Тема 7. Основные нормативные документы необходимые для документационного обеспечения управления кадровой службы организаций. Гост Р 6. 30-2003

                 Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

включа­ет три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими   нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30 2003 утвержденном постановлением Госстандарта России от о1.07.2003. Стандарт распространяется на организационно-распорядитель­ные документы, предусмотренные Унифицированной системой орга­низационно-распорядительной документации (УСОРД) — поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимо­действия, обеспечения и регулирования в деятельности:

• федеральных органов государственной власти, органов го­сударственной власти субъектов Российской Федерации, вклю­чая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду» с рус­ским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков.

Порядок применения и внедрения ГОСТА Р 6.30-2003 разъясняется и конкретизируется в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации «предназначены для внедрения в организациях»:

7 единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстовую обработку;

правила проектирования бланков документов;

правила учета, использования и хранения бланков и печатей;

правила оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

                 Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:

8 упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;

сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

ускорить процессы принятия управленческих документов.

                 Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), являются, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству. Она служит «нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

                 Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ.

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. 

     Правила держат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

     Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длитель­но сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17914-7216.

организаций, с указанием сроков хранения.

     Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

     Документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В кадровой службе – это кадровые документы.

                 Кадровый документооборот – совокупность действий соответствующих должностных лиц по приему, учету, обработке, внутриорганизационному перемещению, хранению и отправке документов, отражающих содержание кадровой работы предприятия.

     Документировани е – запись информации по установленным правилам.

                 Оформляя кадровые документы, работник кадровой службы должен знать и соблюдать эти правила, так как они придают юридическую силу документу.

                 Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

     Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Технология работы с документами включает: документооборот, регистрацию документов, контроль за сроками исполнения, номенклатуру дел, организацию текущего хранения документов, экспертизу ценности, оформление дел, подготовку и передачу документов в архив организации.