Тема 1. Стили современного русского языка. Характеристика официально-делового стиля: черты, сферы применения, языковые особенности.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

 

Кульбида Н.И., Матулевская Н.П., Митасова Э.Ф.

 

КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

 

Донецк,2017

 

ББК 81.2+88.53

УДК 811.161.1:651.74

     Практическая стилистика: учебно-методическое пособие для студентов  высших учебных заведений нефилологического направления подготовки / Кульбида Н.И.,                 Матулевская Н.П., Митасова Э.Ф.. – Донецк: ДОННТУ, 2017. – 77с.

     Рекомендовано Ученым советом ДОННТУ как учебно-методическое пособие для студентов высших учебных заведений нефилологического направления подготовки (протокол №5 от 02.06. 2017)

      Предлагаемое издание является частью дисциплины «Русский язык и культура речи». В связи с этим комбинированные практические занятия по курсу «Культура делового общения» продолжают знакомить студентов с основами системных знаний по всем уровням языка, а также формируют умение в области устной и письменной деловой коммуникации.

Подготовленное издание рассматривает вопросы практической стилистики русского языка, культуры учебно-научного и профессионального общения, культуры делового общения.

   Подготовленное издание рассматривает – вопросы стилистики устной и письменной деловой речи, знакомит с особенностями жанров устного диалогического делового общения, формирует умение грамотно составлять деловые бумаги и осуществлять электронную деловую переписку.

       Цель предполагаемого издания –  формирование у будущего специалиста комплексной компетенции, представляющей собой совокупность умений и знаний, связанных с общением людей в социуме, со взаимодействием их в сфере экономических, производственных, коммерческих, правовых и административных отношений.

Значение подготовленного учебно-методического издания заключается в формировании у обучаемых студентов на предложенных материалах коммуникативно-речевых компетенций в области делового общения, в развитии умения оптимально использовать средства русского языка в устной и письменной деловой коммуникации, в обучении навыкам ясной и точной формулировки и аргументированного обоснования производственных задач и предложений, грамотного оформления документации.

Необходимость издания определяется введением новой дисциплины«Русский язык и культура речи».

Новизной работы является не коррекция языковых навыков, а формирование и развитие коммуникативно-речевых компетенций в сфере устного и письменного делового общения.

Рекомендуется издание подготовленного учебника на электронном носителе.

Подготовленное издание может быть интересно как для преподавателей русского языка, так и широкого круга носителей русского языка.

 

Рецензенты:

Теркулов Вячеслав Исаевич – доктор филологических наук, профессор, заведующий кафедрой русского языка ГОУ ВПО «Донецкий национальный университет»;

Каверина Ольга Геннадиевна – доктор педагогических наук, профессор, заведующий кафедрой английского языка   ГОУ ВПО «Донецкий национальный технический университет».

            

Ответственный за выпуск:

Мачай Татьяна Александровна – кандидат педагогических наук, доцент, заведующий кафедрой русского и украинского языка   ГОУ ВПО «Донецкий национальный технический университет»

СОДЕРЖАНИЕ

Тема 1.	Стили современного русского языка. Характеристика официально-делового стиля: черты, сферы применения, языковые особенности. Расписка………(Митасова Э.Ф.)., (Кульбида Н.И.)	2
Тема 2.	Требования к современным документам. Характеристика основных реквизитов. Заявление……(Митасова Э.Ф.), (Кульбида Н.И.)	12
Тема 3.	Текст как основной реквизит документа. Способы изложения материала в тексте документа. (Матулевская Н.П.), (Кульбида Н.И.)	27
Тема 4.	Лексические нормы делового общения. Типы сокращений в служебных документах. Резюме. (Матулевская Н.П.), (Кульбида Н.И.)	34
Тема 5.	Грамматические нормы делового общения. Объяснительная записка                   (Митасова Э.Ф.), (Кульбида Н.И.)	48
Тема 6.	Синтаксические особенности. Употребление простых и сложных предложений. Докладная и служебная записки…(Митасова Э.Ф.),                  (Кульбида Н.И.)	59
Тема 7.	Официальные письма…(Матулевская Н.П.),.	70
Тема 8.	Культура электронного общения(Матулевская Н.П.)	77

 

ПРАКТИКУМ

        Упражнения (языковые особенности  официально-делового стиля речи)

Упражнение 1. Прочитайте данные слова и словосочетания. Укажите те из них, которым свойственна окраска официально-делового стиля.

