Своевременно пересматриваем показатели и цели

 

Со временем новые обстоятельства, связанные с ходом вашего бизнеса, могут привести к необходимости внести изменения в показатели эффективности и цели, которые вы обозначили в ходе совершенствования процессов. К примеру, с усилением конкуренции на финансовом рынке команда Джо решила, что показатель «80 % кредитных заявок изначально сопровождаются всей документацией, необходимой для рассмотрения вопроса о выдаче кредита» недостаточно высок, чтобы позволить компании на равных соревноваться с конкурентами. В итоге команда Джо решила повысить этот показатель до 95 %.

Как вы уже, наверное, поняли, процедура совершенствования бизнес‑процессов требует терпения и дисциплины. Но получаемые в итоге выгоды стоят затраченных усилий. Продолжая улучшать бизнес‑процессы, в которых задействовано ваше подразделение, вы добиваетесь более впечатляющих результатов, повышаете производительность и сокращаете издержки, принося пользу как вашему подразделению, так и компании в целом.

 

 

Советы и рекомендации

Инструменты для улучшения бизнес‑процессов

 

Улучшаем бизнес‑процессы

 

Как принять решение о том, нужно ли усовершенствовать бизнес‑процесс

Вопросы анкеты позволят вам обнаружить признаки проблем. Пользуясь ими, ваша команда, вполне вероятно, придет к выводу, что рассматриваемый бизнес‑процесс нуждается в улучшении. Используйте данный опросник для принятия решения о том, нужно ли усовершенствовать тот или иной процесс.

 

1. Испытывает ли ваша команда проблемы с качеством, себестоимостью или сроками выполнения работы?

2. Имеет ли место изменение внешних условий (например, связанных с изменением клиентских предпочтений, методов работы конкурентов или появлением новых технологий), которые требуют значительно скорректировать существующий бизнес‑процесс?

3. Происходят ли в вашей организации значительные изменения (например, связанные с принятием новой корпоративной стратегии, предусматривающей всемерное повышение качества обслуживания клиентов), которые могут потребовать улучшить бизнес‑процесс?

4. Замечаете ли вы в ходе работы слабость взаимодействия, недостаток сотрудничества и слаженности между исполнителями?

5. Жалуются ли клиенты на качество работы вашего отдела?

6. Отстает ли ваш отдел по эффективности работы от других подразделений организации, осуществляющих сходные функции?

7. Выражают ли сотрудники недовольство тем, чем им приходится заниматься?

8. Часто ли поставленную задачу не удается выполнить правильно с первого раза?

9. Отнимают ли некоторые служебные задачи чрезмерно много времени у сотрудников?

10. Кажутся ли некоторые процедуры слишком сложными (например, не приходится ли получать многочисленные разрешения руководства на обычный заказ на покупку)?

 

Если вы ответили «да» на большую часть вопросов, вероятно, вашей команде следует выступить с инициативой по совершенствованию бизнес‑процессов.

 

Улучшаем бизнес‑процессы

 

Планируем редизайн бизнес‑процесса

Если вы решили, что вам необходимо усовершенствовать бизнес‑процессы, используйте этот опросник для планирования процедуры.

 

1. Какому именно процессу, по вашему мнению, необходим редизайн?

2. Какие сложности или проблемы привели вас к мысли о необходимости редизайна этого процесса? Почему он необходим?

3. Каких масштабов достигнут усилия по совершенствованию бизнес‑процесса? Что будет затронуто изменениями, а что нет?

4. Какие цели преследует совершенствование процесса?

5. Каким образом будет определяться успешность усилий по совершенствованию процесса?

6. Кто войдет в состав команды, которая будет заниматься совершенствованием бизнес‑процесса? Укажите, кто конкретно будет исполнять следующие роли:

– менеджер проекта

– ответственный за проект

– пользователи

– скептики

– ведущий

– технический эксперт

7. От кого из сотрудников вашей организации – например, вашего непосредственного руководителя, других менеджеров, руководителей других направлений – вашей команде понадобится помощь в ходе реализации проекта? Перечислите этих людей. Рядом с каждой фамилией укажите, какого именно рода помощь потребуется от данного человека (это может быть одобрение финансирования, внесение идей по редизайну процесса, участие в практикуме или пилотном проекте).

