Робота з даними в середовищі Excel

Табличний процесор EXCEL підтримує три типи даних: текстові, числові та формули.

Текстові дані – це будь-яка комбінація літер, знаків пунктуацій, тобто все, що має справу з числовими обчисленнями. Текстові дані не обмежуються границею клітинки. Якщо сусідня клітинка не пуста, тоді відображення тексту відрізається тільки на екрані, але не в пам’яті. Текстові дані вирівнюються по лівому краю клітинки в стандартній установці, які можна змінювати.

Використовуються числові дані двох типів – це числа, які відображають кількісні величини, та числа, подані як дата. Числа відображаються в дійсному та в експоненціальному форматах. Для введення від’ємних значень перед числом встановлюють знак мінус (-). В дробових числах використовують кому як десятковий роздільник. Знак долара перед числом автоматично відображає кому між тисячами. Простий дріб вводиться як змішане число з нулем попереду, 0 2/7. Для чисел, які відображають відсоткове відношення, можна використовувати значок процента, наприклад, 25%

Для введення текстових значень потрібно дотримуватись наступної технології:

1) виділити клітинку за допомогою миші або клавіатури;

2) набрати текстове значення, перед числовим значенням, яке повинно інтерпретуватись як текст, обов’язково вказати апостроф;

3) для збереження тексту потрібно натиснути клавішу ENTER або виділити нову клітинку.

Дані типу дати вводяться в клітинку ЕТ як числа і можуть використовуватись в формулах, але при умові, що був відпрацьований формат для їх інтерпретації, тобто перед введенням дати до діапазону клітинок був підключений формат дати. Дані типу дати зберігаються в пам’яті як послідовності чисел, які відображають кількість днів від початкової дати календаря. Час зберігається як десятковий дріб, тобто як частина доби. В Excel працює календар, який вміщує дати з 1 січня 1890року.

Формати дати і часу приведені в таблиці:

Таблиця 2. Формати дати в EXCEL

Формат	Шаблон	Приклад
Місяця	m	Місяці у вигляді 1-12
-- / --	mm	01-12
-- / --	mmm	Январь-Декабрь
Дня	d	1-31
-- / --	dd	01-31
-- / --	ddd	Пн-Вс
-- / --	dddd	Понедельник-Воскресенье
Року	yy	00-99
-- / --	yyyy	1900-9999
Години	hh:mm	00-23:00-59

Для введення в ЕТ даних типу дати і часу потрібно виконати наступні дії:

1) виділити клітинки в яких повинні зберігатись дати або час, для чого необхідно клацнути клавішею миші на першій клітинці і протягти курсор миші в потрібному діапазоні клітинок, або виконати виділення клітинок, використавши клавіші [SHIFT+ стрілка вгору, вниз, вправо, вліво];

2) ввести значення дати або часу в одному з вказаних форматів. Щоб ввести поточну дату, потрібно натиснути клавіші [CTRL та;];

3) після введення дати або часу потрібно натиснути клавішу ENTER або виділити іншу клітинку.

Дані типу формул складаються із знаку рівняння, арифметичних дій над числами або адресами клітинок з числовими значеннями, розділеними одним iз знаків: “^” – степінь, “*” – множення, “/” – ділення, “+” – додавання, “-” – віднімання, або вбудованих функцій.

Пріоритети виконання арифметичних дій такі як в математиці: зліва-вправо, в ієрархічній послідовності. Круглі дужки допомагають змінити вказані правила, якщо є в цьому необхідність.

Введення числових значень. Для введення числа в клітинку потрібно виділити клітинку за допомогою маніпулятора “миші” або клавіатури, набрати число і натиснути клавішу ENTER. При введенні число поступово відображається в активній клітинці та в командному рядку, який служить для редагування вмісту клітинок. Якщо при наборі даних виникла помилка, тоді достатньо клацнути клавішею миші в командному рядку, підвести курсор в потрібну позицію і відредагувати дані.

Рядок формул складається з трьох секторів. В першому секторі вказується адреса активної клітинки. Кнопка прокрутки з зображенням стрілки використовується для переміщення по клітинкам за допомогою миші. При введенні даних в другому секторі з’являються три допоміжних клавіші: ”Відмінити”, “Введення” і “Майстер функцій”. Якщо формат клітинки не відповідає введеному числу, тоді відображаються символи ######. Це вказує на необхідність зміни формату клітинки або розрядності введеного числа.

Збереження даних в файлі. Для збереження даних в файлі (в книзі) виконують наступні команди:

1. Файл

2. Сохранить как

3. В діалоговому вікні “Сохранение документа” вкажити ім’я файла.

4. Нажміть Сохранить.

Команда Сохранить опції меню Файл зберігає інформацію в файлі, що вже має ім’я, тобто відновлює вміст файлу на дискові.

 

Зміст і послідовність виконання завдань:

1. Завантажити табличний процесор Microsoft Excel.

2. Створіть таблицю:

3. В діапазон клітинок від А2 до Аn введіть цифри 1,2,...n.

4. В діапазон клітинок від B2 до Bn введіть прізвища, імена та по батькові студентів вашої підгрупи.

5. В діапазон клітинок від C2 до Cn введіть дату народження студентів вашої підгрупи (число, місяць, рік) та відпрацюйте формати з таблиці 2.

6. В діапазон клітинок від D2 до Dn введіть адресу проживання студентів вашої підгрупи на даний час.

7. Змініть назву робочого аркуша на назву „Вашої групи_номер підгрупи”.

8. Збережіть робочу книгу на гнучкому дискові в папці «Навчальна практика» з іменем «Список студентів підгрупи».

Підсумок практичного заняття

Вміти: створювати таблиці за зразком.

Знати: основні принципи роботи в табличному процесорі MS Excel.