Современное состояние системы муниципальных архивов

 

В России, по состоянию на 1 января 2018 года насчитывается около 2343 Муниципальных архива, в которых содержится значительная часть Архивного фонда Российской Федерации. По данным, предоставленным паспортизацией, этих документов насчитывается 62,1 млн ед.хр., или 25%.

В настоящее время, одним из самых острых вопросов стоит финансовое и материально-технического обеспечение архивов, решение которые невыполнимы без прямого участия администрации муниципальных образований, наделенных соответствующими полномочиями в сфере формирования и содержания муниципальных архивов. 

Важной задачей стоит перевод документов постоянного хранения и описей дел в электронный формат. В связи с этим, ведется активная разработка рекомендаций по выбору сканеров для это работы и приобретение архивами специальное оборудования, включая программное обеспечение, за счет бюджета местных властей и в рамках целевых программ.

Одним из главных направлений, в котором прибегают к архивным документам, является осуществление запросов пользователей. За год, в среднем, муниципальные архивы выполняют 5 тысяч запросов и это число из года в год растет[21]. Наряду с этими, муниципальные архивы продуктивно сотрудничают с МФЦ (многофункциональными центрами). В связи этим общее число граждан, напрямую связывающихся с архивами, уменьшилось на 30%. Около 50% запросов приходят теперь из МФЦ.[22] Так же некоторые архивы муниципальных образований взаимодействуют с Отделениями Пенсионного фонда России по специальным защищенным каналам, что заметно позволяет сократить сроки получения гражданами документов, которые нужны для начисления или\и перерасчета пенсии, и вдобавок опустить многоразовое посещение им как архивов, так и сам ПРФ.

Некоторые муниципальные архивы активного сотрудничают с местными государственными учреждениями и организациями, организуют совместные конкурсы. Например, муниципальные архивы города Красноярска вносили свой вклад в организованном регулирование совместно с краевым отделением РОИА конкурсе творческих работ «Ровесники края и их судьба» в связи с юбилеем края. В преддверии этого был издан сборник лучших работ. Всем, кто принял участие в конкурсе, были вручены подарки (книги), а победителям конкурса – ценные призы и дипломы. Также  красноярские муниципальные архивы приняли участие во Всероссийском конкурсе юношеских научно-исследовательских работ, под названием «Юный архивист», предложив пять работ. Двое из них стали лауреатами данного конкурса. Основой для работ юных архивистов стали документы подобающих муниципальных архивов.

Работа с кадрами в архивных учреждениях обычно направлена на укрепление правового статуса архивных учреждений, сохранности штатной численности, увеличение заработной платы работникам, их трудовой эффективности, профессиональной квалификации. Практически в каждом управлением было утверждено Примерно положение об архивном отделе администрации муниципального образования. Решение таких вопросов как назначение\освобождение от должности руководителя муниципального архива, а так же реорганизации или ликвидации муниципального архива осуществляется с согласием управления.

На сегодняшний день в архивах работают около 1800 человек (Таблица 1). Практически все специалисты, поступающие работать в архивы, обязаны иметь высшее и среднее специальное образование. Происходит старение архивной отрасли в России. Но эта динамика значительно снизилась, если сравнивать ее с концом 1990-х – начала 2000-х годов. Кадры в должности руководителей и специалистов имеет существенное колебание в архивах разного уровня. Самую большую стабильность показывают муниципальные архивы (97-98%). Как показано практикой, самые молодые коллективы работают в органах управления архивным делом субъектов РФ и муниципальных архивах, в которых осуществляются особые формы мотивации и принципы организации труда.

Таблица1. ПоказателиархивовРоссии, США, Германии, Великобритании.^[23]

 

Показатели	Архивы Российской Федерации	Национальные архивы и управлением документацией США	Национальный архив Германии	Национальный архив Великобритании
Объем документов (тыс. пог. м)	756,4	1288,9	323,0	185,0
Количество пользователей (тыс.)	148,2	1448,8	132,3	138,0
Фактическая численность работников	1800	2890	702	607

 

Раз в 2 года (зависит от муниципального образования) управление устраивает курсы по повышение квалификации для работников архивов. Например в 2010 г., в рамках государственного заказа обучение по программе «Повышение эффективности деятельности муниципальных архивов в современных условиях» прошли 44 архивиста Красноярского края, включая 90% работников муниципальных архивов.