Вознаградить за труды, нетрудоспособность, жилье, приводить к общему знаменателю, принять к исполнению, жилищный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответственности, поставить на вид, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.

Упражнение 2. Прочитайте предложения. Объясните, чем мотивировано употребление действительного и страдательного залога в текстах документов.

Оплата гарантируется. Извещение отправлено. Ваш факс получен. Сроки поставки оборудования срываются. Ваше предложение принято. Указанная документация будет отправлена в сроки, указанные договором. Завод не гарантирует качество изделий по истечении шести месяцев с момента отгрузки. Начальник отдела комплектации нарушает правила внутреннего распорядка. Главное управление не возражает, чтобы завод приступил к выпуску самосвалов с ноября 2010 года. Несмотря на неоднократные напоминания, комбинат задерживает отгрузку металлических профилей.

Упражнение 3. Образуйте глагольные словосочетания с данными ниже словами (в их терминологическом значении). Составьте предложения.

Образец: акт - составить, предъявить. Члены комиссии составили акт о списании оборудования.

Претензия, благодарность, виза, выговор, договор, документ, заявка, иск, соглашение, приказ, отчет, письмо, повестка, подпись, порицание, постановление, предложение, предписание, предупреждение, содействие, учет, проект, протокол, расписка, распоряжение, резолюция, резюме, рекомендация, решение, справка, счет, требование, характеристика, санкции.

Упражнение 4. Укажите наиболее вероятные варианты сочетаемости данных глаголов с существительными. Составьте предложения.

Образец: разрешить спор. Экономические споры часто разрешаются в судебном порядке.

Внести, высказать, заслушать, затребовать, обеспечить, объявить, предоставить, принести, составить, продлить, произвести, принять, предпринять, представить, оказать, рассмотреть, удовлетворить.

 

Упражнение 5. Образуйте словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля, подобрав к приведённым ниже существительным согласованные и несогласованные определения.

Ответственность, действия, лицо, пособие, меры, порядок, полномочия, обстоятельства, рассмотрение, срок, ущерб, цена, обслуживание, отношения.

Упражнение 6. Чем вызвано нарушение смысловой точности высказывания в приведённых ниже фрагментах деловых посланий? Отредактируйте предложения.

1. Эти данные позволили автору основать следующие выводы и предложения. 2. Стала очевидной нетождественность замыслов программы социальным условиям жизни. 3. Необходимо еще раз обсчитать все данные. 4. Следует затвердить это на собрании. 5. Мне было отказано под благоприятным предлогом. 6. Был провозглашен приговор суда. 7. Это дости­галось самыми неугодными средствами. 8. На заводе возникло нестерпимое положение.

Упражнение 7. Прочитайте предложения, взятые из текстов документов. Найдите ошибки, связанные с нарушением лексической сочетаемости, исправьте их.

1. Для проведения занятий по информатике временно привлекаются компьютерные классы кафедр. 2. Наши предприятия долгие годы состоят в добрых партнерских отношениях. 3. Полагаем, что результаты испытаний могут составлять взаимный интерес для наших фирм. 4. Коллектив завода принял обязательство ускорить выпуск новой модели.

5. Прошу Вас сообщить стоимость 1 шт. кондиционера, необходимую для внедрения в калькуляцию заказчика. 6. Транспортные издержки при перевозках по железной дороге многократно меньше, чем при морских и авиационных.

Упражнение 8. Исправьте ошибки, вызванные неправильным сокращением слов. Являются ли подобного рода сокращения причиной двусмысленного толкования фразы?

