Передача результатов форсайт-сессии заказчику

В практике передача результатов происходит в несколько этапов:

· «Здесь и сейчас» - представители заказчика участвуют в сессии, видят состояние участников (в том числе эмоциональное), взаимодействуют с ними и получают представление об их настроении и представлениях.

· Быстрая сборка – представление и передача заказчику материалов, которые собираются и могут быть обработаны прямо в ходе сессии. Это как минимум техническая фиксация (фото, аудио, листы флипчарта), и если проговаривалось заранее и производилась соответствующая организационная подготовка, то электронная база участников, с возможностью ее анализа; презентации рабочих групп с проектами изменений; шаблоны проектных документов (например: паспорта проектов).

· Сборка и отчет – обработка собранных в ходе сессии материалов, проведение дополнительной аналитики, обработка материалов собранных в ходе подготовки к сессии или при подведении ее итогов (например: интервью, опросы, обратная связь и т.д.), а также формирование официального отчета, соответствующего законодательным требованиям, для закрытия договора.

· Подготовка дополнительных материалов – например презентации для руководства компании, ведомственного совещания, для отраслевой конференции или жителей региона и т.д.

Передача результатов может проходить как в виде электронной переписки, так и в виде очной презентации, совещания или дополнительной рабочей группы по обсуждению итогов.

Передачей результатов форсайт-сессии заказчику собственно завершается работа над сессией. Здесь необходимо убедиться, что продукт получен и будет размещен в дальнейшей деятельности, а также проговорить роль и участие команды форсайт-сессии в дальнейшей работе с продуктом.

Организационный контур форсайт-сессии

Команда форсайт-сессии

С точки зрения организации работы в команде выделяются три позиции:

· Предприниматель – тот, кто взаимодействует с внешней средой,

· Организатор – тот, кто организует всю работу над сессией,

· Технолог – тот, кто проектирует сессию и определяет в какой последовательности будут выполняться такты работы, как они будут выполняться и как будет «упаковываться» материал.

Поэтому первым делом определяется кто займет эти три позиции.

Далее технолог вместе с организатором определяют потребность в модераторах, сборщиках и других участниках команды форсайт-сессии на основе следующей информации:

· Количество модераторов как правило соответствует числу рабочих групп, которое зависит от согласованной с заказчиком численности участников, с одной стороны, и проектируемому количеству фокусов внимания на объект форсайта, с другой.

· Количество сборщиков зависит от согласованных с заказчиком требований к отчету и сборке.

Например: при отсутствии требований к быстрой сборке сборщики могут в команду не приглашаться, а эта задача ложится на модераторов, которые выполняют ее по окончании сессии.

Например: для ряда сессий выделялся «сборщик презентаций» - человек, который переделывал материал от рабочих групп в презентации в специализированной программе или готовил систему интерактивного голосования.

· Наличие и количество администраторов и технических специалистов зависит от объема организационных задач помимо собственно ведения форсайт-сессии (например: регистрация участников).

· Наличие игропрактиков зависит от наличия задач по игрофикации среды, пространства, в которых работают группы. Это бывает необходимо на длинных сессиях (более 2 дней), что резко повышает плотность коммуникации (и впрямую влияет на результат), а также помогает участникам расслабиться, отдохнуть, переключиться в перерывах между тактами работы в группе.

С командой форсайт сессии важно проговорить состав задач, объем времени, который под них выделился, специфические требования заказчика, контекст в котором проводится сессия, требования к результату, требования к процессу, специфические требования к сборке и другие вопросы.

В случае, если команда не превышает 10 человек, она часто в полном составе привлекается к проектированию сессии. В случае больших команд – проектирование осуществляется малой группой, а для команды проводится предварительная встреча по подготовке к работе.

Проектирование RF-сессии

Проектирование сессии заключается в определении процесса проведения работ, с тем чтобы получить необходимый продукт, в тех организационных условиях, которые согласованы с заказчиком.

· определяется объект работы, подтверждает понимание каждого модератора групп аспектов объекта (предмета).

Ведущий и модераторы сессии заранее анализируют предмет работы и вводят деление предмета по тому или иному основанию: по типу деятельности, по типу ресурса (технологии, сырье и материалы, кадры), по пользовательскому сценарию (физическое лицо, корпоративный клиент) и т.д. В этом случае конкретная отдельная группа имеет дело с частью предмета сессии в целом, что задает её фокус внимания.

· принимается решение о том, какой сценарий проведения сессии будет использован (последовательность тактов), а также задач и ожидаемых результатов каждого такта

· определяется вариант входа в работу:

o классический формат с пустой картой, все содержание которой группа создает с нуля.

o формат стандартной верификации, который подразумевает работу с готовой картой (или только готовыми трендами), в ходе которой участники добавляют или убирают сущности на частично собранной карте.

o формат упрощенной верификации, который подразумевает работу участников с готовыми, полностью собранными картами, в ходе которой участники обсуждают карту и вносят дополнительные предложения и/или осуществляют «проекцию» карты на свою, отличную от исходной или являющуюся ее частным случаем, предметную область.

· проговариваются ключевые (стартовые тренды) по группам (что особенно важно в тех случаях, когда тема форсайта является полностью новой хотя бы для части модераторов), распределяются готовые карты для верификационных групп, собранные в предыдущих сессиях или в ходе аналитической работы (в зависимости от типа верификационной сессии).

· определяется время, выделяемое на каждый такт работы, что зависит от требований к продукту и общего времени, выделенного на работу.

· определяется набор схем и моделей, которые будут использованы для анализа объекта форсайта.

· разрабатываются или выбираются необходимые дополнительные шаблоны для работы с содержанием.

Например: пустографка для оформления проекта изменений.

· проговариваются особенности состава участников и подходы к работе с ними, чтобы спрогнозировать основные риски, связанные с особенностями референтных групп

Например, если в сессии участвуют журналисты, есть риск долгих беспредметных обсуждений; если участие в сессии принимают не эксперты по теме, а эксперты общего профиля – есть риск недостатка содержания, который может быть минимизирован взятием модератором экспертной позиции и др.

Дополнительно могут обсуждаться и другие вопросы необходимые для проведения сессии: способ деления участников на группы, другие организационные вопросы.

Для команды сессии ставится задача на изучение области (объекта) форсайта.

 

Если предполагается что могут быть перестройки на ходу (например, неизвестно в точности, сколько участников будет, какие именно темы будут заявлены, будут ли экспертные выступления и как именно может измениться тайминг), то заранее планируются принципы реагирования на изменения плана.