Документация аудита систем менеджмента качества

Согласно ISO 9000:2005 аудит – это, как мы помним, докумен-тированный процесс. Аудит, как любой процесс, имеет набор действий и ре-зультат. Действия процесса регламентируются в документированной процедуре (или процедурах), а результаты процесса (либо его отдельных операций) – в сопроводительной документации. Исходя из этого, документация аудита может подразделяться на методическую и рабочую.

Для организаций, которые внедряют у себя СМК по стандартам ISO 9000, методической документацией может являться докумен-тированная процедура проведения аудита. Наличие этой процедуры обязательно в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2008.

Для организаций, занимающихся аудитом второй и третьей сторон, к методической документации также относятся различные методические ука-зания по проведению аудита отдельных областей деятельности или специ-фических вопросов системы качества. К методической документации могут относиться и стандарты проведения аудита, например, стандарт ISO 19011.

Методическая документация аудита разрабатывается до проведения аудита и необходима для того, чтобы обеспечить выполнение этого процесса в соответствии с запланированным порядком.

Рабочая документация создается в ходе аудита на различных его этапах. Она необходима для представления результатов каждого конкретного аудита, их анализа и принятия решений по ним. Состав рабочей документации несколько отличается для различных видов аудита. Для аудита второй и третьей стороны в состав этой документации включаются различные отчеты и формы, необходимые для предоставления заказчику аудита или в сертифицирующую организацию. В остальном состав рабочей документации аудита системы качества остается одинаковым.

Основная документация аудита, с которой работают организации, внедряющие у себя систему качества по стандартам ISO серии 9000, это рабочая документация. Из нее такими организациями, как правило, используется только документированная процедура проведения внутренних аудитов.

Рабочая документация аудита появляется на различных этапах его проведения.

    Документы, разрабатываемые до начала аудита:

    1. План аудита (или график аудита). Этот документ составляется при подготовке внутренних аудитов. Он может включать в себя названия проверяемых видов деятельности и подразделений, даты проведения, ответственных за проведение аудитов, вид аудита, порядок его проведения. Форму и содержание плана аудита организация определяет сама. План, как правило, составляется на год таким образом, чтобы в течение указанного периода каждое из подразделений предприятия и каждый процесс были проверены хотя бы один раз.

    2. Программа аудита. Она разрабатывается для каждого конкретного или нескольких аудитов (в зависимости от размера, типа и сложности процессов в организации). Как правило, в программу аудита включается перечень документов системы качества и дополняющих документов, которые аудитор должен проверить, список работ, необходимых для планирования и организации аудита, ресурсы (людские, материальные, информационные и пр.). Также в программе указывается состав проверяемых подразделений, даты и время их посещения. При внутренних аудитах содержание и форма программы определяются самой организацией. При аудите второй или третьей стороной программа предоставляется проверяющей организацией (заказчиком или органом по сертификации).

    3. Вопросник по аудиту (чек-лист). Этот документ может разрабатываться в ходе планирования аудита. Вопросник составляется на основании изучения документации и содержит вопросы, которые аудитор должен уточнить в ходе бесед. Часто вопросник разрабатывается один раз и в дальнейшем лишь уточняется и корректируется перед каждым аудитом. Органы по сертификации, как правило, используют типовые вопросники, которые одновременно являются и протоколами аудитных бесед. Это несколько сокращает количество оформляемой документации.

    Документы, разрабатываемые в ходе проведения проверок:

    1. Протоколы аудитных бесед. В них аудитор фиксирует место и время проведения аудита, информацию о аудитируемых сотрудниках, проверяемый элемент деятельности организации, результаты бесед и осмотров. Вместо протоколов аудитных бесед может использоваться вопросник по аудиту.

    2. Протоколы отклонений (протокол регистрации несоответствий или лист несоответствий). В них представляются обнаруженные отклонения, дается оценка отклонений и могут описываться причины отклонений.

    Документация, разрабатываемая по завершении аудитных бесед и проверок, – это отчет по аудиту. В нем указываются фактическое состояние системы качества организации на момент проведения аудита, выявленные отклонения и их причины, рассматривается серьезность отклонений, могут даваться выводы и предложения по улучшению существующего положения в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации.

    Следует отметить, что протоколы отклонений (протокол регистрации несоответствий или лист несоответствий) могут оформляться и после завершения аудитных бесед и проверок. Связано это с ограниченным временем проведения проверок либо необходимостью получения информации по работе всех проверяемых подразделений.