1. Ростовская об., гор. Батайск, Лесной пр., д. 7. Дорохову Н.Н. 2, Граж. Иванову оплатить ком-у в трехдневный срок. 3. Копия направляется г. бух. завода «Прометей». 4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. дир-ра за-да «Красный Пр-й». 5. Гарант-ем возврат в месячный срок с момента доставки. 6. Обяз-ся уплатить также стоимость перевозки и страхо­вания. 7. Председателем ком-и назначить проректора по уч-е Малышева П.И.

Упражнение 9. Сделайте сокращённую запись приведённых ниже словосочетаний:

1. Волгоградская область; почтовый ящик № 25; станция «Астапово»; отделение связи Кировского района; город Пермь; озеро Байкал.

2. Кандидат технических наук; заместитель декана; заведующий кафедрой; член-корреспондент Академии наук; исполняющий обязанности главного бухгалтера; генеральный директор; главный врач больницы.

3. Техническое задание; специальный заказ; государственный стандарт.

4. Смотри на странице 720; так далее; тому подобное; десять миллионов рублей; 1980 - 1990 годы.

5. Промышленный строительный банк; Научно-исследовательский институт; свободно конвертируемая валюта; налог на добавленную стоимость; расчетный счет.

Упражнение 10. Перепишите предложения, раскрывая скобки. Объясните правила записи цифровой информации.

1. Плановых проверок должно быть не менее (2) в течение года. 2. Испытания должны продолжаться (3 - 5) дней. 3. Требуется (3200) грузовиков грузоподъемностью (20) т. 4. (35) изделий не получили сертификат качества. 5. Было уничтожено (36) гектаров виноградников. 6. Шероховатость поверхности по (6) классу точности. 7. Изделия (1), (2), (3) сорта направлены на экспертизу. 8. Строительство дома завершено во (2) квартале. 9. Лыжники совершили (20 км) пробег.

Упражнение 11. Объясните характер допущенных ошибок в приведённых ниже предложениях.

1.Прошу оплатить стоимость двух диодов (820 руб.) для их замены согласно счета. 2. Убедительно прошу Вас для сохранения достигнутого уровня обучения в техническом лицее выделить ему компьютерный класс. 3. Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты. 4. Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам. 5. В наше предприятие приглашены на работу молодые специалисты. 6. Согласно Вашей просьбы направляем Вам документы, необходимые для подписания договора. 7. Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия. 8. Выступивший на собрании заместитель директора доцент Иванова объяснила суть дела. 9. Выводы комиссии обоснованные и справедливые. 10. В связи с предварительной договоренностью высылаем Вам необходимые документы.

11.Гражданка Сидорова Н. Ф. обратилась с заявлением о разводе брака.

12.Пишите Ваши инициалы полностью.

 

Упражнение 12. Прочитайте отрывки из инструкций деловых писем. Определите, какой тип контекста (последовательный или параллельный) представлен в них. Выводы обоснуйте.

1.Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготавливают по сборочным чертежам. Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить отдельные детали. Для изготовления отдельных деталей надо обеспечить производство рабочими чертежами. Составление рабочих чертежей по сборочным чертежам - деталирование.

2.В настоящее время завод располагает возможностью для строительства двух крупнопанельных 12-этажных 72-квартирных домов-башен по типовым проектам. Дома-башни предполагается разместить на улице Лесная. Строительство домов-башен подтверждено Министерством и городскими организациями. На строительство домов-башен выделены необходимые фонды, намечены подрядные организации.

Упражнение 13. Определите, как осуществляется связь между предложениями (лексический повтор, местоименный повтор, семантический повтор, грамматический повтор) в приведённых ниже местах.

1.Вуз убедительно просит рассмотреть вопрос о выделении квартир для сотрудников из фонда города. В настоящее время вуз жилищное строительство не ведет. 2. Согласно решению коллегии завод должен изготовить станки к началу 2011 года. Станки должны быть изготовлены в строгом соответствии с прилагаемой научно-технической документацией. 3. Просим выслать подробную информацию о выставке. Эта информация необходима для составления каталогов. 4. Если система охлаждения агрегата выйдет из строя, его эксплуатация должна быть немедленно прекращена.

