Основные положения по документированию управленческой деятельности

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющих на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; её переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Это составные части самым тесным образом связаны с документационным управлением. Для получения экономического эффекта важно качество информации, которое определяется не только её количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

 Если на фирме не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема – передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

                 Известно, что деятельность любого предприятия основывается на использовании определённых документов. Они обеспечивают сотрудничество подразделений внутри предприятия, а также деловые контакты с внешней средой.

Без определённого набора документов, требуемых в зависимости от ситуации, предприятие просто не может существовать. Помимо этого, каждое предприятие, взаимодействуя с другими фирмами, партнерами, государственными органами и т.д. Кроме того, осуществляет ряд процедур управленческого характера, к которым относится переписка разного рода, телефонные переговоры, составление факсов, телефаксов, телефонограмм, телеграмм и т.д. Все перечисленные документы должны быть составлены в соответствии с определёнными правилами и набором реквизитов к ним.

Используя документы письменного сообщения (обобщённые и переработанные) предприятия, организации, фирмы решают вопросы по различным направлениям управленческой деятельности.

Согласно толковому словарю русского языка С. И. Ожегова, "документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь". В соответствии с определением, приводимым в оксфордском словаре, "документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение". То есть документ это правильно зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу.

     По Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" "документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, которое является ответственным за организацию делопроизводства, стандартизацию документа в Р.Ф.".

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, где предусматриваются основные правила составления документов, ведения дел, создания архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

     Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (дискеты).

     Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

   Унифицированные системы документации это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

    Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативным документам, содержащим правила документирования.В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения,постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации,

Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

   Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.) издаются в соответствующей форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Ход вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.)

     В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными другими заинтересованными фирмами и организациями, а также отдельными гражданами.

     При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или по телефону, а также через электронную почту.

     Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, уставы, положения, правила и др.

     Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций, то есть получить соответствующие визы от них на предмет соответствия и правильности.

СОГЛАСОВАНИЕ в ДОКУМЕНТЕ

     Внутреннее согласование проекта документа должно проводится в следующей очередности:

1.Сотраслевыми, функциональными, подразделениями, совещательными органами и, при необходимости, с общественными организациями.

2.С работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.).

3.С финансовыми подразделениями или главным бухгалтером (бухгалтером).

4.С юридической службой.

5.Со службами документационного обеспечения.

6.С заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, специалистами владеющие вопросами, содержащимися в проекте документа.

                 Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующем порядке:

1.С подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или, когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы.

2.С организациями и научно- производственными объединениями, занимающимися в той области, к которой имеет отношение содержание документа.

3.С общественными организациями – при необходимости или в особых случаях, предусмотренных документами этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или его заместителем в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставится в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Протокол подписывает председатель и секретарь.

Доклады, докладные записки справки и др. документы справочного характера подписывает их исполнитель, в пределах прав и компетенции, установленной должностной инструкцией.

Организациями должны создаваться специальный табель, где указываются и утверждаются руководителем все используемые на предприятии документы. Документы, не указанные в табеле, запрещается использовать в работе предприятия.

 

Делопроизводство включа­ет в себя не только движение документов, но и весь комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, контролю за исполнени­ем документов, формированию их в дела для текущего использова­ния и хранения в архивах, поскольку в документах отражается дея­тельность учреждений, предприятий и организаций.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

Любой документ функ­ционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере челове­ческой деятельности, называется системой документации.

От существа работы того или иного учреждения зависит характер делопроизводства. Например, в народном суде делопроизводство от­личается от делопроизводства в строительных организациях, в отде­ле народного образования — от делопроизводства в больнице и т. д.

В связи с этим создано много систем документирования (кадровая, судеб­ная, законодательная, финансовая, медицинская, юридическая, бухгалтерская и т. д.). Однако для всех без исключения организаций ха­рактерна административная функция.

 Документирование этой сто­роны деятельности учреждений образует административное (управ­ленческое) делопроизводство, которое иногда называют общим де­лопроизводством. Сюда входит работа по созданию распорядительной документации, организаций переписки, контроль исполнения доку­ментов и их организация в текущем делопроизводстве.

В делопроизводстве фактически заняты в той или иной степени все работники аппарата управления, начиная с технических работников и кон­чая руководящими служащими.

Например, одни работники создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности и т. д.

Для того чтобы вся эта работа была четкой и соответствовала за­дачам учреждения, предприятия или организации, необходимо де­лопроизводство вести по продуманной системе на современном на­учно-техническом уровне в соответствии с требованиями закона.

     Состояние делопроизводства в административных учреждениях оказывает огромное влияние на самые решающие участки это руко­водство, регулирование, информацию, учет, контроль, обобщение опыта и т. д.

                 Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы организации самого различного профиля.

      Его рациональная постановка служит одним из наиболее действенных средств совершенствования управленческого труда, способствует удешевлению и сокращению аппарата. Вот почему от руководителей и всего аппарата учреждения требуется неослабное внимание к вопросам делопроизводства, постоянное стремление к его улучшению.