Новые перспективы организации управления документирования деятельности организации

                 Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к дело­производству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации раз­личного рода инноваций в этой области.

     Сетевые системы автоматизации делопроизводства и доку­ментооборота позволяют реализовать любую степень децентра­лизации работы с документами: вплоть до того, что каждый спе­циалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшим прохождением (конечно, в пределах своей компетенции), находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей.

     Таким образом, организация может динамично перестраивать как свою структуру, так и схе­мы документопотоков без потери управляемости.

Расширяется сфера применения мощных механизмов учета и контроля за документами, выработанными в ДОУ.

     Помимо организационно-управленческих документов в цикл электронного документооборота легко могут быть включены все специфические для каждой организации виды документов со своими реквизитами (финансовые, договорные, технические и пр.). Более того, в цикл электронного документооборота (и, со­ответственно, контроля) могут быть включены процессы подго­товки и согласования проектов документов, которые до послед­него времени регламентировались и контролировались в минимальной степени.

                 Создадутся предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления.

Традиционно в отечественной практике документы в подраз­деления организации направляются по вертикальной цепоч­ке: от руководителя к руководителю, "спускаясь" до конкрет­ных исполнителей. Это позволяет каждому руководителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эф­фективность управления.

     Правильно построенная автоматизированная система позво­лит направлять документы непосредственно исполнителям пору­чения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

САДД создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т. д.

     В заключение следует отметить возрастающую важность внедре­ния электронного документооборота.

Уже практически исчезли тер­мин "машинопись" и, соответственно, должность "секретарь-машинистка".

     Теперь "вводом текстов" в компьютер занимаются даже самые высокие руководители организаций.

Если раньше рас­сылкой, контролем, поиском документов занимался "технический персонал", то сегодня это в значительной степени функция управ­ленческого персонала самого высокого уровня.

      В то же время возрастают требования к квалификации делопроизводителей всех уровней, которые должны обеспечивать эффективное функционирование и развитие информационных технологий работы с документами.

                 За правильное оформление личных дел несут ответственность ра­ботники, ведущие кадровую документацию.

     Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последова­тельности:

• внутренняя опись документов дела;

• дополнение к анкете;

• заявление о приеме на работу;

• анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

• приказ о приеме на работу (копия);

• документы об образовании (копии);

• характеристики или рекомендательные письма.

     В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут до­бавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Так как изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

     На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую доку­ментацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а ко­нечной - дата увольнения.

                 Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обя­зан своевременно:

• вносить записи в личное дело об изменениях в служебном поло­жении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

• приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

• о служебном положении - приказ руководителя организации о переводе;

• об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттес­тат, удостоверение, свидетельство);

• об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному со­ставу, изданный на основании документов органов ЗАГС. Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие отдельных документов из личного дела может быть произведена лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведением кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

     При увольнении работника в его личное помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, которые является основным учетным документом.

На лицевой стороне обложки личного дела и в № Т-2 (Т-2ГС) проставляется номер, за которым дело у

     Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

     Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В конт рольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело.

При возвращении дел карточке указывается дата его возвращения, и она вкладывается в дело.

     Для хранения личных дел отводятся специальный шкаф. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личные

     При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшив по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному дел у составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные книжки.

 В дела не подшиваются.

     Трудовые книжки хранятся в строгом алфавитном порядке.

                 Тема 12 Номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы ста­новятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает опре­деление дела как "Совокупность документов или документ, относящих­ся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдель­ную обложку. Специальным классификационным справочником, оп­ределяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформ­ленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит пла­ном распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указа­ние срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя до­кументы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намеча­ют (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким обра­зом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регис­трации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит состав­ной частью в регистрационный номер документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

 Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со| сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных пра­вилах работы ведомственных архивов, "Типовой инструкции по делоп­роизводству в федеральных органах исполнительной власти". Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организа­ции, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конк­ретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной органи­зации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделе­ния. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенк­латура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреж­дении номенклатуры дел структурных подразделений объединяют­ся в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенкла­тура как классификационный справочник имеет структурную схему по­строения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

 

Широкое распространение получили типовые и примерные номенк­латуры дел, которые составляются для однородных по характеру дея­тельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что "Типовая номенклатура дел ус­танавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распростра­няется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел выше­стоящими организациями для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатуры могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

Каждая организация обязана иметь свою конфетную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатуры дел начи­нает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была, за­вершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно, было бы ввести в действие.

Руководители структурных подразделений обязаны не только орга­низовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подраз­деление в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хра­нения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

                 Требования к составлению номенклатуры дел

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно - методическими документа­ми, а именно - "Государственной системой документационного обеспечения управ­ления; Основными правилами работы ведомственных архивов", а также изу­чить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения.

