Глава IV . Программная реализация и тестирование автоматизированной информационной системы «Отдел кадров»

Состав базы данных. Таблицы и их поля

 

В любой автоматизированной информационной системе существуют рабочие и справочные таблицы, о назначении которых можно судить по их названию [24].

В разрабатываемой автоматизированной информационной системе «Отдел кадров» используются следующие рабочие таблицы:

1.  «Анкеты»: код анкеты, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, серия и номер паспорта, кем выдан, дата выдачи, образование, адрес и телефон, семейное положение, иностранные языки, уровень заработной платы.

2.  «Личные дела»: код личного дела, код анкеты, табельный номер, стаж работы, дата выдачи трудовой книжки.

3. «Записи стажа»: дата выдачи трудовой книжки, номер записи, дата записи, должность, название организации, дата приема на работу, дата увольнения или перевода.

4. «Отчеты»: порядковый номер, название, табельный номер.

5. «Приказы»: порядковый номер, табельный номер.

Свойства представлены в каждой таблице в виде полей. Ниже представлены свойства и их название в таблицах 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5.

 

Таблица 4.1 «Анкеты».

Название поля	Тип данных	Размер поля
Код анкеты	Счетчик	Длинней целое. Последовательные значения. Совпадения не допускаются.
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Пол	Текстовый	Вводится фиксированный набор значений
Дата рождения	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)
Серия и номер паспорта	Текстовый	Маска ввода (___ - ___ № ________)
Кем выдан	Текстовый
Дата выдачи	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)
Образование	Текстовый	Вводится фиксированный набор значений
Адрес и телефон	Текстовый
Иностранные языки	Текстовый	Вводится фиксированный набор значений
Семейное положение	Текстовый	Вводится фиксированный набор значений
Уровень заработной платы	Числовой	Длинное целое (выбор из списка таблицы «Договора»)

 

В этой таблице содержатся анкетные данные работника. Код анкете присваивает счетчик. Это делает номер анкеты уникальным и таким образом исключается повторение номера анкеты. Фамилия, имя, отчество, кем выдан паспорт и адрес имеют текстовый формат. Поля, в которых предусмотрено наличие цифирных значений имеют формат соответствующий будущей записи: числовой и дата\время.

Таблица 4.2 «Личные дела»

Название поля	Тип данных	Размер поля
Код личного дела	Счетчик	Длинней целое. Последовательные значения. Совпадения не допускаются.
Код анкеты	Числовой	Длинное целое (выбор из списка таблицы «Анкеты»)
Стаж работы	Числовой	Длинное целое
Табельный номер	Числовой
Дата выдачи трудовой книжки	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)

 

В представленной таблице приведены некоторые поля таблицы «Личные дела». Счетчиком в данной таблице является поле «код личного дела».

 

Таблица 4.3 «Записи стажа»

Дата выдачи трудовой книжки	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)
Номер записи	Текстовый
Дата записи	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)
Должность	Текстовый
Название организации	Текстовый
Дата приема на работу	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)
Дата увольнения или перевода	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)

 

В зависимости от того, какая информация будет занесена в каждое поле, им присвоены соответствующие форматы.

 

Таблица 4.4 «Отчеты»

Порядковый номер	Счетчик	Длинней целое. Последовательные значения. Совпадения не допускаются.
Название	Текстовый
Табельный номер	Числовой

 

В представленной таблице поле «порядковый номер» имеет счетчик, так как он должен быть уникальным и не иметь повторений.

 

Таблица 4.5 «Приказы»

Название поля	Тип данных
Порядковый номер	Счетчик	Длинней целое. Последовательные значения. Совпадения не допускаются.
Табельный номер	Числовой

 

В этой таблице уникальным является поле порядковый номер, в виду чего ему задан формат счетчик.