Если же в ходе эксплуатации будут обнаружены неполадки других узлов, следует обращаться к специалистам по наладке оборудования.

Упражнение 16. Перепишите предложения, вставляя вместо точек предлоги благодаря, ввиду, вследствие с учетом их лексического значения.

1.... ожидаемых заморозков принять меры предосторожности и провести профилактику оборудования. 2.... ремонта железнодорожного полотна пассажирский поезд пришел с опозданием. 3.... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена 4.... затопления части набережной ремонтные работы необходимо приостановить. 5.... большого наплыва посетителей время работы выставки увеличено с 10 до 19 часов. 6.... повышения цен на энергоносители решение об изменении оптовых и розничных цен на товары и услуги будут согласовываться с членами комиссии. 7.... активной деятельности экологических служб города экологическая обстановка в городе и его окрестностях начала улучшаться.

 

Упражнение 17. Подберите необходимые опорные слова (производные предлоги; личные и безличные глагольные формы в значении предписания к действию, констатации факта, объективной необходимости; отглагольные существительные и прочие языковые средства официально-делового стиля); составьте фрагменты следующих деловых бумаг:

1. Отдайте распоряжение запустить систему 14, чтобы ускорить выполнение плана;

2. Проинформируйте руководителя, что если система N будет остановлена, то объём производства будет снижен на 20 %.

3. Попросите направить Вас на курсы повышения квалификации, так как Вам нужно всесторонне освоить установленную в цехе систему 14;

4. Сообщите партнёрам, что Вы задерживаете поставку готовой продукции из-за ЧП на железнодорожной линии (обрыв электросвязи);

5. Проинформируйте руководителя, что в процессе сортировки готовой продукции (дата) был обнаружен брак в производстве деталей X партии N.

 

 

Тема 2. Документы. Их функции и цели. Современные требования к документам. Внешнее заявление: заявление о приеме на работу Внутренние заявления: об отпуске, об увольнении,                                        о материальной помощи.

Классификация документов

Можно выделить следующие группы основных документов управления:

• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

Каждый документ имеет свою композицию, т.е. построение, обусловленное его материалом, логичное размещение всех его составных частей. Наиболее рациональным считается композиционное построение, состоящее из трех частей:

- заголовочной (включает реквизиты, размещенные до реквизита «текст»;

- основной (включающей «текст» и «приложения»);

- оформляющей («дата», «подпись», «печать»).

 

Требования к составлению документов.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государ­ственными нормативными актами.

Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.

    Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- оперативное и качественное составление и исполнение документов;

- организацию быстрого поиска документов;

- более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,

текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.

 

СТРУКТУРА И ОБРАЗЕЦ ТЕКСТА ЗАЯВЛЕНИЕ

Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявления подразделяются на две группы: информация по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска и т.п.) и сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе. В отличие от жалобы, в заявлении отсутствует указание на нарушение прав и интересов адресанта.

    Текст заявления содержит точное изложение просьбы (предложения, жалобы) и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость, и начинается со слова Прошу (пишется с красной строки с прописной буквы) и обоснования этой просьбы. Для выражения просьбы или ее аргументации следует использовать лаконичные конструкции предложений и указывать точные и конкретные данные.

Просьба чаще всего выражается клишированной языковой формой: Прошу + инфинитив (например, Прошу допустить, Прошу Вашего разрешения + на что, Прошу Вашего согласия + на что?).

Аргументация просьбы обычно вводится следующими конструкциями: ввиду того что..., в связи с тем, что.., потому что.., так как…, учитывая (что?) и т.д.

    В качестве обоснования текста заявления может выступать перечень прилагаемых документов, о чем следует написать в тексте заявления с красной строки. В этом случае можно использовать клишированную фразу (например, К заявлению прилагается копия аттестата об окончании средней общеобразовательной школы).

Следует помнить, что к обязательному для заявления слову Прошу не следует добавлять слова, имеющие экспрессивную окраску (например, уважаемый, очень, убедительно и т.п. или выражения в конце заявлениятипа просьбе прошу не отказать.