8. Каким образом вы обеспечите поддержку деятельности вашей команды со стороны лиц, перечисленных в п. 7?

9. Каков будет график проведения работ по совершенствованию бизнес‑процесса? Перечислите ниже основные этапы, включая «анализ текущего состояния процесса», «редизайн процесса», «привлечение ресурсов», «внедрение обновленного процесса в бизнес‑практику». Рядом с каждым этапом укажите планируемые сроки его завершения.

10. С какими препятствиями предположительно может столкнуться ваша команда в ходе совершенствования бизнес‑процесса? Перечислите их и укажите, как вы планируете преодолеть каждое из них.

 

Улучшаем бизнес‑процессы

 

Составляем функциональную схему бизнес‑процесса

Данный рабочий документ поможет вам составить карту‑схему бизнес‑процесса. Для этого перечислите в левой колонке должности всех сотрудников, задействованных в процессе. Рядом с каждой поместите прямоугольник, в котором кратко укажите, какие именно функции данный сотрудник осуществляет на каждой стадии процесса. Затем добавьте ромбы, в которых кратко укажите, какие решения принимают сотрудники в рамках процесса. Пронумеруйте все прямоугольники и ромбы, чтобы четко обозначить, в какой последовательности осуществляются действия и принимаются решения.

 

 

Улучшаем бизнес‑процессы

 

Отчетная таблица бизнес‑процесса

Данный рабочий документ даст вам возможность создать отчетную таблицу, отражающую мнения клиентов о бизнес‑процессе, который оказывает на них влияние и который вы планируете усовершенствовать. Возле каждого требования, выдвигаемого клиентами к процессу, дайте описания того, как, по их мнению, должен выглядеть этот процесс в идеале, чтобы они поставили ему оценку «отлично». Рядом укажите, какую оценку клиенты готовы поставить качеству и эффективности данного процесса в его нынешнем виде.

 

 

Улучшаем бизнес‑процессы

 

Сравнительный анализ реорганизации бизнес‑процесса

Данный рабочий документ поможет вам составить план сбора данных для проведения сравнительного анализа устройства интересующего вас бизнес‑процесса в различных организациях.

 

 

 

Тест: проверьте себя

 

В данном разделе вам предлагается выбрать правильный ответ на каждый из десяти вопросов. Этот тест поможет понять, насколько хорошо вы овладели базовой информацией, касающейся совершенствования бизнес‑процессов.

Правильные ответы на вопросы вы найдете в конце теста.

1. Бизнес‑процесс состоит из трех компонентов. Два из них – базовые ресурсы и действия. Как называется третий компонент?

А. Продукты

Б. Результаты

В. Артефакты

 

2. Любой бизнес‑процесс можно представить в виде последовательности событий, которые включают три основных элемента, позволяющих добиться значимых результатов. Два из этих элементов – люди и технологии. Как называется третий?

А. Информация

Б. Оборудование

В. Финансирование

 

3. Что из нижеперечисленного не может стать катализатором совершенствования бизнес‑процесса?

А. Недостаточно высокие результаты работы коллектива.

Б. Значительное изменение клиентских предпочтений.

В. Прием на работу нового руководителя отдела.

 

4. Назовите третий этап процедуры совершенствования бизнес‑процесса:

А. Редизайн текущего процесса.

Б. Анализ текущего процесса

В. Привлечение ресурсов, необходимых для внедрения усовершенствованного процесса.

 

5. Мария собирает команду для реализации крупного проекта по усовершенствованию бизнес‑процесса. Она выбрала менеджера проекта и ответственного за процесс, привлекла нескольких сотрудников, занятых в процессе, который предполагается улучшить, а также организатора командной работы и технического специалиста. Кого она не учла?

А. Сотрудника, ответственного за то, чтобы проект достиг поставленных целей.

Б. Сотрудника, который будет следить за результативностью обновленного процесса.

В. Нескольких человек, которые будут стимулировать споры и дискуссии о возможных путях совершенствования процесса.

 

6. Вы создали карту‑схему текущего состояния процесса, который планируете усовершенствовать. В ней указаны все этапы процесса и должностей занятых в нем сотрудников. Схему какого типа вы составили?

