Делопроизводство, или документационное обеспечение управления - доу

Основные понятия о документе и терминология в ДОУ

Историческая справка развития делопроизводства в России

                 В России делопроизводство начало развиваться в начале XVIII века. Первым сложилось приказное делопроизводство. Приказными в то время именовались органы государственной власти.

Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При всем несовершенстве при­казное делопроизводство позволило выработать ряд приемов оформления и обработки документов.

При Петре 1 было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами,

коллегиальность в руководстве сменилась на единоначалие.

 Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки документов, стала внедряться механизация конторского труда. В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного управления хозяй­ством.

 В практике делопроизводства был установлен единый порядок

 документирования, внедрены стандартные требования к

форме и структуре документов. Установлен определенный состав

информационных. элементов документов. Была предпринята попытка внедрения

 Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В 70-е годы большинство авторов считали, что бумажные документы устарели и будут вытеснены документами на электронных подателях. Однако в середине 80-х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров, бумажный поток увеличивается, и делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет продолжительным. Важной задачей службы ДОУ является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примера­ми правильного употребления языковых оборотов, составляющих ос­нову делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

Сборник примерных, типовых и трафаретных текстов докумен­тов разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем орга­низации.

Все описанные документы (Табель Альбом и Сборник) как локальные нормативные акты в области документационного обеспечения управления должны быть приложены к Инструкции по делопроизводству
в организации.          

Успешное развитие экономики невозможно без эффективно функ­ционирующей системы управления, которая, в свою очередь, требует по­стоянного притока как оперативной, так и стратегической информации о происходящих в обществе событиях и изменениях.

  ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.    

Беспрерывное создание и использование информации во всех сферах жизни общества приводит к формированию многочисленных видов инфор­мационных массивов. Можно выделить, например, управленческую инфор­мацию научно-техническую, медицинскую и т. д. Информация любого вида должна отвечать общим требованиям оперативности, достоверности, пол­ноты, своевременности, доступности, однозначности толкования.

Управленческие процессы в любой области, по сути, сводятся к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию преимущественно письменной

ДОКУМЕНТ (ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иденти­фицировать.

Документирование информации заключается в ее записи на различ­ных носителях по установленным правилам. Документирование информа­ции - обязательное условие включения информации в информационные ресурсы страны. Государственная политика в сфере формирования инфор­мационных ресурсов направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратегических и оперативных задач социального и экономического развития Российской Федерации. Информационные ресурсы являются объектами отношений физических лиц, юридических лиц и государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за органи-1ацию делопроизводства и стандартизацию документов.

Носителем документированной информации является материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т. ч. в преобразованном виде.

Для создания документов используются различные способы нанесения знаков письма: от руки (рукописный документ), любым типом письма (письменный документ). Если при подготовке письменного документа применялись технические средства, то документ называется машинописным, а изображение документа на экране - видеограммой документа.

Документы создаются физическими или юридическими лицами, которые являются их авторами. При работе автора над текстом рукописного или машинописного документа создается черновой документ. При переписывании с чернового документа без помарок и исправлений создается беловой документ.

Оформленные и удостоверенные в установленном порядке документы

 являются официальными. Используемый в текущей деятельности организации официальный документ называется служебным. Наряду со служебными документами существуют документы личного происхождения, издаваемые вне сферы служебной деятельности автора или выполнения)общественных обязанностей.

Один из важнейших вопросов при оформлении официальных доку­ментов - придание документам юридической силы.

——————————————————————————————————————————— Юридическая сила документа—— свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его орга­на и установленным порядком оформления. Различают документы подлинные и копийные.

В подлинном документе достоверность его происхождения подтверждается сведениями об авторе, времени и месте создания, содержащимися в самом документе или выявленными иным путем.

ПОДЛИННИКОМ официального документа является его первый или единичный экземпляр.

ДУБЛИКАТ - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

КОПИЯ - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа, т. е. копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, имеет юридическую силу. Каждый экземпляр копии документа называется дуб­летным документом.

Работа с управленческой документацией - самостоятельная область профессиональной деятельности, которая включает не только широкий круг специальных профессиональных знаний, но и значительное количество профессиональных терминов и понятий.

