Этапы аудита систем менеджмента качества

Аудит системы качества проводится, как правило, в три этапа, каждый из которых включает в себя определенную последовательность операций. Эти этапы аудита выполняются при любом виде аудита, как внешнем, так и внутреннем. В зависимости от того, какой вид аудита проводится (первой, второй или третьей стороны), изменяется ответственность за работы этапов аудита, при этом состав работ остается одинаковым при всех видах аудита.

Основными этапами аудита являются:

    1. Подготовка к аудиту. Она включает в себя начальное планирование аудита, а такжедетальное планирование и согласование условий проведения аудита.

Начальное планирование аудита состоит из действий:

определение требований, по которым будет проводиться аудит. В зависимости от вида и масштаба аудита такими спецификациями могут быть: стандарт ISO 9001:2008, документированные процедуры системы качества, документированные требования на процессы или отдельные регламенты и правила работы;

ознакомление с документацией (положениями о подразделении, схемами процессов, документированными процедурами и т. п.). Это необходимо, с одной стороны, для того чтобы аудиторы лучше разбирались в деятельности проверяемых сотрудников и подразделений, а с другой – позволяет наметить необходимый круг вопросов к сотрудникам и определиться со сценарием аудита;

проверка соответствия документации нормативным требованиям. Документация подразделений разрабатывается на основании определенных требований, поэтому перед началом аудита необходимо проверить саму документацию, все ли требования по управлению процессами или работой подразделений в ней отражены;

анализ результатов предыдущих аудитов (если предстоящий аудит не первый). При планировании нового аудита необходимо в первую очередь проверить исправление несоответствий, выявленных в ходе предыдущего аудита, и устранить причины несоответствий;

определение структуры и группы аудита. Под структурой аудита понимается выбор вида проводимого аудита и порядок проверки подразделений. Например, если выбирается вид аудита по процессам, то необходимо спланировать посещение подразделений таким образом, чтобы следовать цепочке процесса;

определение продолжительности аудита. Изучив документацию и предварительную информацию о последовательности проверки, необходимо установить, сколько времени может понадобиться для проведения аудита в подразделениях;

согласование времени проведения аудита. Это необходимо, чтобы и аудиторы, и сотрудники подразделений могли спланировать свою работу на время проведения аудита.

В зависимости от вида аудита ответственность за его планирование будет лежать на внешних аудиторах (в случае внешнего аудита), либо на внутренних аудиторах или специалистах по качеству (в случае внутреннего аудита).

Детальное планирование аудита завершает этап подготовки к аудиту. В ходе него окончательно формируется необходимая информация для проведения аудита, выясняются условия, уточняется время и порядок аудитных бесед. Условия проведения на предприятиях могут быть разные, поэтому для проведения аудита, возможно, потребуется административная поддержка, выделение сопровождающего (например, представителя высшего руководства), соблюдение специальных требований по безопасности, использование спецсредств или спецодежды. Все эти вопросы должны быть решены до начала аудита. Кроме того, детальное планирование аудита должно включать в себя:

анализ информации о проверяемых подразделениях. Необходимо обобщить все данные, полученные в результате изучения документации каждого из подразделений, и на основании этой информации определить более детально проверяемые требования, а также состав сотрудников каждого из подразделений, с которыми должны быть проведены аудитные беседы. Кроме того, анализ информации позволяет уточнить время проведения аудита в подразделении и состав необходимой документации, записей по качеству, которые должны предоставить сотрудники во время аудита;

подготовку программы аудита. Программа аудита – это документ, в котором указан состав проверяемых подразделений и сотрудников, время (в часах) проведения аудитных бесед в каждом подразделении, состав требований, которые должны быть проверены в подразделениях или у сотрудников. Также в программе аудита указываются сотрудники подразделений, ответственные за проведение аудита в их подразделении;