    Дата подачи заявления располагается внизу слева. Число, месяц, год пишутся 15.06.2007 или 15 июня 2007 г.

Оформление реквизитов заявления зависит от принадлежности документа к внутреннему (не выходит за границы организации) или внешнему (пересекает границу организации) варианту.

Пример внешнего заявления

Директору ООО «Sirius» Р.В. Захарову Мосиенко Елены Григорьевны, проживающей по адресу: 83062 г. Донецк, ул. Шекспира, д. 19, кв. 32, тел.: [phone] Заявление  Прошу принять меня на работу в проектный отдел на должность инженера-конструктора с 02 февраля 2017 г. Копии документов прилагаются. Приложение:     1.Копия паспорта на 3 л. в 1 экз. 2.Копия диплома о высшем образовании на 1 л. в 1 экз. 3. Копия трудовой книжки на 7 л. в 1 экз. 4. Медицинская справка формы 086-У на 1 л. в 1 экз.       28 января 2017 г.                                                          /подпись/

 

Пример внутреннего заявления

Директору ООО «Sirius» Р.В. Захарову Мосиенко Елены Григорьевны, инженера-конструктора проектного отдела Заявление  Прошу предоставить мне внеочередной отпуск с 14.03.2017 по 20.03.2017 в связи с болезнью ребенка, который нуждается в постоянном уходе. Копия документа о состоянии здоровья ребенка прилагается.      медицинская справка формы 086-У от 26.01.2017 ЦГБ №4 г. Донецка  на 1 л. в 1 экз.     Приложение: 28 января 2017 г.                                                          /подпись/

 

ПРАКТИКУМ

 Задания на составление и редактирование заявлений

 

Задание 1. Исправьте ошибки в адресовании заявлений. Запишите правильные варианты.

1) Директору института русского языка

от Младшего Научного сотрудника

Шилова П.П.

 

2) Главе предприятия электроприбор

тов. Головатому А.А.

Механика цеха Готовой продукции

Владислава Шиша

 

3) Начальнику Отдела Кадров

Левченку Олегу Владимировичу

От Васильева Николая Петровича (об отпуске).

Задание  2. Отредактируйте тексты заявлений. Запишите правильные варианты.

 

1) Прошу вашего разрешения на освобождение от занятий в связи с семейными обстоятельствами с 10 по 14 марта.

2) Обращаюсь с просьбой разрешить перевести меня на заочную форму обучения в связи с тем, что у меня болеет дочка.

3) В связи с переездом на новую квартиру прошу вашего разрешения на освобождение меня от занятий с 8 по 10 апреля.

4) В следствии перехода на другую работу прошу освободить меня от работы инженера конструкторского отдела.

Задание 3. Отредактируйте документы. Запишите правильные варианты.

а)                                              Заявление.

Для декана Факультета Экологии и Химической Технологии Донецкого Национального Технического Университета Полякова Ивана Кузьмича от студентки 1-го курса Сотниковой Н.И.

   

    Прошу освободить меня от здавания экзамена по аналитической химии,

потому что я здавала его в электро-металлургическом техникуме и имею оценку в дипломе.

(подпись)                                      

б)

Директору автобазы №1275 от Сергеева Л.Н.

заявление

 

    Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Сергеев Л.Н. по такому вопросу. Очень прошу вас освободить меня от работы на дальних рейсах. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу предоставить. Очень прошу не отказываться в моей просьбе и подписываюсь.

 

Сергеев Л.Н.                                                                          2 марта 2016г.

 

    в)

Начальнику мартеновского цеха  Толочко Ю.О.

    Слезно прошу предоставить мне неделю за мой счет с 15 января по 22 января, потому что мне надо уехать домой. Там сильно болеет моя теща, я должен ей помочь.

 

                                                                                        Зелюков Сергей

 

Задание 4. Прочитайте перечень документов, оформите их как реквизит конкретного документа. Составьте и запишите этот документ.