 Но главным источником при составлении номенк­латуры являются сами документы, вся совокупность как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

При наличии типовой номенклатуры дел Основные правила работы ведомственных архивов" предписывают Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации.

Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обусловливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием авто ра, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно обязательным условием является совпадение сроков хранения объеди­няемых в одно дело документов.

"Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Так как главным требованием к номенклатуре дел являет­ся охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, дру­гих временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Обязательно включение в номенклатуру дел вычис­лительного центра, общественных организаций. Выявив круг докумен­тов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела например, переписка, документы, дело или вида документов например, приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п. Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за кото­рый откладываются документы и т. п.

                 Понятие «Дело»

 Понятие "дело" "Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают употреблять в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и дру­гих дел, содержащих документы, связанные последовательностью де­лопроизводства по одному конкретному вопросу".

Например, "Личное дело Петрова Петра Петровича" или

"Дело о поджоге зернохранилища в поселке Ивановское Петровского района".

 

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому докумен­ту, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных ар­хивов" употребляется термин "документы. В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: "Документы о строительстве нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)

"Документы, к протоколам заседания Ученого Совета за 1996/97 уч. год (справки, докладные записки, проекты решений).

В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конфетное название, например:

"Переписка с фирмой "Софтоп" о поставке принтеров и расходных материалов".

Если в деле переписка с несколькими однородными корреспонден­тами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое на­звание корреспондента, например:

"Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары".

В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспон­дентами, в заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь воп­рос, например:

"Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете".

     В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппиро­вать в одном деле документы нескольких авторов или корреспонден­тов, находящихся на определенной территории (край, область, район), так как переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецеле­сообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело, т.е. груп­пировка дела ведется по географическому признаку.

Например: "Переписка со школами Заречного района об участии в дне открытых дверей"

или "Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содер­жать указание на периодичность и характер документов. Например:

"Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр",

"Месячные отчеты об отгрузке товаров" и т. д.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Например: "Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36",

"Ведомость №... по счетам...",

"Ведомости затрат на производство по ф. № 12".

     В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.

Например: "Приказы директора банка за 1999 г.", "Протоколы Правления за 1999 г.".

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрываю­щих содержание и виды документов, например таких:

"Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Разная переписка", "Дела с отчетностью" и т.д. Подобные заголовки недопустимы.

     При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

     После составления заголовков дел и установления сроков хране­ния каждого дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последова­тельности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конфетного дела.

Нормативные документы и методические материалы по составле­нию номенклатуры дел рекомендуют первыми помещать дела, включаю­щие организационно-распорядительные документы директивных и вы­шестоящих органов, затем дела с организационной документацией, от­носящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел струк­турного подразделения). Далее располагаются названия дел с органи­зационно - распорядительными документами самого учреждения (прика­зы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

02-01 Приказы и инструктивные письма Комитета

РФ по металлургии по вопросам

бухгалтерского учета и отчетности;

 02-02 Положение о бухгалтерии и должностные

инструкции сотрудников.

02-03 Копии. Приказы директора предприятия по производственным вопросам.

02-04 Копии. Приказы директора предприятия по личному составу.

                 Копии:

02-05 Штатное расписание

Бухгалтерские отчеты предприятия.

Годовые 02-07   бухгалтерские отчеты предприятия.

02-08 Квартальные

     Бухгалтерские отчеты предприятия.

     Месячные.

 

При наличии однородных корреспондентов "заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Например:     Переписка с фирмой "Аврора" о...;

Переписка с фирмой «Светлый путь» о...;

     Переписка с фирмой "Факел" о... и т.д.;
или Переписка с вузами Амурской области о...;

     Переписка с вузами Белгородской области о...;

     Переписка с вузами Курской области о...;

     Переписка с вузами Ярославской области о... и т.д.

     Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом уч­реждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководи­теля структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата но­менклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные орга­низации учреждения и органы, функционирующие на общественных на­чалах, также составляют отдельные номенклатуры дел.

     На основе номенклатуры дел структурных подразделений (в том числе и общественных организаций и органов, действующих на общественных началах), делопроизводственная служба организации составляет еди­ную (сводную) номенклатуру дел.

Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры независимо от места в штатном расписании ставится делопроизводственная служба (канцелярия). Последними раз делами помещаются общественные организации и органы, действую­щие на общественных началах.

     Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется ин­дексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01,02,03,04,..).

 Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.1.3.4, с. 21

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначе­ние структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, следовательно, повторяется из года в год. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет).

Например, "Переписка с машиностроительным заводом о поставке оборудования для строительства 2-й очереди метро".

Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного под­разделения 02, то индекс данного дела будет 02-07.