распределение аудиторов по подразделениям. В том случае, когда аудиторов несколько, необходимо спланировать их работу по подразделениям. Как правило, данное распределение указывается в программе аудита. При внутреннем аудите важно обратить внимание на соблюдение требований объективности. Как отмечалось ранее, распределение внутренних аудиторов должно быть таким, чтобы они не проверяли свою собственную работу или работу своего подразделения;

подготовку вопросника по аудиту (чек-листа). Каждый из аудиторов готовит свой вопросник по тем подразделениям или области проверки, на которые он назначен. Вопросник – это документ, в котором аудитор определяет состав вопросов, требующих уточнения;

проведение инструктажа аудиторов. Он проводится ведущим аудитором в том случае, если аудиторов несколько. Как правило, инструктаж касается вопросов взаимодействия между ними по ходу проведения аудита, соблюдения правил техники безопасности в проверяемых подразделениях, а также правил ведения записей по ходу аудита.

    2. Проведение проверок. Оно включает в себя открытие аудита, проверку на местах и закрытие аудита.

Проведение проверок начинается с открытия аудита. При внутреннем аудите, если организация большая, открытие проводится в виде собрания представителей проверяемых подразделений, руководства организации и аудиторов. В ситуации внешнего аудита собрание, открывающее аудит, проводится всегда и не зависит от размеров организации.

На собрании, открывающем аудит, ведущий аудитор напоминает про цели аудита и критерии, по которым он будет проводиться. Далее осуществляется краткое представление порядка проверки. Если аудит будет проводить группа аудиторов, то представляется порядок работы группы. В ходе собрания проверяется выполнение необходимых условий для проведения аудита, например, обеспечение спецодеждой, транспортом, наличие сопровождающих и пр. Ведущий аудитор объясняет, что по завершении аудита будет подготовлен отчет, в котором будут определены все результаты аудита. Если необходимо, может даваться объяснение классификации несоответствий, которые могут быть обнаружены в ходе аудита. Возможно, что со стороны руководителей подразделений или других участников собрания, открывающих аудит, возникнут вопросы по его порядку, тогда аудиторы должны ответить на них.

В том случае, когда проводится внутренний аудит в небольшой организации, открытие может проходить менее официально. Однако желательно перед началом аудита собрать руководителей подразделений и еще раз напомнить им о времени проведения аудита, его целях и порядке.

В ходе проверки на местах аудиторы осуществляют сбор информации и объективных свидетельств для подтверждения соответствия или несоответствия проверяемых подразделений критериям аудита. Проверка на местах включает в себя проведение аудитных бесед и выборочные проверки документов, выполняемой работы или продукции (результатов работы). Аудитные беседы всегда осуществляются на рабочих местах сотрудников. В ходе таких бесед проверяются предположения, сделанные при работе с документами (на этапе подготовки к аудиту), и определяются объекты для выборочных проверок. Выборочные проверки осуществляются для подтверждения данных аудитных бесед и результатов предварительного изучения документов.

При проверке на местах аудиторам необходимо:

оценить работу сотрудников выборочным методом, так как на оценку всей работы сотрудников у аудитора не хватит времени, следовательно любой аудит – это выборочная проверка отдельных действий, результатов работы или операций, выполняемых сотрудником;

задать вопросы из вопросников по аудиту и сравнить обнаруженное с требованиями; вопросник используется аудитором как памятка, в которой указано, что следует спросить, на какие действия в работе сотрудников обратить внимание, но не более того. По ходу беседы, необходимо задавать вопросы исходя из того, что и как отвечает сотрудник;

установить соответствие или несоответствие требованиям, но обнаружить их можно только на основании ответов сотрудника и их сравнения с выборочной проверкой его работы или каких-либо документов, записей;

записать результаты наблюдений и проверок (одно из обязательных требований). Аудитор обязан вести записи аудита и точно фиксировать все результаты проверок.

Если в ходе аудитной беседы и выборочной проверки у сотрудника обнаружены несоответствия, то все их необходимо сообщить ему и объяснить, почему эти обнаружения являются несоответствиями, какие требования сотрудником были не выполнены.