А. Макросхему.

Б. Функциональную схему.

В. Ромб.

 

7. Том и его команда, занятая менеджментом бизнес‑процессов, проводит мозговой штурм в поисках идей по редизайну процесса. Они ищут ответы на два вопроса: «Как мы можем снизить связанные с процессом издержки?» и «Можем ли мы снизить время полного цикла процесса?». Какой еще вопрос им следует задать себе, чтобы предлагаемый ими усовершенствованный процесс оказался более эффективным?

А. Как мы можем изменить процесс, чтобы клиентам было проще иметь с нами дело?

Б. Не предполагают ли рассматриваемые нами усовершенствования чрезмерно масштабных организационных изменений?

В. Кто из сотрудников отвечает за каждый конкретный этап в текущем процессе?

 

8. Будучи исполнительным директором компании, вы участвуете в реализации широкомасштабного проекта по усовершенствованию бизнес‑процессов. С какими подразделениями, помимо кадровой службы и IT‑отдела, вам придется сотрудничать в ходе реализации проекта, чтобы привлечь необходимые для его осуществления ресурсы?

А. Отдел финансов.

Б. Отдел маркетинга.

В. Отдел продаж.

 

9. Вы опасаетесь, что предлагаемые вами изменения в бизнес‑процессе могут вызвать сопротивление со стороны сотрудников. Что из нижеперечисленного не поможет вам преодолеть это сопротивление?

А. Объяснение того, как в рамках нового процесса будут решены проблемы, возникшие в прежнем процессе?

Б. Четкое объяснение того, в чем именно сотрудники действовали неправильно в рамках прошлого процесса.

В. Указание на то, какие выгоды получат сотрудники от внедрения нового процесса.

 

10. На одной из стадий редизайна бизнес‑процесса ответственный за процесс создал «приборную панель». Зачем она нужна?

А. Чтобы помочь членам команды решить, какой из процессов получит больше всего выгод от усовершенствования.

Б. Чтобы отслеживать, как обновленный процесс демонстрирует желаемые результаты.

В. Чтобы отслеживать направление работы в рамках усовершенствования процесса.

 

Ответы на вопросы теста:

 

1 – Б. Процесс начинается с базовых ресурсов, действия трансформируют их в результаты. Например, в процессе постройки дома базовыми ресурсами будут бревна, цемент и другие материалы. Действия будут включать в себя рытье котлована, закладку фундамента и возведение стен, а результатом будет считаться готовый дом.

2 – А. Люди, технологии и информация взаимодействуют в ходе бизнес‑процесса. Вспомним: люди предпринимают действия, которые преобразуют базовые ресурсы в результаты. Технологии способны организовывать деятельность в рамках процесса, например, когда сотрудник отправляет клиенту электронное письмо или извлекает информацию о клиентах из базы данных. Информация может быть одним из базовых ресурсов (например, число запчастей на складе) или результатом процесса (например, отчет консультанта). Информация постоянно сопровождает людей, занятых в процессе, – она содержится в базах данных, поступает от клиентов или просто хранится в памяти сотрудника.

3 – В. Конечно, новый менеджер может стремиться к тому, чтобы изменить к лучшему процессы, осуществляемые его подразделением. Но это очень редко служит толчком к усовершенствованию бизнес‑процессов. Гораздо чаще таким толчком становится неэффективная работа коллектива, падение производительности в отделе, подразделении или организации в целом, а также значительные изменения ситуации на рынке, включая существенные перемены в предпочтениях клиентов, выход на рынок новых конкурентов или появление новых, более совершенных технологий.

4 – А. Менеджмент бизнес‑процессов включает в себя шесть этапов: 1) планирование: выбор процесса для совершенствования; 2) анализ: изучение выбранного процесса; 3) редизайн: определение конкретных изменений, которые необходимо внести в бизнес‑процесс; 4) привлечение ресурсов: закупка оборудования, привлечение персонала и прочих ресурсов, необходимых для внедрения предлагаемых вами изменений; 5) внедрение: реализация изменений в бизнес‑процессе; 6) регулярное совершенствование: постоянная оценка эффективности нового процесса и внесение при необходимости дополнительных изменений.