Унификация документов

Управленческие функции в любой организации однотипны, в связи, с чем и документы по каждой из функций должны быть одинаковыми по видам и формам. Приведение документов к единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унификации подлежат не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

"УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необ­ходимую для управления в определенной сфере деятельности.

 Они применяемые в деятельности организаций УСД включены в Обще­российский классификатор управленческой документации (ОКУД):

• Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации;

• Унифицированная система банковской документации;

• Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгал­терской документации бюджетных учреждений и организаций;

• Унифицированная система отчетно-статистической документации;

• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку­ментации предприятий;

• Унифицированная система документации по труду;

• Унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос­сийской Федерации;

• Унифицированная система внешнеторговой документации.

  Унификация документов и систем документации позволяет совершен­ствовать:

5 форму и содержание документов;

снижать трудозатраты на обработку документов;

добиваться со­вместимости информационных показателей в документах различных систем (например, плановых и отчетных).

    Каждая УСД имеет свою специфику, и работа с документами конк­ретной системы регламентируется соответствующими нормативно-мето­дическими документами (государственными стандартами, инструкциями и т. п.). Разработка государственных стандартов на системы документации отражает результаты проведения работ по стандартизации документов, т. е. по достижению оптимальной степени упорядочения документов по содержанию и форме в рамках данной системы документации. Унифика­ция документов является одним из методов их стандартизации.

Специалисты, работающие в службах ДОУ (секретариатах, канцеля­риях, управлениях делами и т. п.), обрабатывают преимущественно доку­менты, входящие в Унифицированную систему организационно-распоря­дительной документации (УСОРД).

    Организационно-распорядительные документы фиксируют решение ад­министративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

     В состав организационно-распорядительной документации входят:

6 организационные документы (положения, правила, должностные инструк­ции и др.);

распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения и др.);

информационно-справочные документы (акты, письма, справки и др.).

    Унифицированные формы документов, разрешенные к применению, включают в специальный перечень - Табель форм документов, где виды и разновидности документов группируются по управленческим функциям.

  СТАНДАРТИЗАЦИЯ - это деятельность по установлению правил и характерис­тик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Стандарт является документом, в котором в целях добровольного мно­гократного использования устанавливаются характеристики продукции, пра­вила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или ока­зания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения (Фе­деральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании").

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

 ТЕМА 2 Оформление основных реквизитов документов.

  Понятие и состав реквизитов.

      При оформлении документов выполняются типовые управленческие действия,связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на доку­ментах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения,

визы согласования и ознакомления и т. п.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА - отдельные надписи, являющиеся обязательными эле­ментами оформления официальных документов.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нор­мативными актами. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, созда­стся по единой для них модели, называемой формуляром-образцом документа. Формуляр-образец устанавливает область применения, форма­ты, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Некоторые реквизиты обязательны для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.

Например, для писем необходимы: справочные данные об орга­низации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его изд ания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меня­ется вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заго­товок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Некоторые реквизиты, не влияют на юридическую силу документа, тем менее выполняют важные функции информационного характера, например, показывают, кто из работников организации составлял письмо, подписанное руководителем и отправленное в другую организацию. Такие реквизиты называются «отметками на документе», например отметка о контроле, исполнителе т др. При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех частей: заголовочная, содержательная, оформляющая.

  Заголовочная часть (реквизиты с 01 по 17 и 19)0 это начало документа, где содержаться сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) - главная часть доку­мента, раскрывающая его смысл и назначение.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) - совокупность реквизи­тов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащих­ся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомога­тельные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие ра­боту с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая особенно оформляющей частями, благодаря которым документ при­обретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким обра­зом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа - при­дание документу юридической силы.

Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информа­цией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов до­кумента. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы рас­положения реквизитов организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону

листа бумаги (одностороннее оформление)

Двустороннее оформление документов удобно при составлении до­кументов с краткими (до 10 лет включительно) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

              Реквизиты заголовочной части документа

Реквизит "Государственный герб Российской Федерации"

Использование в документах Государственного герба РФ регламен­тируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (СЗ РФ, 2000, № 52, ч. I, ст. 5021). Допускается изображение герба в многоцветном и одноцветном вариантах, а также без геральдического щита в виде главной фигуры -дву­главого орла со скипетром и державой.

