Тыпалогія афіцыйна-справавой дакументацыі

Службовая карэспандэнцыя – адна з форм пісьмовых зносін паміж асобамі, установамі, дзяржавамі.

Усе афіцыйна-справавыя дакументы па іх функцыянальным пры-значэнні можна падзяліць на наступныя групы:

– асабістыя дакументы (заява, аўтабіяграфія, даручэнне, распіска);

– распарадчыя дакументы (загад, пастанова, распараджэнне і інш.);

– адміністрацыйна-арганізацыйныя дакументы (статут, палажэнне, ін-струкцыя);

– арганізацыйна-распарадчыя дакументы (пратакол, справаздача, план, кантракт, дамова ці дагавор);

– інфармацыйна-даведачныя дакументы (даведка, зводка, агляд, акт, тэлеграма і тэлефанаграма, дакладная, службовая і тлумачальная запіскі);

– фінансавыя і ўліковыя дакументы;

– справавыя лісты.

Адны дакументы (службовыя лісты, акты, анкеты, аўтабіяграфіі, лісткі ўліку кадраў, заявы, даведкі, дагаворы, дакладныя запіскі, загады і інш.) з’яўляюцца дакументамі справаводства. Іншыя (прыймовыя квіткі нарых-тоўчых арганізацый, таварна-транспартныя накладныя, прыходныя і расход-ныя (выдатковыя) ордэры і пад.) знаходзяць сваё адлюстраванне ў кнігах бухгалтарскага ўліку і належаць да бухгалтарскіх дакументаў. Ёсць таксама спецыяльная дакументацыя па планаванні вытворчасці, па агранаміі, заатэх-ніцы ды іншых відах дзейнасці прадпрыемства, гаспадаркі, установы.

У дачыненні да справаводства дакументы могуць класіфікавацца павод-ле зместу (простыя і складаныя, у залежнасці ад таго, адно ці некалькі пытанняў ахоплівае іх змест), паходжання (афіцыйныя, або службовыя, і асабістыя), паводле тэрміновасці (тэрміновыя і нетэрміновыя) і г. д.

Па форме дакументы падзяляюцца на агульныя, стандартныя і тыпавыя.

Агульнымі з’яўляюцца дакументы, якімі афармляюцца розныя дзеянні і адносіны (загады, службовыя лісты і пад.). На кожны раз тут складаецца но-вы дакумент. Агульныя дакументы (аб'ява, справаздача, афіцыйны ліст) да-пускаюць пэўную варыянтнасць, таму не маюць строгай формы.

Патрабаванне максімальнай дакладнасці ў перадачы інфармацыі спрыяла выпрацоўцы агульнапрынятай, устойлівай формы размяшчэння матэрыялу ў многіх справавых паперах. Гэта так званыя стандартныя і тыпавыя даку-менты, якія маюць сталую, абавязковую форму размяшчэння матэрыялу (за-ява, даведка, даверанасць, пратакол і інш.).

Стандартныя дакументы запаўняюцца ў пэўнай паслядоўнасці і па строга абавязковых правілах. Гэта – даручэнні на атрыманне таварна-грашо-вых каштоўнасцяў, камандзіровачныя пасведчанні, даведкі пра заработную плату, з месца жыхарства і пад. Для тыпавых дакументаў, апрача формы, органы кіравання вызначаюць і прыкладны змест.

Тэкст службовага дакумента можа запісвацца з выкарыстаннем розных відаў запісу. Гэта можа быць лінейны запіс (зводка, агляд, дакладная), можа пісацца тэкст-аналаг да іншага (заява, распіска, інструкцыя), можа выка-рыстоўвацца трафарэт (рознага тыпу даведкі, дагаворы), анкета і таблі-ца (фінансавыя і ўліковыя дакументы). У пэўных сітуацыях выкарыстоўва-юцца гатовыя бланкі і нават кнігі (пасведчанне, атэстат, дыплом, ордэр, бухгалтарскія і дамавыя кнігі і інш.).

Кожны дакумент складаецца з асобных элементаў – рэквізітаў: аўтар, адрасат, подпіс, дата і інш. Сукупнасць рэквізітаў, пэўным чынам размешча-ных у дакуменце, складае яго фармуляр. Розныя віды дакументаў маюць розны набор рэквізітаў, які абумоўліваецца прызначэннем дакументаў. Напрыклад, акт, загад і пратакол маюць неаднолькавы набор рэквізітаў. Фармуляр, характэрны для пэўнага віду дакументаў, называецца тыпавым фармулярам.