5 – В. В дополнение к уже имеющимся членам команды Марии следует привлечь одного или нескольких скептиков – людей, которые будут проверять идеи остальных на прочность, стимулируя продуктивные обсуждения среди членов команды.

6 – Б. Функциональная схема текущего состояния процесса изображает его ход более детально. В ней также указываются должности сотрудников, занятых в процессе, и осуществляемые каждым из них обязанности. Функциональная схема дает возможность изучить каждый компонент процесса и выяснить, в каких его точках отмечаются задержки или иные сложности.

7 – А. Чтобы вы и ваша команда могли генерировать действительно ценные идеи для редизайна бизнес‑процесса, вам, помимо вопросов о сокращении издержек и сроков работы, следует задуматься о том, как совершенствуемый бизнес‑процесс может повысить удовлетворенность клиентов. Для этого поручите членам команды представить себе процесс с клиентской точки зрения. Подумайте, чего клиенты ждут от него с точки зрения точности, удобства и других показателей, важных для потребителей.

8 – А. При масштабных изменениях бизнес‑процессов вам с большой вероятностью придется сотрудничать с кадровой службой, IT– и финансовым отделами, которые помогут привлечь ресурсы, необходимые для запуска обновленного процесса. Например, помощь кадровой службы может вам понадобиться с целью организации обучения сотрудников для работы в рамках нового процесса. Вероятно, вам также понадобится участие IT‑специалистов – например, для установки новых компьютерных программ для усовершенствованного процесса. А чтобы получить необходимое финансирование, вам, вероятно, предстоит подготовить убедительную презентацию обновленного процесса для финансовой службы.

9 – Б. Если вы станете объяснять сотрудникам, что в рамках прежнего процесса их действия были неправильными, вы тем самым заставите их защищаться, и их сопротивление новому процессу только усилится. Чтобы преодолеть сопротивление, полезнее будет объяснить, как обновленный процесс решит накопившиеся проблемы, и показать, какие выгоды они получат от внедрения изменений.

10 – Б. Задача «приборной панели» – наглядно показывать, насколько хорошо работает обновленный процесс. На ней отражается информация о показателях эффективности, отобранных для усовершенствованного процесса, установленных для этих показателей целях и их текущих значениях. Ответственный за процесс и другие сотрудники используют эту информацию, чтобы определить, нужны ли дальнейшие изменения для улучшения процесса. Например, если ваша команда поставила цель «клиент должен получить ответ на свои вопросы за один телефонный звонок», а приборная панель свидетельствует, что сейчас ему приходится в среднем звонить в офис пять раз, вы, скорее всего, решите, что следует и дальше работать над процессом, чтобы довести значение показателя до намеченного.

 

 

Дополнительная информация

 

Статьи

 

Davenport, Thomas H. “The Coming Commoditization of Processes”. Harvard Business Review, June 2005.

 

По мере того как компании анализируют, стандартизируют и обеспечивают контроль качества бизнес‑процессов самой разной направленности – от разработки продукции до найма генеральных директоров, – сами бизнес‑процессы все активнее превращаются в разновидность товара. Это нетрудно заметить хотя бы по все более частому их аутсорсингу. Дэвенпорт исследует эту тенденцию. По его утверждениям, стандартизация процессов вскоре достигнет такой степени, что компании легко смогут определять, выиграет ли их бизнес от передачи того или иного процесса на аутсорсинг. Кроме того, подобная стандартизация поможет бизнесу сравнивать потенциальных поставщиков услуг и оценивать перспективы найма подрядчика с точки зрения соотношения затрат и выгод. В конечном итоге и затраты, и выгоды окажутся столь очевидны для покупателей, что бизнес‑процессы превратятся в товар, а их аутсорсинг станет общепринятой практикой, в результате чего цены значительно упадут. Низкая стоимость и риски аутсорсинга ускорят переток рабочих мест за границу, заставят компании пересматривать стратегии и изменят саму основу конкуренции. Скорость, с которой в некоторых областях бизнеса идет стандартизация процессов, позволяет предположить, что многие из отраслей, находящихся в стороне от пристального внимания, уже созрели для перемен.

