Документальное отражение движения производственных запасов. Учёт на складе.

 

Движение материально-производственных запасов в организации происходит при осуществлении хозяйственных операций по их поступлению, перемещению, отпуску в производство и реализации. Правильное и своевременное документальное оформление упомянутых операций позволяет предупредить различные нарушения, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.

Как известно, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых и ведётся бухгалтерский учёт. Данные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации.

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

· личные подписи указанных лиц (п. 2 ст. 9 закона о бухучёте).

Поступление материалов

Обычно у организаций, у которых основным видом деятельности является производство, запасы материалов пополняются за счёт их приобретения по договорам поставки. Основные положения такого договора изложены в статьях 506–524 ГК РФ. По договору поставки поставщик обязуется поставить в определённые сроки покупателю в собственность продукцию по согласованной цене и в соответствии с согласованными техническими требованиями. В договоре должны обязательно определяться номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции, сроки поставки и цена. При отсутствии этих условий в договоре он считается незаключённым.

Получателям, находящимся в том же городе с поставщиком, доставка продукции производится, как правило, автомобильным транспортом. В этом случае приёмка поступающих в организацию материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Данная накладная состоит из двух разделов:

· товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей;

· транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей — заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов.

Первая часть товарно-транспортной накладной служит для списания ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей. Вторая же её часть предназначена для учёта транспортной работы. Она используется для расчётов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Данная накладная выписывается в четырёх экземплярах: первый остаётся у грузоотправителя и предназначается для списания МПЗ, второй, третий и четвёртый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю.

Второй экземпляр передаётся водителем грузополучателю. Он предназначается для оприходования ценностей у получателя груза.

Третий и четвёртый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта. При этом третий экземпляр, служащий основанием для расчётов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счёту за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта. Четвёртый же экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учёта транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Иногородним же получателям в большинстве своём доставка продукции осуществляется железнодорожным транспортом. Транспортная железнодорожная накладная состоит из четырёх листов:

· лист 1 — оригинал накладной (выдаётся перевозчиком грузополучателю);

· лист 2 — дорожная ведомость (составляется в необходимом количестве экземпляров, предусмотренных Правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом, — для перевозчика и участников перевозочного процесса, в том числе не менее двух дополнительных экземпляров для каждой участвующей в перевозке грузов инфраструктуры — один экземпляр для входной железнодорожной станции, находящейся в данной инфраструктуре, второй — для выходной станции из инфраструктуры);

· лист 3 — корешок дорожной ведомости (остаётся у перевозчика);

· лист 4 — квитанция о приёме груза (остаётся у грузоотправителя).

Расчётные документы на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в соответствующий отдел, работники которого обязаны:

· зарегистрировать документы в журнале учёта поступающих грузов;

· проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;

· осуществить в карточках или книге оперативного учёта записи о выполнении договора поставки;

· акцептовать расчётные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;

· передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (перечень этих лиц устанавливается руководителем по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером);

· передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

Зарегистрированные экземпляры расчётных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т. п.) передаются на соответствующий склад для приёмки и оприходовании материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдаётся квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.

Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счёту, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре обычно оформляется бухгалтерией организации. Отрывная часть доверенности выдаётся под расписку работнику организации, уполномоченному на получение МПЗ, а корешок доверенности остаётся в бухгалтерии организации. Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале по их выдаче.

Доверенность должна быть полностью заполнена, подписана руководителем организации, главным бухгалтером, иметь оттиск печати и образец подписи лица, на имя которого выписана. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Если срок действия в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня её совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

При первом отпуске материально-производственных запасов поставщик обычно забирает доверенность независимо от срока её действия. В случае отпуска МПЗ частями на каждый такой отпуск составляется накладная (приёмосдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты её выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего её документа) передаётся получателю данных ценностей, а другой — подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности.

Оформление поступления материалов

Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом в организацию, осуществляется на склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально ответственное лицо проверяет соответствие МПЗ их данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии каких-либо расхождений им выписывается приходный ордер. Данный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором. В части местных грузов возможно и проставление штампа, в оттиске которого указаны реквизиты приходного ордера, на квитанции транспортного документа или на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.). В этом случае отпадает необходимость оформления приходного ордера.

Если запасы поступили с повреждённой упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов, то организация вправе предъявить претензии поставщику (ст. 518–521 ГК РФ). В этом случае приёмка производится комиссией, которая составляет акт о приёмке материалов. Акт составляется в двух экземплярах. Оформляется он с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, материально ответственного лица и представителя отдела снабжения. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

После приёмки материальных ценностей акт с приложенными документами (транспортными накладными и т. д.) передаётся: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учёта движения МПЗ, другой — в соответствующую службу для направления претензионного письма поставщику.

Этот же акт оформляется и при поступлении материалов без документов.

При наличии приёмного акта приходный ордер не оформляется. Приёмные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.

Сырьё, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объёму, счёту и т. д.). В случаях, если материал (например, бензин) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется в другой (по объёму), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.

Поступление МПЗ, изготовленных или переработанных цехами и участками собственного производства и сданных на склад материальных ценностей, оформляется выпиской требования-накладной. Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад или в кладовую цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производства продукции, ценностей полученных из бракованной продукции.

Требование-накладная применяется для учёта движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему основанием для списания ценностей, второй же (принимающему) — для их оприходования. Подписанная материально ответственными лицами (соответственно сдатчика и получателя) накладная передаётся в бухгалтерию для учёта движения МПЗ.

Запасы могут также поступать от подотчётных лиц, приобретающих их за наличный расчёт. Для подтверждения осуществлённых расходов подотчётные лица должны представить документы, фиксирующие факты:

· оплаты полученных МПЗ с указанием стоимости покупки. Такими документами могут быть квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчётности;

· факт получения указанных запасов.

