Коммуникативное поведение в организации.

Коммуникация (лат. communicatio, от communico – делаю общим, связываю, общаюсь) – контакт, предполагающий обмен информацией между субъектами, одна из трех подсистем делового общения. Установление и поддержание эффективных коммуникаций наряду с обменом действиями (интеракцией) и впечатлениями (перцепцией) способствует достижению управленческих целей.

Взаимодействуя друг с другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели. К основным целям коммуникации обычно относятся следующие:

· обеспечение эффективного обмена информацией (прием и передача) между субъектами и объектами управления;

· совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

· создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

· регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;

· формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;

· формирование отношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;

· обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;

· изменение мотивации поведения;

· обмен эмоциями.

Коммуникации в организации или в группе выполняют ряд значимых функций:

· информативную функцию — передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;

· мотивационную функцию — побуждает сотрудников к лучшему испол- нению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

· контрольную функцию — отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

· экспрессивную функцию способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Обмен информацией – важнейшая составная часть деятельности менеджеров всех уровней: они тратят на коммуникации около 50- 90 % рабочего времени. Поэтому эффективность работы менеджера в большей степени зависит от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести беседу, проводить совещания, составлять документацию.

Коммуникативная функция в организации специфична и включает ряд основополагающих установок, таких как:

· раскрытие сущности и определение особенностей коммуникативной функции;

· рассмотрение и анализ типов и видов коммуникаций в организационных системах;

· характеристика разнообразных форм реализации коммуникативной функции в организации;

· установление структурных элементов и ключевых этапов коммуникативного процесса;

· выявление и разрешение типичных проблем и ошибок (так называемых «коммуникационных барьеров»), которые могут быть характерны для той или иной коммуникативной функции;

· формулирование принципов оптимальной коммуникации и отображение общих требований, направленных на совершенствование коммуникативной функции.

В деятельности руководителя коммуникация играет значимую и, при этом, специфическую роль. Данная особенность заключается в том, что будучи существенной сама по себе, коммуникативная функция входит в совокупность иных управленческих функций, является средством их реализации и взаимной координации.

Формирование эффективных коммуникаций в организации достигается несколькими способами.

Во-первых, формулирование ясной, четкой, практически достижимой и определенной цели организации, последующая ее конкретизация на подцели, соответствующие для каждого подразделения. Таким образом, нет необходимости для дополнительных разъяснений и, непосредственно, оптимизируются коммуникационные процессы в организации.

Во-вторых, соответствующий организационной цели и детализированный план, который регламентирует основные виды работ и подразделений и их нормативы. Вместе с тем, организационный план является эффективным средством урегулирования деловых контактов и контроля за значимыми коммуникациями.

В-третьих, грамотно выбранный тип организации (рациональная экономичность организационной структуры, отсутствие повторяемых подразделений, непредставленность множественного подчинения в организации и пр.) способствует формированию и развитию эффективной коммуникативной сети.

В-четвертых, эффективно налаженная система организационного контроля, которая характеризуется справедливостью, понятностью для сотрудников, открытостью и регулярностью.

Следовательно, первостепенным средством осуществления коммуникативной функции в современной организации является совокупность основных управленческих функций, таких как целеполагание, планирование, организация и контроль.

Через коммуникативную функцию осуществятся различные управленческие функции деятельности, что подтверждается следующими данными: от 50 до 90% всего рабочего времени руководителя заполнено коммуникациями. 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей (менеджеров) считают неэффективные коммуникации главным препятствием на пути достижения высоких результатов их организации.

Коммуникации в организации — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.

Организационные коммуникации — это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

По признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя организационные коммуникации подразделяются на две большие группы: внешнеорганизационные и внутриорганизационные.

К внешнеорганизационным относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п

Горизонтальные – коммуникации между лицами одинакового статуса или уровня в социальной иерархии. Например, между заместителями главы компании, членами совета директоров фирмы. Значение горизонтальных коммуникаций в компаниях тем выше, чем выше степень децентрализации управления коллективами. Вертикальные – коммуникации между людьми, стоящими на различных ступеньках социальной иерархии (должностной, возрастной, имущественной и т.п.). Например, между шефом и сотрудниками. Вертикальная коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие и восходящие коммуникации.

Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, представляет собой нисходящие коммуникации. Они являются основной формой, в которой руководитель реализует свои управленческие воздействия: приказы, распоряжения, указания, предписания, установки, рекомендации, директивы и пр Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

Восходящие коммуникации представляют собой систему каналов движения информации «снизу вверх», другими словами, восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителя мнения работников.

Внутриорганизационные коммуникации подразделяются по признаку канала общения на формальные и неформальные. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее ведущими функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации — это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов. Они включают ряд разновидностей:

1) неформальные контакты между рядовыми членами организации;

2) неформальные связи между руководителем и подчиненными;

3) неформальные внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя).

Особая роль среди всех неформальных коммуникационных контактов принадлежит такой разновидности, как слухи, которые в превалирующей степени создают социальную микросреду организации.

Организационные коммуникации классифицируются по форме общения — каналу, который применяется в тех или иных коммуникациях. При этом выделяются вербальные (речевые) и невербальные (неречевые).

Вербальная коммуникация — передача и восприятие информации (идей, мыслей и пр.) посредством некоторых определенных знаков (слов).

Информация, передаваемая отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации.

Основные типы невербальной коммуникации:

1) движения тела (жесты, выражения лица, движения глаз, прикосновения, позы);

2) личные физические качества (строение тела, вес, рост, запах тела и пр.);

3) использование среды (способ использования и ощущения внешнего окружения, манеры помещения себя в среде, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и «чужой» территории и др.);

4) физическая среда (дизайн помещения, мебели и других объектов, декорации, чистота и опрятность, освещенность, шум и пр.);

5) время (опоздания, ранний приход, склонность заставлять ждать себя, культура времени, соотношение времени и статуса);

6) специфика речи (качества голоса, грамотность, частота речи, дикция, засоренность речи, смех, зевание и пр.).

Существует дифференциация коммуникаций по признаку того этапа организационного функционирования, на котором они играют превалирующую роль. Это соответственно: коммуникация при приеме на работу, при ориентировке в круге служебных обязанностей, в самом процессе деятельности, в процессе ее оценки, в ходе дисциплинарного контроля за ней.