных представляют собой диапазоны ячеек. Число диапазонов может достигать 255. Источники данных не обязаны быть открыты во время консолидации. Исходные области обрабатываемых данных задаются либо трехмерными формулами непосредственно в ячейках диапазона назначения, либо в поле Ссылка диалогового окна Консолидация. Источники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолидации, на других листах той же книги, в других книгах или в файлах Lotus 1-2-3.

Для указания источников данных могут быть использованы два способа:

- выделение исходного диапазона с помощью мыши;

- ввод ссылки на диапазон с клавиатуры.

Выделение исходного диапазона с помощью мыши осуществляется стандартными приемами.

Ввод ссылок на диапазон с клавиатуры. Существует два вида ссылок: внутренние и внешние.

Внутренняя ссылка - это ссылка на диапазоны ячеек рабочей книги. Она является частным случаем внешней ссылки.

Синтаксис внутренней ссылки:

='Имя_листа'!Адрес_диапазона

Удаление и редактирование ссылок

Чтобы добавить новый исходный диапазон для консолидации, следует открыть диалоговое окно Консолидация, перейти в поле Ссылка и указать диапазон или ввести ссылку. После нажатия кнопки Добавить новая ссылка будет включена в список уже имеющихся диапазонов.

Чтобы удалить ссылку из диапазонов консолидации, выделите ее в списке диапазонов и нажмите кнопку Удалить.

Чтобы отредактировать ссылку, выделите ее в диалоговом окне Консолидация в списке диапазонов. Она появится в поле Ссылка, где ее можно изменить. После внесения всех исправлений нажмите кнопку Добавить. Затем удалите старый вариант измененной ссылки.

Способ консолидации ячеек.

Возможны четыре варианта: согласно расположению в диапазоне, согласно заголовкам строк и столбцов, с использованием ссылок и вручную. Первые два выбираются с помощью выделения опций в группе Использовать в качестве имен окна Консолидация.

Наличие связи между объектами. При наличии связи результаты будут обновляться при изменении данных, а в области назначения будет создана структура. Т.е. в диапазон консолидации между итоговых строк будет вставлена детальная информация, связанная внешними ссылками с исходными диапазонами. Причем, диапазон назначения будет структурирован. Верхним уровнем структуры будут итоговые данные, нижним – исходные.