Назначение и функции системы каталогов и картотек

1. Система каталогов и картотек библиотеки обеспечивает выполнение всех функций библиотеки: комплектование, обеспечение сохранности и эффективности использования фондов, библиографическую, информационную и методическую работу.

Основными функциями системы каталогов и картотек являются: информационная, гуманитарно-просветительская.

Гуманитарно-просветительская функция определяется политикой государства, содействия нравственному, трудовому и эстетическому воспитанию, а также обеспечения учебного процесса, повышения культурного и общеобразовательного уровня читателей библиотеки.

Информационная функция определяется задачами библиотеки по распространению достижений культуры, науки и техники [4].

Библиотека РГГУ. Состав фондов, каталоги и картотеки

Информационный комплекс «Научная библиотека» (далее по тексту - Научная библиотека) Российского государственного гуманитарного университета является структурным подразделением РГГУ, обеспечивающим информационными ресурсами учебный процесс, фундаментальные и прикладные научные исследования и методическую работу вуза. Российский государственный гуманитарный университет финансирует деятельность Научной библиотеки и осуществляет контроль деятельности в порядке и на условиях, определенных действующим законодательством, Уставом РГГУ и настоящим Положением.

Порядок доступа к фондам, перечень основных услуг и условия их предоставления Библиотекой определяются в "Правилах пользования Информационным комплексом «Научная библиотека» РГГУ". Предоставление пользователям дополнительных платных услуг определяется "Положением о платных услугах библиотеки РГГУ" и "Перечнем и стоимостью платных услуг, выполняемых библиотекой", утвержденных ректором РГГУ.

Организует библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание пользователей (читателей) с применением современных информационных технологий. Проводит социологические исследования с целью изучения интересов пользователей и повышения качества и комфортности библиотечно-информационных услуг.

Поиск информации в архивах

Для результативного поиска ретроспективной информации в архивах необходимо знание основ их организации. В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004) существует три формы собственности на документы государственная (федеральная и субъектов федерации), муниципальная и частная. Каждой из них соответствуют свои типы архивов. Именно архивное хранение документов АФ РФ мы и будем здесь рассматривать. Однако, следует иметь в виду, что в соответствии с нормами упомянутого законодательного акта правом постоянного хранения документов АФ РФ обладают также федеральные музеи и библиотеки. В них для хранения документов создаются специальные отделы, методика работы в которых должна соответствовать утвержденным единым правилам.

В основе современной сети государственных и муниципальных архивов России лежат научные основы (или признаки) организации комплексов документов, устанавливающие логические или исторические связи между ними.

Организация документов АФ РФ осуществляется по трем уровням:

· - в пределах Архивного фонда страны в целом - на этом этапе в соответствии с признаками создаются архивы;

· - в пределах архива - на этом этапе происходит формирование архивных фондов и коллекций;

· - в пределах архивного фонда - т.е. организация документов в дела (или единицы хранения).

Эти основы важно знать для построения в дальнейшем алгоритма поиска информации в архивах.

Наиболее важными для исследователей справочниками являются: архивные путеводители и архивные описи, в качестве дополнительных при тематическом поиске следует использовать систему архивных каталогов (систематический, именной и др.), а также обзоры фондов.

В российской практике архивной работы приняты несколько видов архивных путеводителей, которые с разной степенью подробности, информируют о составе и содержании фондов. Это:

· - краткий справочник по фондам архива неаннотированный; (содержит следующие сведения - название фонда, номер фонда, объем фонда (количество единиц хранения); крайние даты документов).

· - Краткий справочник по фондам архива аннотированный (содержит сведения о названии фонда, номере фонда, объеме фонда, краткие сведения о фондообразователе; краткая аннотация состава и содержания документов фонда).

· - Путеводитель по фондам архива (содержит сведения о номере фонда, названии фонда, все переименования фонда, объем фонда, крайние даты документов, сведения по истории фондообразователя, внутренняя структура фонда, аннотация состава и содержания документов).

Виды архивов России

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории России архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, схемы, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две части:

· · государственную;

· · негосударственную.

Хранение государственной части Архивного фонда России осуществляется архивами:

· · государственными;

· · федеральные

· · субъектов федерации.

· · ведомственными.

· · архив организации;

· · центральный архив;

· · центральный отраслевой архив;

· · объединённый ведомственный архив;

· · объединённый межведомственный архив.

Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования.