Разработка корпоративных средств информации и коммуникации

 

Сегодня даже у самой небольшой организации есть возможность создания своих печатных или электронных газет, журналов, корпоративного радио, создания своих каналов на youtube и т.п. Однако недостаточно просто запустить какое-либо корпоративное средство информации, важно, чтобы оно стало популярным среди сотрудников. Современные исследователи отмечают, что в настоящее время многие сотрудники готовы скорее следовать за знаменитостями из социальных сетей, чем за лидерами своих организаций и указывают на б о льший интерес сотрудников организаций к социальным медиа, чем к своим корпоративным журналам, газетам и другим медиа. Учитывая это, при разработке издания необходимо изучить вопросы, которые касаются его оптимального формата и содержания.

Практики, которые имеют опыт создания корпоративных СМИ предупреждают: выпуск корпоративного СМИ – это проект, поэтому к его подготовке нужно относиться как к серьезной проектной деятельности. При планировании корпоративного СМИ сотрудникам отдела необходимо определить и согласовать с отделом по управлению персоналом и руководством организации следующие позиции:

Цели и задачи корпоративного СМИ. Типичными целями корпоративного СМИ являются формирование единого информационного поля, создание корпоративной общности, повышение эффективности управления. Первые две цели больше связаны с развитием в организации связей с общественностью, последняя – с управлением персоналом. В свою очередь, типичные задачи корпоративного СМИ: информирование персонала о состоянии дел в организации и о ее планах; сплочение коллектива; донесение до коллектива ценностей организации; формирование корпоративной культуры; формирование отношения сотрудников к происходящим в компании процессам; создание площадки для обмена идеями и инновациями; мотивация персонала на профессиональные достижения; предупреждение кризисов; забота о персонале; создание позитивного информационного фона и др. Тем не менее, отделу необходимо конкретизировать цели и задачи своего корпоративного СМИ, исходя из профессиональной специфики своей организации, ее персонала и концепции рекламных и PR-коммуникаций.

Целевые аудитории корпоративного СМИ. Отделу необходимо определить, сможет ли одно корпоративное СМИ работать на всех сотрудников организации или для разных внутренних аудиторий необходимы разные СМИ. В одних организациях разные корпоративные СМИ готовятся для разных внутренних аудиторий, в других корпоративные издания распространяются не только среди всех сотрудников организации, но и среди партнеров, клиентов и др.

Типы СМИ, которыевыбираются, исходя из поставленным перед ними целей и задач, целевых аудиторий, а также финансовых возможностей организации. Так, например, выпуск печатных газет и журналов – это дорогостоящие проекты, больших затрат требует корпоративное телевидение, поэтому эти типы СМИ целесообразны в тех случаях, когда затраты на них будут оправданы ощутимыми улучшениями в качестве работы, имидже и репутации организации. В организациях, основными сотрудниками которых является молодежь, не расстающаяся ни на минуту с сотовыми телефонами, целесообразно выбирать электронные СМИ или мобильные приложения. Очевидно, что если организация находит возможности иметь несколько корпоративных СМИ – газету, журнал, радио, телевидение и мобильное приложение, их материалы будут иметь синергетический эффект и смогут значительно улучшить климат, повысить мотивацию и профессиональное мастерство.

Тираж и периодичность выхода.  Тираж определяется для печатных СМИ и зависит от размеров аудитории изданий. Сокращение тиража возможно в том случае, если его pdf-версия размещается на корпоративном сайте и/или рассылается по электронной почте. Периодичность выхода печатного или электронного СМИ также определяется целесообразностью и может быть ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной, еженедельной или ежедневной. Ограничениями в периодичности выхода выступают только количество новостей и финансы.

Количество полос, цветность, рубрикатор и авторство материалов - для печатных СМИ и их электронных версий.   Форматы и содержание программ – для корпоративного радио и телевидения.

Наличие постоянного рубрикатора с определенным сменяемым блоком, отражающим специфику и уникальность организации, – это признак продуманного содержательного издания. Не меньшую роль и играет авторство материалов, поскольку статьи, интервью и т.п. материалы, подготовленные непонятно кем, вызывают меньше доверия.

Кадровые ресурсы. Для работы корпоративному изданию нужен редакционный совет и редакция. В редакционный совет, как правило, входят акционеры и топ-менеджеры. Задачей редакционного совета является определение основных направлений редакционной политики и утверждение состава редакции. Состав редакции включает в себя главного редактора, ответственного секретаря, специального корреспондента, корреспондента, дизайнера-верстальщика и корректора. Задачами редакции являются разработка концепции издания, его структуры (рубрикатора), подготовка и выпуск издания.

