Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине:

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

на тему:

«ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И УДОСТОВЕРЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ»

 

Выполнили:

студенты гр. ДАД-22

Золотарев А.С.

Основин И.С.

 

Проверила:

старший преподаватель

Сарсенова Ж. Ж.

 

 

Астрахань 2009

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Понятие номенклатуры дел

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

2.1. Формирование номенклатуры дел

2.1.1. Общие требования

2.1.2. «Индекс дела»

2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»

2.1.4. «Количество дел (томов, частей)»

2.1.5. «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»

2.1.6. «Примечание»

2.2. Удостоверения номенклатуры дел

Заключение

Список литературы

Приложения

 

Введение

 

Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.

Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.

Номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для:

классификации документов;

порядка формирования дел в делопроизводстве;

учета дел;

группировки исполненных документов в дела;

систематизации дел;

индексации дел;

фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

 использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

 использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

 

Понятие номенклатуры дел

 

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру[1].

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Индекс дела»

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).

Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности – инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации[4].

Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.. Экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.

 

Примечание»

В графу 5 вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле, на машинные носители и т.д.

В этой графе также дают ссылки на решения ЭК.

 

Заключение

 

От того, насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы отыскать.

Список литературы

 

1. ГОСТ Р 511741-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: 1998.

2. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.

3. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001

4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроиводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, изд. 3-е перераб. и доп. – 2002.

6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.

7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.

8. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

9. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

10. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.

11. Журнал "Секретарское дело", № 34 от 05. 1999.

12. Журнал "Делопроизводство", № 24 орт 06. 2000.

13. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.

14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

15. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.

16. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.

17. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

18. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.

19. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература,1990

20. Делопроизводство: Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. – М., 2001.

21. Оськина Р.Д. Оформление номенклатуры дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».

22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление номенклатуры дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.

23. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению номенклатуры дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

24. Елхина Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№ 5/2000.

25. Иванова Л.В., Желнова Ю.Н. Процедура удостоверения номенклатуры дел. – М., Изд-во «Интел-интез»,2001.

26. Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.

Приложения

 

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование

 должности руководителя

 организации

____________ № ________ подпись Расшифровка

 подписи

на _____________ год Дата

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка

службы делопроизводства подписи

 

Дата

Виза заведующего архивом

(лица, ответственные за архив)

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

 учреждения

от ______________ № ________ от ___________ № ________

Формат А4 (210Х297 мм)

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 

Наименование должности руководителя Расшифровка

службы делопроизводства организации Подпись подписи

Дата

 

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

 

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________ № ____________

_________________________

 (место составления)

на ______________ год

НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

(общественной организации) Подпись Расшифровка

 подписи

Дата

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного Заведующий архивом

подразделения (лицо,

ответственное за архив)

от ____________ № _________ Подпись Расшифровка

подписи

Дата

[1] Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

[2] Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.

[3] Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.

[4] Елхина Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№ 5/2000.

[5] Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.

[6] Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

[7] В таких случаях срок хранения устанавливают в соответствие с перечнем, по которому данный документ имеет более длительный срок хранения.

[8] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

[9] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

[10] ГОСТ Р 511741-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: 1998.

[11] Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.

[12] Иванова Л.В., Желнова Ю.Н. Процедура удостоверения номенклатуры дел. – М., Изд-во «Интел-интез»,2001.

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине:

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

на тему:

«ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И УДОСТОВЕРЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ»

 

Выполнили:

студенты гр. ДАД-22

Золотарев А.С.

Основин И.С.

 

Проверила:

старший преподаватель

Сарсенова Ж. Ж.

 

 

Астрахань 2009

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Понятие номенклатуры дел

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

2.1. Формирование номенклатуры дел

2.1.1. Общие требования

2.1.2. «Индекс дела»

2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»

2.1.4. «Количество дел (томов, частей)»

2.1.5. «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»

2.1.6. «Примечание»

2.2. Удостоверения номенклатуры дел

Заключение

Список литературы

Приложения

 

Введение

 

Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.

Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.

Номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для:

классификации документов;

порядка формирования дел в делопроизводстве;

учета дел;

группировки исполненных документов в дела;

систематизации дел;

индексации дел;

фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

 использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

 использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

 

Понятие номенклатуры дел

 

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру[1].

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел