Ключевые управленческие функции и профессиональные обязанности руководителя отдела рекламы и связей с общественностью

Как уже говорилось, в управлении отделом рекламы и связей с общественностью его руководитель реализует все ключевые функции социального управления: информационно-аналитическую функцию, функции прогнозирования, планирования, организации, координации, стимулирования и мотивации и контроля.

Реализация руководителем отдела информационно-аналитической функции связана со сбором, получением, обработкой, анализом и хранением информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности в отделе рекламы и связей с общественностью. К информации, которую необходимо собирать и анализировать именно для повышения эффективности управления отделом относятся, прежде всего, данные о сотрудниках организации, поскольку социальное управление в отделе осуществляется именно ими. Для управления отделом важна информация о практическом опыте и профессиональных умениях каждого сотрудника, об их характерологических особенностях, мотивации и т.п., то есть, обо всем, что может помочь выстроить с сотрудниками отдела конструктивные взаимодействия и правильно распределять полномочия внутри отдела. Определенная часть этой информации, которая является формальной, собирается и хранится делопроизводителем отдела. Неформальная информация, которая требует профессионального анализа, собирает сам его руководитель.

Функция прогнозирования связана с необходимостью предвидения руководством отдела перспектив развития событий или процессов, которые могут в нем произойти в будущем. Это могут быть как позитивные события и процессы (расширение отдела, его функций, появление новых направлений деятельности и т.п.), так и негативные (сокращение сотрудников отдела, ухудшение положения организации, в которой работает отдел и т.п.). В настоящее время прогнозирование отделу особенно необходимо. С ускорением информационных и социальных процессов, усилением конкурентной борьбы, ухудшением экологической ситуации и т.д. изменяются и условия, в которых работает отдел рекламы и связей с общественностью, как собственно и другие подразделения организаций.  Многие ученые, исследующие особенности современного социального развития, говорят о возрастании его рискогенности, усилении конфликтности и т.п.

Часто прогностическую функцию отдела дополняют функцией моделирования, то есть, работой над созданием таких моделей управленческих решений и отношений, которые могут, с одной стороны, конкретизировать прогностические результаты, а с другой – выработать варианты решения управленческих задач, которые могут быть полезны в будущем.

Функция планирования предполагает выработку и постановку целей и задач работы отдела рекламы и связей с общественностью, определение стратегических направлений рекламной и PR-деятельности, разработку долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов работы со всеми целевыми аудиториями и выбор оптимальных средств их реализации, а также планирование конкретных рекламных и PR-мероприятий.

В процессе планирования управления отделом рекламы и связей с общественностью определяются не только направления, темпы, количественные и качественные показатели рекламной и PR-деятельности, организуемой отделом. Планируются также и направления, темпы, количественные и качественные показатели развития процессов управления самим отделом. Это включает в себя планирование изменений структуры отдела, профессиональных обязанностей и полномочий сотрудников, планирование повышения квалификации сотрудников и подготовки их к новым видам деятельности и т.п.

Функция организации предполагает формирование системы управления отделом и установление принципов этого управления, которые зависят от принципов управления всей организацией. Кроме того, они зависят от позиции руководителя отдела рекламы и связей с общественностью, от числа сотрудников отдела и объемов, характера и содержания его деятельности. Кроме того, в рамках реализации этой функции руководителем определяется субъектный состав управления отделом, то есть, принимаются решения о назначении или не назначении заместителей, руководителей отдельных направлений деятельности. Реализация функции организации предполагает приведение отдела в состояние рабочей готовности к выполнению всех его функций.

Функция координации связана с установлением общеобязательных требований для всех сотрудников отдела рекламы и связей с общественностью и согласованием совместной деятельности руководства отдела и его сотрудников для достижения поставленных целей и задач, которое предполагает оперативное регулирование отношений, распределение обязанностей, дачей определенных указаний исполнителям.