 

Hall, Joseph M. and M. Eric Johnson. “When Should a Process Be Art, Not Science?” Harvard Business Review, March 2009.

 

Зачастую менеджеры чрезмерно увлекаются стандартизацией бизнес‑процессов. Между тем многие процессы (например, подготовка лидеров или аудит) – это скорее искусство, чем наука. Втискивая их в строгие рамки правил, мы препятствуем развитию инноваций, снижаем уровень ответственности и подрываем эффективность деятельности. Авторы рекомендуют корпорациям спасать процессы, нуждающиеся в творческом подходе, от всеобщего стремления к стандартизации, используя стратегию из трех этапов, которая позволяет определить, что является искусством, а что нет.

 

Hammer, Michael. “Deep Change: How Operational Innovation Can Transform Your Company” Harvard Business Review On‑Point Enhanced Edition. Boston: Harvard Business School Publishing, 2004.

 

Революционные инновации в области организации труда способны сокрушить ваших конкурентов и изменить расклад сил в целой отрасли. Чтобы убедиться в этом, достаточно посмотреть на примеры компаний Dell, Toyota и Walmart. В данной статье содержатся практические рекомендации по поводу того, как именно следует внедрять новшества в повседневную деятельность компании. Например, автор предлагает найти ролевую модель вне вашей отрасли и использовать ее, параллельно выявляя связывающие вас привычные представления о том, как должна быть организована работа, и избавляясь от них. Кроме того, автор рассуждает, как лучше внедрять инновационные методы в практику. По его мнению, поскольку инновационные проекты, призванные изменить привычные методы работы, по природе своей должны разрушить существующий порядок вещей, их следует ориентировать прежде всего на те виды деятельности, которые максимально влияют на достижение стратегических целей компании. Многим руководителям может казаться, что инновационным проектам, призванным изменить привычные методы работы, не хватает блеска и привычности, но в конечном итоге именно такие проекты являются единственной основой для долгосрочной и чрезвычайно эффективной деятельности.

 

Hammer, Michael. “Process Audit” Harvard Business Review, April 2007.

 

Мало кто из руководителей подвергает сомнению мысль о том, что, реорганизуя бизнес‑процессы, компания способна кардинально улучшить качество и скорость работы, повысить доходы и снизить издержки. Однако, несмотря на свои лучшие намерения и проведенные инвестиции, многие топ‑менеджеры испытывают неуверенность в том, что именно следует менять, насколько радикально и в какой момент. В итоге многим организациям не удается добиться желаемого, да и хоть какого‑нибудь, прогресса в попытках изменить бизнес‑процессы. Автор статьи в течение пяти лет работал с группой ведущих компаний над разработкой модели PEMM (оценка зрелости бизнес‑процессов предприятий), цель которой – помочь руководителям компаний осознать, сформулировать и осуществить план по совершенствованию бизнес‑процессов. PEMM отличается от других моделей тем, что подходит для использования в любых отраслях и для изменения любых процессов.

 

Puryear, Rudy and Christine Detrick. “Are You Sending Your Problems Offshore?” Harvard Management Update, February 2006.

 

Идея кажется простой и доступной: в самом деле, почему бы не отдать рутинные функции, связанные с ведением финансовой отчетности, на аутсорсинг? Это, разумеется, поможет сэкономить какие‑то деньги. Однако если в организации процессов, связанных с этими функциями, с самого начала заложена ошибка, то вы лишь отдалите от себя проблему их неэффективности, упустив замечательную возможность для совершенствования. По утверждению авторов, хотя передача ряда функций на аутсорсинг способна сыграть ведущую роль в усовершенствовании бизнес‑операций, позитивный эффект преобразований в значительной мере все‑таки связан с изменением отношения к происходящему, поведения и культуры внутри самой компании.

 

 

Книги

 

Harmon, Paul. Business Process Change: A Manager’s Guide to Improving, Redesigning, and Automating Processes. San Francisco: Morgan Kaufmann, 2003.