Службовыя дакументы, як правіла, складаюцца на бланку – стандартным аркушы паперы, на якім узнаўляецца сталая інфармацыя дакумента і ад-водзіцца месца для пераменнай інфармацыі. У бланк уваходзіць шэраг рэк-візітаў, якія наносяцца друкарскім спосабам.

Існуюць два віды бланкаў: бланк ліста і агульны бланк на ўсе іншыя віды дакументаў. Бланк ліста і агульны бланк адрозніваюцца дзвюма парамі рэквізітаў:

1) адрас установы-аўтара (індэкс, паштовы і электронны адрас, нумар тэлефона, нумар рахунку ў банку) у бланку для ліста і від дакумента (або месца для гэтага рэквізіта) у агульным бланку;

2) спасылка на індэкс і дату уваходнага дакумента ў бланку для ліста і месца складання дакумента ў агульным бланку.

Спынімся больш падрабязна на некаторых рэквізітах, з іншымі пазнаё-мімся пры разглядзе асобных дакументаў.

Аўтар дакумента. Аўтарам службовага дакумента выступаюць устано-ва, арганізацыя, прадпрыемства. Іх назвы падаюцца ў назоўным склоне ў строгай адпаведнасці з найменнямі, устаноўленымі адпаведнымі прававымі актамі.

Адрасат дакумента – атрымальнік, каму прызначаецца дакументавая ін-фармацыя. Гэты рэквізіт патрэбны на дакументах, якія адпраўляюцца ў ін-шыя арганізацыі або прыватным асобам, падаюцца кіраўніцтву (заявы, да-кладныя і тлумачальныя запіскі) і перадаюцца ў структурныя падраздзялен-ні (распараджэнні, указы).

Адрасат – складаны рэквізіт, у яго могуць уваходзіць часткі:

– назва ўстановы, арганізацыі (у назоўным склоне);

– назва структурнага падраздзялення (у назоўным склоне);

– назва пасады атрымальніка (у давальным склоне);

– прозвішча і ініцыялы (у давальным склоне);

– паштовы адрас.

Склад рэквізіта “адрасат” мяняецца ў залежнасці ад адрасата і віду даку-мента, які складаецца.

Дата дакумента. Дата ставіцца пры завяршэнні афармлення дакумента; яна павінна з’яўляцца адначасова датай яго падпісання і адпраўкі. Дата афармляецца толькі арабскімі лічбамі. На яе адводзіцца восем знакаў, на-прыклад: 14.04.98. Калі лічба адна, перад ёю абавязкова ставіцца 0. Напры-клад: 07.05.08.

 

Узорныя формы стандартных дакументаў

 

А) Асабістыя дакументы

Заява – гэта пісьмовая просьба (адной асобы ці групы асоб), якая дасы-лаецца ва ўстанову, арганізацыю альбо да службовай асобы. У гэтым даку-менце звычайна просяць прыняць на вучобу, работу, у члены арганізацыі, просяць вырашыць якое-небудзь пытанне.

Калі заява звяртаецца да ўстановы, то назва гэтай установы падаецца ў вінавальным склоне; калі ж зварот ідзе да службовай асобы, то назва яе ста-віцца ў форму давальнага склону, падаецца пасада, прозвішча, імя, імя па бацьку (ініцыялы) асобы, да якой звяртаюцца (атрымальніка заявы).

Ад таго, куды падаецца заява, залежыць, падаваць ці не дамашні адрас аўтара заявы (не трэба, калі заяву пішуць кіраўніку сваёй установы), а сам заяўнік можа выступаць як "студэнт", "выкладчык", "жыхар", "грама-дзянін" і г. д., прычым гэтая назва яго падаецца без прыназоўніка.

Форма:

КАМУ КАГО   ЗАЯВА 1) Прашу ШТО ЗРАБІЦЬ (дазволіць, вызваліць і інш.) Прашу Вашага дазволу НА ШТО (на залічэнне, на выезд і інш.) 2) У сувязі з тым, што...; на падставе таго, што...; улічваючы ШТО, прашу... [ Да заявы прыкладаюцца дакументы (даведкі, пасведчанні, рэкамендацыі, акты і інш.)]     ДАТА ПОДПІС

Аўтабіяграфія (ад грэч. аutos – "сам, свой, собственный" і biographia – "жизнь" + "писать") – апісанне свайго жыцця.

Аўтабіяграфія як справавая папера пішацца ад першай асобы, у ёй паве-дамляюцца афіцыйныя звесткі: прозвішча, імя, імя па бацьку аўтара, час і месца нараджэння, заняткі бацькоў, сацыяльнае становішча, адзначаюцца важныя вехі жыццёвага шляху чалавека (гады вучобы, асноўнае з працоўнай і грамадскай дзейнасці).

Вядома, у аўтабіяграфіі як дакуменце не трэба раскрываць рысы харак-тару, схільнасці, розныя бакі асабістага жыцця, накшталт: люблю хадзіць у кіно, не ўмею дагаджаць начальству, у мяне вельмі добрыя сыны і інш.

Такое выкладанне дапускаецца ў аўтабіяграфіях творчых людзей, напры-клад, пры выданні іх твораў. У творчых аўтабіяграфіях толькі прыблізна захоўваецца агульная схема гэтай паперы і праз выклад жыццёвых фактаў выразна выяўляецца асоба чалавека, у аўтабіяграфіях-дакументах паказва-юцца галоўныя этапы жыцця творцы.

Форма:

АЎТАБІЯГРАФІЯ Я, ХТО (Кастусь Цімашэнка), нарадзіўся...   ДАТА ПОДПІС

Даверанасць (даручэнне) – дакумент, па якім прадпрыемства ці асоба дае права іншай асобе выступаць ад іх імя, ажыццяўляць якія-небудзь юры-дычныя дзеянні або атрымліваць матэрыяльныя каштоўнасці (пасылку, гро-шы, абсталяванне для кабінетаў і інш.). Даручэнне можа быць разавага і шматразовага дзеяння.

Афіцыйнае даручэнне падпісвае дырэктар і галоўны бухгалтар установы, а подпіс прыватнай асобы завяраецца на месцы вучобы ці работы (у дэкана-це, канцылярыі, аддзеле кадраў).

Форма:

ДАВЕРАНАСЦЬ ХТО (ці якая ўстанова) давярае (даручае) КАМУ, ШТО (якія дзеянні даручаецца выканаць, што і адкуль трэба атрымаць; колькасць каштоўнас-цяў падаецца і словам, і лічбай). ДАТА ПОДПІС М. П. (месца пячаткі)

Распіска – дакумент, які сцвярджае факт атрымання пэўнай асобай матэ-рыяльных каштоўнасцей (грошай, рэчаў, кніг ці інш.), або важных дакумен-таў (загадаў, распараджэнняў і г. д.) на часовае ці сталае карыстанне. Распіс-ка складаецца ў адным экзэмпляры і захоўваецца нароўні з каштоўнымі да-кументамі, бо з'яўляецца юрыдычным дакументам (пісьмовым доказам).

Форма:

РАСПІСКА ХТО, АД КАГО атрымаў ШТО (пералік каштоўнасцяў, іх колькасць падаецца і словам, і лічбай), З ЯКОЙ МЭТАЙ.   ДАТА ПОДПІС

Б) Арганізацыйна-распарадчыя дакументы

Дагавор – афіцыйна сцверджаная дамова, пагадненне дзвюх ці некалькіх асоб (арганізацый) пра вызначэнне, змяненне або спыненне якіх-небудзь правоў і абавязкаў (дагавор арэнды, падраду, працоўны дагавор і інш.). Звычайна дагаворы афармляюцца на тыпавых бланках у двух экземплярах. Адно з галоўных патрабаванняў, якія ставяцца да дагавору, – закончанасць яго зместу.

Форма:

МЕСЦА ДАТА ДАГАВОР   ХТО і ХТО ўчынілі гэты Дагавор аб ніжэйпададзеным (ўзялі на сябе ніжэйпададзеныя абавязацельствы): ШТО трэба выканаць, КАЛІ (тэрмін выканання: пачатак і канец), парадак разліку, парадак вырашэння спрэчак.   Адрасы бакоў ПОДПІС ПОДПІС М. П. М. П.

Пратакол – дакумент, які фіксуе ход абмеркавання пытанняў і прыняц-це пастаноў на сходзе, нарадзе, канферэнцыі. Немагчыма запісаць усё да-слоўна, таму трэба паслядоўна перадаваць асноўныя думкі выступленняў і дакладна фармуляваць пастановы.

