Загальна характеристика системи Scala

 

Систему Scala було створено у Швеції в 1978 р. групою компаній «Скала» (Scala Business Solutions) – усесвітнім розробником і постачальником програмного забезпечення з управління бізнесом, фінансами й виробництвом для місцевих і міжнародних компаній. За час, що минув, система безперервно розвивалася як універсальний засіб фінансового обліку й комплексного управління підприємством. Центри розробки і розвитку системи Scala працюють у Західній Європі, Азії, Росії та Америці. На теперішній час систему успішно використовують понад 90 держав світу на більш як 14 000 підприємств різного масштабу і профілю.

Серед останніх досягнень компанії «Скала» можна відзначити серію програмних продуктів Scala для електронної комерції – Scala Solutions, яка стала володарем головного призу в категорії «Прикладання для електронної комерції» (Нью-Йорк, 1999 p.), а також новий продукт Scala 5.1, який отримав акредитацію Асоціації розробників прикладного програмного забезпечення (BASDA) на сумісність з евровалютою (1999 р.).

Головні позитивні якості програмного забезпечення Scala – це гнучкість і модульність, що дозволяють ураховувати не лише міжнародні стандарти з організації бізнес-процесів, а й вимоги місцевого законодавства. Програмне забезпечення Scala дає можливість працювати більш як 30 мовами й зі стількома ж валютами, використовувати бази даних MS-SQL або Pervasive SQL на базі ОС Windows NT, Novell Netware, UNIX.

На ринку СНД система Scala вперше була представлена в 1991 p. Scala СНД є лідером на ринку у своїй галузі, має офіси в Москві, Санкт-Петербурзі, Києві та підтримує своїх регіональних клієнтів через мережу дилерів, яка постійно зростає.

Успішний розвиток Scala на світовому ринку програмного забезпечення для управління підприємством і фінансами пов'язаний передусім з високим рівнем кваліфікації спеціалістів, зайнятих розробленням, упровадженням і підтримкою системи. Вона може бути використана в будь-якій сфері діяльності, будь-якою компанією незалежно від типу й розмірів. Усі інстальовані системи характеризуються набором параметрів, унікальним для кожної компанії, що дає підстави говорити про індивідуалізацію продукту. Клієнт сам вибирає для себе модулі та функції, які найбільше відповідають його спеціалізації.

Комплексний набір модулів Scala охоплює такі напрями бізнесу, як фінанси, матеріально-технічне постачання, управління виробництвом, сервісне обслуговування, ведення проектів і управління персоналом.

Система Scala охоплює такі 12 модулів: Головна книга, Книга продажу, Книга закупівель, Замовлення на продаж, Замовлення на закупівлю, Управління запасами, Пряме виписування рахунків, Статистика, Управління виробництвом, Управління замовленнями на обслуговування, Управління проектами, Розрахунок заробітної плати (Payroll PRO).

Головна книга є функціональним ядром системи Scala. У ній описується структура підприємства чи компанії. У цьому модулі, використовуючи гнучку десятивимірну структуру фінансового й бухгалтерського обліку, можна встановити будь-яку схему групування й кодування рахунків. Головна книга є фінансовим модулем, який може працювати як в автономному режимі, так і в поєднанні з іншими модулями системи. В останньому випадку саме до неї автоматично надходять бухгалтерські дані з інших модулів: Книга закупівель, Книга продажу, Управління запасами, Управління виробництвом, Управління проектами, Управління замовленнями на обслуговування, Розрахунок заробітної плати.

Іншими словами, вся отримана інформація аналізується в модулі Головна книга, потім у ньому формуються обороти й залишки на бухгалтерських рахунках, бухгалтерські й управлінські звіти для конкретного звітного періоду фінансового року (сальдова відомість). Кількість звітних періодів у фінансовому році може бути встановлена від 1 до 24.

Істотне достоїнство системи Scala – можливість використання до десяти різних облікових вимірів. Обліковий вимір «0» є керівним виміром і позначає номер рахунка в плані рахунків. Інші дев'ять компанія використовує на свій розсуд, наприклад, центр витрат, продукт, проект і т. д. У системі є функція встановлення комбінації допустимих значень облікових вимірів для рахунка під час уведення проведень.

Використовуючи облікові виміри в системі Scala, можна створити 99 автоматичних розподілів сум для кожного облікового виміру. Тобто якщо в користувача є необхідність перерозподілити суму, занесену на один рахунок (обліковий вимір), у деякій пропорції чи в процентному співвідношенні на інші рахунки (облікові виміри), то для спрощення створення і запису таких проведень існують 99 автоматичних розподілів.

Можливі такі два варіанти використання розподілів: автоматично (під час уведення проведень) чи періодично (періодичний автоматичний розподіл).

Періодичні автоматичні розподіли дозволяють будь-яке проведення розподілити за кількома періодами, включаючи періоди наступних фінансових років. Вони використовуються під час формування проведень з витрат чи доходів майбутніх періодів. У момент звернення до цієї функції система перерозподіляє введену суму на майбутні звітні періоди і для кожного з них автоматично створює бухгалтерське проведення.

Функція імітаційного моделювання допомагає користувачеві зберігати до 100 варіантів імітаційних проведень (їх можна використовувати як типові проведення). Щоб було зручніше оцінювати результати введення імітаційного проведення, краще вивести на друк звіти за Головною книгою, в яких це проведення подане реально виконаним. Можна моделювати підсумкові звіти з будь-якого періоду записів у книзі. Імітаційне проведення може бути легко перетворене на реальне.

Модуль Головна книга надає користувачеві широкі можливості для складання власних кошторисів бюджетів. Для кожної комбінації десяти облікових вимірів уводиться до п'яти різних варіантів кошторису. Система містить кошториси на поточний і наступний фінансові роки. Це дозволяє, працюючи з кошторисами поточного фінансового року, уводити кошторис для наступного фінансового року. Отже, використовувати новий кошторис можна з першого дня роботи в новому фінансовому році.

Для автоматизації введення кошторисів можна використовувати десять моделей з розрахунку розподілу сумарного річного кошторису за звітними періодами. Також можна скористатися функцією імпорту кошторисів.

Книга продажу. Модуль Scala Книга продажу слугує для спрощення роботи з фінансами компанії. У ньому є підпрограми для виписування рахунків-фактур, реєстрації платежів і передоплат, ведення звітності. Проте цим його можливості не вичерпуються. У модулі Книга продажу можна обробляти основні й статистичні дані про замовників. Це дає користувачу змогу проаналізувати свій ринок і, якщо це необхідно, прийняти правильні управлінські рішення. Книгу продажу можна використовувати як окремий, самостійний модуль, а також поєднувати з іншими модулями: Головна книга, Замовлення на продаж, Управління проектами, Управління замовленнями на обслуговування, Пряме виписування рахунків, Статистика.

У модулі формується файл покупців, який містить загальну інформацію про кожного покупця (ПІБ, адресу, номер телефону), про наданий кредит, умови платежу, умови і спосіб поставки, мову, яку буде використано в інструкціях до товару, і т. ін.

У Книзі продажу передбачена навіть та ситуація, коли ваш покупець одночасно є і вашим постачальником. У цьому разі можна одержати інформацію про можливості взаємозаліку рахунків на отримання товарів і рахунків на оплату.

Рахунки-фактури можна вводити безпосередньо в Книгу продажу і коригувати їх, зазначаючи коди покупців і номери рахунків-фактур.

Рахунки-фактури, що створюються в інших модулях (наприклад, Замовлення на продаж чи Управління замовленнями на обслуговування), автоматично переносяться в Книгу продажу. Можна роздрукувати зведення журналу рахунків-фактур і відправити інформацію за ними в Головну книгу.

За допомогою функції об'єднання рахунків-фактур є можливість провести їх консолідацію з кількох замовлень (якщо є модуль Замовлення на продаж чи Управління замовленнями на обслуговування) у єдиний рахунок-фактуру.

Книга закупівель. Цей модуль використовується для відсте-ження інформації про розрахунки з постачальниками й підрядчиками. У ньому можна виписувати рахунки-фактури, реєструвати платежі та передоплати, одержувати необхідні звіти.

Книгу закупівель можна використовувати як самостійний модуль чи разом з іншими модулями, такими як Головна книга, Замовлення на закупівлю, Статистика і т. ін.