Закрытие аудита относится к завершающим действиям этапа проведения проверок и выполняется после завершения всех мероприятий программы аудита, т. е. фактически по завершении всех аудитных бесед и проверок на рабочих местах.

Мероприятия по закрытию аудита:

определение общего количества несоответствий по всем проверенным подразделениям (что за несоответствия в подразделениях выявлены, есть ли повторяющиеся несоответствия, какое количество несоответствий; большое количество повторяющихся несоответствий говорит об их системном характере);

согласование и распределение несоответствий по категориям, сигнализирующим о серьезности последствий этих несоответствий для работы организации и для системы качества. Согласование несоответствий проводится между аудиторами (если в аудите принимало участие несколько аудиторов, то может потребоваться согласование формулировок несоответствий);

определение слабости СМК и возможностей для улучшения системы: на основании собранных вместе и рассмотренных несоответствий аудиторы определяют, в чем может заключаться слабость применяемых методов работы, и, исходя из причин этих слабостей, могут предложить, что нужно сделать, чтобы улучшить работу СМК;

установление степени соответствия системы качества критериям аудита; степень соответствия представляет собой некоторый количественный показатель. В ситуации внутреннего аудита метод определения этого показателя организация выбирает сама. В этом случае этот показатель необходим для определения работы и развития системы качества в динамике. В ситуации внешнего аудита определение степени соответствия системы качества критериям аудита может быть менее формализовано (особенно часто это встречается в ситуации сертификационного аудита). При внешнем аудите степень соответствия системы качества определяется на основании экспертного мнения аудитора исходя из характера и количества выявленных несоответствий;

информирование высшего руководства организации о результатах аудита, т. е. по завершении всех мероприятий программы аудита и определения слабостей системы качества, а также степени ее соответствия требованиям необходимо довести до сведения руководства организации все выявленные проблемы;

согласование сроков и состава корректирующих действий. Иными словами, аудиторы должны проверить корректность мероприятий, которые будут предпринимать руководители или сотрудники подразделений, в которых выявлены несоответствия, для их исправления и согласовать сроки выполнения этих мероприятий.

    3. Завершающие действия. Они состоят из оформления результатов аудита и закрытия корректирующих действий.

Оформление результатов аудита – это мероприятие, которое может быть растянуто по времени, так как не всегда есть возможность по завершении проверок на месте сразу же и полностью оформить результаты аудита. Например, такая ситуация возникает, когда в протоколах регистрации несоответствий отмечается результат выполнения корректирующих действий. В таком случае окончательно оформить протокол регистрации несоответствий возможно только после завершения корректирующих действий, а выполнение этих действий может потребовать нескольких месяцев.

Оформление результатов аудита включает в себя подготовку итогового отчета по аудиту, оформление всех протоколов несоответствий, подготовку предложений по улучшению системы качества. В итоговом отчете по аудиту указываются все выполненные мероприятия по аудиту, состав всех проверенных подразделений, выявленные несоответствия, общая оценка работы системы качества. В протоколах несоответствий регистрируются выявленные несоответствия, указывается их категория. Также в этих протоколах могут указываться корректирующие действия по устранению выявленных несоответствий. Предложения по улучшению системы качества могут включаться в состав итогового отчета по аудиту.

Закрытие корректирующих действий осуществляется после того, как подразделения или сотрудники, которым в ходе аудита были выставлены несоответствия, устранят их и выполнят корректирующие мероприятия. Соответственно, аудиторы должны проверить устранение замечаний аудита и выполнение корректирующих действий. Если в подразделении было выявлено много несоответствий или они носили критический характер, аудиторы могут провести повторный аудит.

Если корректирующие действия действительно выполнены и устранены причины возникновения несоответствий, т. е. корректирующие мероприятия признаны аудиторами результативными, аудиторы закрывают несоответствия в протоколах регистрации. После этого проведение аудита можно считать завершенным.