Тема 8. Регламентация документационного обеспечения кадровой службы.

Кадровая служба, оформляя кадровые документы, осуществляет документирование и, выполняя технологический процесс организации работы с ними, ведет делопроизводство в кадровой службе.

 

Документационное обеспечение управления должно осуществляться в соответствии с законодательством и нормативно-методическими документами, действующими в Российской Федерации.

     Сотрудник кадровой службы должен знать, что трудовые правоотношения устанавливаются статьями ТК РФ, который вступил в силу 01.02.2002. ТК РФ оговаривает комплекс организационно-кадровых документов, обязательных к применению, в том числе коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, трудовая книжка, приказы по личному составу, связанные с движением кадров от приема на работу до высвобождения (увольнения) работника, и ряд других норм по документированию трудовых отношений работника и работодателя.

    При документировании деятельности кадровой службы следует учитывать требования Федерального закона «Об информации информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.

 Согласно данному закону документирование кадровой информации является обязательным условием включения её в информационные ресурсы Российской Федерации, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, которые ответственны за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов.

   Оформление, учет и ведение трудовых книжек работников определены «Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях в учреждениях и организациях».

Инструкции утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г. № 252, с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г. № 412 (Бюллетень Госкомтруда СССР, 1986 г. - № 1; 1987 г. - № 2; 1989 г. - № 9; 1991 г. - № 1, 3).

Изменения касались порядка выдачи дубликата трудовых книжек, внесения сведений о работе по совместительству, изменения записей о дне увольнения или задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации, двуязычного оформления записей в трудовой книжке.

Организация делопроизводства и оформление организационно-распорядительных документов в кадровой службе определены Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), и введена в действие в 1991 года.

 Работники федеральных органов исполнительной власти должны соотносить свои действия по работе с официальными документами в соответствии с «Типовой инструкцией по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти», введенной в действие в 2001 г.

     Вышеназванные документы служат основанием для составления и оформления организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, распоряжений, справок, докладных и объяснительных записок, писем, должностных инструкций и др.), в составлении которых принимают участие работники кадровых служб.

Они помещены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

    Альбом введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

   Необходимость использования унифицированных форм кадровых документов, помещенных в Альбом, распространяется на юридических лиц всех форм собственности.

Сроки хранения документов по личному составу изложены в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который утвержден Руководителем Федеральной архивной службы 6 октября 2000 г.

    Организация работы с документами направлена на создание условий, обеспечивающих оперативность обработки документов, так как заключенная в них информация необходима для выработки управленческого решения и доведения его до исполнителя, хранения документов и использования их в справочных целях в процессе управленческой деятельности.

                 Обработку и отправку документов осуществляет канцелярия. Документы, предназначенные для отправки, сдают работникам кадровой службы полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными.

Документы, переданные работникам кадровой службы, для отправки в канцелярию, должны быть отправлены или в тот же день, или не позднее следующего рабочего дня.

 

Тема 9. Движение и регистрация документов на фирме

                 Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает документу юридическую силу. С помощью регистрации документы учитывают, контролируют и по ним осуществляют информационно-справочную работу.

   Документы регистрируют один раз: входящие – в день поступления, исходящие – в день подписания или утверждения.

Регистрируют документы в пределах их видов, т.е. отдельно регистрируют письма, протоколы, акты, отчеты и т.д. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируют раздельно.

   Приказы по личному составу регистрируют только в кадровой службе.

Порядковые регистрационные номера присваивают документам в пределах каждой регистрируемой группы.

   Первый порядковый номер проставляют с начала календарного года, а последний – в конце (условно 31 декабря).

  Регистрационный индекс документа или регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.Составные части индекса отделяют друг от друга косой чертой.

  Существует три формы регистрации: журнальная, карточная, электронная. Журнальная форма регистрации предпочтительна при небольшом объеме документооборота (если он не превышает примерно 600 документов в год).

  Карточную форму регистрации считают более прогрессивной и удобной при работе с документами. Документы регистрируют в регистрационно-контрольной карточке (РКК), в которую следует обязательно включить реквизиты:

автор (корреспондент);

название вида документа;

дата документа;

индекс документа;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении.

     Количество заполняемых РКК на один документ определяется количеством справочных картотек и плюс еще одна карточка, которую подкладывают к документу и вместе с ним передают исполнителю.

Электронная карточка по составу реквизитов соответствует традиционной РКК, только ее форму выводят на экран компьютера.

        9.1Контроль исполнения документов

       Цель организации контроля – обеспечить своевременное и качественное исполнение документа. Технологию контроля исполнения документов осуществляет канцелярия. Ее сотрудники фиксируют факт постановки документа на контроль, заполняют соответствующую контрольно-регистрационную форму, доводят контролируемый документ до исполнителя, осуществляют регулирование хода исполнения, учитывают и обобщают результаты контроля, информируют о них руководство.

     Сотрудники кадровой службы, получив документ с контрольной отметкой, должны прежде всего уяснить срок, к которому нужно исполнить документ.

  Сроки исполнения документов бывают типовые и индивидуальные.

Типовые сроки исполнения установлены законодательными и нормативными документами, индивидуальные – в резолюции руководителя или тексте документа.

Сроки исполнения внутренних документов исчисляют в календарных днях с даты их подписания или утверждения, а входящие – с даты их поступления в организацию. Изменить индивидуальный срок исполнения может только руководитель, а типовой подлежит изменению только после принятия нового акта.

Документ имеет право поставить на контроль должностные лица, которые рассматривают документы и пишут на них резолюции, в соответствии с правилами рассмотрения документов, установленных в «Инструкции по делопроизводству» организации.

   Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, если все задания и поручения выполнены, а заинтересованным лицам и организациям дан ответ. Снять документ с контроля может то должностное лицо, которое его на контроль поставило.

  Для планомерной организации контроля ведут картотеку. Карточки разделяют на 33 ячейки. 31 ячейка – это числа месяца, в 32 ячейку помещают карточки на документы, срок исполнения которых попадает на следующий месяц, перед первой ячейкой помещают карточки с просроченным сроком исполнения.

                 Организационно-кадровая документация.

    К числу организационно-кадровых документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и инструкции организационно-методического характера по различным аспектам деятельности организации в целом или отдельных ее служб.

Устав – учредительный документ, устанавливающий правовой статус юридического лица. Устав разрабатывается и утверждается учредителями хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

  Штатное расписание – организационно-правовой документ, устанавливающий должностной и численный состав работников в составе структурных подразделений организации с указанием должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание – документ долговременного действия.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. При необходимости в штатное расписание могут вноситься изменения приказом руководителя организации. Штатное расписание хранится постоянно.

Правила внутреннего распорядка являются организационно-распорядительным документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Правила внутреннего распорядка содержат следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрение за успешные результаты работы; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и некоторые другие.

  Положение о структурном подразделении организации – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, ответственность и организацию работы подразделения. Как правило, типовое «Положение о кадровом органе» содержит в себе следующие основные разделы: общие положения; структура и состав кадрового органа; предназначение кадрового органа; организация управления кадрового органа; организация взаимодействия кадрового органа; организация обеспечения кадрового органа; полномочия кадрового органа; ответственность кадрового органа; особые вопросы деятельности кадрового органа; заключительные положения.

   Должностная инструкция – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. На основе должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.     Должностную инструкцию разрабатывает руководитель соответствующего структурного подразделения организации, согласовывает проект с отделом управления персоналом (отделом кадров) и юридической службой.

      Инструкция по кадровому делопроизводству – нормативный акт, определяющий единую систему работ с кадровой документацией в организации. «Инструкция по организационно - документационному обеспечению кадровой работы предприятия» регламентирует порядок кадровой работы предприятия.

    Подобные инструкции разрабатываются в целях упорядочения организационно - документационного обеспечения кадровой работы предприятия. Они предназначены в первую очередь сотрудникам кадровых органов для руководства в повседневной служебной деятельности.

При разработке содержания «Инструкции…» учитываются положения нормативно-правовых документов, регламентирующих организацию и ведение кадровой работы на предприятиях в пределах территории субъектов РФ, а также ведомственных нормативно-правовых документов по указанным вопросам, при условии, что требования последних не вступают в противоречие с соответствующими федеральными правовыми актами.

     Типовая «Инструкция…», как правило, включает в себя следующие основные разделы:

общие положения; вопросы организационно - документационного обеспечения кадровой работы;

порядок использования средств автоматизации и защиты данных от несанкционированного доступа в кадровой работе;

 порядок изготовления, учета, хранения и обращения с печатями, штампами и гербовыми бланками (бланками строгой отчетности);

ответственность должностных лиц за организацию и ведение кадровой работы.

         

Документация по оформлению трудовых правоотношений.

Правовые отношения работника и работодателя в Российской Федерации регулируются ТК РФ. Этапы трудового цикла от приема на работу нового работника до его увольнения подлежат обязательному документированию. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника в организации, называют документацией по личному составу.

Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

 документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

 документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;

 документация, связанная с прекращением трудовых правоотношений работника с организацией, с его увольнением.

Прием на работу в организацию нового работника при наличии вакантной должности сопровождается оформлением документов, указанных на рис.1.

 

 

Рис. 1. Последовательность оформления и состав документов при приеме на работу

 

Резюме – краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. Резюме составляется по требованию кадровой службы предприятия. Разновидностью резюме является анкета-резюме, содержащая подробные сведения о соискателе должности, по сути заменяет собой анкету, не предусмотренную ТК РФ в качестве обязательного документа при оформлении на работу.

Заявление о приеме на работу оформляется от руки. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия, в которое принимается на работу кандидат.

Автобиография представляет собой краткое письменное жизнеописание с указанием основных персональных данных кандидата, наиболее важных сведений о его ближайших родственниках, этапах учебно-трудовой деятельности кандидата, а также другую необходимую работодателю информацию, предоставление которой не противоречит законам РФ.

Автобиография пишется работником от руки по следующей форме:

наименование вида документа;

текст документа;

подпись (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).

Текст автобиографии излагается в хронологическом порядке.

Характеристика - официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. В ней приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью. Характеристика не предусмотрена ТК РФ как обязательный документ при поступлении на работу.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела работника. Содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и др.

Поступающий на работу обязан в период работы в организации вносить все последующие изменениях в данных о работе, внесенных в личный листок Своевременно сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к личному листку по учету кадров.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции.

Обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

  Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный и на определенный срок – не более пяти лет, если иной срок не установлен ТК РФ или иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Лицо, поступающее на работу, при заключении трудового договора согласно ст. 65 ТК РФ предъявляет следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании;

- справку с предыдущего места работы о заработной плате.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии в кадровой службе, второй – у работника.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем.

  Основанием для подготовки приказа о приеме на работу является подписание трудового договора. Приказ (распоряжение) оформляется по унифицированной форме № Т – 1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления на работу нескольких работников.

Заполнение форм осуществляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу и организацию.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы.

Личная карточка работника используется кадровой службой в качестве основной формы для учета и анализа личного состава организации. Личная карточка по форме № Т-2 заполняется на всех работников, кроме государственных служащих. При приеме на государственную службу на служащего заполняется личная карточка по форме № Т-2ГС.

   Для научных и научно-педагогических работников кроме карточки по форме № Т-2 заполняется также учетная карточка по форме № Т-4.

Порядок и условия перевода работника на другую работу определяются ТК РФ. Переход оформляется в последовательности, показанной на рис.2.

 

Рис.2. Последовательность документирования перевода на другую работу

Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Работник должен написать личное заявление с указанием причины перевода.

Представление о переводе, так же как и заявление, является документом, на основании которого руководитель организации принимает решение об издании приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу.

После этого кадровая служба готовит проект приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу по форме № Т-5. После подписания приказа сотрудник кадровой службы делает отметки в личной карточке и вносит запись в трудовую книжку, бухгалтерия вносит изменения в лицевой счет. Отделом кадров ведется журнал регистрации переводов работников.

Аттестация – это определение, используя степень соответствия уровня квалификации работника требованиям выполняемой им работы, оговоренной должностной инструкцией. Аттестация проводится в соответствии с основными положениями о порядке аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, утвержденными постановлением Минздрава России № 27 и Минюста России №8/196 от 23 октября 1992 г. и соответствующими отраслевыми положениями об аттестации, приказами министерств и ведомств.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оформление командировок производится с использованием унифицированных форм документов. В состав документов входит: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; приказ (распоряжение) о командировании; командировочное удостоверение. Учет работников, выбывающих в командировки, ведется отделом кадров в специальном журнале.

В соответствии с ТК РФ всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка. При оформлении отпуска используются следующие формы документов: указание о составлении графика отпусков, график отпусков и приказ о предоставлении отпуска.

ТК РФ предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение. Существуют следующие дисциплинарные взыскания:

замечание;

 выговор; увольнение по соответствующим обстоятельствам.

 Оформление поощрения включает: докладную записку руководителя структурного подразделения; приказ (распоряжение) о поощрении работника по форме № Т-11.

Процедура оформления увольнения работника осуществляется в последовательности, указанной на рис. 3.

 

Рис.3. Последовательность оформления увольнения работника

Каждое из оснований прекращения действия трудового договора (увольнения) подробно освещается в ТК РФ (ст.78-84).

Увольнение по собственному желанию производится на основании письменного заявления работника. Заявление об увольнении представляется руководителю организации для наложения резолюции, после чего отделом кадров готовится приказ (распоряжение) по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а.

Приказ визируется руководителем подразделения, из которого увольняется работник, начальником отдела кадров. Один экземпляр приказа (распоряжения) об увольнении подшивается в личное дело работника, второй передается в бухгалтерию для закрытия лицевого счета работника и расчета с ним.

Трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлен Правительством Российской Федерации.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку вносят сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производят на двух языках: на языке автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых располагается данная организация, и на официальном языке страны.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений (рис.4). Записи о работнике в трудовой книжке производятся на основании паспорта. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.

Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов; дипломов; сертификатов; справок, если образование незаконченное высшее.

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора производится, используя соответствие с формулировками указанными в приказе о приеме на работу.

ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона (ТК РФ, ст. 66).

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При прекращении трудового договора предприятие обязано выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).

 

                  Организационно-распорядительная документация.

                        ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно - распорядительного документа (ОРД) определяет следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

ОРД классифицируют на три группы:

- организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции и др.);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки, справки и т.п.).

 

 Тема10. Государственный стандарт России Р 6.30-2003

Организация документационного обеспечения управленческой деятельности и выработка требований к подготовке и оформлению документов являются составной частью административной деятель­ности государства. Состояние этой деятельности является в опреде­ленном смысле отражением практических задач общества и меня­ется в определенные периоды.

Так, даже определение понятия "документ" видоизменяется в разные периоды. Сравнительно недавно считалось, что задачей документа является передача зафиксированной на материальном носителе информации во времени и на расстояние. В настоящий период законодательно устанавливается, что главное для доку­мента - способность служить доказательством чего-либо. Для это­го он должен обладать соответствующими реквизитами оформ­ления.

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы докумен­тации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Он введен вместо отме­ненного летом 2001 г. ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1 2000 г.) с таким же названием.

В течение двух лет проводилась тщательная работа по внесе­нию в стандарт изменений с учетом требований заинтересованных организаций. В течение этого периода была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни­тельной власти (декабрь 2000 г.), в которой раздел оформления до­кументов построен в соответствии с ГОСТ 6.30-97.

Кроме того, в 2002 г. вышел Федеральный закон "О техни­ческом регулировании", который принципиально меняет работу по стандартизации в стране, ориентируясь на принципы между­народной стандартизации.

 Закон вступил в действие с 1 июля 2003 г., поэтому новый стандарт на оформление организационно-распорядительных документов разрабатывается на основе ранее установленных и ныне действующих нормативно-правовых актов.

Пересмотр ГОСТ Р 6.30-97 прошел на фоне разработки нового федерального закона, изменившего принципы стандартизации в России. Совпали и сроки введения в действие нового ГОСТ Р 6.30-2003

федерального закона "О техническом регулировании" - 01 июля 2003 г.

     Каким образом повлияет Закон на стандартизацию в области документационного обеспечения управленческой деятельности, нам еще

стоит увидеть.

Основные требования ГОСТ Р. 6.30-2003

Существенным является положение о распространении требований стандарта на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, входящей в состав ОКУД.

Выбор нормативно-правового акта с определенным названием должен соответствовать учредительным правовым актам организации (к нормативно-правовым документам относятся постановления, приказы, распоряжения, положения, инструкции, правила), оформление должно соответствовать стандарту.     

Другие документы, на которые следует, распространять стандартные правила и которые, могут быть отнесены к числу организационно-распорядительных документов:

  это акт, анкета, график, договор, докладная записка, должностная инструкция, заявление, заявка, объяснительная записка, пред­ставление, устав, штатное расписание, свидетельство, структу­ра и штатная численность, протокол, письмо, регистрационно-контрольная карточка.

                 Перечисленные и иные документы следует оформлять с учетом стандартных правил за исключением случаев, когда конкретная форма с одним из указанных выше номиналов утверждена право­вым актом с определенными реквизитами.

Например, типовой договор, заявление о постановке на учет и т. п.

Названия используемых в организации конкретных организаци­онно-распорядительных документов должны соответствовать ее пра­вовому статусу и устанавливаться в учредительных документах орга­низации, в инструкции по документационному обеспечению управления, табеле унифицированных форм документов организации.

     В перечень названий документов, относящихся к организаци­онно-распорядительным документам, включена регистрационно-контрольная карточка, которая до настоящего времени юридически не рассмат­ривалась в качестве документа. Сегодня очевидна недооценка кар­точки как регистрационного документа, который является базой формирования информационных систем, в том числе автоматизи­рованных.

     Требования к карточке как документу до настоящего времени не разработаны, отсутствует понятие подписи, авторства и других элементов документа. Они должны быть выработаны в ближайшее время.

Состав и порядок оформления реквизитов в новом ГОСТе

Основная часть государственного стандарта посвящена составу и порядку оформления реквизитов документов.

  (Значительно сокращены положения, относящиеся к работе с гербовыми бланками.

Пункт 3.11 утвержденного государственного стандарта касает­ся оформления даты документа - одного из основных реквизитов, придающих документу силу доказательства. Этот реквизит подтвер­ждает, что именно в этот день было принято решение руководите­лем, который подписал документ.

Стандарт повторяет действующее много лет правило о том, что датой документа является дата его подписания (утверждения), а для документов типа акта и протокола - это дата события, заседания.

Правильное датирование документа имеет два важных аспекта - это правильное написание даты и правильный выбор нужной даты из всех, имеющихся в документе. времени не разработаны, отсутствует понятие подписи, авторства и других элементов документа. Они должны быть выработаны в ближайшее время.

Состав и порядок оформления реквизитов в новом ГОСТе

Основная часть государственного стандарта посвящена составу и порядку оформления реквизитов документов.

     Состав реквизитов в новом стандарте несколько изменился. В связи с исключением из стандарта правовых положений исклю­чен реквизит, связанный с оформлением грифа ограничения доступа к документу. Дополнительно включены реквизиты, содержащие коды организации различного рода.

В частности, к имеющемуся коду организации по ОКПО (Обще­российскому классификатору предприятий и организаций) до­бавлен ОГРН (Основной государственный регистрационный но­мер) и ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплатель­щика. Код причины постановки на учет), которые включены в реквизиты оформления в связи с проведенной регистрацией налогоплательщиков.

Значительно сокращены положения, относящиеся к работе с гербовыми бланками.

На практике при проектировании бланков с изображением Го­сударственного герба РФ и гербов субъектов РФ следует руко­водствоваться постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 (с изм. от 08.06.2001 г.) "Об упорядочении изготовле­ния, использования, хранения и уничтожения печатей и блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Фе­дерации".

                 Бланк с эмблемой организации, в том числе негосударственной, следует рассматривать и использовать как бланк строгой отчетности, на правах гербового бланка. В коммерческих структурах он исполь­зуется как гербовый бланк, а называют его иногда "банковским".

Пункт 3.11 утвержденного государственного стандарта касает­ся оформления даты документа - одного из основных реквизитов, придающих документу силу доказательства. Этот реквизит подтвер­ждает, что именно в этот день было принято решение руководите­лем, который подписал документ.

Стандарт повторяет действующее много лет правило о том, что датой документа является дата его подписания (утверждения), а для документов типа акта и протокола - это дата события, заседания.

                 Правильное датирование документа имеет два важных аспекта -это правильное написание даты и правильный выбор нужной даты из всех, имеющихся в документе.

Стандартные правила написания даты остались прежними. Цифровой способ: два знака цифрами - день месяца, два знака цифрами - месяц, четыре знака цифрами - год.

28.05.2003 или 08.05.2003

Словесно-цифровой способ: два знака цифрами - день месяца, словом - месяц, четыре знака цифрами - год.

25 мая 2003 г. 05 мая 2003г.

Если при словесно-цифровом способе написания даты день ме­сяца состоит из одной цифры, то впереди нее ставится ноль. Это соответствует требованиям стандарта и исключает возможность подделки.

Во вновь утвержденном стандарте России Р 6.30-2004 в п. 3.11 сказано: "допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2004 г."

При оформлении наиболее важных документов (например, до­говоров) и месяц, и число месяца пишутся словами.

Пятое июня 2003 г.