Облік речового майна на речовому складі військової частини

Облік матеріальних засобів складаєтсья з оформлення встановлених документів та здійснення правильних та своєчасних записів у книгах (картках) обліку всіх операцій пов’язаних з рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів

 

Основні завдання:

*своєчасне забезпечення відповідних посадових осіб та органів управління достовірними даними про наявність, рух та якісний стан мат засобів.

*контроль за зберіганням, законністю, доцільністю та ефективністю витрат реч майна

* підготовка вихідних даних для складання звітно-заявних документів

 

Військове майно підлягає обов’язковому обліку, правильному використанню, і законному витраченню незалежно від його призначення та джерела надходження

Облік речового майна здійснюється у кількісних, якісних обліково-номерних позначках. Кількісний обілк ведеться в натуральних показчиках і стандартах

Облік реч майна ведеться:

· У діловодстві реч складу в\ч

· У підрозділах(ротах)

· У окремих взводах

· У речовій майстерні

· У лазнях

 

Облік речового майна повинен відповідати вимогам

· Своєчасністть

· Повнота

· Достовірність

· Точність

· Простота оформлення

 

В діловодстві служби облік ведеться в цілому за всю частину, кожен підрозділ окремо, склад, всі інші підрозділи, за кожного офіцера, прапорщика…

13. Обліковий документ - це документ, що містить у зафіксованому виді інформацію, оформлену у встановлену Тимчасовим керівництвом порядку, і має, у відповідності до чинного законодавства, правове значення.

Облікові документи в залежності від їх призначення поділяються на первинні документи, книги і картки обліку (облікові регістри) і документи допоміжного характеру.

До первинних документів відносяться: накладні, наряди, роздавально-здавальні відомості, акти, квитанції, атестати. Первинні документи призначені для оформлення операцій, які пов'язані з рухом і зміною вартісного та якісного стану речового майна, і є підставою для записів облікових даних у книгах і картках обліку (регістрах).

У книгах і картках обліку відображаються наявність. рух і якісний стан майна за визначений період за підрозділами (частинами), складами, майстернями, іншими об'єктами військового (корабельного) господарства та в цілому за військову частину (з'єднання).

Облікові документи допоміжного характеру (зведені відомості, доручення, пакувальні аркуші, стелажні ярлики, повідомлення) сприяють виконанню операцій, зв'язаних з рухом і зміною якісного стану речового майна.

Основними частинами облікового документа є заголовна частина, змістовна частина і оформлююча частина.

Заголовна частина містить реквізити, що дають уявлення про вид і характер документу.

Змістовна частина документа оформлюється у вигляді таблиці або викладена текстом. Таблична змістовна частина включає заголовок таблиці, заголовки граф і заголовки рядків (реквізити-ознаки), графи і рядки. Клітинки, утворені перетинанням рядків і граф таблиці, у процесі оформлення документа заповнюються реквізитами-підставами.

Оформлююча частина облікового документу, як правило містить: дата складання, підписи та затвердження документа; найменування посад осіб, які підписали обліковий документ; особисті підписи, військове звання, прізвище та ініціали; відповідні печатки (де вони передбачені). При необхідності вказується номер доручення одержувача.

Під час складання та оформлення первинних облікових документів дотримуються таких правил:

у заголовній частині документа обов'язково вказуються: його номер; підстава (мета) і дата операції, пов’язані з рухом і зміною вартісного та якісного стану речового майна; найменування служби забезпечення, що видала документ; вантажовідправник (здавальник) і вантажоодержувач (приймальник); термін дії документа.

у змістовній частині документа вказується: номер за порядком; найменування майна; код номенклатури; одиниця виміру; кількість, вартість та сума вартості військового майна. Крім того, вказуються категорія, сорт, ціна одиниці й інші дані, передбачені конкретною формою документа. Наприкінці змістовної частини документа пишеться: «Усього найменувань» і прописом указується їх кількість. Рядки і графи, що залишилися вільними до підведення підсумку, обов'язково перекреслюються так, щоб між текстом і підписами посадових осіб не можна було щось вписати.

Первинний обліковий документ підписується: командиром військової частини, начальником фінансової та речової служби та іншими уповноваженими службовими особами. Підпис скріплюється: на первинних облікових документах, призначених для відправлення з військової частини – мастичною гербовою печаткою військової частини; на первинних облікових документах, які призначені для обігу у військовій частині – мастичною печаткою для внутрішніх господарських документів.

Усі первинні документи (крім атестатів), що складаються в службі, реєструються в книзі реєстрації облікових документів (форма 25), де порядковий номер реєстрації є номером документа. Якщо документ складається з декількох аркушів, то його номер указується на кожному аркуші. Реквізит-підстава «Реєстраційний номер» записується тільки на вхідних документах.

За неправильно оформленими первинними обліковими документами, не підписаними правомочними службовими особами, не зареєстрованими в книзі реєстрацій та за тими, що не мають печатки, здійснювати операції, пов’язані з рухом і зміною вартісного та якісного стану військового майна забороняється.

Документ вважається виконаним, якщо зазначені в ньому операції виконані хоча б частково.

Виконані первинні документи після запису в книгах (картках) обліку складу військової частини здійснених по них операціях наприкінці робочого дня здаються в речову службу військової частини під розписку в книзі реєстрації облікових документів (форма 25), для здійснення відповідних бухгалтерських операцій та для їх подальшого зберігання.

До діловодства речової служби приймаються повністю оформлені оригінали первинних облікових документів. Первинний обліковий документ без підписів командира військової частини, начальників фінансової та речової служби, одержувача та здавальника вважаються не дійсними.