Начало работы. Общие сведения о книгах M S Excel

Книга в MS Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Как правило, такой файл имеет расширение xls. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

 Итак, вызовем программу excel. exe с помощью ярлыка на рабочем столе, либо из Главного меню, либо из панели «MS Office». В результате на экране появляется окно приложения «Microsoft Excel - Книга1», которое содержит обычные элементы управления – меню, заголовок, кнопки управления окон, панели инструментов, полосы прокрутки и т.д.

Рис. 1

Однако можно обнаружить и следующие специфические особенности. Рабочая область состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой адрес по имени столбца и номеру строки. Адрес активной ячейки можно увидеть в левом верхнем углу экрана. Рядом расположена строка формул, где можно увидеть реальное содержимое данной ячейки. В нижней части рабочей области помещаются ярлычки листов, из которых состоит книга (см. рис. 1).

Общие сведения о листах MS Excel

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Каждый лист представляет собой обычную таблицу, состоящую из ячеек. Строки листа имеют порядковые номера, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита. Координаты каждой ячейки обозначаются литерой столбца и номером строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка в левом верхнем углу имеет координаты А1.

В любую ячейку таблицы можно вводить данные – текст, число, константы других типов или формулу. Для этого сначала следует щелкнуть по ячейке или подвести указатель клавишами перемещения курсора. Стандартный курсор мыши в Excel имеет вид белого креста .

Создание книги

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Чтобы создать новую пустую книгу, выберите вкладку Общие и дважды щелкните значок "Книга". Для создания книги по шаблону выберите вкладку Решения или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем дважды щелкните шаблон, по которому создается книга.

Примечание. Если нужный шаблон не отображается в диалоговом окне Создать, убедитесь, что шаблон установлен и существует в нужной папке. Чтобы создать новую книгу по стандартному шаблону книги, нажмите кнопку Создать .

Открытие книги на жестком диске или в сети

1. Нажмите кнопку Открыть .

2. В поле Папка выберите диск, папку или адрес FTP, где находится книга, которую требуется открыть, и затем найдите и дважды щелкните папку, содержащую книгу. Если найти книгу не удается, можно воспользоваться процедурой поиска файлов.

3. Дважды щелкните книгу, которую нужно открыть.

Сохранение книги

При первом сохранении книги указывается имя файла и место, куда он будет помещен. Будьте внимательны при этом, чтобы потом не тратить время на поиски своих файлов. Во время каждого последующего сохранения книга будет обновляться в соответствии с внесенными в нее изменениями.

Сохранение новой книги

1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

2. В поле Папка укажите диск и папку, в которую будет помещена книга.

Чтобы сохранить книгу в новой папке, щелкните Создать папку.

3. В поле Имя файла введите имя книги (лучше, если имя отражает ее содержимое, поэтому не рекомендуется оставлять предлагаемое имя «Книга1»).

4. Нажмите кнопку Сохранить.