Тема.11 Совершенствование документирования в организациях

                 Система работы с документами в организациях различного типа и профиля, а также масштаба, по своей сути, имеет одинаковое содержание.

     Документы получают извне или создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения и принятия решений, а по принятым решениям направляются для исполнения. Ход рассмотрения документов и их исполнения контролируется.

                  При этом и проблемы с документами у всех практически одинаковы:

• не удается найти нужные документы;

• документы не выполняются в срок или вообще не выполня­ются;

• документы дублируются или даже противоречат друг другу;

• текущая работа исполнителей с документами, как правило, не поддается никакому контролю;

• практически невозможно восстановить историю работы с документами и вклад в нее каждого из исполнителей. В результате многие организации фактически становятся не­управляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачас­тую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями:

• какие решения принимались по данному вопросу;

• какие документы и по каким проблемам находятся в работе;

• каковы предыстория и состояние решения конкретных воп­росов;

• чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Каковы причины проблем, возникающих в документационном управ­лении?

Традиционное бумажное делопроизводство предполагает перемещение экземпляров бумажных документов по подразде­лениям.

 В каждом подразделении ведется свой внутренний кар­тотечный или журнальный учет документов (хорошо, если ве­дется: от кого и когда поступил, кому и когда передан и т. д.)

На практике сегодня вряд ли даже крупная организация мо­жет позволить себе обеспечить полный контроль за прохожде­нием хотя бы важнейших документов. Обычно он осуществля­ется от случая к случаю, когда возникает необходимость отыскать какой-то документ. И это не всегда удается, особенно если, на­пример, не известен номер, под которым этот документ зарегист­рирован в организации.

                 Сегодня эффективный единственный путь решения проблемы управления документами - переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации.

                 Сетевой компьютерный контроль над документами исполнителями - принципиальное решение проблемы

Принципиальное решение - компьютерная сеть, связываю­щая компьютеры на рабочих местах в различных подразделени­ях организации. При этом любые действия с документами, осуществляемые на конкретном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база, данных о состоянии и истории документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными представлениями документов - для их перемещения, согласования и т. д.

     С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое автоматизация делопроизводства и документооборота или системой электронного документооборота СЭД.

     Следует отметить, что бумажные документы до настоящего времени сохраняют свое важнейшее значение, и, в общем, жизненный цикл одного и того же документа включает электронную и бумажную составляющие. При этом, когда сегодня говорят о СЭД, то обычно имеют в виду, что она либо охватить лишь электронную часть жизни документа, либо обеспечивает контроль за полным жизненным циклом документа, включая электронную и бумажную составляющие за счет чего повышается эффективность управления при использовании САДД

Важнейшим при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос реальной эффективности.

 Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаем при вводе в действие современной САДД в масштабе организации.

Преимущества внедрения САДД:  

 

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единообразная и строго регламентированная технология делопро­изводства.     

2.Организация становится управляемой.

3.Существенно ускоряется прохождение документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота

4.Минимизируются трудоемкость и затраты материалов для делопроизводственных операций по изготовлению, учету, переме­щению и контролю за бумажными документами.

 

Полученный эффект

                 1.Уменьшитья зависимость организации от делопроизводственного персонала как носителя чисто технических навыков работы с документами - эту функцию берет на себя компьютерная программа.

     2.Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ управление документационной деятельностью.

     3.Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то контроль может распространяться на всю территориально-распределенную структуру подразделений организации

Скорость перемещения электронных документов по сети несопоставима со скоростью изготовления и по следующей курьерской или почтовой доставкой бумажных документов.

     4.Достигается при организации взаимоувязанного элек­тронного документооборота между удаленными под­разделениями организации и с другими организация­ми, поскольку полностью отпадают проблемы, свя­занные с изготовлением и пересылкой бумажных до­кументов, а затем - с повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов.

     Достаточно срав­нить стоимость и трудоемкость изготовления, конвертования и почтовой доставки бумажной коррес­понденции с соответствующими показателями при рассылке документов по электронной почте.