    Копия паспорта, копия диплома о высшем образовании, трудовая книжка, резюме, медицинская справка.

Задание 5. Составьте заявление на имя директора фирмы «Остров», в которой Вы хотели бы работать на должности инженера.

Задание 6. Составьте заявление на имя декана Вашего факультета о предоставлении академического отпуска в связи с необходимостью срочного лечения.

 

 

План

1. Определение понятия «текст», структура текста.

2. Способы изложения материала в тесте документа.

    Главным реквизитом любого документа является текст. Именно в нем заключается основная информация деловой бумаги. Поэтому оформление и составление текста, последовательность расположения его составных      частей – одна из самых важных операций при создании документа. Композиционная завершенность деловых бумаг во многом зависит от характера и объема передаваемой информации.

    Служебный документ желательно посвящать рассмотрению одного вопроса. Независимо от сложности и объема документа он не должен вмещать разнородные, тематически не связанные между собой сведения. Составитель должен стремиться максимально уплотнить информацию текста, представить ее в краткой и компактной форме.

    В делопроизводстве наиболее рациональной является структура текста, состоящая из трех частей: вступления, доказательства (основной части) и заключения.

    При этом следует отметить, что не во всех документах тексты состоят из трех указанных частей. Так, в сопроводительном письме всего две части: в первой содержится сообщение об отправляемом материале, а во второй – уточняющая информация. Например: «Направляем подробное описание автоматических систем управления. Просим подтвердить его получение».

    Рассмотрим детально структуру каждой части документа.

    Во вступлении указывается повод к составлению документа, излагается история вопроса и т.д.

    В основной части (доказательстве) составитель раскрывает суть вопроса, приводит аргументы, примеры, дает объяснения, которые могут сопровождаться расчетами, схемами, ссылками на законодательные акты, постановления. При этом нужно стремиться не перегружать документ большим количеством цифр и расчетов.

    В заключении формулируют цель составления документа. Заключение может быть активным и пассивным.

    Активное заключение требует от адресата выполнения какого-либо действия. Например: … Прошу Вашего распоряжения соответствующим службам по поводу проведения ремонтных работ в помещении библиотеки.

… Подчеркиваем необходимость неукоснительного соблюдения требований, изложенных в главном разделе инструкций (из письма).

    Цель пассивного окончания – проинформировать адресата о каком-то факте, обстоятельстве. Например: … Направляем каталог изделий нашей фирмы (из письма).

    …Госпожа Марьяненко Галина Викторовна рекомендуется на должность главного бухгалтера (из аттестационной характеристики).

    Автор документа использует активную либо пассивную форму завершения изложения информации в зависимости от целей документа.

    Текст документа может состоять из одного заключения. Такой текст называется простым. Например: … Сообщаем о нашем согласии на перенесение срока окончания работы над проектом МК-10 (из письма- ответа).

    Текст, содержащий и другие логические элементы, называется сложным.

    Логические элементы (или составные части) документа могут располагаться по-разному, исходя из его содержания. Различают прямой или обратный порядок размещения составных частей текста. Прямой порядок размещения логических элементов предполагает, что после вступления следует доказательство, а потом заключение.

    Если же сначала формулируется заключение, а потом излагается доказательство, то это обратный порядок представления информации. Вступление в таких документах отсутствует.

    Примером может служить текст заявления.

    Прошу перенести срок сдачи весенней сессии с июня на июль 2016 года в связи с болезнью.

    Основание: справка из горбольницы №3 г. Донецка.

Как видим, в этом документе сначала формулируется цель его составления (т.е. дается заключение), а потом приводится доказательство.

    Существуют следующие требования к тексту документа:

1. Он должен быть достоверным и объективным.

2. Информация, изложенная в тексте, должна быть полной, краткой и убедительной.

3. В документах следует использовать языковые средства, понятные широким слоям населения.

4. Употребляя активные и пассивные конструкции, нужно помнить, что активную форму высказывания употребляют тогда, когда необходимо указать на конкретного исполнителя. Например: Зав. лабораторией Петрова Н.И. своевременно не подготовила отчет. А пассивная форма смягчает тон высказывания. Например: «Отчет не был своевременно подготовлен зав. лабораторией Петровой Н.И.».