Форма:

ПРАТАКОЛ № ЧАГО   Прысутнічалі (колькасць ці пералік) Парадак дня Слухалі: КАГО – Тэкст даклада дадаецца. Выступілі: ХТО – кароткі запіс сутнасці выступлення. Пастанавілі: ШТО. Старшыня ПОДПІС Сакратар ПОДПІС

В) Інфармацыйна-даведачныя дакументы

Даведка – дакумент, які змяшчае апісанне і пацверджанне фактаў, падзей. Даведкі падзяляюцца на дзве групы:

1) даведкі інфармацыйнага характару, дзе падаюцца службовыя звесткі. Яны складаюцца ўпаўнаважанымі органамі або асобамі на запыт ці прапано-ву вышэйшай у адміністрацыйных адносінах арганізацыі або непасрэднага кіраўніка;

2) пацвярджальныя даведкі, якія сведчаць юрыдычны факт (месца вучобы, пасаду, жыллёвыя ўмовы і пад.) і выдаюцца зацікаўленым грама-дзянам або ўстановам. У такім выпадку часта выкарыстоўваюцца гатовыя бланкі ці трафарэты. Абавязковы рэквізіт такой даведкі – пячатка.

 

Форма:

Назва ўстановы ДАТА Нумар дакумента ДАВЕДКА ХТО (прозвішча, імя, імя па бацьку асобы, пра якую паведамляюцца звесткі) сапраўды з’яўляецца КІМ і ДЗЕ. Даведка выдадзена для падачы КУДЫ.   ПОДПІС М. П.

Акт – дакумент, які складаецца некалькімі асобамі і пацвярджае ўста-ноўлены факт, падзею, дзеянне (перадачу абсталявання, прыняцце зроблена-га па дагаворы, спісанне матэрыяльных каштоўнасцяў і інш.). Часцей за ўсё акты складаюцца камісіямі, як сталадзейнымі, так і назначанымі распарад-чым дакументам вышэйшай арганізацыі або кіраўніка. У асобных выпадках акт можа быць складзены адной або некалькімі асобамі.

 

Форма:

АКТ ЧАГО (што сцвярджае)   ДАТА ХТО (пералічваюцца асобы, якія складаюць акт, іх пасады)   Мэты, задачы і сутнасць сцверджання.   Калі трэба – рэкамендацыі, вывады, або толькі канстатацыя фактаў.   ПОДПІСЫ (складальнікаў і прысутных)

Моўнае афармленне некаторых агульных дакументаў

Аб'ява паведамляе пра мерапрыемства (сход, канферэнцыя, нарада, дыс-пут, канцэрт, сустрэча з пісьменнікам, заняткі гуртка і інш.). Дакладна назы-ваецца дата, час і месца правядзення мерапрыемства. Унізе, з правага боку, звычайна паказваецца, хто робіць аб'яву.

 

Прыклад:

АБ’ЯВА 10 кастрычніка ў 14 гадзін у актавай зале адбудзецца сустрэча з галоўным рэдактарам часопіса “Роднае слова” Кафедра беларускага мовазнаўства

 

У аб’явах пра сход паведамляюць таксама парадак дня і называюць адказ-ных за падрыхтоўку вынесеных на абмеркаванне пытанняў.

Прыклад:

АБ’ЯВА 27 лютага, 14.00 Аўдыторыя № 263 Адбудзецца прафсаюзны сход будаўнічага факультэта Парадак дня: 1 Вынікі зімовай сесіі і задачы на другі семестр. – Даклад члена прафбюро Асташонак М. В. 2 Пра падрыхтоўку да студэнцкай навуковай канферэнцыі. – Інфармацыя старшыні Савета будаўнічага факультэта Філончык Т. І. Прафсаюзнае бюро

Справаздача не мае строгай формы. У ёй звычайна паведамляецца, што і як выканана ў адпаведны тэрмін, якія цяжкасці давялося пераадолець і што дала праца. У канцы добра зрабіць вывады і даць свае прапановы. Дата і подпіс ставяцца, як і ў кожнай афіцыйнай паперы.

Справавыя лісты: моўнае афармленне і рэдагаванне

Справавыя лісты – лісты, накіраваныя адной арганізацыяй (асобай) у другую з мэтай высветліць пэўныя пытанні. Яны могуць мець асабісты ха-рактар ці службовы. У апошнім разе ліст павінен быць засведчаны пячаткай або мець штамп арганізацыі.