Функция стимулирования или мотивации предполагает процесс воздействия на систему мотивов сотрудников отдела с целью поддержания их трудовой активности, позитивного настроя, стремления к высоким профессиональным достижениям, личностному росту.

Создание оптимальной системы мотивации – непростая задача, но ее успешное решение чрезвычайно полезно для социального управления вообще и для управления отделом рекламы и связей с общественностью в частности. Поэтому руководству отделом необходимо специальное изучение этого явления, а также внимательное наблюдение за тем, какие мотивы являются наиболее продуктивными в конкретном отделе рекламы и связей с общественностью с конкретным составом сотрудников.

Здесь напомним лишь о том, что потребности бывают внутренние и внешние. Для работы в отделе рекламы и связей с общественностью в силу специфики профессии актуальны как индивидуально-ориентированные, так и социально-ориентированные отношения и оптимальное сочетание внутренних и внешних мотивов.

Внутренние мотивы связаны с внутренними потребностями, личностными и профессиональными целями сотрудников. Так, внутренние мотивы в деятельности в области рекламы и связей с общественностью могут быть связаны с профессиональными интересами, с профессиональными и личными амбициями, с желанием творческой самореализации, с удовольствием, получаемым от процесса подготовки и проведения рекламных и PR-мероприятий. Многие специалисты, достигшие высокого уровня в профессии, имеют именно внутреннюю мотивацию, которая не связана ни с каким внешним стимулированием.  

Среди внешних мотивов, кроме повышения заработной платы, премиальных, бонусных и других материальных вознаграждений в настоящее время часто применяются повышение в должности, вознаграждение свободным временем, предоставление любимой работы, предоставление самостоятельности, победы в профессиональных конкурсах, а также одобрение, похвала, вынесение благодарности и др.

И, наконец, функция контроля связана с количественной и качественной   оценкойвыполнения управленческих решений и функциональности самой системы управления. В качестве основных причин необходимости контроля специалисты по социальному управления называют:

- неопределенность, сложность и динамичность среды;

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут организации ощутимый вред;

- поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Контроль необходим также для упорядочения деятельности отдела, оценки всех направлений его работы, в том числе реализации всех других управленческих функций отдела, а также для своевременной коррекции процесса управления.

А теперь обозначим типичные профессиональные обязанности, которые называются в вакансиях на должность руководителя отдела рекламы и связей с общественностью. Как правило, к ним относят:

1. осуществление руководства отделом рекламы и связей с общественностью;

2. координация деятельности работы сотрудников отдела;

3. осуществление контроля за своевременным и качественным выполнением задач, поставленных перед отделом рекламы и связей с общественностью;

4. проведение ряда мероприятий по оптимизации работы сотрудников отдела;

5. оценка эффективности проводимых рекламных и PR-мероприятий.

6. курирование таких направлений как:

- подготовка и проведений рекламных и PR-акций, кампаний;

- подготовка, согласование и размещение рекламных материалов в СМИ

(медиапланирование, бюджетирование);

- организация и проведение PR-мероприятий (выставки, конференции, семинары);

- реклама в интернете и работа в социальных сетях;

- подготовка полиграфической и сувенирной продукции;

- курирование профильного издания и приложений;

- контроль соблюдения корпоративных технологий.

Важной задачей руководителя отдела рекламы и связей с общественностью является взаимодействие с руководством самой организации, поскольку во всех коммуникативных процедурах необходимо соблюдать согласованную с руководством корпоративную дисциплину, а для коммерческих компаний и коммерческую конфиденциальность. При этом, как показывает практика международных и отечественных организаций, как коммерческих так и некоммерческих, руководитель отдела должен обладать способностью быстро преодолевать этапы бюрократических согласований, которые в некоторых организациях могут вредить и внутрикорпоративным и внешним коммуникациям. Получение одобрения предложений отдела рекламы и связей с общественностью со стороны руководства организации часто требует от руководителя отдела высокого мастерства переговорщика.