Правило 9. Если вы собираетесь послать вложение, то присоедините его В самом начале.

       Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз мне приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! И следом приходило письмо от того же отправителя с фразой «Oops, here you go!». Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

 

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Запомните: когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. В противном случае он может подумать, что Ваше вложение - это самовольно прицепившийся вирус, и уничтожит его, не читая, так как открывать возможный вирус опасно. Кстати, подобные вирусы чаще приходят со спамом.

Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час. Разумеется, что посылать такие огромные объёмы ни в коем случае нельзя без согласования с получателем.

Обязательно подумайте, как назвать пересылаемый файл, чтобы адресату можно было быстро сохранить файл в соответствующую папку, не тратя время на его переименование. Это становится ещё более важным, когда Вы пересылаете несколько файлов: необходимо называть файлы так, чтобы адресат мог по названию легко понять, что именно будет в скачиваемых файлах, а не гадать что содержится в файлах под названиями, например, «от меня.doc» или «а вот ещё.pdf». Вам же тоже было бы неудобно сначала скачивать файлы, потом читать их, чтобы понять, в чём их содержание, затем переименовывать их в соответствии с содержанием и лишь после этого сохранять в соответствующую папку, верно?

 

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы.

Если Вы отвечаете кому-либо на письмо, то, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы Вам. Это правило кажется таким естественным и понятным, но, тем не менее, очень часто получается, что люди не отвечают на некоторые из заданных им вопросов. По своему опыту знаю, что это одно из наиболее часто нарушаемых правил электронной переписки. Замалчивание вопроса очень неэтично с Вашей стороны - ведь другой человек нуждается в Вашем ответе и ждёт его, но не получает в письме. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите. Только не оставляйте ничего без ответа, а то Вашему собеседнику придётся повторять свой вопрос, и своим замалчиванием Вы все равно не избежите необходимости отвечать.

Если Вы пишете другу или хорошему знакомому, можете процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать Ваш ответ на данное предложение или вопрос. При этом не забывайте отделять каким-то образом текст Вашего послания от текста цитируемых писем, тогда Ваш ответ будет легче читаться. Обычно для этих целей используется знак «>», иногда автоматически проставляемый почтовой программой, хотя это и не единственный вариант.

Если Вы отвечаете на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, но и потому, что очень трудно читать текст без знаков препинания. Если Ваша программа имеет опцию проверки орфографии, почему бы ей не воспользоваться?