Кроме вышеприведенного перечня некоторых таблиц используются также ряд справочных таблиц:

-справочник структурных подразделений(отделов);

-справочник групп (подразделений внутри отделов);

-справочник условий труда;

-справочник видов дополнительного отпуска;

-справочник праздничных дней;

-справочник статей ТК - оснований увольнения;

-справочник должностей (профессий).

Все справочники могут изменяться, дополняться и редактироваться в зависимости от ситуации.

 

Запросы

 

Запросы служат для выбора записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выбора конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид. В автоматизированной информационной системе «отдел кадров» были созданы запросы, согласно требуемому действию.

Для примера привожу некоторые запросы:

1. Запрос на вакансии заданного отдела (рис. 4.6).

В представленном запросе осуществляется выборка свободных вакансий по заданному отделу.

Рис. 4.6

 

2. Запрос на поиск сотрудника (рис. 4.7).

В данном запросе производится поиск сотрудника по заданным критериям из его личных данных.

 

Рис. 4.7

 

3. Запрос по военнообязанным (рис. 4.8).

В данном запросе идет выборка военнообязанных работников.

Рис. 4.8

 

4. Запрос на выборку отпусков (рис 4.9).

В данном запросе происходит выборка отпуска по сотрудникам, где можно посмотреть вид отпуска, его начало и окончание.

 

Рис 4.9

 

5. Запрос по количеству человек в заданном отделе (рис 4.10).

В данном запросе выборка происходит по отделу.

 

Рис. 4.10.

 

6. Запрос на выборку работников, находящихся в указанный период в отпуске (рис. 4.11).

 

Рис. 4.11

 

7. Запрос на работников, кто ездил в командировки (рис. 4.12).

В данном запросе можно посмотреть работников, кто ездил в командировки.

 

Рис 4.12

 

Существует также набор запросов таких как:

- журнал приказов по всем сотрудникам;

- возраст сотрудников;

- категории служащих;

- кто когда начал работать;

- соотношение должностей;

- соотношение категорий служащих;

- список дней рождений в году или в заданном месяце;

- список уволенных сотрудников.

 

Руководство пользователя

 

В автоматизированной информационной системе «Отдел кадров» главное меню программы выглядит следующим образом (рис. 4.13):

Рис. 4.13

 

Пункт меню "Сотрудники" (рис. 4.14) предназначен для просмотра, редактирования личных данных сотрудников, а также для печати приказов. При выборе этого пункта меню открывается следующее окно:

 

Рис. 4.14

 

Для того чтобы добавить в базу данных информацию о новом сотруднике, необходимо нажать кнопку "Добавить сотрудника / штатную единицу". Появится предложение (рис. 4.15):

 

Рис. 4.15

 

Если нажать кнопку "Добавление на новую должность", то программа перейдёт в режим добавления данных о новом сотруднике (с помощью этого же пункта меню можно создать новую вакантную должность, внеся в базу только наименование должности, подразделение и оклад). Если нажать кнопку "Добавление на вакантную должность", то появится окно со списками отделов, вакантных должностей этого отдела и окладов данной вакантной должности. После выбора всех этих значений пользователь может приступить к вводу информации в базу.

Для того чтобы удалить и базы информацию о сотруднике, необходимо нажать кнопку "Удалить сотрудника / штатную единицу". Появится вопрос (рис. 4.16):

 

Рис. 4.16

Если вы уверены, что хотите удалить информацию о сотруднике, то нажмите кнопку "да". Далее пользователю будет предложен выбор типа удаления данных (рис. 4.17):

 

Рис. 4.17

 

Нажатие кнопки "Удалить только данные о сотруднике" приведёт к тому, что вся информация, кроме должности, подразделения и оклада, хранящаяся ранее в базе на данного сотрудника, будет удалена (фактически сотрудник переместится в список уволенных и информация о нём сохраниться в базе, но никак не повлияет на штатное расписание). В списке вакантных должностей появится вакантное место, с которого был уволен данный сотрудник. Если пользователь выберет пункт "Удалить данные и штатную единицу", то удалится и информация о сотруднике и информация о должности (штатная единица), которую он занимал, а сам сотрудник переместится в список уволенных. Если пользователь нажмёт кнопку "Отмена", то операция по удалению сотрудника будет отменена. При переводе сотрудника на другую должность воспользуйтесь кнопкой "перевод (Т-5)". После её нажатия программа "спросит" (рис. 4.18):