5. Изложение предстоит вести по четко продуманному плану.

6. Ни в общей системе изложения, ни в отдельных формулировках нельзя нарушать законы логики.

Автобиография

    Автобиография – это документ, который автор самостоятельно составляет о себе. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности. Автобиография составляется в произвольной форме. Этот документ может быть написан от руки.

 

Реквизиты автобиографии

Наименование реквизита	Пример
1) наименование вида документа пишется с прописной буквы и располагается посередине строки без точки после него	Автобиография
2) текст, который начинается с местоимения Я  и в котором указываются:
· фамилия, имя, отчество                    (в именительном падеже);	Я, Калинин Николай Петрович,
· дата и место рождения (все числительные записываются цифрами, месяц в дате рождения − словом);	родился 10 января  1985 года в    г. Донецке.
· сведения об образовании (об окончании средней школы, высшего или среднего специального учебного заведения);	С 1992 по 2002 г. обучался в общеобразовательной школе № 7 г. Донецка. Имею аттестат о полном среднем образовании. В 2002 году поступил в Донецкий национальный технический университет на горный факультет по специальности «Разработка полезных ископаемых».                        В настоящее время учусь на II курсе.
· сведения о трудовой деятельности и занимаемой должности; · сведения об участии в работе общественных организаций;
· краткие сведения о родителях и ближайших родственниках (в некоторых слу­чаях по требованию кадровых органов эти сведения могут не приводиться);	Не женат. Отец – Калинин Петр Андреевич, 1957г. р., заведующий отделом снабжения, ОАО «Независимость». Мать – Калинина Антонина Серге­евна, 1959г. р., библиотекарь общеобразовательной шко­лы № 35 г. Донецка. Брат – Калинин Максим Петрович, 1992г. р., инженер-конструктор, ОАО «Истил»              г. Донецка.
·   место проживания;	Проживаю по адресу: 83 121,            г. Донецк, ул. В. Терешковой, д.49, кв. 117.
3) дата составления документа ставится под текстом слева	25.02.2016
4) подпись ставиться на одной строке с датой справа.	(подпись)

 

Для изложения событий (завершенных) используются глаголы прошедшего времени: учился (ась), работал (а), поступил (а) и т. д.

Наименование организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, указываются полностью в виде, существовавшем на момент события.

 

Образец автобиографии

Автобиография Я, Калинин Николай Петрович, родился 10 января 1985 года в                  г. Донецке. С 1992 по 2002 г. обучался в общеобразовательной школе № 7                  г. Донецка. Имею аттестат о полном среднем образовании. В 2002 году поступил в Донецкий национальный технический университет на горный факультет по специальности «Разработка полезных ископаемых». В настоящее время учусь на II курсе. Не женат. Отец – Калинин Петр Андреевич, 1957г. р., заведующий отделом снабжения, ОАО «Независимость». Мать – Калинина Антонина Серге­евна, 1959г. р., библиотекарь общеобразовательной шко­лы № 35 г. Донецка. Брат – Калинин Максим Петрович, 1992г. р., инженер-конструктор, ОАО «Истил» г. Донецка. Проживаю по адресу: 83 121,г. Донецк, ул. В. Терешковой, д.49,                  кв. 117. 25.02.2016                                                     (подпись)

Задание 2. Составьте автобиографию. Перечислите основные реквизиты составленного документа.

 

Резюме.

                                                                                                                                                       Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке. Слово должно употребляться с учетом:

-    его лексического значения;

-  его стилистической окраски (принадлежности);

-   его лексической сочетаемости.

    Рассмотрим некоторые из них.

Особенно бросается в глаза нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Например:

Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.

Элемент — компонент, составная часть чего-либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества.

Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некорректно воспроизведен термин; во-вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости.

    И такие ошибки – не редкость в текстах документов: принимать новые

подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить.

Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон.

Однако договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.

Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям.