Архивное хранение е документов. Номенклатура дел.

Еще один аспект регламентации работы с документами — их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются Основные правила работы ведомственных архивов, вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления.

 Кроме того, изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению.

К Основным правилам прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.

Практическое значение при организации архивного хранения документов в организации имеет такой нормативный документ, как Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список документов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. Перечень дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности.

Согласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд Российской Федерации входят архивные документы, находящиеся на её территории, независимо от форм собственности организаций, в которых они образовались.

Распоряжение правительства Р.Ф. от 21.03.94 № 358-р установлено обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нём же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях. Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов. ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации.

Система организационно распорядительных документов. Требования к оформлению документов, устанавливает состав реквизитов, их расположение на бланках и тексту документов.

Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любых спорных вопросах. Согласно ГОСТу Р.30.-2003 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

       Важной часть любой регламентации является установление единообразия - к разной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена с введением ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения.

4.2.Термины и определения понятий

     Термин «документ» появился в России в XVIII в. и произошел от латинского слова, означающего «способ доказательства». Нормативно документ определяется как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и в пространстве.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

 

Организация работы с документами это обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

.

Деловая процедур а это последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой либо задачи или цели в рамках деятельности фирмы.

 Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации. Выделяют ряд таких систем, к которым относится и система организационно-распорядительной документации.

Система организационно-распорядительной документации (ОРД) используется для решения организационно-распорядительных задач управления и включает следующие документы: организационные (устав, должностная инструкция, положение и т. п.). Распорядительные (постановление, распоряжение, приказ). И документы справочно-информационные (акт, анкета, заявление, справка). Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

Процесс создания документов, то есть их составление, оформление, согласование и изготовление  называют документированием, а деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами, получила название делопроизводства.

Документирование подразумевает оформление официального документа, т. е. проставление необходимых реквизитов.

Под реквизитом понимается элемент официального документа. Как было сказано выше, состав реквизитов, правила их оформления, и местоположение на листе определены в ГОСТе Р 6.30-97. К наиболее важным реквизитам относятся наименование организации, название вида документа, дата, индекс документа, адресат, грифы утверждения и согласования документа, резолюция, текст документа.

Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов – стандартные листы бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной.

Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные ней, так и полученные из других источников), составляют ее документооборот.

Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки.

Одним из основных показателей является объем документооборота — число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.

 Документооборотэто движение документов в рамках ДОУ

Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла — архивное хранение.

Архив — это организация или ее структурное подразделение; он осуществляет прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.

За хранение документов в организации отвечает ведомственный архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, которая не входит в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело — документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

 Документы формируются в дела согласно номенклатуре дел — систематизированному перечню наименований дел, заводимых в организации, указанием сроков их хранения.

При подготовке документов к архивному хранению производится две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дела — отнесение документовк определенному делу и их систематизация.

Оформление дела — определяемая установленными правилами подготовка документов к хранению.

ИТАК: Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнения целевой функции и являются способом осуществления практического управления фирмой.

 Тема 5. Типовая технология работы с документами

 

     5.1 Виды документооборота

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

 В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько не1 лик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться •канцелярия.

С точки зрения работников канцелярии, выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

  Входящие документы, поступившие в канцелярию из внешних организаций.

Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации.

Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

     5.2.Обработка входящих документов

Входящие документы подвергаются следующим операциям (основные процедуры обработки входящих документов):

1. экспедиционной обработке;

2. регистрации:

3. рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

4. ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

5. контролю исполнения, включающему: постановку документов на учет, ход присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них в регистрационную форму.

Регистрируется практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е. для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом

Требования, которые должны всегда соблюдаться, — это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, ответственного исполнителя и сроки исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководством).

Контроль. Затем во время его исполнения в структурном подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнения контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля, — вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.