Оформление документа

 

Почти все виды документов, создаваемых в организациях, изго­тавливаются с использованием технических средств. Лишь немногие до­кументы традиционно пишутся от руки, например личные заявления, докладные и объяснительные записки. В некоторых организациях иног­да еще применяются пишущие машинки, однако в большинстве случа­ев документы оформляют в автоматизированном режиме на базе со­временных персональных компьютеров на автоматизированных рабо­чих местах.

Характеризуя современные электронные системы подготовки до­кументов, можно выделить следующие принципиальные положения:

• для полного соответствия создаваемых документов действующему за­конодательству создается банк нормативных правовых актов по про­филю деятельности организации;

• для сокращения времени на составление текста документа формиру­ется и постоянно пополняется банк шаблонов документов и шабло­нов резолюций, типовых и трафаретных текстов по типовым управ­ленческим ситуациям, отражающим специфику работы организа­ции;

для быстрой и качественной подготовки документов, а также устра­нения возможных штрафных санкций со стороны надзорно-контрольных органов используются электронные версии альбомов уни­фицированных форм управленческих документов, утверждаемые органами статистики;

• для ускорения прохождения проекта документа по согласующим инстан­циям и экономии бумаги применяется электронное согласование и под­писание документа (без распечатки его проекта) с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным зако­ном от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"; для совершенствования информационно-справочной работы при подготовке документов разрабатывается система классификаторов, применяемых в организации: классификатор структурных подразде­лений, классификатор корреспондентов, тематический классифика­тор (предметно-вопросный) и др.;

• подготовка документов осуществляется в условиях функционирова­ния локальной сети ПЭВМ;

• подготовка документов, как правило, ведется в диалоговом режиме с использованием современных текстовых редакторов и систем доступа к базам данных по технологии интернет.

При оформлении документов с помощью технических средств, в автоматизированном режиме, необходимо руководствоваться сле­дующими правилами.

Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочного ин­тервала. По ГОСТ 6.10-87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т. е. размер печатного знака - 2,6 мм. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т. е. с "красной строки").

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адре­сат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф со­гласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Требования к языку и стилю изложения

Язык - это средство общения, как устного, так и письменного. Со­временный русский язык - это:

а) письменный язык (проявлен во всех функциональных стилях: пуб­лицистический, научный, официально-деловой, стиль художественной ли­тературы);

б) устные формы.

Функции речевого языка разнообразны:

• непосредственное речевое общение;

• эмоциональное и интеллектуальное воздействие;

• передача и обмен информацией;

• создание художественных образов;

• организация и управление (за счет норм).

Письменный язык - язык нормированный. Существуют орфоэпия, лексические, грамматические, стилистические нормы.

Различают варианты норм (их указывают словари), один из которых является предпочтительным.

Язык документов (служебных и дипломатических) принято обозна­чать термином "официально-деловой стиль". Его основные особенности:

• значительное сужение диапазона речевых средств;

• высокая частотность клишированных форм. Деловая речь имеет своими задачами:

• передачу информации и обмен информацией;

• организационно-управленческое воздействие.

В соответствии с особенностями и задачами деловой речи предъявля­ются соответствующие требования к текстам официально-деловых бумаг, к языку и стилю изложения.

Текст(Под словом "текст" мы будем подразумевать содержательную часть документов) документов характеризуется следующими качествами:

• полнотой информации;

• точностью изложения;

•  лаконизмом формулировок;

• однозначностью толкования;

• нейтральной экспрессивной окраской.

Реализуются эти качества как в формализованных (шаблонных), так и в неформализованных текстах. Но при всем этом наблюдается стремле­ние к стандартизации языка при отображении в документах типовых си­туаций в сфере производства, управления, юриспруденции, дипломатии, финансово-экономической деятельности.

Процесс стандартизации проходит на всех уровнях языка: лексики, морфологии, синтаксиса. В итоге складываются речевые стереотипы (кли­ше). Стандартизация повышает информативность текстов деловой речи, облегчает их восприятие, использование и воспроизведение, способствует оперативности документооборота.

3.3. Лексика деловых бумаг и документов

В соответствии со спецификой деловой речи предъявляются соответствующие требования к языку и стилю документов.

Лексика деловых бумаг и документов достаточно обширна. Ее отли­чительные свойства - насыщенность терминами и тенденция к унифика­ции сочетаний слов в соответствии с типовыми ситуациями.

