Организация работы экономических служб и применяемой вычислительной техники

Одним из основополагающих принципов эффективного управления в сложных системах является принцип декомпозиции. Сложную функцию разбивают на более простые, используя чаще всего принципы специализации (например, по производственному или территориальному признаку) и делегирования полномочий, т.е. иерархии. Такая дифференциация увязывается, как правило, с организационной структурой и в ней же закрепляется. Совокупность управленческих функций существующей системы легче всего выявлять и анализировать на основе ее организационной структуры.

В данном разделе, прежде всего, необходимо ответить на следующие вопросы:

· каковы задачи деятельности объекта и его подразделений?

· какие функции выполняют подразделения и их работники по решению поставленных задач?

· какова технология реализации функций, т.е. какая и как собирается информация, ее обработка, маршруты ее перемещения?

Следует отметить, что деление на цели, задачи и функции условно. Оно зависит от уровня иерархии. Функция, с точки зрения вышестоящей инстанции, может трактоваться как задача или даже цель на нижнем уровне иерархии.

Цели ставятся согласно основным направлениям деятельности. В нашем случае целью деятельности ООО “Интерпрокат” является осуществление предпринимательской деятельности, получение прибыли, рассматриваемой в интегральном аспекте (т.е. не сиюминутный доход, а прибыль, извлекаемая на некотором временном отрезке).

Задачи определяются направлениями деятельности, главными из которых являются осуществление производство сварных и бесшовных труб.

Основными задачами являются также задачи анализа и прогноза спроса и предложения на местном рынке, организация конкурентоспособной торговли и услуг, продвижение товаров и услуг на местном рынке, создание соответствующей инфраструктуры, заключение договоров на реализацию продукции, организация деятельности и работа с персоналом и т.п.

После определения целей и задач, стоящих перед организацией, рассмотрим задачи, стоящие перед отдельными экономическими службами и функции, выполняемые ими же.

Отдел бухгалтерии

Задачами отдела бухгалтерии являются: организация финансовой деятельности компании, направленная на обеспечение финансовыми ресурсами заданий по производству, внедрению новой техники и других плановых затрат; контроль за правильным использованием финансовых ресурсов, обеспечением сохранности и ускорением оборачиваемости оборотных средств; своевременность платежей по обязательствам в Государственный бюджет, поставщикам, учреждениям банков, по обязательствам, организация расчетов.

Функции отдела бухгалтерии:

· подготовка форм бухгалтерской отчетности;

· предоставление расчетов по декларациям в налоговую инспекцию;

· проведение расчетов по налогам и внебюджетным фондам;

· контроль целевого использования средств, предназначенных на финансирование капитальных вложений, новой техники и кредитов;

· оформление первичной документации по всем хозяйственным и финансовым операциям;

· учет материальных и финансовых средств и их источников на соответствующих счетах;

· расчеты с юридическими и физическими лицами;

· проведение инвентаризаций и оценок имущества;

· перевод различных средств и платежей по их назначению;

· учет реализации продукции;

· проверка платежеспособности предприятия.

Отдел материально-технического снабжения и сбыта

Задачами отдела материально-технического снабжения и сбыта (ОМТСиС) являются: выполнение работ по осуществлению экономической деятельности завода, а также обеспечение реализации продукции завода, обеспечение выполнения заданий и обязательств по поставкам продукции и товаров в соответствии с заключенными договорами, рационализации работы сбытовой службы завода, снижение затрат на сбыт продукции.

Функции отдела ОМТСиС:

· поиск и налаживание деловых контактов с партнерами, как на территории Украины так и за ее пределами;

· лицензирование и квотирование производимой заводом продукции;

· осуществление таможенного оформления экспортно-импортных грузов;

· изучение перспективного и текущего спроса на продукцию завода;

· участие в планирование ассортимента выпускаемой продукции;

· организация приема, хранения, комплектации, консервации и упаковки готовой продукции;

· организация отгрузки готовой продукции, оформление отгрузочной документации, контроль и учет выполнения планов реализации готовой продукции.

Планово-экономический отдела и труда и заработной платы

Задачами планово-экономического отдела и труда и заработной платы (ПЭО и ОТиЗ) являются: руководство работой по экономическому планированию на заводе, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности. Также задачей является организация комплексного экономического анализа деятельности завода и участие в разработке мероприятий по ускорению темпов роста производительности труда, эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства. И организация труда и заработной платы, обеспечение повышения производительности труда и правильного расходования зарплаты.

Функции ПОЭ и ОТ и З:

· организация и общее руководство разработкой проектов перспективных и текущих (годовых) планов завода в соответствии с контрольными цифрами, долговременными экономическими нормативами;

· доведение годовых и квартальных заданий цехам и службам по установленному перечню показателей;

· рассмотрение цеховых планов, их проверка, внесение необходимых коррективов;

· составление нормативных затрат на изготовление продукции;

· организация статистической отчетности завода.

· разработка и внедрение норм затрат труда во всех звеньях производства, обеспечение широкого применения технически обоснованных норм обслуживания для рабочих и служащих;

· обеспечение подразделений завода нормативными материалами по труду;

· участие в разработке заданий по снижению трудоемкости продукции, контроль за их выполнением;

· разработка применительно к конкретным условиям завода положений о премировании работников, осуществление контроля за правильностью их применения;

· осуществление контроля за правильностью применения тарифных ставок, окладов, надбавок, доплат и коэффициентов к зарплате, правильностью тарификации работ и установление разрядов рабочим;

· разработка проектов планов по труду и доведение утвержденных планов до цехов;

· осуществление контроля за расходованием фонда заработной платы в цехах, отделах и службах завода.

Техническое оснащение экономических служб является одним из существенных условий повышения производительности предприятия и снижения времени на обработку поступающей информации.

На данный момент вычислительная техника, т.е. компьютеры и периферийные устройства не в полной мере используются в работе экономических служб.

Это связано, прежде всего, с отсутствием дополнительных денежных средств у предприятия для покупки персональных ЭВМ и необходимого программного обеспечения, не умением работать с техникой персонала, и недопониманием руководства значения и возможностей, появляющихся при эффективном использовании современных компьютерных средств. Особенно важно использование компьютерной техники в статистическом, финансовом и оперативном учете.

Оперативность реагирования управляющих органов на процессы, протекающие в производстве и его обслуживании, наиболее эффективна в условиях автоматизированного получения обратной информации. Для этого необходима соответствующая периферийная техника, которая на рассматриваемом нами предприятии развита недостаточно. Поиск и хранение информации осложняется отсутствием специальных программ, обеспечивающих автоматизированное реагирование на ход производства.

Основными требованиями к техническому обеспечению являются:

· комплексность механизации и автоматизации процессов;

· непрерывность использования технических средств и движения информационных потоков;

· экономичность эксплуатации техники управления.

На данный момент при решении повседневных задач, стоящих перед сотрудниками, используется следующая компьютерная техника и программное обеспечение:

· Во всех экономических отделах стоит по одному компьютеру;

· Все экономические службы используют ПО фирмы Microsoft из пакета MS Office 2000.