 

Рис. 4.18

После того, как вы сделаете свой выбор, появится окно (рис. 4.19), в которое необходимо ввести вспомогательную информацию, необходимую для оформления перевода (обратите внимание, что если сотрудник переводится на имеющуюся вакантную должность, то необходимо установить соответствующий выключатель в окне ввода вспомогательной информации):

 

Рис. 4.19

 

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". После того, как в базу данных внесена информация о новом сотруднике, возникает необходимость распечатать на принтере приказ о приёме на работу этого сотрудника. Для этого служит кнопка "приём (Т-1)". После нажатия этой кнопки появится следующее окно (рис. 4.20), в которое пользователь программы должен внести некоторую вспомогательную информацию:

Рис. 4.20

 

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". Для распечатки приказа о предоставлении отпуска воспользуйтесь кнопкой "Отпуска за", предварительно выбрав год, за который предоставляется отпуск (рис. 4.21)

 

Рис. 4.21

Появится окно, в которое можно ввести информацию об отпусках сотрудника за заданный год и распечатать приказ о предоставлении отпуска. Информация обо всех отпусках сохраняется в базе данных до момента удаления сотрудника из базы и может быть просмотрена в любое время.

Обратите внимание, что печать приказа об увольнении сотрудника необходимо производить до того, как данные о сотруднике будут удалены с помощью кнопки "Удалить сотрудника / штатную единицу" (рис. 4.22). Для печати приказа об увольнении сотрудника нужно нажать кнопку "увольнение (Т-8)". После этого появится окно для ввода вспомогательной информации, необходимой для оформления увольнения:

 

Рис. 4.22

 

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". При нажатии кнопки "поощрение (Т-11)" появится окно, в котором с помощью кнопок "влево" и "вправо" можно ознакомиться с историей поощрений данного сотрудника (рис. 4.23). Здесь же можно ввести информацию о новом поощрении и напечатать приказ о поощрении сотрудника:

 

Рис. 4.23

 

После ввода информации о поощрении, пользователь должен нажать кнопку "Печать приказа о поощрении". Для быстрого поиска информации о конкретном сотруднике воспользуйтесь пунктом главного меню программы "Поиск" (рис. 4.24). При выборе этого пункта меню появится следующее окно:

 

Рис. 4.24

 

В этом окне пользователь с клавиатуры должен ввести фамилию искомого сотрудника, либо выбрать нужную фамилию из выпадающего списка. После нажатия кнопки "Найти" открывается окно с подробной информацией об искомом сотруднике.

С помощью пункта главного меню "Отчёты" пользователь программы может напечатать следующие документы (рис. 4.25):

 

Рис. 4.25

 

Печать документов осуществляется при помощи команды контекстного меню "печать" (для того чтобы распечатать на принтере любой отчёт необходимо открыть его, щёлкнуть правой клавишей мыши на нём и в появившемся контекстном меню выбрать команду "печать").  Некоторые формы отчеты можно посмотреть в приложении.

Заключение

 

В процессе разработки и написания автоматизированной информационной системы «Отдел кадров» и проведенного анализа деятельности работников кадровой службы смог выделить основные задачи и поставить функции системы, учитывая все нюансы и особенности данного рода деятельности, применив к этому полученные знания в области права и информационных технологий. Результатом моей работы получилась автоматизированная информационная система «отдел кадров» – это система автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест.

Система «Отдел кадров» позволяет автоматизировать кадровое делопроизводство и процессы ведения:

- организационно-штатной структуры;

- картотеки личных карточек;

- картотеки командировок;

- приказов по личному составу;

- табелей учёта рабочего времени.