У книзі формується файл постачальників, який містить інформацію про кожного постачальника (ПІБ, адресу й номер телефону), а також платіжну інформацію, тобто повідомляє про валюту, в якій проводяться взаєморозрахунки, методи постачання, мову, яка використовуватиметься у документах, що відправлятимуться, тощо. Щоб дані про нового постачальника було простіше заносити у файл, можна створити кілька шаблонів і користуватися ними. Якщо в системі встановлено Книгу продажу, а ваш постачальник одночасно є й вашим покупцем, то можна одержати інформацію про взаємозаліки рахунків на одержання і рахунків на оплату.

Крім названих функцій у модулі передбачено оформлення централізованих закупівель, виписування рахунків-фактур, розрахунок ПДВ, здійснення електронних платежів, спеціальний механізм автоматизації створення і введення ряду проведень (наприклад, з розрахунку курсових різниць, розрахунку ПДВ і т. ін.) та складання звітів.

Замовлення на продаж. Цей модуль спрощує процес збуту продукції настільки, що він стає зовсім нетрудомістким. Етапи збуту представлені в Scala різними функціями. їх можна налагодити по-своєму, так, як вимагає той чи інший бізнес. Зв'язок модуля Замовлення на продаж з модулями Управління запасами і Управління виробництвом забезпечує безперервний потік інформації в системі. Наприклад, на основі даних про продаж, що передбачається, Scala може скласти план закупівель чи виробництва.

Користуючись функцією програми комерційні пропозиції, персонал із відділу продажу може сформувати комерційну пропозицію (розцінку) для клієнтів. Після того як пропозицію прийнято клієнтом, можна автоматично перетворити її на замовлення на продаж. Пропозиції, термін яких минув, легко вилучаються із системи.

Якщо користувачу необхідні звіти про пропозиції, то є можливість одержати зведення про діючі та застарілі комерційні пропозиції.

Модуль передбачає кілька різних типів замовлень на продаж, перетворених з комерційних пропозицій чи уведених вручну. Scala розрізняє вісім типів замовлень. Залежно від типу замовлення товар може відвантажуватися відразу чи через деякий час.

Використання цієї функції надає користувачеві інформацію про те, товар треба доставити негайно чи протягом якогось терміну, здійснити постачання безпосередньо від постачальника покупцю чи на склад, використовувати процедуру періодичних поставок, здійснювати повернення товарних запасів від покупця на склад постачальника і т. ін.

Можливість копіювання рядків замовлень з архіву (історії замовлень) чи відкритих замовлень спрощує введення даних. Автоматична перевірка статусу кредиту покупця під час уведення замовлення на продаж знижує ризик появи безнадійних боргів.

Застосовуючи модуль Замовлення на продаж:, користувач може під час відвантаження товарів покупцю вибрати конкретну партію. Водночас модуль може автоматично обробляти партії за принципом «першим надійшов – першим проданий». Система надає графік постачання, що цілком ураховує стан справ із запасами товарів. Спеціальна функція значно спрощує пошук потрібних партій товарних запасів.

Замовлення на закупівлю. Незалежно від виду діяльності компанії (оптова торгівля, сервісне обслуговування чи виробництво) закупівлю можна робити різними способами. Цей модуль легко пристосовується до різних бізнес-процесів. Усі функції (планування закупівлі, оброблення замовлення на закупівлю, постачання, розподіл додаткових витрат і введення рахунків-фактур) може виконати один користувач чи кілька. Зведення про плановані та вже виконані замовлення на закупівлю доступні у всіх модулях матеріально-технічного постачання Scala. Тому можна планувати не лише закупівлю, а й продаж. Це дає користувачу загальне уявлення про стан складських запасів на будь-який момент. Така функція дуже корисна, тому що вона дозволяє зменшити загальні витрати на складування і закупівлю.

