Организация специальных мероприятий для клиентов

Специальные мероприятия, по мнению многих специалистов, организуются в тех ситуациях, когда непосредственное взаимодействие или установление контакта через средства массовой информации и коммуникации с целевыми аудиториями необходимо, но реальных новостных поводов, способных заинтересовать эти аудитории, нет. Однако специальные мероприятия для клиентов могут организовываться и в связи с новостными поводами (юбилей организации, юбилей какого-то продукта, запуск новой линейки продуктов, открытие выставки, день открытых дверей, запуск нового проекта или новой программы, получение наград, организация конкурсов, мастер-классов и т.п. для клиентов, основание фонда и т.д.).

Кроме того, клиенты могут быть приглашены к участию в специальных мероприятиях, посвященных профессиональным, календарным и гендерным праздникам, старту социально-ориентированных проектов (спортивных, экологических, проектах помощи детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, людям с ограниченными возможностями и др.), в которых организация предполагает активное участие клиентов, как реальных, так и потенциальных.

Выбор отделом форматов специальных мероприятий для клиентов, с одной стороны, зависит от социально-демографических характеристик клиентов, а с другой стороны, от коммуникативных задач, которые могут быть решены с помощью этих мероприятий.

Первым условием хорошо спланированного специального мероприятия для клиентов является следование общей концепции коммуникаций, разработанной отделом, поскольку каждое мероприятие хотя и нацелено на решение актуальных коммуникативных задач, но, прежде всего, должно раскрывать миссию и ценности организации, акцентировать ее идентичность, рассказывать о преимуществах самой организации и продуктах ее деятельности.

Вторым таким условием является творческий подход к организации мероприятия, даже если это мероприятие должно быть выдержано в строгом стиле.

Третье условие – использование инновационных технологий, даже если мероприятие содержательно должно демонстрировать традиционность. Инновационность подачи информации и оформления помещений, способов взаимодействия с клиентской аудиторией в процессе приглашения, непосредственного участия и получения обратной связи становятся сегодня обязательными для каждого специального мероприятия, организуемого для клиентов.

И, наконец, четвертым, но чрезвычайно важным условием успеха специальных мероприятий для клиентов, особенно масштабных и сложных, а потому требующих привлечения сторонних компаний для их организации, является выбор такого event-агентства, которое сможет реализовать замысел отдела или даже предложить идеи по совершенствованию этого замысла.

Для того, чтобы выбрать подходящее event-агентство, обратимся, прежде всего, к советам авторитетного event-специалиста, главного редактора журнала Event.ru Андрея Шешенина, которые он дает в статье «Пять «никогда» организатора мероприятий»:

«1. Никогда не предполагайте

Как человек, отвечающий не только за успех мероприятия, но и за настроение и безопасность гостей, я не могу позволить себе такую роскошь, как на что-то надеяться, рассчитывать или предполагать. Я обязан быть уверен во всем, точно знать каждую деталь мероприятия. Иногда кажется, что четкость, детальная подготовка и жесткий контроль противоречат легкости, креативности и непринужденности, которые так необходимы для любого хорошего мероприятия, но, на мой взгляд, это не что иное, как заблуждение дилетанта. Вы должны удивлять гостей, но для вас лично в мероприятии не должно быть никаких сюрпризов.