Метод 1. Функционально-стоимостной анализ

Разрабатывая организационный проект системы менеджмента, целесообразно провести функционально-стоимостной анализ (ФСА) соответствующей деятельности в сфере государственного и муниципального управления, направленный на поиск путей совершенствования и снижения затрат на управление на основе выбора экономических способов осуществления функций с целью повышения эффективности.

ФСА включает следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный.

Важнейшие задачи при проведении функционально-стоимостного анализа управленческой деятельности объекта исследования (или его подразделения):

1) совершенствование технологии управления;

2) совершенствование организационной структуры;

3) уточнение функций объекта исследования (структурного подразделения) и его работников;

4) повышение качества выполнения функций;

5) рационализация взаимосвязей структурных подразделений объекта исследования и внешним окружением;

6) совершенствование кадрового, информационного, технического обеспечения деятельности;

7) снижение расходов на выполнение функций.

Перечень работ, осуществляемых на аналитическом этапе функционально-стоимостного анализа управленческой деятельности объекта исследования:

1 Формулировка функций управленческой деятельности в сфере государственного и муниципального управления.

2 Классификация и группировка функций, определение главной функции объекта исследования (структурного подразделения); основных, вспомогательных и лишних (дублирующих) функций.

3 Построение функциональной модели.

4 Анализ и оценка значимости функций.

5 Построение функционально-структурной модели.

6 Анализ и оценка затрат, связанных с осуществлением выявленных функций.

7 Построение функционально-стоимостной диаграммы.

8 Сравнительный анализ относительной значимости функций и затрат на их реализацию с целью выявления зон с неоправданно высокими затратами.

9 Проведение дифференцированного анализа по каждой из функциональных зон сосредоточения резервов экономии трудовых ресурсов и материальных затрат.

Функциональная модель представляет собой графическое изображение взаимосвязи и взаимозависимости функций, способствующее всестороннему раскрытию функций и облегчающее проведение их анализа и оценки. Целесообразно перед построением функциональной модели функционально-стоимостного анализа построить «дерево функций» исходя из определения системы целей анализируемого подразделения, т.е. из «дерева целей».

Для определения степени относительной значимости функций по управлению используется экспертная группа в составе государственных служащих и руководителя объекта исследования (структурного подразделения). Коэффициенты относительной значимости функций определяются по уровням функциональной модели. Значимость главной функции условно принимается за единицу (100%). Относительная значимость основных функций определяется из отношения основной функции к главной, относительная значимость вспомогательных функций – исходя из степени участия в выполнении общей основной функции.

Основным критерием при оценке относительной значимости функций является следующие отношение:

 

,                                                                 (1)

 

где r  – относительная значимость функций; j = 1, 2,…n – количество функций анализируемого уровня, имеющих общую основную функцию.

Вышестоящая вершина функции принимается за единицу. С целью ранжирования функций можно использовать метод попарных сравнений. Каждый член экспертной группы заполняет матрицу для основных и для вспомогательных функций следующим образом: если при сравнении двух функций предпочтение отдается второй, то в строке, соответствующей первой функции, и в столбце, соответствующем второй функции, выставляется два балла. Аналогично в строке, соответствующей второй функции, выставляется ноль. Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой-либо функции, то в строках и столбцах проставляется по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы суммируются по строкам (таблица 2).

 

Таблица 2 – Матрица попарных сравнений для основных (вспомогательных) функций по управлению деятельностью объекта исследования (структурного подразделения)

№ функции	Наименование функции	1	2	3	…	n	Сумма в баллах
1
…
n

Экспертами заполняется матрица попарных сравнений основных функций, а также матрицы попарных сравнений вспомогательных функций в разрезе каждой основной функции.

После определения экспертами относительной значимости всех основных и вспомогательных функций полученные суммарные значения в баллах заносятся в сводную матрицу (таблица 3).

 

Таблица 3 – Сводная матрица попарных сравнений для основных (вспомогательных) функций по управлению деятельностью объекта исследования (структурного подразделения)

№ функции

Наименование функции

Номера экспертов

Среднеарифметическое значение в баллах

Ранг функции

1

2

3

…

N

Значения в баллах

1

…

N

 

В целях снижения субъективного фактора при определении относительной значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по критерию поля допуска значений по формуле:

 

 _,                                                              (2)

 

где К – коэффициент устойчивости экспертного ряда; З_max – максимальная значимость в экспертном ряду; З_min – минимальная значимость в экспертном ряду.

Далее коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивается с нормативным значением этого коэффициента (К_н). Если К > К_н, то необходимо из экспертного ряда вычеркнуть те значения, которые не прошли поле допуска. После этого необходимо снова рассчитать значение К и среднеарифметические значения относительной значимости каждой функции.

При расчете относительных затрат на выполнение функций учитывается фонд оплаты труда с единым социальным налогом и расходы на содержание и эксплуатацию всей вычислительной техники и офисной компьютерной техники (ее амортизацию), что составит 95% всех затрат на выполнение функций управленческой деятельности анализируемого объекта исследования. Остальные 5% предположительно будут приходиться на расходные материалы для офисной техники, канцелярские принадлежности и расходы, связанные с обеспечением коммуникационной системы взаимодействия объекта исследования в целом и его подразделений.

Срок службы оргтехники при укрупненном расчете предлагается принять равным 10 годам. Месячный фонд рабочего времени одного работника составляет в среднем 176 ч.

Для расчета затрат на выполнение функций данные собираются на основе отчетной документации и экспертного опроса служащих и руководителей объекта исследования (структурного подразделения).

Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение стоимостей по функциям и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.

С учетом выявленных недостатков формулируются важнейшие задачи совершенствования управленческой деятельности анализируемого объекта исследования (структурного подразделения).

Нормативно-методическое обеспечение системы управления объекта исследования (структурного подразделения) создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений в сфере государственного (муниципального) управления. Это достигается за счет разработки и внедрения ряда документов организационно-распорядительного и нормативно-методического характера, которые устанавливают нормы, права, требования и методы, используемые в процессе управления. Подобные документы разрабатываются как в самой службе, так и в органах государственной власти и управления. К таким документам относятся положения о подразделениях и отделах, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, коллективный договор, штатное расписание, таблицы функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления, оперограммы отдельных управленческих процедур, административные регламенты.

На рекомендательном этапе рассчитываются затраты на разработку и реализацию рекомендаций и предложений, ожидаемая экономическая и социальная эффективность.