Материально-финансовые ресурсы, включая заработную плату привлеченным работникам, стоимость необходимого оборудования, затраты на производство и распространение.

Одной из важнейших задач отдела, планирующего создать корпоративное СМИ, является принятие творческого решения о его названии. Так, сегодня популярны названия, которые: содержат имя компании или бренда («Аэрофлот», «Газпром»); указывают на конкретную продукцию или услугу («Перевозчик»); содержат призывы («Живи на яркой стороне»); конкретизируют читательскую аудиторию («Корпоративный юрист», «Вестник бухгалтера») и др. Идеально, если название корпоративных газеты, журнала, радио, телеканала или мобильного приложения не имеют общего, невыразительного характера, а содержат PR-идеи, способствующие усилению идентичности организации и акцентируют специфику корпоративной культуры.

Часто к разработке корпоративного СМИ отдел рекламы и связей с общественностью привлекает креативные агентства и издательские компании. Как правило, для издания печатных СМИ отделом рекламы и связей с общественностью используются услуги типографий, особенно в тех случаях, когда само издание отделу удается создать собственными силами.

К услугам специализированных агентств, как правило, прибегают в процессе создания корпоративного телевидения, которые решают следующие профессиональные задачи: «создание стилистики и программной сетки телеканала; ежегодная смена оформления канала: тематические рубрики и передачи, съемки событий и интервью; еженедельное обновление контента; настройка и поддержка плейлистов; организация и проведение прямых эфиров»[39].

Корпоративные СМИ могут представлять информационные материалы о структурных и кадровых изменениях, интервью, аналитические и проблемные статьи, анонсы новых программ и проектов, информацию о ходе их подготовки и реализации. Они могут рассказывать о значимых событиях из истории организации, об особенностях корпоративной культуры, о становлении и развитии корпоративных традиций, об истории успеха сотрудников организации и их награждении. В них могут подниматься дискуссионные вопросы, организовываться мастер-классы, обмен профессиональным опытом и т.д. Специальные выпуски могут помогать в подготовке к масштабным проектам, корпоративным праздникам и т.д.

В настоящее время в качестве корпоративных средств коммуникации все чаще используются корпоративные социальные сети. Практики называют следующие их основные функции:

- Корпоративные социальные сети позволяют сотрудникам организации знакомиться друг с другом, получать информацию о профессиональных полномочиях друг друга и, следовательно, о том, к кому можно обратиться с тем или иным вопросом. В корпоративной социальной сети каждый сотрудник имеет свой профайл с именем, должностью, функциональными обязанностями, которые помогают находить нужного человека.

- Корпоративные социальные сети позволяют сотрудникам организации выстраивать взаимосвязи как по горизонтали со своими коллегами, так и по вертикали с руководителями всех уровней, в том числе с высшим руководством.

- Корпоративные социальные сети помогают создавать в организации разнообразные сообщества, в которых собираются люди с общими интересами. Этому способствуют публикации сотрудниками в сети информации о себе, о своих интересах, связанных и не связанных с профессиональной деятельностью. Благодаря этому в сети могут собираться как команды, решающие общие профессиональные задачи, так и группы, которые могут проводить вместе свободное время на концерте, в театре, на рыбалке и т.д.

Среди тех инструментов, которые предоставляют корпоративные социальные сети для внутрикорпоративных коммуникаций, наибольшую ценность представляют следующие:

- Инструменты для публикации контента - блоги, файлохранилища, wiki, галереи, видеосервисы, предназначенные для публикации текстов, документов, использования мультимедиа для совместной работы.

- Инструменты для обсуждения - форумы, блоги, комментарии, отзывы.

- Инструменты для организации контента - тэги, закладки, рейтинги. Специалисты по социальным сетям утверждают следующее: «Социальное ПО дает возможность каждому сотруднику присваивать тэги, рейтинговать любые элементы контента. В результате при поиске или мониторинге определенного вопроса, сотрудники получают более релевантную и важную информацию.

- Инструменты для контроля и мониторинга - персональные RSS-потоки. Подписавшись на персональную RSS ленту по какому-либо сотруднику, в которой появляются оповещения о всех активностях сотрудника, его руководитель или коллега по проекту может контролировать, что происходит»[40].

Участие сотрудников организации в создании печатного, электронного или сетевого корпоративного СМИ, в изобретении его названия, разработке его структуры и содержания, как правило, помогает раскрывать новые таланты, повышать мотивацию, улучшать как социально-психологический, так и морально-этический климат в организации.