В зависимости от масштаба организации система может функционировать:

· в однопользовательском варианте (на одном компьютере);

· в сетевом многопользовательском варианте с единым сервером баз данных.

Автоматизированная информационная система «Отдел кадров», основанная на современных реалиях кадрового делопроизводства, даёт возможность пользователям решать множество традиционно сложных проблем кадрового учета. В частности, вести учёт совместителей (внутренних, внешних, имеющих несколько трудовых договоров), отслеживать историю изменения перемещений, предоставления отпусков, установки надбавок, повышения квалификации и др. Система предоставляет пользователям широкий спектр возможностей по подготовке самых разнообразных форм, отчётов и справок. Эргономичный интерфейс системы позволяет существенно снизить трудозатраты персонала при ведении кадровой работы. Несмотря на простоту в использовании, автоматизированная информационная система кадрового учета «Отдел кадров» является многофункциональным промышленным решением, эффективно применяемым для автоматизации кадровых служб предприятий и организаций. Таким образом разработанная автоматизированная информационная система «Отдел кадров» наглядно показывает совместимость информационных технологий и правового законодательства Российской Федерации и демонстрирует работающий программный продукт, отвечающий современным требованиям подобного рода приложениям и являющегося конкурентоспособным на рынке информационных технологий.

Список литературы

 

1. Конституция РФ.

2. Трудовой Кодекс РФ.

3. ФЗ РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". В ред. от 10.01.2003 № 15-ФЗ.

4. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

5. Соловьев А.П. Управление охраной труда в субъектах Российской Федерации // "Справочник специалиста по охране труда". – 2002. – №1.

6. Автоматизированные информационные технологии в экономике / под ред. Г.А. Титоренко – М.: ЮНИТИ, 1999.

7. Анин Б.Ю. Зашита компьютерной информации. – Спб.: BHV-Петербург, 2000.

8. Амелина Р. Компьютер в работе кадровой службы: обзор программных средств.

9. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных

систем. – М.: Финансы и статистика, 1989.

10. Бугорский В.Н., Соколов Р.В. Экономика и проектирование информационных систем.

11. Гаскаров Д.В. Интеллектуальные информационные системы – М.: Высшая школа, 2003.

12. Гребенюк Е.И., Гребенюк Н.А. Технические средства информатизации. – М.:Издательский центр "Академия", 2004.

13. Диев С.И., Шаваев А.Г. Организация и современные методы защиты информации. – М.: Концерн "Банковский Деловой Центр", 1998.

14. Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем – М.: Издательство: Дашков и Ко, 2002.

15. Демидова Ю.Ю. Внедрение системы автоматизации кадрового учета своими силами // Справочник по управлению персоналом, 2003.

16. Каконин В.И. Автоматизация службы персонала в общей системе управления предприятием // "Справочник по управлению персоналом. – 2004, №9.

17. Кириллов В.В. Основы проектирования реляционных баз данных. Учебное пособие. – СПб.: ИТМО, 1994.

18. Когаловский М.Р. Перспективные технологии информационных систем – М.: ДМК–Пресс, Компания АТ, 2003.

19. Компьютерные программы для службы кадров // Справочник кадровика, 2003. №1-2.

20. Липаев В.В. Надёжность программных средств /СИНТЕГ. - М., 1998.

21. Литеев В.В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем – М.: Синтег, 2002.

22. Майерс Г. Надёжность программного обеспечения /Мир. - М., 1980.

23. Неселовский В. Автоматизированная информационная подсистема "Отдел кадров".

24. Программирование в Delphi 7 – М.: ООО "Бином–Пресс", 2004. – СПб: РИФ "Роза мира", 1998.

25. ГОСТ 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

 

«Приложение 1»

 

Список сотрудников находящихся на воинском учёте в 2006 г.

    

[1] Программирование баз данных в Delphi 7. В Фаронов, М. 2003 г.