Информационные технологии автоматизации офисной деятельности и делопроизводства

Современная офисная деятельность значительно облегчается и интенсифицируется при использовании современных информационных технологий на базе компьютеров, компьютерных сетей и другой современной офисной техники (копировальных аппаратов, факсов, телефонов и других). Такие технологии используются при решении следующих задач офисной деятельности: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

При решении этих задач современные информационные технологии, как правило, используются в следующих типовых процедурах:

· обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

· сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

· хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

В офисной деятельности автоматизируются, как правило, типовые, стандартные, рутинные действия, которые не требуют творчества, но предполагают точность и своевременность их выполнения. Именно для выполнения таких действий наиболее адекватны современные информационные технологии, основанные на использовании алгоритмов. Кроме того, преимуществом автоматизации офисной деятельности является эффективная поддержка коммуникации внутри организации и с её внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения различных проблем и повышения эффективности управления организацией.

Основными компонентами автоматизированного офиса стали компьютеры, подключённые в сеть Интернет, включая сервис электронной почты, оснащённые программными средствами ведения офисной деятельности. Наиболее распространено во всём мире использование для автоматизации офисной работы программного комплекса Microsoft Office.

Для работы с текстами в офисах обычно используются текстовые редакторы или даже процессоры. В составе Microsoft Office эти функции выполняет Microsoft Word.

Для выполнения несложных расчётов обычно используется тот или иной вариант электронных таблиц. В составе Microsoft Office эти функции выполняет Microsoft Excel.

Для формирования расписаний работы руководителя, телефонных и адресных книг можно использовать программу Microsoft Outlook, также входящую в состав Microsoft Office.

Для доступа в сеть Интернет из офисов используется какой-либо броузер, например, Internet Explorer фирмы Microsoft, не входящий формально в состав Microsoft Office.

Для работы с электронной почтой в современных офисах используется какой-либо почтовый клиент, например, Outlook Express фирмы Microsoft, также не входящий формально в состав Microsoft Office.

Перечисленный минимальный набор программных средств вполне достаточен для офисов с небольшим объёмом обрабатываемой документации. Если же такие объёмы являются значительными, желательно для повышения эффективности офисной деятельности использовать специальные программные системы делопроизводства и документооборота.

В этих системах процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов.

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

· получение информации, ее обработка;

· анализ, подготовка, принятие решений;

· выполнение решений;

· учет и контроль принятых решений.

Документационное обеспечение управления с помощью программных систем автоматизации решает обычно три основные задачи:

· документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

· организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

· систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) направлено на достижение следующих целей:

В области обработки документов:

· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

· обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля исполнительской дисциплины сотрудников:

· обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

В области организации доступа к информации:

· обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

· обеспечивается единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

· объединяются потоки электронных документов между подразделениями организации;

· используются общие для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;

· обеспечивается унификация управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Реализация этих целей внедрения САДД позволяет существенно повысить эффективность и качество ведения делопроизводства в организации.

Системы САДД пока не получили широкого распространения в России. Одна из важнейших причин такого положения в том, что иностранные разработки плохо адаптируются к особенностям российской системы ведения делопроизводства и документооборота, а для создания развитых отечественных систем такого типа необходимы инвестиции, которые российские государственные структуры и частный бизнес находят с трудом.

В России, тем не менее, на коммерческой основе распространяются некоторые системы САДД. Наиболее известными из них являются системы «ДЕЛО», LanDocs, «Золушка-WIN. Электронная канцелярия», «Евфрат» и другие. Для решения тех же задач можно использовать русифицированные версии популярных западных систем САДД: DocsOpen, LinkWorks, Staffware, Lotus Notes и другие.