Технические средства доставки пресс - релизов

Какое техническое средство выбрать, чтобы доставить пресс-релиз адресату? Это зависит от целого ряда обстоятельств, и все способы передачи информации имеют свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их (табл. 23).

ПРАКТИЧЕСКАЯ РЕКОМЕНДАЦИЯ. Стоит выяснить, как адресату (особенно если планируют работать с ним постоянно) удобно получать информацию: по факсу или по электронной почте.

Перед тем как отправить пресс-релиз по электронной почте, нужно обратить внимание на размер получившегося письма.

100—150 Кб — это максимум. Как отмечают сами работники

Таблица 23

Способ доставки пресс - релиза в СМИ	Достоинства способа	Недостатки способа	Комментарии и рекомендации
Рассылка по электронной почте	Широта охвата аудитории, оперативность, дешевизна (низкие накладные расходы — и отсутствие необходимости в работе дополнительного персонала	Большая загруженность электронных адресов редакций, что делает ваш релиз рядовым документом, скорее не заслуживающим внимания. Кроме того, доставке могут помешать фильтры, предотвращающие поступление «спама»	Сегодня является наиболее распространенным способом. Его следует использовать в обыденных случаях, когда судьба релиза не очень важна для организации. Когда список получателей пресс - релизов слишком велик, как личные оформляют только письма в наиболее важные организации и издания. При отправлении пресс - релиза на остальные адреса нужно убедиться, что они указаны как «скрытые копии». Использование электронной почты позволяет значительно уменьшить объем пресс - релиза. Вставляя в него гиперссылки, можно создать цепочку текстов, раскрывающих событие полностью, не загромождая при этом основной текст документа

292               Раздел 4. Эффективное использование пресс - релиза...

Окончание табл. 23

Способ доставки пресс - релиза в СМИ	Достоинства способа	Недостатки способа	Комментарии и рекомендации
Рассылка с помощью факса	Те же, что и у электронной рассылки. Хотя данный способ все - таки сравнительно менее оперативен и имеет меньшие возможности по охвату аудитории	Если электронная почта может попасть на личный адрес, то факс, как правило, попадает на адрес редакции. Это делает путь до адресата более долгим. Кроме того, во многих редакциях все еще стоят факсы, работающие на термобумаге, которая затрудняет получение хорошо читаемого изображения. Нежелательно таким способом передавать релизы, содержащие более одной страницы	Приходится делать дополнительную работу: просить, чтобы текст релиза передали именно тому сотруднику, который должен его получить. Причем вероятность, что документ передадут немедленно, сравнительно невелика. Плохие факсовые копии вызывают серьезное раздражение читателя - редактора или журналиста. Не стоит рассчитывать, что к организации обратятся с просьбой еще раз передать плохо прошедший факс
Рассылка с помощью курьера (лично в руки)	Возможность «поиграть цветами», напечатать пресс - релиз на хорошей бумаге с использованием фирменной символики, красиво оформить его, вручить лично в руки адресату	Меньшая оперативность и охват аудитории, большая дороговизна из - за необходимости использовать курьеров	Больше подходит для эксклюзивных случаев, как, например, приглашение на торжество

 

СМИ, пресс-релиз размером 2 мегабайта и содержащий 20 строк (остальное может уйти на оформительские изыски), производит крайне негативное впечатление.

Практики рекомендуют, не отсылайте пресс-релиз в редакцию до его одобрения на всех бюрократических ступеньках организации. Обратите внимание: не просто примут к сведению, а завизируют. Опыт показывает, что просьба поставить подпись заставляет прочитать предложенный текст более внимательно. Возможно, увидеть какие-то фактические ошибки либо отклонение от общего курса организации. Плохо, если все это обнаружится только на страницах газеты. Конечно, эта процедура существенно

4.3. Рассылка пресс-релизов

293

удлинит процесс рассылки релизов, но пренебрегать ею не стоит. Встречаются ситуации, когда разные руководители смотрят на допустимость и нужность содержания по-разному. Это уже вопрос внутрикорпоративных отношений, который так или иначе придется отлаживать внутри фирмы.

Правила рассылки пресс - релизов