Специальные люди из управления контролируют муниципальные архивы, осуществляя проверки и семинарские занятия с работниками как и самостоятельно, так и вместе с управлением делопроизводства департамента управления делами Администрации (или с другим уполномоченным органом). Проводятся более полные, интенсивные заседания ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) в городах и районах, а также практикуются ее выезды в другие архивы. Члены совета экспертно-проверочной комиссии знакомятся с работой архивов, проводят обучающие тренинги и семинары с работниками, которые ответственные за комплектования архива. В практику входят конкурсы-смотры, которые проводятся ежегодно. Например в Красноярских муниципальных архивах проводятся конкурсы «Лучший архив» и «Лучшая опись», которые помогают усовершенствовать работу муниципальных архивов с организациями.

Главной проблемой архивной отрасли стоит нехватка площадей и штатной численности. Проблема площади является очень серьезной, ведь если архивы загружены почти на 100% и даже больше, то появляются следствия невозможности своевременной принятие документации и хранения в муниципальные архивы. Так же из-за большого объема работ, вызванных внедрением новейших информационных технологий, нарастание количества запросов и массового приема документаций по личному составу из ликвидированных организаций, архивы нуждаются в полноценном кадровом составе.

Но такая проблема развита не во всех муниципальных архивах. Если сравнить ее с муниципальными архивами Московской области.

Развитие муниципальных архивов напрямую зависит от действие муниципальных властей и государства в целом. Благодаря законам и нормативно-правовым актам, которые защищают и дают нормально функционировать архивам. Рассмотрим это на конкретном примере муниципальных архивов Московской области. Так, законом Московской области «Об архивном деле в Московской области», от 25 мая 2007 г., были открыты новые возможности и перспективы, особенно для муниципальных архивов, одного из самых многочисленных в системе архивных учреждений российской Федерации. Шестьдесят девять муниципальных архива сейчас находятся в Московской области. В этих архивах состоят на хранении около 2 633 439 документов, или, по-другому, 61% всего объема Архивного фонда области[24]. Именно благодаря наделения индивидуальными государственными полномочиями стало главной причиной положительных перемен в работе муниципальных архивов. В статье 15 этого закона говорится, что может предусматриваться финансовая помощь органов местного самоуправления при осуществления ими государственных обязанностей за счет предоставляемых местным бюджета и наделениями их важными материальными средствами. Так как много документов, а это 2 020 236 ед. хр., является частью Московской области, то их, с 2008 года, финансируют, в общей сложности, только за счет субвенций, размер которых поднялся почти вдвое за пять лет. В 2013 году эти субвенции составили примерно 287 млн 745 тыс. руб. по Московской области.

За годы после проведение это политики, сотрудники муниципальных архивов добились хороших успехов в качественном и количественном формировании Архивного фонда Московской области; гарантирование его несомненной учета и сохранности, также как и других документов, хранившихся в архиве; предоставлении новейших информационных технологий и техники, которые помогают в полном объеме и своевременно предоставлять услуги, предусмотренные административным регламентом.

Конечно же, для реализации всех этих задач, нужно было прежде всего создать надежную материально-техническую основу муниципальных архивов, Для реализации этих задач потребовалось прежде всего создать прочную материально-техническую базу муниципальных архивов, обеспечить их помещением, подобающее соответствующим нормативным требованием и гарантируемое сохранность архивных фондов. Задачи, относящиеся к предоставлению архивам дополнительных и новых помещений, состоявшим под исключительным контролем Главного архивного управления Московской области, ставившее их перед главами муниципальных образований; в то же время немаловажную помощь оказывает Правительство Московской области. В новых помещениях, отданных под архивы, осуществляется ремонт, устанавливаются стеллажи и другая необходимая мебель, пожарная и охранная сигнализация, системы автоматического пожаротушения, устанавливается кондиционер и т.п.

По возможности решается и проблема архивных кадров. Зная, что комплектование муниципальных архивов опытными работниками в значительной степени определяет полноту и качество реализацию ими своих функций, сотрудники Главного архивного управления Московской области определяют кадровые вопросы как первостепенное в своей работе. Возрастание объемов работы и ее точность требуют увеличения штатного количества. Постановление Правительства Московской области «О методике расчета численности работников муниципального архива в Московской области, обеспечивающих исполнение государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к собственности Московской области» от 26 июня 2007 г. стало началом для понятия конкретной необходимости в штатной численности муниципальных архивистов.