Употребление как однозначных, так и многозначных слов, соблюде­ние норм сочетаемости, умелое использование речевых клише масть языковой культуры делового человека.

Смысловая точность речи - одно из условий, обеспечивающих как практическую, так и правовую ценность документа. Любые ошибки затрудняют восприятие содержания документа, искажают его смысл и сни­жают значимость.

В речи политиков, бизнесменов, представителей СМИ нередки ошиб­ки, связанные с не различением паронимов, с невнимательным выбором синонимов, тавтологические сочетания.

  ПАРОНИМЫ - близкие по звучанию, но различающиеся по значению слова.

Сравните глаголы "представить" и "предоставить" (значение и употребление).

Представить

1) предъявить, сообщить: представить доказательства;

2) познакомить с кем-либо: предста­вить коллективу нового сотрудника;

3) ходатайствовать (о наградах): пред­ставить к очередному званию;

4) составить, обнаружить: представля­ет значительную ценность;

5) мысленно вообразить: представьте себе;

6) изобразить, показать: представить в

виде...

Пример. Заявки на участие в конферен­ции должны быть представлены не позднее 1 июля.

Предоставить

1) в распоряжение, в пользование: предоставить квартиру;

2) дать право, возможность делать: предоставить отпуск;

3) разрешить действовать самостоя­тельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе.Пример. Ряду предприятий были пре­доставлены дополнительные средства из местного бюджета.

 

 

Паронимы могут различаться не только значением, но и лекси­ческой сочетаемостью (поместить - разместить), способами грам­матической связи с другими словами (заплатить за что-либо оплатить что-либо), стилистической окраской (океанский - оке­анический).

Внутренний документооборот

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации.

Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение следующих операций:

1. подготовка проекта внутреннего документа;

2. обеспечение согласования документа;

3. утверждение;

4. регистрация;

5. рассылка по подразделениям;

6. контроль исполнения документа.

Проекты внутренних документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства.

Технологии их дальнейшей обработки совершенно аналогичны рассмотренным выше технологиям обработки входящих документов.

СОГЛАСОВАНИЕ в ДОКУМЕНТЕ

     Внутреннее согласование проекта документа должно проводится в следующей очередности:

1.Сотраслевыми, функциональными, подразделениями, совещательными органами и, при необходимости, с общественными организациями.

2.С работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.).

3.С финансовыми подразделениями или главным бухгалтером (бухгалтером).

4.С юридической службой.

5.Со службами документационного обеспечения.

6.С заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, специалистами владеющие вопросами, содержащимися в проекте документа.

                 Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующем порядке:

1.С подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или, когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы.

2.С организациями и научно- производственными объединениями, занимающимися в той области, к которой имеет отношение содержание документа.

3.С общественными организациями – при необходимости или в особых случаях, предусмотренных документами этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или его заместителем в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставится в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Протокол подписывает председатель и секретарь.

Доклады, докладные записки справки и др. документы справочного характера подписывает их исполнитель, в пределах прав и компетенции, установленной должностной инструкцией.

Организациями должны создаваться специальный табель, где указываются и утверждаются руководителем все используемые на предприятии документы. Документы, не указанные в табеле, запрещается использовать в работе предприятия.

 

Делопроизводство включа­ет в себя не только движение документов, но и весь комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, контролю за исполнени­ем документов, формированию их в дела для текущего использова­ния и хранения в архивах, поскольку в документах отражается дея­тельность учреждений, предприятий и организаций.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

Любой документ функ­ционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере челове­ческой деятельности, называется системой документации.

От существа работы того или иного учреждения зависит характер делопроизводства. Например, в народном суде делопроизводство от­личается от делопроизводства в строительных организациях, в отде­ле народного образования — от делопроизводства в больнице и т. д.

В связи с этим создано много систем документирования (кадровая, судеб­ная, законодательная, финансовая, медицинская, юридическая, бухгалтерская и т. д.). Однако для всех без исключения организаций ха­рактерна административная функция.

 Документирование этой сто­роны деятельности учреждений образует административное (управ­ленческое) делопроизводство, которое иногда называют общим де­лопроизводством. Сюда входит работа по созданию распорядительной документации, организаций переписки, контроль исполнения доку­ментов и их организация в текущем делопроизводстве.

В делопроизводстве фактически заняты в той или иной степени все работники аппарата управления, начиная с технических работников и кон­чая руководящими служащими.

Например, одни работники создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности и т. д.

Для того чтобы вся эта работа была четкой и соответствовала за­дачам учреждения, предприятия или организации, необходимо де­лопроизводство вести по продуманной системе на современном на­учно-техническом уровне в соответствии с требованиями закона.

     Состояние делопроизводства в административных учреждениях оказывает огромное влияние на самые решающие участки это руко­водство, регулирование, информацию, учет, контроль, обобщение опыта и т. д.

                 Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы организации самого различного профиля.

      Его рациональная постановка служит одним из наиболее действенных средств совершенствования управленческого труда, способствует удешевлению и сокращению аппарата. Вот почему от руководителей и всего аппарата учреждения требуется неослабное внимание к вопросам делопроизводства, постоянное стремление к его улучшению.       

 

Июня 2003 г. или 06.2003

Датой документов типа акта, протокола является дата собы­тия, и она полностью печатается при изготовлении документа Подписание таких документов происходит, как правило, через несколько дней после изготовления. Срок подготовки подобных др. документов устанавливается в правовых актах организации и определяется количеством дней. После протоколируемого (актируемого) события.

Например, в Федеральном законе "Об акционерных обществах" от 26.12.96 № 208-ФЗ (в ред. от 31.10.2002 № 134-ФЗ) установлен срок подготовки для подписания протокола заседания общего собрания акционеров.

Такого рода правила следует установить во всех организациях.

Таким образом, дата - один из основных элементов придания юридической силы документу - является во всех случаях датой при­нятия решения, которое выражается путем подписания, утвержде­ния или подтверждения момента принятия решения коллегиальным органом.

                 К сожалению, в последние годы в отечественном делопроизвод­стве укоренилась практика проставления даты на документе секре­тарем при регистрации документа. Подобная практика является нарушением всех действующих правил в данной области и создает возможность злоупотреблений.

                  Система регистрации документов в делопроизводстве не должна оказывать решающего влияния на установление даты принятия решения руководителем, а руководи­тель при подписании документа не должен зависеть от системы ре­гистрации, которой пользуется секретарь.

     Имеется еще один аспект неправомочности проставления даты на документе секретарем. Права и обязанности секретаря обозначе­ны в должностной инструкции, утверждаемой руководителем. Пра­вила регистрации документов обозначены в инструкциях по документационному обеспечению управления.

 Ни в одном из этих документов нет записи о том, что секретарь имеет право и обязанность ставить дату на документе, подписанном руководителем, руководствуясь своими правилами.

Другие изменения, имеющиеся в ГОСТ Р. 6.30-2003 по сравнению с одноименным гостом: ГОСТ Р. 6.30-97, имеют меньшее значение и преимущественно связаны с техническими вопросами оформления.

Полученный эффект

                 1.Уменьшитья зависимость организации от делопроизводственного персонала как носителя чисто технических навыков работы с документами - эту функцию берет на себя компьютерная программа.

     2.Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ управление документационной деятельностью.

     3.Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то контроль может распространяться на всю территориально-распределенную структуру подразделений организации

Скорость перемещения электронных документов по сети несопоставима со скоростью изготовления и по следующей курьерской или почтовой доставкой бумажных документов.

     4.Достигается при организации взаимоувязанного элек­тронного документооборота между удаленными под­разделениями организации и с другими организация­ми, поскольку полностью отпадают проблемы, свя­занные с изготовлением и пересылкой бумажных до­кументов, а затем - с повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов.

     Достаточно срав­нить стоимость и трудоемкость изготовления, конвертования и почтовой доставки бумажной коррес­понденции с соответствующими показателями при рассылке документов по электронной почте.

Основные понятия о документе и терминология в ДОУ

Историческая справка развития делопроизводства в России

                 В России делопроизводство начало развиваться в начале XVIII века. Первым сложилось приказное делопроизводство. Приказными в то время именовались органы государственной власти.

Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При всем несовершенстве при­казное делопроизводство позволило выработать ряд приемов оформления и обработки документов.

При Петре 1 было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами,

коллегиальность в руководстве сменилась на единоначалие.

 Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки документов, стала внедряться механизация конторского труда. В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного управления хозяй­ством.

 В практике делопроизводства был установлен единый порядок

 документирования, внедрены стандартные требования