Вылучаюць лісты, якія патрабуюць адказу (ліст-запытанне, ліст-просьба, ліст-зварот, ліст-прапанова і інш.) і адказы да іх (ліст-адказ, ліст-адмова), і лісты, што не патрабуюць адказу (ліст-папярэджанне, ліст-напамін, ліст-прабачэнне, ліст-запрашэнне, гарантыйны ліст, суправаджаль-ны ліст (пасылаецца пры накіраванні адрасату дакументаў).

Усе лісты справавога характару маюць аднолькавую “шапку” (якая пада-ецца ў верхнім левым вуглу):

1) назва і адрас арганізацыі-адпраўшчыка (калі не выкарыстоўваецца фірменны бланк);

2) нумар ліста і дата адпраўкі (не “12.03.2007”, а "12 марта 2007 года");

3) адрас і імя атрымальніка ліста. Калі адпраўляецца на адрас арганіза-цыі ліст для канкрэтнай асобы, то падаецца дадатак “ Увазе спадара/спада-рыні... ”.

Ніжэй размяшчаецца зварот да атрымальніка (злева, а не ў цэнтры): Паважаны пан дырэктар! Шаноўны спадар Іван Мікалаевіч! і інш.

Далей – адным сказам – агульная тэма ліста. Напрыклад, выказванне па-дзякі: Дзякуем Вам за...; Мы Вам вельмі ўдзячны за...; Загадзя ўдзячны Вам за...; Мы былі б вельмі ўдзячны, калі б Вы даслалі нам... і інш.

Сам тэкст сучаснага ліста складаецца з некалькіх блокаў, адасобленых інтэрваламі. З левага края старонкі пакідаюцца палі (каля 2 см), пры гэтым абзацы не пачынаюцца з чырвонага радка. Пераносаў слоў трэба пазбягаць. Калі ж ліст атрымаўся вялікім, усе старонкі, акрамя першай, трэба пранума-раваць.

Звычайная структура справавога ліста ўключае дзве часткі: у першай выкладаюцца матывы яго напісання (У сувязі з цяжкім становішчам...; У сувязі з правядзеннем сумесных работ...; У адпаведнасці з пратаколам... і інш.), у другой знаходзяцца канкрэтныя прапановы, рашэнні, распараджэн-ні, выражэнне просьбы, напамін, запрашэнне, паведамленне (Паведамляем, што...), выказванне гарантыі: Аплату гарантуем...; Якасць вырабаў гаран-туем...; Тэрміны выканання гарантуем... і інш.

У фінале падаюцца заключныя словы: Пераканаўча просім Вас не за-трымліваць адказ; Просім прабачыць нас за затрымку з адказам; Спадзя-ёмся, што наша просьба будзе задаволена; а таксама (з подпісам аўтара) – абавязковая формула ветлівасці: З найлепшымі пажаданнямі; З удзячнасцю і спадзяваннем на далейшае супрацоўніцтва і інш. Калі пісьмо складае, на-прыклад, сакратар, тады трэба пазначыць: Па даручэнні такога...

Напрыканцы падаюцца спасылкі на дадаткі і разасланыя іншым асобам копіі, а таксама подпіс службовай асобы-адпраўніка.

 

Неафіцыйная карэспандэнцыя

 

Ліст (пісьмо) і тэлеграма не з’яўляюцца дзелавымі паперамі. І змест іх, і форма залежаць ад таго, хто піша і каму пішуць. Лісты бываюць афіцыйныя і неафіцыйныя, тэлеграмы кароткія (нават без прыназоўнікаў) і вялікія, пад-рабязныя. Незнаёмым пішуць інакш, чым сябрам дзяцінства, людзям, якія разумеюць жарт, не так, як тым, хто ставіцца да ўсяго выключна сур’ёзна.

Але ёсць некаторыя правілы, якія вытрымліваюцца ва ўсіх гэтых карэс-пандэнцыях, што дае падставы пісьмо і тэлеграму разглядаць побач з дзела-вымі паперамі.

Пісьмо звычайна пачынаецца зваротам да таго, каму пішуць. Калі про-звішча, імя і імя па бацьку адрасата невядома, можна напісаць: Добры дзень Вам! У самым пачатку ліста ці ў канцы яго ставяць дату, часта называюць і месца адпраўлення (г. Мінск; в. Мікалаева).

Паштовыя правілы патрабуюць, каб пісьмо было дакладна адрасавана, напрыклад: