Содержательная часть реквизиты

- главная часть доку­мента, раскрывающая его смысл и назначение.

Оформляющая часть - совокупность реквизи­тов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащих­ся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомога­тельные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие ра­боту с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая особенность оформляющей частями, благодаря которым документ при­обретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким обра­зом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа - при­дание документу юридической силы.

Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информа­цией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов до­кумента. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы рас­положения реквизитов организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону

листа бумаги (одностороннее оформление)

    Двустороннее оформление документов удобно при составлении до­кументов с краткими (до 10 лет включительно) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

В небольших организациях до настоящего времени сохраняется способ изготовления бланков, с помощью так называемого "углового штампа", который вырезается вместе с печатью в период создания орга­низации. В такой штамп входят адресные данные организации, и по­этому он используется только для изготовления бланков писем путем простановки оттиска штампа в левом верхнем углу стандартного листа бумаги.

 Тема 3 Современные технологии в оформлении документов

 

Оформление документа

 

Почти все виды документов, создаваемых в организациях, изго­тавливаются с использованием технических средств. Лишь немногие до­кументы традиционно пишутся от руки, например личные заявления, докладные и объяснительные записки. В некоторых организациях иног­да еще применяются пишущие машинки, однако в большинстве случа­ев документы оформляют в автоматизированном режиме на базе со­временных персональных компьютеров на автоматизированных рабо­чих местах.

Характеризуя современные электронные системы подготовки до­кументов, можно выделить следующие принципиальные положения:

• для полного соответствия создаваемых документов действующему за­конодательству создается банк нормативных правовых актов по про­филю деятельности организации;

• для сокращения времени на составление текста документа формиру­ется и постоянно пополняется банк шаблонов документов и шабло­нов резолюций, типовых и трафаретных текстов по типовым управ­ленческим ситуациям, отражающим специфику работы организа­ции;

для быстрой и качественной подготовки документов, а также устра­нения возможных штрафных санкций со стороны надзорно-контрольных органов используются электронные версии альбомов уни­фицированных форм управленческих документов, утверждаемые органами статистики;

• для ускорения прохождения проекта документа по согласующим инстан­циям и экономии бумаги применяется электронное согласование и под­писание документа (без распечатки его проекта) с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным зако­ном от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"; для совершенствования информационно-справочной работы при подготовке документов разрабатывается система классификаторов, применяемых в организации: классификатор структурных подразде­лений, классификатор корреспондентов, тематический классифика­тор (предметно-вопросный) и др.;

• подготовка документов осуществляется в условиях функционирова­ния локальной сети ПЭВМ;

• подготовка документов, как правило, ведется в диалоговом режиме с использованием современных текстовых редакторов и систем доступа к базам данных по технологии интернет.

При оформлении документов с помощью технических средств, в автоматизированном режиме, необходимо руководствоваться сле­дующими правилами.

Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочного ин­тервала. По ГОСТ 6.10-87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т. е. размер печатного знака - 2,6 мм. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т. е. с "красной строки").

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адре­сат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф со­гласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.