 

Каждая компания стремится сделать свой бизнес более эффективным, и редизайн бизнес‑процессов может помочь добиться этой цели. В своей книге Хармон описывает целый ряд методик совершенствования бизнес‑процессов. Он рассуждает о проблемах с внедрением новшеств, с которыми сталкиваются современные руководители, рассказывает о самых современных методах анализа и совершенствования бизнес‑процессов и предлагает методологию, основанную на наиболее успешных примерах из практики, которую легко приспособить к любым условиям и которая при этом учитывает значимость человеческого фактора в изменениях. Подробный разбор практических примеров демонстрирует, как этот метод выглядит на практике.

 

Jacka, J. Mike and Paulette J. Keller. Business Process Mapping: Improving Customer Satisfaction. 2nd ed. Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, 2009.

 

Авторы помогают читателям прорваться сквозь дебри составления карт бизнес‑процессов. Они предлагают облегчить этот тяжкий труд с помощью новаторского подхода, который поможет лучше понимать бизнес‑процессы, правила их функционирования и то, как они, сливаясь в единый рабочий процесс, помогают компании успешно достигать поставленных задач. Книга предлагает мыслить по‑новому и дарит новые инструменты, которые помогут в процессе анализа и совершенствования методов работы. Авторы активно используют примеры из практики и реальные истории. Каждая глава содержит отдельные разделы «Резюме» и «Ключевые вопросы для анализа», отражающие суть изложенной в ней информации.

 

Keen, Peter and Mark McDonald. The eProcess Edge: Creating Customer Value in the Internet Economy. New York: McGraw‑Hill, 2000.

 

Книга предлагает практическую схему, наглядно демонстрирующую руководителям компаний и специалистам, принимающим технические решения, как они могут совершенствовать бизнес‑процессы, расширять свои возможности, добиваться конкурентных преимуществ с помощью грамотного выстраивания связей и таким образом содействовать процветанию своей компании. Использование модели, описываемой авторами, способствует ускорению роста доходов компании и получению более значительных прибылей путем комбинации современных технологий и бизнес‑процессов, а также выстраивания прочных связей, помогающих развитию бизнеса.

 

Madison, Dan. Process Mapping, Process Improvement, and Process Management. Chico, CA: Paton Press, 2005.

 

Это простое и качественное исследование редизайна бизнес‑процессов описывает эволюцию процесс‑ориентированных методов руководства. В книге рассматриваются методы составления карт процессов, определения функций и обязанностей сотрудников, занятых в совершенствуемом процессе, а также предлагается методология редизайна, состоящая из десяти шагов. Автор описывает принципы дизайна бизнес‑процессов, которые помогут видоизменять предлагаемую им методику в соответствии с вашими задачами. В дополнительных главах, написанных другими авторами, обсуждается менеджмент процессов, охватывающих несколько подразделений, и использование компьютерных симуляторов в ходе редизайна процессов.

 

 

Учебный материал

 

Marshall, Paul W. “A Note on Process Analysis”. Harvard Business School Case No. 9‑675‑038. Boston: Harvard Business School Publishing, rev. July 1, 1979.

 

Маршалл предлагает определение бизнес‑процессов, приводит примеры и объясняет, что такое базовые ресурсы, результаты и задачи – составляющие бизнес‑процесса. Кроме того, он описывает четыре основные характеристики любого процесса: способность, эффективность, результативность и гибкость. Кроме того, Маршалл приводит пример карты‑схемы бизнес‑процесса и объясняет, как проводить анализ бизнес‑процесса, который вы хотите усовершенствовать.

 

Источники

 

В создании этой книги нам помогли следующие источники:

Gebelein, Susan H., Kristie J. Nelson‑Neuhaus, Carol J. Skube, David G. Lee, Lisa A. Stevens, Lowell W. Hellervik, and Brian L. Davis. Successful Manager’s Handbook. 7th ed. Minneapolis, MN: Personnel Decisions International, 2004.

Harmon, Paul. Business Process Change: A Manager’s Guide to Improving, Redesigning, and Automating Processes. San Francisco: Morgan Kaufmann, 2003.

http://searchcio.techtarget.com/sDefinition/0,sid19_gci536451,00.html

http://www.induction.to/six‑sigma/tsld005.htm

Madison, Dan. Process Mapping, Process Improvement, and Process Management. Chico, CA: Paton Press, 2005.

Marshall, Paul W. “A Note on Process Analysis”. Harvard Business School Note 9‑675‑038, rev. July 1, 1979.