Статистика Главного архивного управления Московской области позывает, что надо задействовать 295 человек только для осуществление государственных полномочий, а это во много раз превышает численность работников на данный   момент. Благодаря этой проблеме, муниципальные архивы стали укрепляться дополнительными кадрами совместно с органами местного самоуправления муниципальных образований. В конечном итоге, в результате совместных взаимодействий штатная численность муниципальных архивов заметно выросла.

Кадровая политика следует по плану не только на удвоение численности работников, но и на уменьшение текучести кадров, а для этой цели нужно создать заманчивые условия работы. Зачисление в муниципальные архивы субсидий дало возможность в течение пяти лет значительно повысить уровень заработной платы. Таким образом, в среднемесячный заработок муниципальных архивистов был около 40 тыс. руб. За непродолжительное время получилось снабдить рабочие места новейшей компьютерной техникой, подключить архивы к Интернету, установить и закупить в рабочих комнатах комфортабельную и симпатичную офисную мебель, установить в архивохранилища новыми надежными и портативными стеллажами, кондиционерами, обеспечить архивными коробами.

Также произошли изменения и сам характер: описи дел и документы в муниципальных архивах стали переводиться в электронный формат, начал вестись электронный учет документации, энергично стала использовать электронная почта, поиск информации с Интернета. Овладеть этими видами работы было проще молодым сотрудникам, которые уже не могут представить свою жизнь без современной техники. Все это содействовало тому, что среди работников муниципальных архивов стало появляться больше молодежи. Многие муниципальные архивы возглавили молодые и перспективные руководители. И это дело продолжает развиваться. К началу 2013 г. в муниципальных архивах было 54 сотрудника в возрасте до 29 лет и 154 – до 49 лет. И с каждым годом количество работающих пенсионеров идет на спад, а образовательный уровень играет все более важную роль. На данный момент в архивах работают около 300 человек с высшем образованием, из них 23 – с базовым, 56 – со средним специальным и лишь 16 – со средним; у двоих руководителей муниципальных архивов есть ученые степени. Так же практикуется учеба в вузах.

Состояние архивного дела в большой степени зависит от честности и мастерства работников, поэтому такое большое внимание уделяется повышению их квалификации. Для этого Главным управлением налажено обучение работников муниципальных архивов в Московском областном учебном центре «Нахабино» по программе «Современная организация архивного дела». Сформирован план обучения: руководители Главного архивного управления начитывают лекции, организуют семинарские занятия по архивным и другим дисциплинам. Кроме этого, у сотрудников муниципальных архивов есть возможность пройти обучение в отраслевом центре повышения квалификации ВНИИДАД.

Согласно с планом повышения квалификации сотрудников муниципальных архивов Главное архивное управление Московской области ежегодно организует совещания-семинары. И их темы достаточно широки: от планирования, отчетности до методики и организации исполнения отдельных работ. Таким образом, на базе Домодедовского муниципального архива было проведено совещание-семинар на тему «Обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда Московской области», которое было посвященное работе по переводу описей дел и документов в электронную форму. Но все же это не может заменить полноценного базового образования. К сожалению надо заметить, что общее количество выпускников Историко-архивных институтов в муниципальных архивах очень мало, около 6%. И это даже несмотря на нормальную по меркам архивных учреждений зарплату, будущие специалисты  отдают предпочтение коммерческим архивным учреждениям.

Руководство и специалисты Главного архивного управления обозначают работу архивных учреждений муниципальных образований, консультируют и направляют их руководителей. Проверки, которые проводятся в муниципальных архивах и организациях – источников комплектования, имеют направленность не только на контроль архивных учреждений с помощью нормативных и правовых документов, методических указаний, но и имеют право привлечение внимания органов местного самоуправления к проблемам архивного дела в муниципальных образованиях.

Муниципальные архивы собрали в своих фондах документацию местных органов власти и управления, отдельных организаций, самоуправления, в этом числе и документы по личному составу и личного происхождения, которые отражают историю районов, городов, населенных пунктов и их обывателей. Сохраняя документальное богатство Подмосковья, архивисты отвечают на вызовы времени: предоставляют новые услуги, заботятся о создании в архивах более комфортных условий работы, используют достижения технического прогресса, всячески стремятся к тому, чтобы авторитет работников архивной службы соответствовал их важному и благородному труду.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что в архивной сфере существуют множество проблем. Эти проблемы связаны с нехваткой площадей, кадров, современного оборудования, финансирования т.п. Только совместно с администрацией муниципальных образований архивам будет на хорошем уровне обеспечена сохранность документации, комплектование, ее учет и облегчение пользования архивными документами.