У системі передбачені різні методи планування закупівель. Перший метод – це планування за кошторисом продажу, до того ж окремо для кожного місяця і відповідно до бюджету. Сюди ж входить варіант планування закупівель за складськими залишками, який передбачає облік очікуваного продажу і закупівель, оптимальну кількість перезамовлень у постачальника і мінімальний складський залишок. Другий метод полягає в тому, що під час планування закупівель використовуються різні схеми вибору постачальників. Це може бути основний чи альтернативний постачальник для певного складського запасу, а може бути й постачальник з найменшою ціною і терміном поставки. Крім того, система дозволяє для прямого постачання клієнту створювати замовлення на закупівлю на основі замовлення на продаж.

Управління запасами. За допомогою цього модуля реалізуються функції автоматизованого ведення електронної картотеки на товари, системи складського господарства, включаючи інформацію про кількість і місцезнаходження товару на складі, ведення прейскурантів для кожного товару, оброблення партій товару на складі (номер партії, дані про постачальників, строки зберігання, розмір складських площ, номер митної декларації тощо), присвоєння серійних номерів для кожної одиниці товару і складання списків матеріалів для комплектації та продажу, оцінювання запасів (використовуються три методи – за принципом витрат у порядку надходження (FIFO), за середньовиваженою вартістю, за нормативною вартістю), а також складання інвентаризаційних відомостей і звітів.

Одне з головних достоїнств модуля Управління запасами – це велика кількість даних, які можна пов'язати з кожним видом товару. Рівні перезамовлення, звіти про резервні запаси й дефіцити допоможуть підприємству ефективно керувати запасами і зменшити обсяг капіталовкладень. Крім того, модуль дозволяє оперувати серійними номерами і списками матеріалів. Він також володіє функціональними можливостями для оброблення інформації про партії товарів, повне трасування і ведення розширеної статистичної звітності.

Модуль Пряме виписування рахунків призначений для створення рахунків-фактур; він ураховує перелік позицій запасів і нематеріальних послуг, причому без допомоги модулів Управління запасами і Замовлення на продаж. Але модуль Пряме виписування рахунків-фактур вимагає наявності модуля Книга продажу, у якому можна вести взаєморозрахунки з покупцями. Якщо модуль Книга продажу інтегрувати з модулем Головна книга, то можна отримати доступ до облікових вимірів останньої. Це дозволить розширити аналіз господарської діяльності. Модуль Пряме виписування рахунків-фактур дуже зручне для компаній, чия діяльність пов'язана з продажем послуг (юридичних і рекламних), і для консалтингових агентств.

Обробляти й заповнювати рахунок-фактуру можна за допомогою простого екрана. Зручний інтерфейс модуля значно полегшить виписування рахунків-фактур. У рядки рахунка-фактури можна вводити позиції запасів (з файла запасів чи введені лише для конкретного рахунка-фактури), рядки специфікації і текстові рядки.

У цьому модулі підтримується файл обліку запасів, куди можна записувати товарні позиції чи коди повторюваних подій. Є також опція, що дозволяє перерахувати наявний прейскурант в іншу валюту множенням на константу і т. д. Передбачено можливість уведення додаткових витрат і знижок покупцям.

Модуль забезпечує швидке і гнучке автоматичне керування виставлянням рахунків та інтегрується з інтерфейсом обміну електронними документами (EDI).

Модуль Scala Статистика є ефективним інструментом для проведення аналізу. В інтеграції з іншими модулями системи Scala, такими як Замовлення на продаж, Замовлення на закупівлю, Книга продажу, Книга закупівель і Управління запасами, модуль Статистика надає докладнішу й повнішу статистичну інформацію, ніж засоби звітності, вбудовані в окремі модулі. Інші достоїнства цього модуля – це гнучке настроювання структури звітів, широкий вибір критеріїв сортування, а також можливість побудови аналітичних звітів (звіти про комісійні, аналіз валового доходу чи статистика з проданих товарів). Крім роздруку цих звітів можна зберегти їх на диску у форматі Excel.

Модуль Управління виробництвом – це система планування виробничих ресурсів, що базується на принципах стандарту MRPII і здатна правильно й повно інформувати менеджерів про керування виробництвом. Система допомагає ефективно управляти виробничим процесом і контролювати його. Крім того, вона може бути об'єднана з фінансовими додатками для могутньої інтегрованої системи. Програма містить великий функціональний набір, вирізняється високою гнучкістю й забезпечує розв'язання задач з планування й управління всіма видами виробничої діяльності. Управління виробництвом Scala може використовуватися для різних типів виробництва: дрібносерійного, серійного, великосерійного, для виробництва під замовлення і виробництва продукції на склад. Система підтримує стандарти Just-in-time, ISO 9000, EDI і СІМ.

Виробничий модуль системи охоплює такі функції:

- підтримка бази даних готових виробів та їхніх комплектуючих;

- розрахунок собівартості готової продукції;

- планування ресурсів і складання головного плану-графіка виробництва;

- планування потреб у матеріалах і потужностях;

- планування потреб у розподілі та виробничих замовлень;

- управління роботою цехів, включаючи завантаження потужностей, збирання виробничих даних і введення звітів про витрату матеріалів, завершення операцій з виготовлення продукції, випуск продукції та передача її споживачеві чи на склад;

- операції експорту-імпорту даних.

Управління замовленнями на обслуговування. У багатьох компаній доходи від сервісного обслуговування, продажу запасних частин і технічної підтримки перевищують доходи від збуту основної продукції. Модуль Scala Управління замовленнями на обслуговування відкриває нові можливості контролю за такими видами діяльності, як установка і ремонт устаткування, гарантійне обслуговування, постачання видаткових матеріалів і запасних частин.

Для кожного запиту на сервісні послуги вводиться замовлення на обслуговування. Система перевіряє умови контракту та копіює цю інформацію в замовлення. Статус замовлення відображає стадію виконання, у якій воно перебуває. Наприклад, статус 10 – замовлення уведено, статус 20 – замовлення в процесі виконання, статус 30 – очікується постачання запчастин, статус 40 – готовий до виконання, статус 50 – готовий до фактурування. Для того щоб спростити введення замовлення, використовуються шаблони. Під час уведення рядків замовлення можна зробити запит про наявність ресурсів та матеріалів і ввести оцінний час виконання робіт.

Крім того, працюючи над замовленням на обслуговування, є можливість сформувати замовлення на закупівлю в разі недостатньої кількості деталей на складі.

Модуль Scala Управління проектами (Project Management) – це інструмент для відстеження всього життєвого циклу проекту: фінансового планування, планування ресурсів, складання кошторисів, контролю за виконанням підпроектів і видів діяльності, закриття проекту. Отже, цей модуль контролює управління різними видами діяльності єдиного проекту.

У системі Scala існує чотирирівнева ієрархічна структура проекту: перший рівень – Головний проект (Main Project), другий – Проект (Project), третій – Підпроект (Sub Project) і четвертий – Діяльність (Activity). Така організація дозволяє проводити детальне планування всіх етапів проекту, встановлювати їхній взаємозв'язок і контролювати хід робіт на кожному етапі, навіть якщо вони різняться за своїм характером і терміном реалізації. У разі відхилення планових показників від фактичних така структура допомагає у виробленні відповідних управлінських рішень і проведенні вартісного аналізу елементів проекту в локальній та оригінальній валютах.

Модуль Розрахунок заробітної плати – це програмний продукт, розроблений спеціально для автоматизації розрахунку нарахувань, утримань, перерахувань заробітку, відрахувань у фонди і складання звітів для фінансових відділів, податкових органів і відділів кадрів. Цей модуль автоматизує роботу на кожному етапі розрахунку заробітної плати, включаючи облік найманих (або тих, кого звільняють) працівників; табельний облік (облік робочого часу); розрахунок заробітної плати для працівників за різними видами оплат і доплат; роздрук розрахункових листків, складання звітів для бухгалтерії, податкових органів, відділів кадрів, ревізорів, аудиторів і керівництва, а також формування проведень для Головної книги. Модуль передбачає можливість налагодити розрахунок зарплати і звітність як відповідно до чинних у конкретній країні законодавчих норм та правил, так і згідно з внутрішніми вимогами підприємства.

Крім зазначених інформаційних систем корпоративного рівня можна назвати й інші, наприклад, інформаційну систему управління підприємством Miracle V (розробник – науково-виробнича фірма «І.В.А.», Росія), автоматизовану систему управління підприємством ММІІ (розробник – фірма «Hewlett-Packard»).