При выдаче денежных средств под отчёт для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать доверенность подотчётному лицу и зарегистрировать её в журнале учёта выданных доверенностей.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

В организации утверждается список должностных лиц (заведующий складом, кладовщик), ответственных за приёмку и отпуск материальных ценностей. С ними обычно заключается договор о материальной ответственности. Освобождение данных лиц от занимаемой должности происходит только после осуществления сплошной инвентаризации вверенных им МПЗ и передачи ценностей по акту.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материально-производственных запасов важное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства.

Если в организации существует несколько складов, то обычно на каждом из них организуют хранение определённой группы запасов (основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и т. д.). Приказом каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям этого склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

Внутри складов материалы должны располагаться по секциям, в штабелях по типо- и сорторазмерам, на стеллажах и полках. Всё это в совокупности должно обеспечить быструю приёмку, отпуск и проверку наличия ценностей.

На каждую партию запасов прикрепляется материальный ярлык с указанием необходимых параметров (наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена, лимит наличия материала).

Наличие и движение МПЗ ведут в количественном выражении по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям в карточках складского учёта материалов или приравненных к ним технических носителях информации, в соответствии с порядком их хранения, определяющим как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства. Учёт производственных запасов осуществляют в единицах измерения, предусмотренных соответствующими сборниками учётных цен.

Карточки складского учёта материалов заготовляются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов. Передаются они материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.

Сортовой количественный учёт движения материальных ценностей ведётся непосредственно материально ответственными лицами. В отдельных случаях с их согласия допускается возлагать ведение карточек складского учёта на учётчиков (операторов).

На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка. В полученных карточках складского учёта кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т. п.). К месту хранения прикрепляется материальный (стеллажный) ярлык.

Оформление расхода материалов

Материально-производственные запасы могут отпускаться со склада:

· в производство для изготовления продукции;

· на ремонтные и хозяйственные нужды;

· в переработку в другие организации;

· для реализации на сторону;

· для безвозмездной передачи другим предприятиям.

При этом отпуск материальных ценностей на другие склады, в кладовые цехов, участков рассматривается как внутреннее перемещение.

Основным видом расхода МПЗ является их отпуск на производство продукции. Такой отпуск, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимитирование отпуска материалов на производство способствует контролю за их расходованием, соблюдению норм их производственного потребления, улучшает обеспечение производства материалами и содействует ритмичной работе цехов, экономии материалов. Лимитирование отпуска материалов на производство должно основываться на утверждённых нормах их расхода и объёмах производственных программ.

Лимит отпуска материалов на производство устанавливается на основе соответствующих расчётов. Установленные лимиты отпуска материала могут изменяться при необходимости уточнения лимита на остаток материала в незавершённом производстве (на начало месяца), замены материала или исправления ошибок, допущенных при его расчёте.

Наибольшее распространение в качестве расходных документов получили лимитно-заборные карты. Если потребность в материалах нерегулярная, то их отпускают по требованию.

Лимитно-заборные карты предназначены для:

· оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции;

· текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды, —

и являются оправдательным документом для их списания со склада.

Отпуск МПЗ по лимитным картам может производиться лишь из одного заранее прикреплённого склада только указанных в лимитных картах наименований материалов и строго в пределах количеств, установленных лимитами.

Лимитно-заборные карты выписываются на одно наименование материала (номенклатурный номер) и, как правило, на один шифр затрат (заказа). В отдельных случаях лимитно-заборная карта может открываться в целом на заказ на всю номенклатуру потребляемых материалов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передаётся структурному подразделению — потребителю материалов, второй — на склад. Отпуск материалов в производство осуществляется при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик производит взвешивание или замер отпускаемого материала обязательно в присутствии представителя цеха (участка). При этом он отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных запасов. После чего выводится остаток лимита по данному номенклатурному номеру материала. Одновременно производится перекрёстное подтверждение: в лимитно-заборных картах структурного подразделения расписывается кладовщик, склада — представитель структурного подразделения.

По лимитно-заборной карте ведётся также учёт материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В конце месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию. Данные карты используются для ведения складского оперативно-бухгалтерского учёта материалов, а также синтетического и аналитического учёта материалов, которые осуществляются бухгалтерией по материально ответственным лицам.

В условиях применения вычислительных средств для сокращения количества первичных документов нередко используется оформление отпуска материалов (например, из цеховых кладовых) непосредственно в карточках складского учёта. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Сама же операция производится на основании лимитных или заборных карт (книжек), выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учёта. Здесь же отражается шифр направления затрат (калькуляционный объект, цеховые и иные нужды). При этой системе карточка складского учёта является регистром аналитического учёта и одновременно выполняет функции оправдательного документа.

Перемещение МПЗ из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данной организации обычно оформляется составлением требования-накладной на внутреннее перемещение материалов. Требование-накладная выписывается на основании распоряжения отдела снабжения при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему основанием для списания ценностей, второй же — принимающему для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и ценностей, полученных от брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и передают в бухгалтерию для учёта движения материалов.

Отпуск материалов на сторону оформляется на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя организации (лица, им на то уполномоченного). В этом случае выписывается накладная на отпуск материалов на сторону. Оформляется она в двух экземплярах: первый экземпляр передают на склад как основание для отпуска МПЗ, второй — получателю запасов. На основании этой накладной оформляется счёт, предъявляемый для оплаты организациям за отпущенные материалы.

При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная.

Аналогично оформляется отпуск материалов подразделениям организации, расположенным за пределами её территории.

Отпуск материалов на сторону для целей переработки может производиться при наличии на это договоров или соглашений.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем МПЗ доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.