Тема 4. Основные орган управления делопроизводством и их формирование.

Вопросами организации делопроизводства занимался ряд государственных учреждений, в том числе созданный в 1960 г. при Главном архивном управлении Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВИИИДАД).

 Регламентация делопроизводства закреплялась в ГОСТах и других нормативных документах. Таким образом, современное делопроизводство имеет достаточно развитую нормативную базу, сохранившуюся с того времени.

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов.

 Разработка таких документов преследует ряд целей:

1. обеспечение юридической силы документа;

2. закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования:

3. создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 70-х гг. нашего столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Она закрепила основные методы и приемы ведения делопроизводства.

 Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее, ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

В восьмидесятых годах была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов.

Таким образом, ЕГСДОУ — это документ, развивающий,дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

 В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной).деятельности организаций работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др. Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений происшедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.Её основными целями является упорядочению документооборота, сокращение количества и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления.

С 1993 г. действует Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях.

Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

Основные перечисленные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности.

Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы се цели, задачи и функции.